Rachunkowość - diagnozowanie stanu majątkowego, przebieg procesów zmieniających rzeczywistość.
Nie wszystkie firmy są zobligowane do prowadzenia rachunkowości.
Zdarzenie gospodarcze - są to fakty, zaszłości, występujące w procesie danej jednostki, powodujące zmiany ilościowe lub jakościowe w składnikach majątkowych lub źródłach ich pochodzenia (źródła finansowania):
Zdarzenie wewnętrzne - dotyczy danej jednostki np. wydania do biura z magazynu papieru.
Zdarzenie zewnętrzne - w zdarzeniu występują dwa podmioty np. zakup z zakładów papierniczych papieru do własnego biura.
Zdarzenie gospodarcze wymaga udokumentowania. Musi wystąpić dowód gospodarczy.
Operacja gospodarcza - każde udokumentowane zdarzenie i podlegające ewidencji.
Majątek - zasoby wykorzystywane do prowadzenia działalności.
Źródło finansowania - określa z czego następuje finansowanie.
Cechy charakterystyczne zdarzeń gospodarczych:
Istnieje określony termin nastąpienia danego zdarzenia.
Konieczne jest wyrażenie wartościowe danego zdarzenia.
Dane zdarzenie gospodarcze rozpatruje się z punktu widzenia wpływu na majątek lub źródła finansowania danego konkretnego podmiotu.
Zdarzenie powoduje co najmniej dwa skutki w wartości majątku, względnie w źródłach jego finansowania.
To, co jest zdarzeniem gospodarczym musi być udokumentowane w danej jednostce.
Ewidencja - dokumentowanie pojedynczych operacji gospodarczych; ma za zadanie potwierdzenie zaistnienia zdarzenia.
Dowód księgowy (forma dokumentu księgowego) - dowód sporządzony na piśmie, stwierdzający wystąpienie danego zdarzenia gospodarczego zgodnie z jego faktycznym przebiegiem.
Dokumentacja księgowa - ogół dokumentów prowadzonych w danej firmie.
Dokumenty to także te, które pozwalają zmienić błędny zapis, a także pozwalające na przeksięgowanie wcześniej zaksięgowanych materiałów.
W księgach rachunkowych nie może być zapisu bez rachunku księgowego (dowodu księgowego).
Dokumenty księgowe są podstawą zapisu w księgach.
Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
Określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego.
Określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych.
Opis operacji oraz jej wartości, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych.
Datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu.
Podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów.
Stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Dowód księgowy opiewający waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie.
Dowody księgowe powinny być:
Rzetelne - to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, która dokumentują.
Kompletne - zawierające co najmniej dane określone ustawą.
Wolne od błędów rachunkowych.
Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.
Stwierdzone błędy w zapisach poprawia się:
Przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu oraz podpisanie poprawki i umieszczenia daty. Poprawki takie musza być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca lub
przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów dokonywane tylko zapisami dodatnimi a nie ujemnymi.
Podział dokumentów ze względu na pochodzenie:
Zewnętrzne - otrzymane od obcych jednostek; dotyczą dwóch podmiotów.
Wewnętrzne - dotyczą operacji gospodarczych wyłącznie wewnątrz danej jednostki.
Podział dokumentów ze względu na charakter:
Źródłowe - pierwotne; stanowią pierwsze pisemne potwierdzenie danego zdarzenia gospodarczego.
Wtórne - podstawą ich wystawienia są zazwyczaj inne dokumenty.
Podział dokumentów ze względu na jednostkę wystawiającą:
Dowody własne - faktura wystawiona przez zakład.
Dowody obce - dostawane przez kupującego np. wyciąg bankowy.
Inwentaryzacja - określana jest jako zespół czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu składników majątkowych pozostających w dyspozycji jednostki gospodarczej lub organizacyjnej oraz zobowiązań i kapitałów własnych tej jednostki.
Główny cel: doprowadzenie danych ksiąg rachunkowych do rzeczywistego stanu aktywów i pasywów dla zapewnienia rzetelności i wiarygodności zapisów w księgach rachunkowych.
Inwentaryzacja polega na:
Przeprowadzeniu spisu z natury aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunku bankowym) papierów wartościowych, rzeczowych składników majątku obrotowego oraz środków trwałych, które pozostają w dyspozycji jednostki gospodarczej, bez względu na to czy są one używane czy też nie.
Wycenie spisanych składników oraz ustaleniu ich wartości.
Uzyskaniu od banków pisemnych potwierdzeń sald środków pieniężnych zgromadzonych na rachunku.
Uzyskaniu od kontrahentów pisemnych potwierdzeń stanu rozliczeń o charakterze należności
i zobowiązań oraz o powierzonych kontrahentom własnych składników majątku.
