Raport na temat Rynku Spotkań i Wyjazdów Motywacyjnych

1. Rynki Spotkań i Wyjazdów Motywacyjnych

Podobnie do rynku wyjazdów wakacyjnych, rynek wyjazdów służbowych nie jest rynkiem jednorodnym.

Z jednej strony mamy do czynienia z wyjazdami pojedynczych firm. Chociaż liczba i częstotliwość tych podróży ma znaczenie dla linii lotniczych i hoteli w miastach, ten rodzaj rynku nie pozwala na promowanie go, ponieważ ludzie biznesu podróżują zgodnie z potrzebami związanymi z pracą. Jednakże rozwija się obecnie tendencja łączenia wyjazdów służbowych z pobytami wakacyjnymi.

Z drugiej strony istnieje rynek spotkań, który dzieli się dalej na konferencje i konwencje firm.

Rynek wyjazdów motywacyjnych organizowanych przez firmy jest zazwyczaj związany z rynkiem konwencji, ponieważ potencjalni klienci i opcje marketingowe są zazwyczaj zbieżne, ale ich cele i zapotrzebowanie na nie są całkowicie odmienne.

Rynki Konferencji, Kongresów i Wyjazdów Motywacyjnych są bardzo rentowne gdyż zajmują się dużymi grupami, zapotrzebowanie jest większe w okresie średniego sezonu i po sezonie a wydatki na osobę są wyższe niż w przypadku rynku wyjazdów wakacyjnych. Natomiast jeżeli chodzi o rodzaj klienta, decyzję o zakupie, wielkość grupy, sposób organizacji podróży, program, usługi i wymagany sprzęt mamy do czynienia z dwoma różnymi rynkami, tak więc należy zajmować się nimi odrębnie.

Poniżej przedstawiono opis każdego z tych rodzajów rynków.

1.1. Konferencje

Definicja i główne charakterystyki

• Konferencja to narada naukowa lub techniczna gromadząca grupę ludzi o wspólnym zawodzie lub zainteresowaniach.

• Zasadniczo są one otwarte dla wszystkich. Oznacza to, że uczestnicy zgłaszają się sami, sami dokonują dla siebie rezerwacji i sami płacą za wszystkie usługi. Z tego powodu konferencje wymagają znacznych wysiłków organizacyjnych.

• Odbywają się one regularnie w różnych obiektach i są planowane z wyprzedzeniem (średnio od 2 do 5 lat). 57% konferencji charakteryzuje się rotacją miejsca organizacji w skali międzynarodowej.

• W skali światowej średnia liczba uczestników wynosi 700, zaś przekracza 1000 tylko w przypadku 20% imprez.

• Zapotrzebowanie zależy od pory roku i koncentruje się w następujących miesiącach: maj, czerwiec, wrzesień i październik, chociaż są też spotkania odbywające się w innych porach roku.

• Zasadniczo konferencje odbywają się w dużych miastach lub dużych ośrodkach turystycznych. Po to aby jakieś miejsce zostało wybrane, należy spełnić szereg wymogów (czasami są one określone w zaproszeniu do składania ofert).

• Decyzja o odbyciu konferencji w danym mieście podejmowana jest wcześniej, na poprzednich konferencjach. Członek posiadający dobrą pozycję w Stowarzyszeniu Międzynarodowym (albo osoba albo stowarzyszenie krajowe) musi popierać kandydaturę danego miasta.

• Jeśli chodzi o sale wykładowe, spośród wszystkich konferencji odbytych w ubiegłym roku, 51% miało miejsce w Centrach Konferencyjnych, 22% w salach hotelowych ,a 18% na uniwersytetach

• Podczas konferencji odbywa się wystawa produktów związanych z zawodem uczestników. Z punktu widzenia organizatora, wystawa przynosi korzyści, ponieważ firmy obecne na wystawie płacą za uczestnictwo. Na przykład, podczas konferencji medycznych ma zazwyczaj miejsce wystawa leków.

• Organizacja konferencji jest zadaniem złożonym, a jego głównymi składnikami są:

Program naukowo-techniczny: konferencje i doniesienia, mówcy, liczba i rodzaj sesji, itd.

Wystawa: stanowi rodzaj niewielkich targów, podczas których wystawiane są produkty związane z tematem konferencji.

Program towarzyski: otwarcie, zamknięcie, formalne kolacje, podziękowania, itd. Program dla osób towarzyszących: jest to zazwyczaj program turystyczny, który obejmuje wizyty i wycieczki w danej okolicy.

Wycieczki pokonferencyjne: możliwość wyjazdu na wycieczki turystyczne przed i po konferencji.

Seminaria i wydarzenia równoległe: czasami przydatną może okazać się organizacja imprez równoległych. Dla przykładu, zorganizowanie spotkania organizacji, której członkowie uczestniczą w konferencji, konferencji prasowych, kampanii na temat konferencji i tak dalej.

Kto organizuje konferencje?

Konferencje odbywają się pod patronatem organizacji i stowarzyszeń międzynarodowych, instytucji naukowych, szkół zawodowych i uniwersytetów.

70% Stowarzyszeń Międzynarodowych zlokalizowane jest w Europie, 20% w Ameryce Północnej i tylko 2% w Ameryce Południowej i Ameryce Środkowej.

