Każda działalność wiąże się z tworzeniem dokumentów. Firmy i instytucje przykładają dużą wagę do treści i wyglądu dokumentów, a mniejszą - do ich szybkiego i skutecznego obiegu.
Warto pamiętać, że na obieg dokumentów w firmie składa się zarówno przepływ dokumentów papierowych, jak również tych w wersji elektronicznej. Coraz więcej przedsiębiorców minimalizuje zużycie papieru starając się - gdy tylko to możliwe - przechodzić na dokumentację elektroniczną. Pozwala to na spore oszczędności, także czasu, jak i miejsca.
Z dokumentów papierowych nie można jednak zupełnie zrezygnować. Korzysta z nich każda firma. Trzeba natomiast tak zorganizować ich obieg, by przebiegał on według jasnego, precyzyjnego i znanego wszystkim pracownikom, systemu. Ważne jest również, by obieg dokumentów papierowych
i elektronicznych odpowiednio ze sobą zsynchronizować
Jest to droga od momentu jego wpłynięcia do firmy do momentu załatwienia sprawy.
System obiegu pism w firmie normuje:
Regulamin organizacyjny, który określa:
strukturę organizacyjną firmy,
zasady organizacji pracy administracji,
ramowe zakresy działania komórek organizacyjnych,
kompetencje do podejmowania decyzji.
Instrukcja kancelaryjna, która w sposób szczegółowy określa:
czynności kancelaryjne oraz tryb postępowania z dokumentami,
zasady podpisywania pism i używania pieczątek w toku bieżącej pracy,
zawiera wzory dokumentów i narzędzi pomocniczych (np. wzór książki korespondencyjnej, czy spisu spraw).
Dodatkowe regulaminy, wewnętrzne wypracowane procedury:
określające sposób wykonywania przez określone stanowiska organizacyjne czynności związanych z obiegiem pism,
celem ich jest przypisanie pracownikom pełnej odpowiedzialności w związku z wykonywaniem przez nich obowiązków.
W każdej firmie niezależnie od struktury występują podstawowe ogniwa obiegu dokumentacji. W każdej fazie pisma zatrzymują się w komórkach organizacyjnych, w których wykonywane są niezbędne czynności biurowe związane z obiegiem pisma. Komórki te nazywamy w obiegu pism punktami zatrzymania.
Każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności urzędowych związanych z jej załatwieniem.
kancelaria ogólna lub sekretariaty komórek organizacyjnych - przyjmuje pisma, rejestruje je, przedstawia kierownikowi, rozdziela pisma między komórki danej jednostki organizacyjnej, wysyła pisma na zewnątrz,
kierownik komórki organizacyjnej - rozdziela korespondencję, dokonuje dekretacji pism,
pracownik referent - załatwiający sprawę pod względem merytorycznym i formalnym,
kierownik lub inny pracownik – upoważniony do podpisania pisma.
W każdym punkcie zatrzymania wykonywana jest jedna lub kilka czynności, związanych z załatwieniem sprawy. Pismo w punkcie zatrzymania oczekuje krócej lub dłużej. W poszczególnych fazach obiegu pism i punktach zatrzymania wykonywanych jest wiele czynności manipulacyjnych.
Dobra organizacja obiegu pism jest niezmiernie ważna dla zapewnienia szybkiego i właściwego załatwienia spraw. Dlatego tak duże znaczenie ma instrukcja kancelaryjna, która między innymi określa obowiązujący system obiegu korespondencji.
Wszystkie te zagadnienia związane z korespondencją w przedsiębiorstwie reguluje instrukcja kancelaryjna, czyli zbiór przepisów wewnętrznych, regulujących sposób wykonywania przez wszystkie ogniwa organizacyjne przedsiębiorstwa czynności związanych z obiegiem pism oraz tryb formalnego postępowania z pismami i aktami.
zasady obiegu pism (podstawowe ogniwa obiegu, punkty zatrzymania itp.),
zasady przyjętego systemu kancelaryjnego,
czynności komórki pocztowej przedsiębiorstwa (sekretariatu, kancelarii) w przyjmowaniu i wysyłaniu pism,
tryb przesyłania i doręczania pism wewnątrz przedsiębiorstwa (poczta wewnętrzna),
tryb przeglądania i przydzielania pism do załatwienia,
tryb rejestracji i znakowania pism,
dopuszczalne formy załatwiania spraw,
zakres aprobaty wstępnej i uprawnienia do podpisu,
zasady terminowości i kontroli załatwiania spraw,
zasady przechowywania akt bieżących oraz tryb przekazywania akt do składnicy.
postanowienia wstępne (cel instrukcji, wyjaśnienie stosowanych pojęć, zasady obiegu pism i podziału akt),
przepisy szczegółowe dotyczące trybu postępowania z pismami i aktami (przyjmowanie pism, otwieranie i sprawdzanie, rozdzielanie i doręczanie, przeglądanie i przydzielanie do załatwienia, właściwej osobie lub komórce rejestrowanie spraw i znakowanie pism, aprobata, podpisywanie wysyłanie),
przepisy specjalne (postępowanie w przypadkach szczególnych, terminowość spraw, kontrola załatwiania itp.).
