DOKUMENTY
Dowody księgowe to dokumenty stanowiące podstawę księgowania, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające - zgodnie z ustawą o rachunkowości - niezbędną treść.
Dokument jest pojęciem znacznie szerszym, obejmuje zarówno dokumenty podlegające księgowaniu (czyli dowody księgowe), jak i dokumenty niepodlegające ewidencji.
Dokumenty odzwierciedlają zdarzenia gospodarcze, natomiast dowody księgowe operacje gospodarcze. [A. Dziuba-Burczyk, 2003, str.61]
Od jakości dokumentów, tj. od ich prawidłowości i wiarygodności, zależy jakość informacji dostarczonych przez rachunkowość.
Dokumenty księgowe stanowią podstawę zapisów księgowych, oraz są podstawą rozstrzygania sporów z innymi przedsiębiorstwami, instytucjami lub osobami. Dokumenty księgowe odgrywają także istotną rolę jako źródło danych do analizy ekonomicznej.
Dowód księgowy by stanowił wiarygodna podstawę księgowania powinien zawierać, co najmniej [ustawa o rachunkowości, stan prawny na dzień 1 stycznia 2002 r. art.21§1]:
określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych,
opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także jednostkach naturalnych,
datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub, od której przyjęto składniki aktywów,
stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
1. Stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.
2. Zawierający co najmniej następujące dane:
a. określenie wystawcy dowodu (wystawcą może być jednostka gospodarcza lub odpowiednia jej komórka , instytucja czy też osoba fizyczna ;na dokumencie cecha ta znajduje wyraz bądź w formie nadruku na papierze firmowym , bądź w formie odbicia pieczęci firmowej zawierającej pełna nazwę i adres wystawcy dowodu);
b. wskazanie stron (nazwy i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dotyczy dany dowód;
c. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej;
d. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie , jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych;
e. własnoręczne podpisy osób odpowiedzialnych za prawidłowe dokonanie operacji gospodarczej i jej prawidłowe udokumentowanie;
3.Sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym przez właściwe komórki i na dowód sprawdzenia podpisany przez osoby do tego upoważnione.
4.Oznaczony numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Oprócz tych cech, w większości dowodów występują również inne jeszcze elementy, takie jak nazwa dowodu (faktura, kasa przyjmie itp.) lub jego symbol (np. „KP” , „Pz” , „Rw” itp.) a także numer dowodu, nadany mu przez jego wystawcę.
W przypadku braku możliwości uzyskania -z przyczyn uzasadnionych - obcych dowodów księgowych, kierownik jednostki gospodarczej może uznać za właściwe dla udokumentowania operacji gospodarczych dowody wystawione przez pracowników dokonujących operacji w imieniu jednostki. Dowody te powinny zawierać :datę dokonania operacji gospodarczej, miejsce i datę wystawienia dokumentu , przedmiot i wartość operacji oraz podpis osoby , która bezpośrednio dokonała wydatku. Powinny one także określić:
1. Przy zakupie - rodzaj nabytych składników majątku, ich ilość i cenę jednostkową.
2. W pozostałych przypadkach - cel dokonania wydatku obciążającego jednostkę.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami za dowody księgowe uważa się również :
1. Zestawienie dowodów księgowych, sporządzone dla zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
2. Polecenie księgowania, sporządzone dla ujęcia operacji gospodarczej w księgach rachunkowych jednostki.
3.) Noty księgowe, sporządzone dla skorygowania operacji gospodarczej wynikającej z dowodu obcego, przekazywane kontrahentom jednostki.
Klasyfikacja dowodów księgowych
Dokumenty księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej noszą nazwę ustawową dowodów źródłowych i mogą być klasyfikowane według różnych kryteriów [A. Dziuba-Burczyk, 2003, str.63-65]:
Klasyfikację dokumentów, będących dowodami księgowymi, można przeprowadzić według różnych kryteriów.
Ze względu na jednostkę wystawiającą dowody księgowe dzieli się je na:
-dowody obce
-dowody własne.
