Znaczenie komunikacji w pracy biurowej
Komunikacja to proces porozumiewania się. Nie jest to proces łatwy choć, z punktu widzenia kwalifikacji zawodowych pracowników biurowych, niezwykle ważny. Pracownicy biurowi wykonujący swoje zawodowe zadania w zasadzie przez cały czas komunikują się z innymi pracownikami, kontrahentami, czy urzędnikami współpracujących instytucji takich jak: banki, instytucje ubezpieczeniowe, agencje itd. Warunkiem prawidłowego wykonania zadań zawodowych jest umiejętność łatwego porozumiewania się.
Porozumiewanie się ludzi, wbrew temu co by się mogło wydawać, jest bardzo trudne. Brak zrozumienia to często występujący problem pojawiający się nawet wśród ludzi, którzy znają się długo i dobrze.
Nie wystarczy dobra wola komunikujących się. Ważne jest poznanie barier w komunikacji, a następnie podejmowanie działań w celu eliminowania tych barier. Dopiero wyeliminowanie tych barier w komunikacji uczyni proces porozumiewania się skutecznym.
Aby komunikacja była, informacja jaką posiada nadawca i informacja, jaką uzyska odbiorca musi być taka sama. Jednak już w momencie, kiedy nadawca informacji wypowiada to, co myśli, nie odtwarza jej wiernie, lecz przekazuje ją w pewnym uproszczeniu. Dzieje się tak , już chociażby z tego powodu , że myślimy szybciej niż mówimy i posługujemy się skrótami myślowymi, które dla odbiorcy nie muszą być czytelne, a raczej nie będą czytelne.
Sama informacja może być usłyszana lub zrozumiana odmiennie przez różne osoby. Tak więc samo poprawne przekazywanie informacji nie gwarantuje jeszcze właściwej komunikacji. Niezbędne jest jeszcze poprawne usłyszenie informacji i jej zrozumienie.
Każda z barier może utrudnić komunikację. A przecież mogą się one nakładać, co spowoduje oczywiście jeszcze większe zakłócenia w porozumiewaniu się ludzi. Te zakłócenia potęgowane są przez emocje.
Najważniejsze warunki poprawności procesu komunikowania się
uważne słuchanie rozmówcy
stawianie pytań w celu wyjaśnienia wątpliwości
jasne i jednoznaczne formułowanie myśli
unikanie przekazywania zbędnych treści i powtórzeń
używanie jedynie terminów znanych odbiorcy
przyjęcie postawy sprzyjającej komunikowaniu się
- okazywanie rozmówcy zainteresowania problemem
- taktowne i kulturalne traktowanie rozmówcy
- grzeczne i oparte na szacunku prowadzenie rozmowy
- unikanie konfliktów
Proces komunikowania się jest szczególnie ważny w pracy biurowej. Czynności biurowe dotyczą informacji, która wykorzystywana jest w procesie podejmowania decyzji. Informacje te mogą mieć postać pisemną, ale mogą być przekazywane także bezpośrednio i za pośrednictwem łączności technicznej.
Jednakże bez względu na to, w jakiej postaci informacja jest przekazywana, musi być ona dokładna, terminowa, zrozumiała, komunikacji mogą spowodować, że informacja wykorzystywana do podejmowania decyzji może nie posiadać tych cech, ale wtedy traci swoja użyteczność.