Co to jest konferencja międzynarodowa?

Według Unii Stowarzyszeń Międzynarodowych (UIA), konferencja międzynarodowa musi spełniać następujące wymagania:

• Minimalna liczba uczestników: 300

• Minimalny odsetek cudzoziemców: 40 %

• Minimalna liczba narodowości uczestników: 5

• Minimalny czas trwania (dni): 3

W 1997 r. na całym świecie odbyło się 2.240 konferencji międzynarodowych.

Główne kierunki

Europa to główny kierunek w przypadku konferencji międzynarodowych, obsługujący 60 % ogólnej liczby spotkań. Jeśli chodzi o inne obszary, , liderem wśród nich stała się Azja, dalej Ameryka Północna, Ameryka Południowa i Ameryka Środkowa łącznie obsługują zaledwie 4% takich konferencji.

Udział w rynku według liczby konferencji

OBSZAR	%
Europa	60
Azja	19
Ameryka Północna	10
Ameryka Południowa i Ameryka Środkowa	4
Afryka	3
Australia/Pacyfik	2

Tabela poniżej przedstawia kraje, które zajmują czołowe miejsca w rankingu obiektów w których odbywają się konferencje międzynarodowe:

Kraje	Liczba konferencji w 1997
USA	148
Wielka Brytania	147
Australia	118
Niemcy	107
Hiszpania	103
Holandia	102
Francja	98
Włochy	93
Japonia	82
Finlandia	68
Kanada	64
12. Dania	58
13. Szwecja	58
14. Belgia	57
15. Norwegia	57

Miasta, w których odbywa się największa liczba konferencji międzynarodowych to Barcelona, Sydney i Londyn. Inne miasta to Hong Kong, Amsterdam czy Wiedeń. Wszystkie te miasta posiadają cieszące się wielkim uznaniem Biura Kongresów, których sprawność ukazuje statystyka. Fakt, że Sydney i Melbourne pojawiają się na szczycie listy potwierdza istniejące zainteresowanie poszukiwaniem nowych kierunków, które oddalone są od azjatyckich miejsc docelowych, tak bardzo modnych w ostatnich latach.

Miasta	Liczba konferencji międzynarodowych w roku 1997
Barcelona	48
Sydney	44
Londyn	41
Kopenhaga	41
Hong Kong	39
Amsterdam	37
Wiedeń	37
Paryż	36
Helsinki	34
Stockholm	30
Bruksela	27
Seul	27
Praga	26
Melbourne	25
Edinburgh	25

Klucze do sukcesu

Głównymi czynnikami warunkującymi sukces w zakresie realizacji konferencji międzynarodowych są:

• duże miasto z łatwym dostępem do obiektów i wszystkich usług

• Centrum Konferencyjnego lub duże sale

• wystarczająca liczba cztero- i pięciogwiazdkowych hoteli dla uczestników

• miejscowe firmy zdolne zorganizować aspekt logistyczny tego typu imprez o skali makro. Mogą to być operatorzy turystyki przyjazdowej lub zawodowi organizatorzy konferencji

• wyspecjalizowani usługodawcy: tłumacze tekstowi i żywego słowa, zaopatrzenie gastronomiczne, transport, itd.

Jak wprowadza się je na rynek?

Obiekty konferencyjne wybierane są ze znacznym wyprzedzeniem (2-5 lat), tak więc wyniki promocji danego kierunku będą widoczne tylko częściowo w krótkim horyzoncie czasowym.

Z tego względu konieczne jest stworzenie struktur, które będą identyfikować i promować konferencje oraz będą pracować nieprzerwanie w przyszłości. Jeżeli utracona zostanie szansa, może to oznaczać, że dane miasto będzie musiało czekać od 4 do 10 lat, aby kwalifikować się ponownie do organizacji takiego samego wydarzenia.

Lokalni promotorzy będą musieli przygotować ofertę, w której wyjaśnią powody, dla których chcą, by ich miasto było obiektem dla danej konferencji, w którym to materiale przedstawią istnienie wystarczających zasobów gwarantujących sukces konferencji. W przypadku stowarzyszeń dysponujących zaproszeniami do składania ofert, należy uwzględnić podane w nich warunki.

Jednym z głównych zadań Biura Kongresów jest przygotowanie pakietu kandydatur oraz stworzenie zespołu technicznego złożonego z promotorów i lokalnych przedstawicieli nauki, który będzie musiał udzielić wsparcia logistycznego aby przedstawić kandydaturę oraz wspomagać negocjacje dotyczące wyboru obiektu.

Biuro Kongresów powinno pomagać w realizacji wyjazdów studyjnych i będzie załatwiać rozwiązania umożliwiające ludziom odpowiedzialnym za organizację nawiązanie kontaktu z firmami lokalnymi, bardziej właściwymi do świadczenia potrzebnych usług.

Nie jest to nowy sposób pracy, jest to raczej rozwiązanie stosowane w głównych Biurach Kongresów na całym świecie. Poniżej przedstawiono wybór cytatów z artykułów opublikowanych kilka lat temu w hiszpańskim czasopiśmie Convenciones, Congresos e Incentivos.

