Ogólne uwagi dotyczące określania celu negocjacji.

Podstawowe znaczenie dla sformułowania strategii negocjacyjnej ma uświadomienie sobie celu negocjacji z partnerem handlowym. Inaczej będą przebiegać negocjacje z klientem firmy, który pojawia się przypadkowo i daje szansę jednorazowej transakcji, inaczej w przypadku, gdy firma zabiega o jego długotrwałą sympatię, a jeszcze zupełnie innej strategii negocjacyjnej będzie wymagać współpraca z odbiorcą dóbr inwestycyjnych, oczekującym pełnego serwisu i przeszkolenia własnych pracowników. Obserwacja praktyki gospodarczej pozwoliła sformułować ogólniejsze uwagi dotyczące problemów określania i podporządkowywania się celowi negocjacji.

Po pierwsze, pracownicy przedsiębiorstw często nie uświadamiają sobie celów swojego pracodawcy i tym samym nie identyfikują się z nimi, tracąc w oczach partnerów wiarygodność oraz siłę przekonywania. Wtedy głównymi celami negocjacyjnymi stają się konkretne zapisy kontraktowe (np. limit cenowy, korzystne warunki dostawy, posiadany rodzaj opakowania), które traktować można rutynowo, zwyczajowo, bez inspiracji i kreowania nowych wariantów współpracy lub kooperacji handlowej.

Po drugie, zbyt rzadką praktyką zarządów przedsiębiorstw jest zapoznawanie własnych negocjatorów w trakcie przygotowań z ogólnym planem zakupów/sprzedaży firmy. Mam tu na myśli przede wszystkim stabilne przedsiębiorstwa korzystające z doświadczeń gospodarek o długich tradycjach rynkowych. W Polsce zdarzają się sytuacje, w których decyzje handlowe są formułowane w przedsiębiorstwach w warunkach dwuwładzy menedżersko-związkowej. Poinformowanie, np. negocjatorów związkowych o strategicznych celach zakupów dużego prywatyzowanego zakładu motoryzacyjnego może nie mieć większego znaczenia, gdyż reprezentanci załogi są już w toku własnych negocjacji z partnerem zagranicznym, którego przekonują, iż ustawowo należy im się nie tylko 15% akcji przedsiębiorstwa, ale i 15% kwot kapitałowych zainwestowanych w przyszłość przez zagraniczny koncern.

Po trzecie, partnerów negocjacyjnych zwykle ocenia się i charakteryzuje intuicyjnie. Nawet głowni negocjatorzy nie zawsze potrafią określić ich jako bardziej lub mniej ważnych dla przedsiębiorstwa. Tymczasem zgodnie z analizą ABC (krzywa Pareto) partnerów negocjacyjnych można podzielić według ich znaczenia na trzy grupy: A (bardzo ważnych), B (ważnych), C (marginesowych). Okazuje się przy tym, że często mniej niż 20% z grupy A zapewnia 80% obrotów danej firmie. Zdarza się natomiast, że 80% efektywnego czasu negocjacyjnego poświęca się w firmach na rozmowy z partnerami z grupy C, na których przypada mniej niż 5% obrotów przedsiębiorstwa. Miejsce na chłodną ocenę rangi partnerów negocjacyjnych jest jedynie w trakcie przygotowań, a nie w momencie, gdy konkretny człowiek usiądzie naprzeciwko nas przy stole negocjacyjnym.

Po czwarte, negocjatorzy muszą umieć odnieść interesujący ich produkt do potrzeb swojego przedsiębiorstwa. Powinni mieć pełną świadomość wymagań technicznych stawianych produktowi, potrzeb przedsiębiorstwa wyrażanych w kategoriach handlowych (np. ilość, cena, terminy dostaw, usługi pogwarancyjne) i relacji między potrzebami, a użytecznością danego produktu (towaru lub usługi). Relację tą przedstawiam na rysunku 1. Dobra znajomość przedmiotu negocjacji i jego znaczenia dla przedsiębiorstwa jest jednym z podstawowych wyznaczników profesjonalizmu negocjatorów.

Źródło: R. Perrotin, P. Heusschen, Kupić z zyskiem. Negocjacje handlowe, Poltext, Warszawa 1994, s. 42.

Po piąte, przygotowując się do właściwych negocjacji kontraktowych, trzeba pamiętać nie tylko o podstawowych warunkach umownych koniecznych w każdej umowie kupna-sprzedaży (m.in. ilość, cena, terminy dostaw, warunki płatności, zabezpieczenie płatności), ale w trakcie przygotowań niezbędne jest również sformułowanie dodatkowych celów negocjacyjnych. Należą do nich m.in.:

● siatka cen, będąca funkcją wysokości ceny, jakości i ilości produktu,

● system bonifikat i rabatów,

● wariantowe sposoby zmiany cen (tryb negocjacji, uwzględnienie ryzyka kursowego lub zmiana sytuacji rynkowej),

● system składania zamówień i realizacji dostaw,

● przestrzenny zasięg współpracy z partnerem,

● prawne gwarancje współpracy handlowej.

Doświadczenia państw o wiele bardziej zaawansowanych od Polski w kształtowaniu międzynarodowych stosunków handlowych wskazują na częsty brak w praktyce negocjacji przemyślanego uwzględnienia nawet podstawowych warunków umownych.

Zakładając, że mamy starannie określony, akceptowany przez przedsiębiorstwo cel negocjacji, nie wolno o nim zapomnieć. Wydaje się to nieprawdopodobne, ale negocjatorzy zdenerwowani, zmęczeni, momentami z premedytacją prowokowani, poddawani różnym presjom czasami nie potrafią już oddzielić od problemu konkretnych ludzi drugiej strony i zdarza się, że radykalnie modyfikują cele negocjacji lub o nich po prostu zapominają.

Rysunek 1. Określenie użyteczności produktu

---