Dowody obce- są to dowody sporządzone przez obce jednostki i przekazane tej jednostce gospodarczej, której staną się przedmiotem ewidencji np.: faktury dostawców za zakupione materiały.
Dowody własne- są to wszystkie dowody sporządzone przez tę jednostkę , w której podlegają zaewidencjonowaniu bez względu na ich przeznaczenie , np. faktury wystawione dla odbiorców za sprzedane towary.
Ze względu na przeznaczenie dowody księgowe dzielimy na:
- dowody zewnętrzne -(wystawione przez daną jednostkę z przeznaczeniem dla kontrahentów i im przekazywane , np. faktury dla odbiorców).
- dowody wewnętrzne- (wystawione przez daną jednostkę dla własnych potrzeb , np. karty pracy, dowody wydania materiałów .
Ze względu na etapy sporządzenia wyróżnia się:
-dowody źródłowe- (zwane pierwotnymi , stanowiące pierwsze pisemne stwierdzenie faktu dokonania operacji gospodarczej , np. dowody wpłaty i wypłaty gotówki ).
-dowody wtórne (zbiorcze) - (sporządzone na podstawie kilku dowodów źródłowych , np. raport kasowy, rozdzielniki zużytych materiałów).
Ponadto rozróżniamy:
Dokumenty korygujące poprzednie zapisy;
Dokumenty zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
Dokumenty rozliczeniowe - ujmują już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.
Dowody księgowe powinny być wystawiane w sposób staranny, czytelny i trwały. Podpisy na dowodach księgowych składa się odręcznie. Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Może on być wystawiony w języku obcym, jeżeli dotyczy operacji gospodarczej z kontrahentem zagranicznym lub gdy podmiot gospodarczy uzyskał zezwolenie na prowadzenie ksiąg rachunkowych w języku obcym.
Treść dowodów powinna być pełna i zrozumiała. Dopuszczalne jest stosowanie ogólnie przyjętych skrótów. Treść i wszelkie dane liczbowe dowodów księgowych nie mnogą być zamazywane , przerabiane, wycierane, wyskrobywane lub usuwane innymi środkami. Błędy w dowodach księgowych można poprawić wyłącznie przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub liczby w sposób pozwalający odczytać tekst lub liczbę pierwotną i wpisanie tekstu lub liczby właściwej. Poprawka powinna być zaopatrzona w podpis lub skrót podpisu osoby upoważnionej do dokonywania zmian. Zasady te stosuje się wyłącznie do dowodów księgowych, dla których nie istnieje (ustalony odrębnymi przepisami ) zakaz dokonania poprawek.
Zasad tych nie stosuje się do dowodów obcych, które mogą być poprawione jedynie przez wystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego. Dowody własne zewnętrzne przesłane uprzednio kontrahentowi mogą być poprawione tylko przez wystawienie dowodu korygującego. Następnym sposobem jest wniesienie zapisu za pomocą storna. Storno to zapis korygujący, oparty na regule podwójnego zapisu. Za pomocą storna poprawia się błędy powstałe przy księgowaniu operacji zgodnie z regułą podwójnego zapisu. Rozróżnia się storno czarne i storno czerwone.
Storno czarne-polega na dokonaniu zapisu korygującego przy wykorzystaniu licz dodatnich. Wyróżnia się dwa rodzaje storna czarnego:
-storno całkowite,
-storno częściowe.
