KONTROLOWANIE WEDŁUG KRYTERIUM CZASU

Kontrolowanie, jako element zarządzania, polega na porównywaniu informacji o tym, co następuje w trakcie wdrażania planu w życie, z planami. Najczęściej omawianym w literaturze przedmiotu podziałem kontroli jest jej klasyfikacja według kryterium czasu - okresu objętego kontrolą. Wyodrębnia się tutaj:

• Kontrolę wstępną (ex ante),

• Bieżącą (sterującą lub przez sprzężenie zwrotne),

• Końcową (następczą lub ex post).

KONTROLA WSTĘPNA

Kontrola wstępna ma charakter prewencyjny i jej celem jest zapobieżenie przyszłym odstępstwom od przyjętych założeń. Bada zamierzone decyzje w celu zapobieżeniu nieprawidłowym działaniom tj. ustaleniu, czy realizacja decyzji, operacji itp. jest zgodna z kryteriami prawidłowości i efektywności przyjętych kierunków działania i doboru środków w celu wykonania założonych zadań, celowości, gospodarności, rzetelności, legalności oraz stwierdza przed podjęciem działania, czy zaplanowane zostały wszystkie potrzebne zasoby: ludzkie, rzeczowe i finansowe oraz czy w momencie rozpoczęcia realizacji zadań będą one dostępne w odpowiedniej ilości, rodzaju i jakości.

Takie firmy jak PesiCo czy General Mills, Inc., do swoich programów szkolenia kadr kierowniczych zatrudniają tylko absolwentów college'ów - i to tylko po zadowalającym przebiegu kilku rozmów kwalifikacyjnych i spełnieniu innych kryteriów doboru. W ten sposób kontrolowana jest jakość zasobów ludzkich wchodzących do organizacji. Kiedy Sears zamawia towary, które mają być wytwarzane a następnie sprzedawane pod własną marką, określa rygorystyczne normy jakości, kontrolując tym samym rzeczowe elementy nakładów. Organizacje kontrolują również zasoby finansowe i informacyjne. Na przykład będące własnością prywatną firmy, takie jak UPS i Mars, ograniczają dostęp osobom z zewnątrz do zakupu ich kapitału akcyjnego, a stacje telewizyjne sprawdzają ścisłość i wiarygodność wiadomości przed ich nadaniem.

Kontrola wstępna polega na ustaleniu norm i wzorców działania, ocenianiu etapów planu działania, określeniu elementów struktury organizacyjnej i struktury procesu wykonawczego. Jeśli cele organizacji mają zostać osiągnięte, to muszą być obserwowane i mierzone, normy zaś — określone w sposób zrozumiały i zaakceptowane przez zainteresowanych. Informacje wykorzystywane w kontroli muszą być rzetelne, dokładne, jednolite, a przede wszystkim porównywalne.

KONTROLA BIEŻĄCA

Kontrola bieżąca jest przeprowadzana w trakcie realizacji procesów wykonawczych na każdym etapie. Działania kontrolne mają na celu wykrycie odchyleń od założonej normy i zjawisk, które mogą negatywnie wpłynąć na wynik końcowy oraz ich wyeliminowanie, przed zakończeniem każdego etapu procesu z uwzględnieniem celowości, gospodarności, rzetelności, legalności.

Polega ona na ocenianiu przebiegu procesów wykonawczych pod względem zgodności z zakładanymi wzorcami i procedurami. W tym etapie kontroli dokonuje się pomiaru efektywności działania. Pomiar ten jest realizowany za pomocą systemu i procedur analitycznych, dostosowanych do rodzaju mierzonej działalności. Ważne jest tutaj określenie częstotliwości pomiarów. W tej fazie kontroli ujawniają się odchylenia od wzorców i zakładanych celów, co jest sygnałem dla dokonania odpowiedniej modyfikacji działań czy celów organizacji. Następuje tutaj sprzężenie funkcji kontrolowania z innymi funkcjami zarządzania, np. funkcją motywowania by uruchomić oddziaływania motywacyjne dla zlikwidowania odchyleń od wzorca, funkcją planowania czy funkcją organizowania by zmodyfikować cele lub sposoby działania.

Celem kontroli bieżącej jest:

• Możliwie wczesne rozpoznanie wewnętrznych i zewnętrznych zagrożeń wykonania zadań,

• Zapobieganie przez przygotowanie, w zależności od natury i skali stwierdzonych zagrożeń, stosownych korekt w bieżących oraz przyszłych decyzjach.

Zadaniem kontroli sterującej jest nie tylko przygotowanie korekt w coraz bardziej rozbudowanym systemie planów całego przedsiębiorstwa, ale także informacyjne zasilanie bieżących decyzji finansowych, produkcyjnych, handlowych, personalnych i organizacyjnych.

Najprostszym przykładem idei kontroli bieżącej może być sprawdzanie napisanego tekstu na monitorze komputera przed jego wydrukowaniem zaś w fabryce firmy Compaq Komputer elementy systemu komputerowego są sprawdzane okresowo przy montażu poszczególnych jednostek. Tego typu selektywna kontrola zapewnia właściwe funkcjonowanie wszystkich elementów zmontowanych do tego momentu procesu produkcyjnego. Okresowe kontrole jakości zapewniają pracownikom sprzężenie zwrotne, które pozwala im zorientować się, czy, a jeśli tak, to jakie należy wprowadzić korekty. Kontrola bieżąca, ze względu na możliwość zidentyfikowania przyczyny problemów, jest częściej wykorzystywana niż inne typy kontroli.