Weryfikacji i porównaniu z dokumentami stanu tych składników majątku lub zobowiązań, które nie mogą być potwierdzone przez kontrahentów (np. należności dochodzone na drodze sądowej) lub są niedostępne podczas przeprowadzania spisu z natury (np. środki trwałe niedostępne podczas spisu).
Ustaleniu i wyjaśnieniu (rozliczeniu) oraz zaksięgowaniu różnic ilościowych i wartościowych pomiędzy stanem rzeczywistym wynikającym ze spisu, a stanem wynikającym z ewidencji księgowej.
Podjęciu decyzji dotyczących sposobu rozliczenia różnic (niedoborów i nadwyżek) ujawnionych w wyniku inwentaryzacji.
Prawo bilansowe określa częstotliwość i terminy, których należy przestrzegać prowadząc rzetelnie księgi rachunkowe.
Metody inwentaryzacji:
Spis z natury.
Metoda pośrednia uproszczona.
Metoda potwierdzenia sald.
Metoda weryfikacji.
Arkusz spisu z natury zawiera:
Symbol indeksu,
Nazwę spisywanego przedmiotu,
J.m.
Ilość stwierdzoną,
Cenę,
Wartość,
Uwagi,
Podpisy członków zespołu spisującego,
Skład zespołu spisującego oraz innych osób obecnych przy spisie.
Bilans majątkowy - wartościowe zestawienie zasobów finansowych pozostających w dyspozycji jednostki (aktywa) ze źródłami ich finansowania (pasywa) sporządzone w określonej formie i na określony dzień nazywany momentem bilansowym.
Zasady sporządzania bilansu:
Zasada równowagi - suma aktywów musi być równa sumie pasywów.
Zasada prawdziwości - bilans musi być prawdziwy; wszystkie informacje zawarte w bilansie muszą mieć odzwierciedlenie w rzeczywistości.
Zasada klarowności i jasności - poszczególne zasoby są wykazywane w określony sposób.
Zasada ciągłości bilansowej - bilans kończący jeden okres obrotowy jest jednocześnie bilansem otwierającym rok następujący bezpośrednio po nim.
Wpływ operacji na bilans majątkowy. Operacje:
Bilansowe - dotyczą zmian wartościowych w aktywach lub pasywach,
Wynikowe - bezpośrednio powodują zmianę wyniku finansowego; zmieniają się poziomy przychodów, kosztów, zysków i strat nadzwyczajnych.
Operacja bilansowa:
Nie powoduje zachwiania równowagi bilansowej; występuje przeważnie w dwóch składnikach. Ze względu na rodzaj zmian, jakie wywołują wyróżniamy typy:
operacje wywołujące zmiany tylko po stronie aktywów (A); jeden ze składników rośnie, drugi maleje:
podjęto gotówkę z rachunku bankowego i wpłacono do kasy,
na rachunek bankowy wpłynęły należności od odbiorców,
zakupiono przelewem bankowym pakiet akcji na dłuższy okres.
operacje powodujące zmiany tylko po stronie pasywów (P); jeden ze składników rośnie, drugi maleje:
spłacono zobowiązanie wobec dostawcy, zaciągając kredyt bankowy,
przeznaczono część zysku z roku ubiegłego na powiększenie zakładowego funduszu socjalnego.
operacje powodujące zwiększenie zarówno po stronie aktywów i pasywów (AP+), po jednym składniku o tą samą kwotę:
zaciągnięto kredyt bankowy, którego kwotę bank przekazał na rachunek bankowy,
udziałowiec wniósł jako wkład do firmy gotówkę.
operacje powodujące zmniejszenie zarówno po stronie aktywów i pasywów (AP-), po jednym składniku o tą samą kwotę:
uregulowano płacąc z rachunku bankowego zobowiązanie wobec urzędu skarbowego,
spłacono ratę kredytu bankowego płacąc z rachunku bankowego,
wypłacono pracownikom wynagrodzenie za ostatni miesiąc płacąc gotówką z kasy.
Konto księgowe - jest to urządzenie ewidencyjne, które służy do klasyfikacji księgowej ewidencji oraz kontroli stanu składników majątkowych i źródeł ich finansowania.
Konto - jest to dwustronna tabela (rachunek) stosowana zarówno w rachunkowości, jak i innych naukach ekonomicznych do rejestracji, planowania i bilansowania przeciwstawnie skierowanych strumieni, tj. przychodów (zwiększeń) lub rozchodów (zmniejszeń) odpowiednio sklasyfikowanych obiektów majątkowych, ale także kosztów i efektów (przychodów) finansowych danego podmiotu
w pewnym okresie. [Brzezin