Storno czarne całkowite polega na dokonaniu zapisu korygującego na tych samych kontach, na których dokonano zapisu błędnego, lecz po przeciwnych stronach konta. Po anulowaniu błędnego zapisu dokonuje się zapisu poprawnego. W wyniku zastosowania częściowego storna czarnego maleje liczba księgowań. Jednak również w tym wypadku są sztucznie zauważone obroty na kontach. W wypadku popełnienia błędu księgowego, polegającego na zaksięgowaniu na prawidłowych kontach, po prawidłowych stronach, lecz niewłaściwej kwoty operacji gospodarczej, błąd można również poprawić za pomocą storna czarnego. W tym wypadku zastosowanie storna czarnego nie przyczyniło się do zwiększenia obrotów na kontach. Poprawienie błędu księgowego spowodowało tylko zwiększenie liczby księgowań. Poprawienie za pomocą storna czarnego błędu, który polega na zaksięgowaniu większej kwoty, niż wynosi kwota operacji, spowoduje sztuczne zawyżenie obrotów na kontach. Storno czarne- przyczyniło się do właściwego ustalenia sald na kontach, lecz zwiększyło obroty kont.
Storno czerwone- polega na dokonaniu zapisu korygującego na tych samych kontach i po tych samych stronach, co zapis błędny, za pomocą licz ujemnych. Zapisu korygującego dokonuje się kolorem czerwonym lub czarnym w ramce. Zastosowanie storna czerwonego nie spowodowało, tak jak w wypadku storna czarnego, zwiększenia obrotów na kontach.
Dowody księgowe, przed ich zaewidencjonowaniem, muszą być odpowiednio opracowane. Na opracowanie dowodów składają się czynności:
- sprawdzenie dokumentów (pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym).
- dekretowanie dokumentów;
- segregowanie i numeracja dokumentów.
Kontrola formalna i rachunkowa polega na stwierdzeniu, czy dokument zawiera wszystkie wymagane cechy oraz czy dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych. Kontrola merytoryczna obejmuje badania prawidłowości danych zawartych w dokumentach tzn. czy w dokumencie operacja gospodarcza była zgodna z rzeczywistością. Fakt dokonania kontroli dokumentu musi być odpowiednio uwidoczniony. W adnotacji na ten temat należy umieścić datę oraz podpis osoby sprawdzającej dokument.
Następną czynnością związaną z opracowaniem dokumentów jest dekretowanie, zwane również kwalifikowaniem. Polega ono na ustaleniu i oznaczeniu na dokumencie sposobu jego ewidencji w odpowiednich urządzeniach księgowych, czyli na podaniu tzw. korespondencji kont, oraz na zaakceptowaniu dokumentu do księgowania.
Segregowanie dowodów polega na ułożeniu ich albo według grup rodzajowych np. dokumenty kasowe, bankowe, materiałowe, albo według kont księgowych. Podział dokumentów na właściwe grupy ma duże znaczenie dla sprawnego przebiegu prac księgowych. Wyżej wymienione czynności wykonują upoważnieni do nich pracownicy jednostek gospodarczych. Jeżeli określone operacje gospodarcze są udokumentowane dwoma lub więcej dowodami albo egzemplarzami tego samego dowodu , kierownik jednostki ustala na stałe, który z dowodów (egzemplarzy dowodu) ma stanowić podstawę zapisów w księgach.
PODSUMOWANIE
Cechy dokumentów księgowych
Dowód księgowy spełnia swoją funkcję, jeżeli jest [K. Winiarska, 2001, str.29-30]:
rzetelny, tj. odzwierciedla rzeczywisty przebieg operacji gospodarczej,
kompletny zawierający cechy określone art. 21 u. rach.,
sprawdzony pod względem:
merytorycznym - w celu sprawdzenia, czy przedstawiona w dokumencie księgowym operacja jest zgodna z rzeczywistością, czy treść słowna i dane liczbowe identyfikują dokładnie istotę transakcji lub rozliczenia,
formalnoprawnym - sprawdzenie, czy dokument odpowiada stawianym mu wymogom, co do formy (czy zawiera kompletne dane, jest właściwie sporządzony, na odpowiednim formularzu, wystawiony przez uprawnioną osobę, jest czytelny i staranny, opatrzony datą, numeracją, zawiera podpisy osób upoważnionych do zawierania dowodów księgowych, nie wykazuje śladów poprawek, zawiera właściwe pieczęcie itp.),
rachunkowym - w celu sprawdzenia, czy dokumentnie zawiera błędów arytmetycznych w obliczeniach,
pozbawiony niedopuszczalnych poprawek,
opatrzony w oznaczenia identyfikujące go z zapisami w księdze rachunkowej,
sprawdzony w języku polskim lub obcym, a dane w walucie obcej przeliczone są na walutę polską.