Niektórzy mają tendencje do poszukiwania klientów w odległych miejscach, podczas gdy nie zdają sobie sprawy, że klienci, których można zaprosić na konferencję znajdują się o 300 m od ich biura. Prawie zawsze istnieje jakaś osoba, która podejmuje decyzje odnośnie przedstawionych organizacji międzynarodowej ofert, ponieważ nie jest możliwe by udać się na konferencję i sugerować by następna konferencja odbyła się w naszym mieście. Dlatego promocja rozpoczyna się w tym samym mieście. Nasi lekarze, inżynierowie, architekci, i tak dalej, są najlepszymi przedstawicielami i sprzedawcami, ale potrzebny jest im sprzęt umożliwiający pokonanie innych ofert.

I dlatego właśnie wierzę w Biura Kongresów. Ich przejrzysty charakter oraz brak zainteresowania w czerpaniu korzyści finansowych są najlepszymi sposobami by zwrócić uwagę klienta. W ten sposób, w swej łaskawości, zaproponuje on i będzie bronić kandydatury naszego miasta przed odpowiednim komitetem międzynarodowym. To podejście okazało się skuteczne w wielu różnych miejscach. (Zobowiązania podjęte przez dyrektora firmy specjalizującej się w organizacji konferencji).

Chodzi o to jak pracuje Biuro Kongresów, gdy chodzi o wygranie konwencji czy konferencji międzynarodowej. Po pierwsze, Biuro Kongresów powinno być dobrze znane w danym terenie, wśród profesjonalistów i stowarzyszeń krajowych mających siedziby tak w danym mieście jak i w innym kraju. Warunki i wymogi oferty muszą zostać przestudiowane i starannie zaprojektowane, ale najważniejszą sprawą jest współpraca z odpowiednim stowarzyszeniem krajowym.

Poprzez to stowarzyszenie krajowe nabywa się głębokiej wiedzy jaka jest dana organizacja międzynarodowa, jak funkcjonuje, w jaki sposób głosuje, jak wybierane jest nowe miejsce, kim są ludzie na kluczowych stanowiskach w organizacji

Należy przestudiować konkurencyjne miasta składające swoje oferty, a także ich słabe strony.

Jeżeli chodzi o współpracę ze stowarzyszeniem krajowym, ważne jest by opracować sprawozdania techniczne i turystyczne, a także by przygotować raporty dotyczące innych aspektów, które mogą mieć decydujące znaczenie dla wyboru tego czy innego miasta.

Zadanie koordynacji i wsparcia musi być realizowane na rzecz stowarzyszenia krajowego. Gdy jego członkowie podróżują, by przedstawić kandydaturę, Biuro Kongresów powinno współpracować ze stowarzyszeniem zapewniając wsparcie instytucjonalne dla tej kandydatury.

Przy prezentacji raportów należy uwzględnić kilka punktów: przedstaw najlepszą ofertę instalacji dla konferencji, najlepsze usługi techniczne, obiekty wystawowe, gdy ma to zastosowanie, oraz najbardziej kompletną i odpowiednią ofertę hotelową przy położeniu nacisku na możliwości transportowe i korzyści z położenia geograficznego. Informacja turystyczna, taka jak możliwości wypoczynku i korzystania z kultury, powinna zostać ujęta w prezentacji. (Dyrektor, Biuro Kongresów w Madrycie).

Źródła informacji

Ponieważ konferencje międzynarodowe odbywają się na zasadach rotacji i są promowane przez stowarzyszenia, reprezentują one dobrze zdefiniowany rynek, na którym interesująca jest wymiana danych. Istnieją też statystyki i opracowania. Niektóre źródła informacji przedstawiono poniżej:

• International Congress and Convention Association, ICCA

Biuro Wykonawcze: Amsterdam

Tel. + 31 20 690 11 71

Fax. + 31 20 699 07 1

E-mail: [e-mail]

Web: http://congresscity.com/icca

Publikacja: The International Meetings Market (roczna)

Dane ICCA

Informacja o wydarzeniach organizowanych na całym świecie. Kryteria umieszczenia wydarzenia na liście to:

• Minimalna liczba uczestników: 50 osób

• Organizacja co pewien czas (imprezy jednorazowe nie są uwzględniane)

• Imprezy musiały odbywać się w co najmniej 4 krajach (imprezy odbywające się w stałym miejscu nie są uwzględniane)

Baza danych ICCA zawiera głównie informacje na temat imprez organizowanych przez stowarzyszenia międzynarodowe. Możliwe jest przedstawienie prezentacji w sieci Internet. Aby uzyskać pełny dostęp do bazy danych należy być członkiem ICCA lub wpisać się na listę prenumeratorów.

• Society of Association Executives (Wielka Brytania)

Courtleigh

Westbury Leigh

Wilts

BA 13 3TA

Tel. [phone]

Fax. [phone]

Wśród członków znajdują się przedstawiciele i funkcjonariusze stowarzyszeń zawodowych i lokalnych, instytucji, izb handlowo przemysłowych i innych organizacji.

• American Society of Association Executives, ASAE

Washington

Fax. [phone]

E-mail: [e-mail]

http://www.asaenet.org

Dzięki ich stronie kodowej w sieci można uzyskać dostęp do stron kodowych stowarzyszeń posiadających własne strony kodowe. Możliwe jest wędrowanie po stronach według działalności, krajów czy miast (patrz załącznik).