Ponadto do instrukcji kancelaryjnej załącza się schemat obiegu pism, wykaz akt oraz wzory stosowanych druków i formularzy (np. pieczątki wpływu, kontrolki wpływu ważniejszych przesyłek, karty spisu spraw, karty doręczeń przesyłek kurierskich i przesyłek pocztowych itp.). Instrukcję kancelaryjną wprowadza w życie zarządzenie wewnętrzne dyrektora instytucji. Rzeczą istotną dla zapewnienia należytego przestrzegania przepisów instrukcji kancelaryjnej jest wyznaczenie jednej komórki funkcjonalnej (np. działu organizacji lub administracyjno-gospodarczego w przedsiębiorstwie), a w niej ściśle określonej osoby odpowiedzialnej za nadzór nad przestrzeganiem przepisów instrukcji.
Ustalony instrukcją kancelaryjną sposób wykonywania czynności związanych z obiegiem pism nazywamy systemem kancelaryjnym. Wyróżniamy trzy rodzaje systemów kancelaryjnych:
System dziennikowy występuje w dwóch odmianach: jako system dwudziennikowy i jednodziennikowy. Opiera się na ciągłej rejestracji. Jest prosty, lecz bardzo pracochłonny i hamuje sprawny obieg dokumentów. Zaletą systemu jest możliwość kontroli pisma w każdej fazie załatwiania sprawy.
System bezdziennikowy ogranicza się do rejestracji konkretnych spraw. Jest to system nowocześniejszy, przyspiesza obieg pism w porównaniu z systemem dziennikowym, ponieważ zmniejsza liczbę rejestracji i pokwitowań w poszczególnych komórkach, do których pismo trafia. Warunkiem stosowania tego systemu jest opracowanie prawidłowego regulaminu organizacyjnego, określającego ściśle zakresy działania poszczególnych komórek organizacyjnych lub stanowisk pracy, a ponadto stworzenie wykazu akt ułatwiającego przechowywanie, oznaczanie i odszukiwanie pism.
System mieszany łączy pewne elementy systemu dziennikowego i bezdziennikowego. W niektórych jednostkach organizacyjnych pisma wpływające rejestrowane są w dzienniku podawczym zaś pisma przysyłane rejestrowane są tylko w książce pocztowej.
Organizacja obiegu pisma powinna umożliwiać kontrolę załatwiania pisma w każdej fazie obiegu. Na zasady przepływu informacji w formie pisemnej, czyli tzw. obiegu dokumentów, składają się:
przyjmowanie dokumentów,
załatwianie sprawy,
wysyłanie dokumentów,
właściwe ich przechowywanie.
Korespondencja do danej jednostki organizacyjnej wpływa różnymi kanałami, dostarczana z urzędu pocztowego przez doręczycieli, dostarczania lub odbierana przez gońców, a także dostarczana bezpośrednio przez interesantów. Pisma wpływające do jednostki organizacyjnej przyjmuje kancelaria
i porządkuje je.
Przyjmując pisma kancelaria wykonuje następujące czynności:
sprawdza czy pismo nie zostało mylnie skierowane,
otwiera korespondencję i ponownie sprawdza czy pismo zostało właściwie skierowane,
sprawdza zgodność załączników z ilością wyszczególnioną w piśmie.
Otrzymywane przez kancelarię pisma zwykle kierowane są do komórek organizacyjnych bez kopert. Wyjątek stanowią te pisma, które nie posiadają daty lub adresu nadawcy. W tych wypadkach kopertę dołącza się do pisma, gdyż jest ona źródłem brakujących informacji.
Kancelaria oprócz korespondencji zwykłej przyjmuje przesyłki wartościowe, poufne i tajne. Przy przyjmowaniu pism poufnych, które przesyła się w podwójnych kopertach kancelaria po otwarciu koperty stwierdza, że pismo jest podwójnie kopertowane. Koperta druga opatrzona jest informacją „poufne” oraz dla kogo pismo jest przeznaczone. Nie otwiera się drugiej koperty, lecz przekazuje ją adresatowi.
Kancelaria dokonując rozdziału pism analizuje treść sprawy i na tej podstawie dzieli korespondencję pomiędzy komórki organizacyjne. Każda komórka organizacyjna ma w kancelarii swoją teczkę. Czynności związane z rozdziałem pism i nanoszeniem na nich informacji dotyczących terminu i sposobu ich załatwienia nazywa się dekretowaniem pism.
Pracownik po otrzymaniu spraw do załatwienia zapoznaje się z ich treścią. Następnie dokonuje rejestracji w spisie spraw dołączonych do teczki. Po opracowaniu sprawy pracownik przedstawia sposób załatwiania sprawy kierownikowi w celu uzyskania aprobaty.