Udokumentowanie operacji kasowych.
Aktywa pieniężne występują w postaci gotówki w kasie i na rachunkach bankowych. Z kasy wypłacamy wynagrodzenia pracownikom, zaliczki na pokrycie kosztów służbowych, płacimy za zakupione materiały, towary przekazujemy środki pieniężne na rachunki bankowe. Do kasy wpływają aktywa pieniężne od nabywców naszych wyrobów, usług czy towarów, zwroty środków pieniężnych od pracowników z tytułu pobranej zaliczki na koszty podróży służbowej czy wpłaty sum do zwrotu- na pokrycie niedoborów składników majątkowych przez pracowników materialnie odpowiedzialnych za powierzone mienie. Wypłaty gotówki z kasy powinny być udokumentowane dowodami źródłowymi, np. fakturą dostawcy, listą płac, poleceniem wyjazdu służbowego. W razie braku podstawowego dokumentu źródłowego wystawia się dokument kasowy zwany asygnatą kasową rozchodową KW. Asygnatę KW wystawia pracownik komórki finansowej lub upoważniona osoba, a zatwierdza kierownik jednostki. Osoby te powinny podpisać asygnatę kasową przed zrealizowaniem. Asygnata KW jest wystawiona w dwóch egzemplarzach. Wpływy gotówki do kasy powinny być udokumentowane asygnatami przychodowymi KP. Dokument ten też jest wystawiony w dwóch egzemplarzach. Jeden służy jako dowód przyjęcia gotówki do kasy, a drugi stanowi pokwitowanie dla wpłacającego. Asygnatę KP wystawiają te same osoby co, asygnatę KW na jednym i drugim dowodzie musi podpisać się również kasjer. Na podstawie dokumentów pierwotnych wszystkie wpłaty i wypłaty gotówkowe w kasie są ujmowane w dokumencie wtórnym, zwanym raportem kasowym. Raport kasowy sporządza się za różne okresy. Jeżeli w podmiocie gospodarczym występuje w ciągu dnia duża liczba operacji kasowych, to raport kasowy sporządza się codziennie, jeżeli liczba operacji kasowych jest niewielka, to raport kasowy można sporządzić za okres dłuższy, np. na dekadę miesiąca lub raz na miesiąc. W raporcie kasowym, oprócz wpływów i wydatków, wpisuje się stan poprzedni oraz oblicza się stan obecny środków pieniężnych w kasie. Tak sporządzony raport kasowy wraz z załącznikiem w postaci dokumentów pierwotnych jest podstawą ewidencji na koncie na koncie „Kasa”. Stan gotówki w kasie powinien być zgodny z raportem kasowym i ewidencją na koncie „Kasa”. Raport kasowy podpisuje kasjer, jako osoba materialnie odpowiedzialna za powierzone mienie -środki pieniężne w kasie.
Udokumentowanie operacji bankowych
W celu udokumentowania operacji bankowych jest wystawiony dowód księgowy zwany wyciągiem z rachunku bankowego- WB. Dokument ten jest wystawiony przez bank do udokumentowania wszystkich operacji- wpłat i wypłat na danych rachunku bankowym. W dowodzie tym bank podaje stan początkowy, wszystkie operacje powodujące zwiększenie i zmniejszenie stanu początkowego oraz stan końcowy. Do wyciągu są dołączone dokumenty źródłowe, uzasadniające wpłaty i wypłaty z rachunku bankowego. Wyciąg bankowy najczęściej obejmuje operacje gospodarcze na rachunku w ciągu jednego dnia. Bank jednak, zgodnie z zawarta umową z posiadaczem rachunku, może sporządzić wyciągi bankowe za okres dłuższy niż jeden dzień, ale nie dłuższy niż jeden miesiąc. Wyciąg bankowy jest podstawą księgowania na koncie „Rachunek bankowy”. Bank w wyciągu wykazuje saldo początkowe oraz wpłaty na konto po stronie Ct, a wpłaty po stronie Dt.