Oferuje też ona informacje o Organizacjach Funkcjonariuszy Stowarzyszeń różnych krajów, w tym European Society of Association Executives (Europejskiego Towarzystwa Funkcjonariuszy Stowarzyszeń). (Patrz lista w załączniku).

• Union of International Associations (UIA):

Union des Associations Internationales

Rue Washington, 40, B-1050 Bruxelles

Tel. + 32 2 640 18 08

Fax. + 32 2 646 05 25

Web: www.uia.org

Publikuje ona rocznik organizacji międzynarodowych, Yearbook of International Organizations, zawierający informacje o kontaktach, naczelnych kadrach kierowniczych, działalności, komisjach technicznych i lokalnych, liczbie członków według krajów i organizowanych naradach.

Jest on dostępny w miękkich okładkach (4 tomy) i na CD-ROM. Możliwy jest wydruk etykiet a rejestry mogą być modyfikowane przez dodanie informacji interesujących użytkownika.

Informacja: E-mail [e-mail] lub Fax: + 32 2 646 61 99 (patrz załącznik).

International Congress Calendar (Międzynarodowy Kalendarz Kongresów): publikowany co trzy miesiące. Dane zbierane są poprzez kwestionariusze wysyłane do organizatorów. Informacja: E-mail: [e-mail] lub Fax: [phone]

1.2. Konwencje

Definicja i główne charakterystyki

• Rynek konwencji jest zróżnicowany i mniej przejrzysty niż rynek konferencji.

• Konwencja to spotkanie robocze organizowane przez firmę. Może to być spotkanie wewnętrzne adresowane do pracowników firmy (sprzedaż, spotkania techniczne, szkolenia, itd.) lub zewnętrzne skierowane do dealerów (prezentacja produktów, kampania tworząca nowy “obraz” firmy, kampania reklamowa, itd.).

• Celami są:

• analiza zarządzania firmą,

• wprowadzenie na rynek nowego produktu,

• przekazanie informacji dealerom,

• poprawa współpracy, itd.

Firma może organizować więcej niż jedno spotkanie rocznie wspierane przez różne jej działy.

• Konwencje to spotkania wyłącznie dla osób zaproszonych. Firma płaci za wszystko a uczestnictwo może być obowiązkowe.

• Konwencja może mieć charakter lokalny, krajowy lub międzynarodowy zależnie od wielkości i charakterystyki firmy oraz miejsca pochodzenia uczestników.

• Ogólnie, konwencje organizowane są okresowo i zazwyczaj rotacyjnie. W przypadku firm ponadnarodowych, często wybierane jest miejsce, w którym firma posiada zakłady, oddziały czy przedstawicielstwa. Często jednak są to spotkania ad hoc i dlatego są one trudniejsze do wychwycenia niż konferencje międzynarodowe.

• Średnia liczba uczestników wynosi od 100 do 300 osób.

• Firma wybiera miejsce i nie bierze pod uwagę preferencji uczestników.

• Okres czasu między wyborem miejsca a spotkaniem jest krótszy niż w przypadku konferencji, i bardzo często wynosi mniej niż rok.

• Czasami konwencja może obejmować wyjazd motywacyjny, na który uczestnicy zabierają swoich bliskich.

Kto organizuje konwencje?

Firmy z sektorów, w których ważne jest by być na bieżąco z postępem technicznym, lub sektory towarów konsumpcyjnych wymagających dużych sieci dystrybucyjnych.

Niektóre wyróżniające się sektory to:

• Ubezpieczenia

• Samochody

• Laboratoria farmaceutyczne

• Wyżywienia

• Chemia

• Komputery / telekomunikacja

Klucze do sukcesu

Podstawowymi czynnikami sukcesu są:

• Sale posiedzeń i miejsca na formalne posiłki dysponujące wystarczającą liczbą miejsc

• Zakwaterowanie w hotelach cztero- i pięciogwiazdkowych posiadających takiego samego rodzaju pokoje dla wszystkich uczestników. Normalnie potrzebne jest jedynie zakwaterowanie w jednym hotelu, ale niektóre firmy mogą nie mieć nic przeciwko podzieleniu grup

• Dobrej jakości usługi żywieniowe

• Transport lokalny, wygodny i bezpieczny

• Lokalni operatorzy przyjazdowi (DMC) zdolni do zorganizowania i zadbania o wszystko

• Czas transferu z lotniska do hotelu nie powinien przekraczać jednej godziny

• Referencje (wcześniejsze doświadczenia)

Sposoby prowadzenia marketingu

• Sprzedawanie konwencji oznacza zajmowanie się tylko jednym klientem: firmą, która organizuje imprezę i pokrywa wszystkie wydatki.

• Duże firmy mają zazwyczaj osobę odpowiedzialną za organizację tego typu spotkań. Zazwyczaj jest to Dział Marketingu lub Dział Sprzedaży, choć często organizuje je Dyrekcja Generalna.

• Osoba odpowiedzialna ryzykuje swoją pracą i prestiżem, jeżeli coś pójdzie źle. Z drugiej strony, jeżeli wszystko pójdzie dobrze, osoba ta może uzyskać promocję lub umocnić swoją pozycję w firmie. Z tego względu, przy wyborze miejsca, hotelu lub firmy, osoby te wierzą tym, które są im już znane.