Pismo wpływające do danej jednostki organizacyjnej powinny być załatwiane terminowo i w określonej formie. Ustala się terminy załatwiania sprawy oraz terminy powrotu do spraw. Wyróżnia się dwie formy załatwienia spraw: ustną i pisemną
Sprawy załatwione przez pracownika w formie pisemnej po uzyskaniu ostatecznej aprobaty sporządzeniu maszynopisu przeznaczone są do wysłania. W tym celu pracownik przekazuje pismo do kancelarii lub sekretariatu. Kancelaria w związku z wysyłką pism sprawdza poprawność formalną pisma, w wypadku stwierdzenia braków kancelaria uzupełnia je lub zwraca pismo pracownikowi w celu dokonania uzupełnień. Poprzez odciśnięcie na kopii odpowiedniego stempla z datą wysłania stwierdza wysłanie pisma.
Pisma wartościowe, polecone, wysłane za pokwitowaniem kancelaria wpisuje do specjalnej pocztowej książki nadawczej lub książki doręczeń. Kancelaria również adresuje koperty, przystawia pieczątkę nadawcy, nakleja znaczki, wpisuje znak pisma na kopercie. Jeżeli pisma wysyłane są drogą pocztową za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, przypina się do koperty odpowiednio wypełniony formularz. Przy większej ilości pism skierowanych do tego samego adresata wysyła się je w jednym opakowaniu lub w jednej kopercie. W fazie wysyłania pism, aby uniknąć czynności pracochłonnych takich, jak naklejanie znaczków, stosuje się maszynę do frankowania, która w miejsce znaczka wbija opłatę pocztową.
Miejsce przechowywania akt zależy od tego, czy sprawa jest w toku załatwiania, czy też została już załatwiona. Akta spraw w toku załatwiania przechowywane są przez praco-wnika załatwiającego sprawę lub przez kancelarię. Pracownik przechowuje akta sprawy w kolejności ich wpływu.
Akta sprawy znajdują się na wierzchu, zaś akta nowe na spodzie. Wyjątek stanowią akta spraw pilnych, które są na wierzchu i załatwiane są w pierwszej kolejności. Kancelaria prowadzi terminarze, w których odnotowuje terminy powrotu do sprawy. Po upływie tych terminów przekazuje się akta spraw pracownikowi w celu ostatecznego załatwienia. Akta spraw załatwionych wracają do kancelarii. Zazwyczaj raz do roku kancelaria przekazuje akta spraw załatwionych do archiwum. Zanim akta przekaże się do archiwum nadaje się im kategorię archiwalną, która oznacza okres przechowywania akt w zależności od ich wartości historycznej i użytkowej. Akta mogą być wypożyczane z archiwum. W miejsce wypożyczonych akt sporządza się kartę zastępczą, która zawiera: dzień wypożyczenia akt, nazwę teczki, kategorię archiwalną, imię i nazwisko osoby wypożyczającej.
Wszystkie dokumenty powinny być w odpowiedni sposób zbierane, porządkowane, gromadzone, przechowywane, oraz oznaczane w czasie obiegu. Każde pismo dotyczące sprawy powinno być przechowywane w teczce spraw (teczce aktowej).
Aby obieg pisma był jak najbardziej racjonalny, należy kierować się następującymi zasadami:
liczba punktów zatrzymania, przez które pismo przechodzi podczas obiegu, powinna być jak najmniejsza i ograniczona tylko do niezbędnych,
obieg pisma powinien być zgodny z trybem załatwiania sprawy,
droga obiegu pisma, od momentu jego wpływu do momentu wysłania odpowiedzi, powinna być jak najkrótsza,
pismo powinno przechodzić przez dany punkt zatrzymania tylko jeden raz,
aby skrócić czas wykonywania czynności manipulacyjnych należy stosować środki techniczne.
Racjonalny obieg pism zależy ponadto od spełnienia innych warunków:
właściwego podziału zadań i czynności,
wprowadzenia zasady decentralizacji prawa decyzji i podpisu,
doboru pracowników o kwalifikacjach, które odpowiadają pełnionym przez nich funkcjom,
zapewnienia dobrych warunków pracy,
właściwego rozwiązania łączności wewnątrz pomieszczeń biurowych,
doboru odpowiednich narzędzi pracy.
Racjonalny obieg dokumentów zależy od doboru właściwego systemu kancelaryjnego.
metody sporządzania, grupowania i przechowywania akt,
metody rejestrowania oraz znakowania pism i akt sprawy.
Obieg pism można przyspieszyć przez skrócenie czasu przetrzymywania i zmniejszenie liczby punktów zatrzymania. Skrócenie czasu przetrzymywania pisma zależy od pilności i sumienności konkretnego referenta, zaś zmniejszenie punktów zatrzymania – od kierownictwa instytucji.