Wynika z tego, że stan końcowy środków pieniężnych na rachunku bankowym będzie stanowił saldo kredytowe, a więc środki pieniężne na koncie klienta są dla banku zobowiązaniami.
Udokumentowanie obrotu materiałami.
Faktura to dokument jaki podmiot gospodarczy otrzymuje od dostawcy przy zakupie materiałów.
Faktura powinna zawierać:
· określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny,
· określenie wystawcy dowodu,
· nazwy i adresy stron uczestniczących w operacji gospodarczej ,
· datę wystawienia dowodu i datę dokonania operacji,
· opis operacji,
· wartościowe i ilościowe określenie rozmiarów operacji,
· własnoręczne podpisy wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto
składniki majątkowe,
· informacje o sposobie zapłaty.
Dowody księgowe zawierają zazwyczaj informacje interesujące różne komórki organizacyjne jednostki gospodarczej i w związku z tym jeszcze przed ich zaewidencjonowaniem są przez te komórki kontrolowane i odbywają określoną drogą obiegu wewnętrznego. Przez obieg dokumentów -należy rozumieć przechodzenie ich przez różne komórki organizacyjne od momentu wpływu tych dokumentów do jednostki gospodarczej (dotyczy to dowodów obcych) lub od momentu ich sporządzenia (dotyczy dowodów własnych, aż do momentu ich zarejestrowania i złożenia w archiwum.
Dowody księgowe mają swoją moc dowodową nie tylko w okresie ich księgowania - jako uzasadnienie zapisów księgowych, ale również w okresach późniejszych - jako podstawa kontroli działalności gospodarczej jednostki, a także jako podstawa dochodzenia praw. Dlatego dowody te należy staranie przechowywać w odpowiednio zorganizowanych archiwach .Dowody księgowe powinny być przechowywane w siedzibie podmiotu gospodarczego lub jego zakładów. Przejściowo mogą znajdować się w innej jednostce, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Po zakończeniu księgowań dotyczących okresu sprawozdawczego wszelki dowody i ich zestawienia należy układać w porządku i kolejności dostosowanych do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz przechowywać w sposób zapewniający nienaruszalność i łatwe odszukanie.
Zasady archiwizowania dokumentów finansowo księgowych
zasada grupowania dokumentów do akt (w ustalonym porządku np. jednorodność tematyczna).
zasada podziału na okresy sprawozdawcze w aktach (układ chronologiczny).
zasada przechowywania akt (w komórce organizacyjnej).
zasada łatwego wyszukiwania dokumentów, widoczne i trwałe oznakowanie:
określenie nazwy ich rodzaju np. księgi rachunkowe,
określenie roku obrotowego,
opisanie numeracji( numer kolejny).
zasada odpowiedzialności indywidualnej ( każdy pracownik odpowiada za gromadzone przez siebie dokumenty na danym stanowisku pracy).
Okres przechowywania dokumentów księgowych
Ze względu na okres archiwizacji dokumentacje księgową możemy podzielić na:
dokumenty archiwalne przechowywane w sposób trwały, czyli zatwierdzone sprawozdania finansowe- oznaczone symbolem A,
dokumenty nie archiwalne przechowywane okresowo, czyli księgi rachunkowe i dokumenty inwentaryzacyjne- oznaczone symbolem B.
Symbolem B z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorie dokumentacji nie archiwalnych, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlegają brakowaniu. Długość okresu archiwizacji dokumentów księgowych wynosi:
księgi rachunkowe- 5 lat
dowody księgowe dotyczące sprzedaży detalicznej- do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego
dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji- 5 lat od roku w którym zostały zakończone
plan kont-5 lat od upływu ważności
dokumenty reklamacji - 1 rok po rozliczeniu
dokumenty inwentaryzacyjne- 5lat.