W większości wypadków, organizator kontaktuje się z wyspecjalizowanym operatorem turystycznym o ustalonej w kraju renomie. W krajach europejskich istnieją operatorzy turystyczni wyspecjalizowani w organizacji konwencji. Niektórzy z nich to oddziały głównych operatorów turystycznych, inni to mniejsze agencje turystyczne. Pierwsza grupa jest relatywnie łatwa do zidentyfikowania, druga może być nieco trudniejsza do zidentyfikowania, co możliwe jest tylko poprzez stałe monitorowanie rynku.

Tak więc aby sprzedawać konwencje trzeba prowadzić prace w dwóch kierunkach:

• Stać się znanym firmom, aby wybierały Polskę jako miejsce docelowe organizacji swoich konwencji

• Uzyskać uznanie oferty Polski przez wyspecjalizowanych operatorów, aby polecali ją swoim klientom jako miejsce do organizacji konwencji.

Źródła informacji

W przeciwieństwie do konferencji, nie jest łatwo uzyskać dane statystyczne dotyczące konwencji i w zakresie tym przeprowadzono jedynie niewiele badań ponieważ firmy nie chcą reklamować działań interesujących dla firm konkurencyjnych. Jednakże istnieją pewne źródła informacji:

• International Congress and Convention Association

Od roku 1997 ICCA rozpoczęło zbieranie danych o organizatorach narad firm.

Na podstawie tej bazy danych możliwe jest identyfikowanie klientów według:

• Kraju pochodzenia

• Obszaru na którym organizowane są narady

• Liczby uczestników

• Typu potrzebnego wyposażenia

• Typu organizatora (w kraju, w miejscu docelowym, i tak dalej)

W sprawie dalszych informacji patrz: http://congresscity.com/icca/corporate.html

• Catalan Association of managers of trips in the company (Asociación Catalana de Gestores de Viaje en la Empresa)

Stowarzyszenie to z siedzibą w Barcelonie skupia osoby zajmujące się organizacją podróży w części dużych krajowych i międzynarodowych firm z tego miasta.

1.3. Wyjazdy motywacyjne

Definicja i charakterystyki

• Chociaż europejski rynek wyjazdów motywacyjnych stanowi około 50% całości tego rynku, rynek ten jest młodszy i mniej rozwinięty niż w Ameryce Północnej i nie ma na jego temat zbyt wielu opracowań.

• Wyjazdy motywacyjne to wyjazdy stanowiące nagrodę, wyjazdy w przypadku których “wszystko wliczone jest w cenę” zapłaconą przez firmę.

• Kilka lat temu wyjazdy motywacyjne w Europie dotyczyły głównie kadry kierowniczej, jednak oferowano je także pracownikom i dealerom. Ten rodzaj podróży jest jednak mniej istotny niż w USA. Czasami wyjazdy takie są wybierane z katalogu zawierającego różne wyjazdy motywacyjne. Jednakże wydaje się, że stanowią one jeden z najcenniejszych sposobów motywowania.

• W niektórych krajach europejskich wyjazdy motywacyjne mogą być przedmiotem obniżenia opodatkowania, w innych kwalifikują się do odliczeń podatkowych jeżeli połączone są z naradą roboczą. Dlatego też wiele wyjazdów motywacyjnych łączone jest z konwencjami, seminariami lub jakiegokolwiek rodzaju naradami. Z tego powodu trudno jest ustalić granice tego rynku.

• Taka tendencja, by łączyć wyjazdy motywacyjne z naradami wynika nie tylko z przyczyn finansowych ale także z zainteresowania firmy by zebrać grupę swoich pracowników w miejscu gdzie można będzie przedyskutować wspólny temat lub gdzie będą oni uczestniczyć w szkoleniu.

• W każdym przypadku wyjazdy motywacyjne nie są jedynie produktem turystycznym, ale także elementem motywacji, która może wiązać się ze strategią działalności. Dla przykładu wyjazd może wiązać się z działaniami motywacyjnymi z poprzednich miesięcy. Jest to rynek wyspecjalizowany, potrzebujący wyspecjalizowanych profesjonalistów, ponieważ nie polega on tylko na podaniu programu podróży.

• Europejczycy są doświadczonymi podróżnikami i są oni bardziej wyrafinowani i śmiali niż Północni Amerykanie w zakresie wyboru miejsc docelowych. Tak więc wyjazdy te muszą być unikalne i stanowić jedyne w swoim rodzaju przeżycie, w związku z czym wymagają przemawiającego do uczestnika miejsca docelowego oraz dużej dawki kreatywności po stronie organizatora.

• W większości przypadków Europa jest miejscem docelowym takich wyjazdów (wizyty w stolicach i krótkie wypady), jednak w innych przypadkach preferowane są wyjazdy międzynarodowe, do miejsc dalekich i egzotycznych.

• Atrakcyjność miejsca docelowego stanowi ważny czynnik motywacyjny. Obiektywne otoczenie musi uważać, że warto jest ciężko pracować by uzyskać taki fantastyczny wyjazd.

• Stany Zjednoczone są pierwszym po Europie kierunkiem dla tego typu wyjazdów. Inne popularne miejsca to Hong Kong, Brazylia, Meksyk, Kanada, Azja czy północna Afryka.