KONTROLA KOŃCOWA

Kontrola końcowa składa się z systemu działań analitycznych, badawczych i porównawczych prowadzonych po zakończeniu realizacji określonych zadań a więc po ukończeniu wszelkich procesów transformacji, mających na celu przygotowanie informacji o efektach podjętych przez przedsiębiorstwo działań na potrzeby przyszłych decyzji planistycznych i organizacyjnych.

Kontrola końcowa pozwala zarządzającym upewnić się, czy zachowany jest porządek organizacyjny i jaka jest sprawność procesów operacyjnych, pozwalających na realizację zaplanowanych celów i wyników przez eliminację stwierdzonych w poprzednim okresie planistycznym nieprawidłowości i uchybień. Wyniki tej kontroli są także materiałem służącym do usprawnienia działalności w przyszłości, a szczególnie zapobieżenia powstaniu nieprawidłowości.

W ramach tej kontroli dokonuje się sprawdzenia czy efektywność jest zgodna z normami, a osiągnięte rezultaty odpowiadają założonym celom. Gdy występują znaczne odchylenia od planu lub normy, kierownik organizacji decyduje o podjęciu ewentualnych działań korygujących. Może to nastąpić poprzez dostosowanie stanu rzeczywistego do stanu normowanego (jeśli zostanie dokonana odpowiednia regulacja np. właściwe skoordynowanie harmonogramów) albo poprzez zmianę normy (jeśli zostanie dokonana jej korekta — może się bowiem okazać, że pierwotne normy nie były precyzyjnie ustalone albo były zbyt wygórowane).

Informacje generowane przez kontrole ex post są:

• Wiarygodne, jeżeli kontrolowane parametry /wielkości/ faktycznie charakteryzują efektywność przedsiębiorstwa /procesu/;

•  Rzetelne, jeżeli w przedziale czasu, którego dotyczy kontrola, nie uległy zmianie warunki wywierające wpływ na osiągnięte wyniki pracy i ich stan w chwili przeprowadzenia kontroli odzwierciedla uwarunkowania, jakie istniały w całym okresie realizacji wyników - jest to założenie o stabilności warunków w każdym momencie kontrolowanego procesu;

• Aktualne, jeżeli informacje zwrotne na potrzeby zarządzania są do dyspozycji przed rozpoczęciem następnego cyklu planistycznego - założenie o minimalnym czasie trwania kontroli i opracowywania informacji zasilających.

Jest ona mniej użyteczna niż kontrola bieżąca jednak istnieją dwa powody, dla których warto ją przeprowadzać. Po pierwsze taka kontrola dostarcza kierownictwu ważnych informacji dotyczących planowania, np. o informacje o współczynniku usterek gotowych produktów (kiedy kontrola jakości wyrobów gotowych wskazuje na niemożliwy do tolerowania współczynnik usterek menedżer wie, że musi rozpoznać i usunąć przyczyny takiego stanu rzeczy). Na tej podstawie menedżer dowiaduje się, że istnieje potrzeba korekty systemu. A po drugie kontrola końcowa może być również podstawą do nagradzania pracowników, ponieważ kontrola ta dostarcza także informacji o poziomie sprzedaży.

Większość organizacji wykorzystuje więcej niż jedną formę kontroli uzyskując w ten sposób bardziej satysfakcjonujące wyniki. Na przykład Honda stosuje kontrolę wstępną, zatrudniając wyłącznie wykwalifikowanych pracowników i określając ściśle normy jakościowe części zamawianych od innych producentów. Używa jednak także rozmaitych form kontroli bieżącej, sprawdzając jakość różnych elementów produkowanych samochodów. Częścią systemu kontroli następczej (końcowej) jest jazda próbna każdego pojazdu opuszczającego taśmę. Powyższy przykład idealnie ilustruje korzyści przeprowadzania wielorakiej kontroli dzięki temu firma uzyskuje doskonałe opinie wśród konsumentów ciesząc się ich zaufaniem. Dla organizacji korzystne jest wykorzystywanie kilku rodzajów kontroli dzięki czemu zwiększą jakość swoich produktów i zadowolenie nabywców z ich zakupu, co doprowadzi do zwiększenia sprzedaży w przyszłości.

Bibliografia:

• Griffin Ricky W., „Podstawy zarządzania organizacjami”, wyd. PWN, Warszawa 1997;

• Kieżuń Witold, „Sprawne zarządzanie organizacjami”, wyd. Szkoła Główna Handlowa, Warszawa 1997;

• red. naukowa Koźmiński Andrzej K., Piotrowski Włodzimierz, „Zarządzanie teoria i praktyka”, wyd. PWN, Warszawa 2005

• http://dyrektor.nf.pl/Artykul/8712/Mala-sciaga-z-kontroli-zarzadzania/feedback-kontrola-kontrola-kierownicza-zarzadzanie-finansami/

Kontrola następcza

Koncentruje się na wynikach (produktach) opuszczających system organizacji

Kontrola bieżąca

Koncentruje się na transformacji nakładów w wyniki

Kontrola wstępna

Koncentruje się na elementach nakładów, wpływających do systemu organizacji

Wyniki

Transformacja

Nakłady

Sprzężenie zwrotne

---