Księga przychodów i rozchodów
W przypadku podatkowej księgi przychodów i rozchodów dokumentację należy przechowywać do końca okresu przedawnienia. Jest to pięć lat od końca roku, w którym złożono zeznanie roczne.
Na przykład:
Zeznanie roczne PIT za rok 2004 składa się do 2 maja 2005r., zatem przedawnienie nastąpi z upływem 31 grudnia 2010r.
Jednak w niektórych przypadkach obowiązek przechowywania części dokumentacji wydłuża się. Dotyczy to w szczególności ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych i dowodów na potwierdzenie wartości początkowej. Na przykład w przypadku lokali mieszkalnych amortyzacja trwać może 72 lata (stawka 1,5%), albo dłużej (stawka obniżona przez podatnika), w związku z czym odpowiednie dokumenty powinny być przechowywane do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązań roku, w którym po raz ostatni naliczono odpis amortyzacyjny od danego składnika majątku.
Księgę przychodów i rozchodów oraz dokumenty przechowywać należy w postaci oryginalnej, tzn. papierowej. W razie prowadzenia księgi przy zastosowaniu technik informatycznych (program komputerowy) przechowywanie zapisanych danych na magnetycznych nośnikach informacji (twardy dysk, cd-rom itp), do czasu wydruku zawartych na nich danych, w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem tych danych albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania
Jeżeli na zlecenie podatnika prowadzenie księgi zostało powierzone biuru rachunkowemu, podatnik jest obowiązany w terminie siedmiu dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym zawiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego, któremu zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu księgi, wskazując nazwę i adres biura, miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi i dowodów związanych z jej prowadzeniem.
Płatnicy i inkasenci, pracodawcy
Płatnicy i inkasenci obowiązani są przechowywać dokumenty związane z poborem lub inkasem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania płatnika lub inkasenta. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się po upływie 3 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy (odprowadzenia podatku). Jeżeli jednak podatnik:
nie złożył deklaracji w terminie przewidzianym w przepisach prawa podatkowego,
w złożonej deklaracji nie ujawnił wszystkich danych niezbędnych do ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego,
zobowiązanie podatkowe przedawnia się po upływie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.
W razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nie mającej osobowości prawnej podmiot dokonujący likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nie mającej osobowości prawnej, o miejscu przechowywania dokumentów związanych z poborem lub inkasem podatku.
Po upływie okresu przechowywania płatnicy i inkasenci obowiązani są przekazać podatnikom dokumenty związane z poborem lub inkasem podatku; dokumenty podlegają zniszczeniu tylko wtedy, jeżeli przekazanie ich podatnikowi jest niemożliwe.
Dotyczy to w szczególności pracodawców potrącających podatek dochodowy od wynagrodzeń.
Warto również dodać w tym miejscu, że
oryginały dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik zobowiązany jest przechowywać przez okres 5 lat w przypadku przekazywania do Zakładu zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego;
kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik zobowiązany jest przechowywać przez okres 10 lat od dnia ich przekazania do wskazanej przez Zakład jednostki organizacyjnej Zakładu, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego;
pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów, ponadto przechowuje orzeczenia lekarskie wydane na podstawie badań lekarskich (okresowe, wstępne i przeprowadzone po ustaniu stosunku pracy), a także inną dokumentację dotyczącą stosunku pracy przez okres 50 lat liczony:
od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy - dla dokumentacji osobowej;
od dnia wytworzenia - dla dokumentacji płacowej.
a w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji.
VATowcy
Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jest to okres nieco krótszy od okresu maksymalnego przedawnienia zobowiązań w podatku dochodowym, więc zespół PIT.pl proponuje przetrzymywanie tych dokumentów do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych.
Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty te przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.
Faktury w formie elektronicznej podlegają odrębnych rygorom przechowywania, określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119).
Faktury wewnętrzne należy przechowywać wraz z całą dokumentacją dotyczącą podatku VAT.