• Kryteria mające zastosowanie przy wyborze miejsca docelowego to: jego atrakcyjność, dostępność i standardy zakwaterowania, zawsze mieszczące się w granicach dostępnego na ten cel budżetu. Jeśli chodzi o zakwaterowanie, potrzebne są nie tylko hotele pięciogwiazdkowe ale także obiekty komercyjne, których lokalizacja i charakterystyki czynią je atrakcyjnymi, ale które w innym wypadku byłyby poza zasięgiem uczestników.

• Również restauracje i sale posiedzeń mają wpływ na wybór i profesjonaliści przyznają, że oryginalność pakietu może mieć decydujący wpływ na wybór miejsca docelowego, którego wcześniej w ogóle nie brali pod uwagę.

• Dominujące preferencje na danym rynku również wpływają na wybór miejsca. Niemcy wolą miejsca o ciepłym klimacie, Włosi lubią uczestniczyć w sporcie a Francuzi lubią przygody.

• W przypadku wyjazdów motywacyjnych bardzo ważne jest uczestnictwo biorących w nim udział. Nie chodzi tylko o zorganizowanie nudnych kolacji oficjalnych ale także zabawnych zajęć które, jeśli możliwe, przyczynią się do budowy ducha zespołu (gry wojenne, poszukiwanie skarbu, survival...).

• Wyjazdy motywacyjne powinny pozwalać firmie wystąpić w światłach reflektorów (stanowiska powitalne na lotnisku, flagi w hotelach, samochody a nawet ciasta ze znakiem firmy)

• Występuje tendencja do obniżania wydatków na zakwaterowanie a zwiększania puli na organizację różnorodnych aktywności. W niektórych przypadkach preferowane są małe wygodne hotele zapewniające atmosferę, która pozwala na budowanie ducha zespołu.

• Rynek wyjazdów motywacyjnych charakteryzuje się mniejszą sezonowością niż rynek wakacyjny. Występuje tendencja do omijania sezonu letniego w Europie, tzn. lipca i sierpnia.

• W przeciwieństwie do tego co się uważa, grupy motywacyjne w Europie rzadko składają się z setek osób. W przybliżeniu połowa wyjazdów zagranicznych odbywa się w grupach liczących do 30 osób, a dwie trzecie to grupy nie przekraczające 50 uczestników.

• W europie rozwija się rynek wyjazdów motywacyjnych i oczekuje się, że ulegnie on dalszemu rozwojowi w 1999 roku w wyniku dobrej sytuacji finansowej. Zwiększa się liczba klientów a także wydają oni coraz więcej pieniędzy. W zamian za to mają wyższe oczekiwania względem operatora w zakresie informacji i możliwości profesjonalnych.

Kto organizuje wyjazdy motywacyjne?

Firmy z dominujących sektorów przemysłu i usług o szerokich sieciach dystrybucji: artykuły spożywcze, farmaceutyk, samochody i części samochodowe, wydawnictwa, elektronika, kosmetyki, artykuły elektryczne, ubezpieczenia i usługi finansowe.

Klucze do sukcesu

• Atrakcyjność miejsca docelowego.

• Oryginalne i przemawiające programy: muszą one obejmować różne aktywności i środki transportu będące poza zasięgiem podróżującego niezależnie.

• Kompetentni i odpowiedzialni operatorzy przyjmujący, którzy są w stanie mówić tym samym językiem, co klient oferujący atrakcyjne podróże (ze szczegółowym programem i uczciwi przy negocjowaniu cen).

• Wyspecjalizowany personel: eksperci w zakresie motywacji, instruktorzy aktywności.

Sposoby prowadzenia marketingu

Zazwyczaj Działy Marketingu podejmują decyzje dotyczące realizacji wyjazdów motywacyjnych i miejsc docelowych, chociaż dyrektorzy zawsze mają ostatnie słowo. W przypadku wyjazdu do miejsc blisko położonych wiele firm nie korzysta z żadnych pośredników, choć ich usługi są częściej wykorzystywane w przypadku dość odległych miejsc docelowych.

Istnieją różne rodzaje firm wyspecjalizowanych w organizacji wyjazdów motywacyjnych.

Incentive Houses to firmy marketingowe, wyspecjalizowane w wyjazdach motywacyjnych, które oferują nie tylko podróż, ale także zintegrowane programy motywacyjne. Są one lepiej rozwinięte w Stanach Zjednoczonych.

Z drugiej strony, wielu operatorów turystycznych dysponuje wyspecjalizowanymi działami. Istnieje jednak kilka dużych, jak też dużo mniejszych firm (głównie agentów turystycznych) organizujących nieco wyjazdów przez cały rok.

Katalogi podróży motywacyjnych nie są zazwyczaj publikowane. Firmy pracują na podstawie dopasowanych do indywidualnych potrzeb sugestii. Czasami tylko przedstawiane są pewne trasy standardowe.

Jeżeli ktoś chce się dowiedzieć jak pracują zawodowcy, należy zajrzeć na strony kodowe “Incentive Travel” w Internecie. Odkryjemy wtedy, że większość firm nie podaje prawie żadnych informacji ponieważ chcą, by osoba zainteresowana skontaktowała się z nimi bezpośrednio. W ten sposób mogą zidentyfikować potencjalnego klienta, mogą planować trasy według potrzeb klienta i unikają sytuacji, w której konkurencja miałaby dostęp do ich programów.

Strony należące do Biur Kongresów mogą także stanowić źródło informacji. Niektóre z nich oferują programy wyjazdów motywacyjnych.

Źródła informacji

• Society of Incentive Travel Executives, SITE

21 West 38^th Street, 10^th floor, New York, NY 10018-5584

Tel. [phone]

Fax. [phone]

Web: http: //site-intnl.org

Przegląd bazy danych pozwala na uzyskanie adresów wyspecjalizowanych firm. Możliwy jest też zakup etykiet adresowych do wysyłki. Liczba firm, w rozbiciu na kraje, uwzględnionych w bazie danych podana jest poniżej. Patrz kompletna lista adresów w załączniku (z pominięciem USA).

• Niemcy: 10

• Hiszpania: 3

• Szkocja: 2

• Anglia: 1

• Holandia: 21

• Włochy: 21

• Francja: 1

• Brazylia: 3

• Belgia: 15

• Argentyna: 1

• USA ponad 100

DRV (Niemieckie Stowarzyszenie Agencji Turystycznych)

Posiada ono bazę danych niemieckich operatorów turystycznych i oferuje możliwość zakupu danych do jednorazowego wykorzystania lub z zakresu jednego specjalnego obszaru, w tym organizatorów wyjazdów motywacyjnych. Poza tym można uzyskać listę Działów Podróży w ramach firm i agencji podróży (tylko adresy, bez numerów telefonów czy faxu).

DRV Service GmbH

Mannheimer Str. 15, 60329 Frankfurt

Tel. [phone]

Fax. [phone]

Web: http://drv-service.de/buech.htm

ITMA (Incentive Travel & Meetings Association), Wielka Brytania

PO Box 195

Twickenham

TW1 2PE

Tel. [phone]

Fax. [phone]

Posiada 200 członków, z których 42 to firmy organizujące wyjazdy motywacyjne i konwencje. Reszta to dostawcy. Wszyscy członkowie zajmują się głównie tworzeniem wyjazdów zagranicznych.

Biuro Kongresów w Barcelonie

Biuro Kongresów w Barcelonie zostało utworzone w 1983 roku i, obecnie, posiada 223 członków oraz przyciąga jedną trzecią turystyki konferencyjnej jaka ma miejsce w Barcelonie.

Ponieważ stanowi ono dział “Turisme de Barcelona”, nie posiada ono osobowości prawnej. “Turisme de Barcelona” jest stowarzyszeniem, w którego skład wchodzą Urząd Miasta i Izba Handlowo-Przemysłowa. Uczestniczy w nim też Fundacja na rzecz Promocji Turystyki w Barcelonie, która podlega Izbie Handlowo Przemysłowej.

Biuro Kongresów posiada regulamin wewnętrzny i zarządza nim komitet nie składający się z funkcjonariuszy, w którego skład wchodzą przedstawiciele wszystkich sektorów. Komitet spotyka się cztery razy w roku. Sześć osób pracuje w ramach infrastruktury Turisme de Barcelona a ich działania muszą być zatwierdzane przez Komitet Wykonawczy Turisme de Barcelona.

Finansowanie w 50% pochodzi ze źródeł państwowych, a w 50% z sektora prywatnego. Z tego względu Turisme de Barcelona wnosi taki sam wkład jak pozostali członkowie. 40% budżetu stanowią płace i wydatki bieżące, natomiast pozostałe 60% wydatkowane jest na działalność promocyjną.

Początkowy budżet wynosił 14 milionów peset, ale w roku 1997 zwiększył się on do kwoty 86 milionów peset, z czego 51 wykorzystano na działalność promocyjną.

Do członków zaliczają się stowarzyszenia, Centrum Kongresowe, firmy organizujące formalne posiłki, hotele, restauracje, tłumacze, przewodnicy, transport, firmy prowadzące imprezy rozrywkowe, wyspecjalizowane agencje, OPC i inne usługi.

Hotele płacą składkę jako stowarzyszenie (Korporacja Hoteli) i wszystkie hotele cztero- i pięciogwiazdkowe uważane są za członków. Poza tą składką, członkowie pokrywają koszty wspólnych przedsięwzięć.

Członkowie muszą poddać się procesowi selekcji i testom z zakresu kontroli jakości gwarantującym ich profesjonalizm i wiedzę ekspercką w zakresie konferencji, konwencji i / lub wyjazdów motywacyjnych. Poza innymi wymogami, należy posiadać dwuletnie doświadczenie (za wyjątkiem hoteli).

Niektóre działania promocyjne Biura Kongresów w Barcelonie (BCB) obejmują:

Publikacje

• Pakiet prezentacyjny BCB

• Barcelona Congress Guide (Przewodnik Kongresowy po Barcelonie)

• Barcelona for Winners (Barcelona dla Zwycięzców)

• Kalendarz konferencji

• Miesięczny biuletyn

• Gazetę “Barcelona Report”

• Pakiet statystyczny

• Studium rynku konferencji

Główną publikacją Biura Kongresów jest Przewodnik dla Organizatorów Konferencji (przewodnik po obiektach spotkań i konwencji) publikowany co dwa lata.