Księgi rachunkowe
Zapisy w księgach rachunkowych powinny być dokonane w sposób zapewniający ich trwałość przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych.
Księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, powinny być przechowywane starannie w ustalonej kolejności.
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera:
księgi należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.
za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że w szczególności podczas rejestrowania dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.
Dokumentację polityki rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, zwane dalej także "zbiorami", należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Księgi rachunkowe mogą mieć formę zbiorów utrwalonych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem stosowania odpowiednich rozwiązań technicznych. Jeżeli system ochrony zbiorów danych rachunkowości, utrwalonych na nośnikach komputerowych, nie spełnia określonych ustawą o rachunkowości wymagań, wówczas zapisy te powinny być wydrukowane.
Przechowywanie ksiąg rachunkowych na innym nośniku niż wymieniony wyżej jest dopuszczalne pod warunkiem zapewnienia odtworzenia ksiąg w formie wydruków.
Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie zarządu lub oddziału (zakładu) jednostki w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.
Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, list płac, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.
Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe, w tym również sprawozdanie z działalności jednostki, przechowuje się odpowiednio w sposób określony w ust. 1.
Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu. Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres:
księgi rachunkowe - 5 lat,
karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki - przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat,
dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,
dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,
dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności,
dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,
dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat,
pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat.
Okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą. Okresy te są niezależne od okresów wymaganych w określonych podatkach, a okresy przechowywania dokumentacji dla celów podatkowych są niezależne od okresów wyżej wymienionych.
Dokumentacja jednostek, które:
zakończyły swoją działalność w wyniku połączenia z inną jednostką lub przekształcenia formy prawnej - przechowuje jednostka kontynuująca działalność,
zostały zlikwidowane - przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka; o miejscu przechowywania kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej informuje właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy.
Ryczałtowcy
Ryczałtowcy przechowują dokumentację przez taki sam okres, jak podatnicy prowadzący księgę przychodów i rozchodów.
Ryczałtowcy - pomimo, że nie rozliczają kosztów uzyskania przychodów - są obowiązani posiadać i przechowywać dowody zakupu towarów. Jeżeli podatnik sporządzi spis z natury w jednej pozycji (sumie), to sporządzone na podstawie spisu odrębne szczegółowe zestawienie poszczególnych jego składników powinno być przechowywane łącznie z ewidencją.
Ewidencję oraz dowody księgowe i dowody zakupu należy przechowywać w postaci oryginalnej (papierowej):
w miejscu wykonywania działalności lub,
jeżeli działalność jest prowadzona w formie spółki, w miejscu wskazanym przez podatnika lub podatników - jako ich siedziba, albo
w biurze rachunkowym, któremu zostało powierzone prowadzenie ewidencji.
Jeżeli na zlecenie podatnika prowadzenie ewidencji zostało powierzone biuru rachunkowemu, podatnik jest obowiązany w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym zawiadomić o tym właściwego naczelnika urzędu skarbowego, wskazując w zawiadomieniu nazwę i adres biura oraz miejsce (adres) przechowywania ewidencji i dowodów związanych z jej prowadzeniem.
Karta podatkowa
Podatnicy prowadzący działalność opodatkowaną w formie karty podatkowej są zwolnieni od obowiązku prowadzenia ksiąg, składania zeznań podatkowych, deklaracji o wysokości uzyskanego dochodu oraz wpłacania zaliczek na podatek dochodowy. Podatnicy ci są jednak obowiązani wydawać na żądanie klienta rachunki i faktury, o których mowa w odrębnych przepisach, stwierdzające sprzedaż wyrobu, towaru lub wykonanie usługi, oraz przechowywać w kolejności numerów kopie tych rachunków i faktur w okresie pięciu lat podatkowych, licząc od końca roku, w którym wystawiono rachunek lub fakturę.
Podatnik jest obowiązany przechowywać ewidencję zatrudnienia w miejscu wykonywania działalności albo w miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, jeżeli działalność jest wykonywana bez posiadania zorganizowanego zakładu.