Ponadto, podczas posiedzeń BCB dostarcza uczestnikom materiały informacyjne o Barcelonie. W zeszłym roku za materiały te trzeba było płacić.

Inne działania:

• Badania dotyczące stowarzyszeń

• Przedstawianie kandydatur

• Wizyty badawcze

• Wyjazdy zapoznawcze

• Warsztaty

• Prezentacje

• Uczestnictwo w targach

• Kampanie pocztowe

Znaczna część działań Biura Kongresów ukierunkowana jest na wspieranie przygotowania ofert kandydatury, tak by Barcelona stała się miejscem konferencji międzynarodowych. Zapewniane są materiały audio-wizualne i graficzne oraz wyposażenie logistyczne sesji prezentacyjnych oraz koordynacja wizyt badawczych.

Organizuje też ono wyjazdy studyjne dla profesjonalnych grup, które chcą na miejscu sprawdzić możliwości jakie oferuje Barcelona.

Gdy Biuro Kongresów nawiązuje kontakt z potencjalnym klientem, przedstawiane są trzy oferty firm stowarzyszonych. Oferty te zostały wcześniej wybrane przez Biuro Kongresów w zależności od rodzaju imprezy, wymaganych usług i z zachowaniem rotacji. Proces w początkowej fazie nie jest łatwy, ale Biuro Kongresów zostało w pełni uznane przez sektor, który wierzy w jego obiektywność.

Klient może skontaktować się z wybranymi firmami, i to on podejmuje ostateczną decyzję. Biuro Kongresów nie otrzymuje żadnej prowizji za swoje usługi, ale w chwili obecnej rozważa możliwość wprowadzenia tego rozwiązania do praktyki.

Stowarzyszenia międzynarodowe są doskonałym źródłem kontaktów i informacji. BCB jest członkiem następujących stowarzyszeń:

• Hiszpańskie Biuro Kongresów

• ICCA, International Congress and Convention Association

• European Association of Conference Cities

• Meeting Planners International (MPI)

• Society of Incentive Travel Executives, SITE

• Union of International Associations, UIA

Z uwzględnieniem konferencji międzynarodowych.

Źródło: ICCA.

Czasami spotkania o krajowym lub lokalnym charakterze organizacji zawodowych / naukowych lub stowarzyszeń również nazywane są konwencjami.

Patrz wszystkie dane w części poświęconej konferencjom.

Patrz: www.iacvb.org/websitesi.iacub.html

Praca pochodzi z serwisu www.e-sciagi.pl

17

Kluczowe aspekty hotelu / centrum konferencyjnego w zakresie organizacji spotkań

PUNKTY

1. Wygodne pokoje (dekoracja, dzwiękoszczelność, temperatura pokoi) 100

2. Dobra cena w porównaniu do innych ofert 71

3. Personel przydzielony grupom dla rozwiązywania ich problemów 58

4. Sprzęt audio-wizualny w dobrym stanie i w miarę zapotrzebowania 46

5. Dobre oświetlenie w pokojach 45

6. Wyżywienie o dobrej jakości 45

7. Dobrze poinformowany personel lokalny 41

8. Różnorodność dostępnego sprzętu audio-wizualnego 40

9. Czyste pokoje 36

10. Dostępność sal o różnej wielkości 29

11. Przyjazny i grzeczny stosunek pracowników 29

12. Wygodne krzesła w salach konferencyjnych 29

Źródło: Factors influencing the Marketing of meeting facilities (Czynniki Wpływające na Marketing obiektów konferencyjnych), Michigan State University, 1997.

Barcelona została wybrana drugim na świecie a pierwszym w Europie miejscem wyjazdów motywacyjnych w badaniu przeprowadzonym na rynku angielskim przez czasopismo CONFERENCE & INCENTIVE TRAVEL. W pierwszej piątce miejsc docelowych znalazły się: Nowy Jork, Barcelona, Paryż, Floryda i Karaiby. Jak wskazuje czasopismo, sukces Barcelony wynika z powiązania bezpośrednich połączeń lotniczych z hotelami dobrej jakości, ogromną ofertą możliwości spędzenia czasu i atrakcyjnym nocnym życiem. Nie trzeba dodawać, że miasto to oferuje dobry wskaźnik jakości do ceny i że przez cały rok oferuje ładną pogodę. Boletín de Turisme de Barcelona. kwiecień - czerwiec 1998.

Jeśli chodzi o wyjazdy motywacyjne, w 1996 roku Hong Kong był preferowanym miejscem docelowym. Liczba wyjazdów motywacyjnych wzrosła, by osiągnąć udział na poziomie 52% i ogólną liczbę 2,270 grup dla ponad 101,000 (12.4%) uczestników. Średnio grupa składała się z 44 osób, w porównaniu do 60 osób rok wcześniej. Revista Convenciones, Congresos e Incentivos, listopad 1997.

W sprawie dalszych informacji

Patrz załącznik gdzie podano kilka przykładów wyjazdów motywacyjnych narodzonych przez Society of Incentive Travel Executives (SITE), a także przykłądy wyjazdów motywacyjnych przedstawianych w sieci Internet przez wiodące miejsca docelowe jak Sidney czy Honk Kong.

---