Jak obliczać urlopy?

O tym, jak długo pracownik zabawi na urlopie wypoczynkowym decydują przede wszystkim: staż pracy, wykształcenie, wymiar czasu pracy oraz etap w karierze zawodowej.

Ile się należy

Zgodnie z kodeksem pracy wymiar urlopu wynosi:

• 20 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat

• 26 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat

Przy obliczaniu należnego urlopu należy pamiętać, iż maksymalny wymiar nie może przekroczyć 20 lub 26 dni w roku.

ZOBACZ TAKŻE:
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowyDo okresu zatrudnienia, od którego zależy prawo do urlopu i wymiar urlopu, wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy.

W przypadku jednoczesnego pozostawania w dwóch lub więcej stosunkach pracy wliczeniu podlega także okres poprzedniego niezakończonego zatrudnienia w części przypadającej przed nawiązaniem drugiego lub kolejnego stosunku pracy.

Przy ustalaniu wymiaru urlopu bierze się pod uwagę także czas nauki. I tak, zgodnie z przepisami kodeksu, do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się z tytułu ukończenia:

1. zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej - przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata,

2. średniej szkoły zawodowej - przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat,

3. średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych - 5 lat,

4. średniej szkoły ogólnokształcącej - 4 lata,

5. szkoły policealnej - 6 lat,

6. szkoły wyższej - 8 lat.

Okresy nauki nie podlegają sumowaniu.

Jeśli pracownik jednocześnie pracował i studiował, do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się bądź okres zatrudnienia, bądź okres nauki, w zależności od tego, co jest korzystniejsze dla pracownika.

Ważne zasady

Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Jeśli więc dniami pracy dla konkretnego pracownika są np. sobota i niedziela, to urlopu udziela się właśnie w te dni. UWAGA!
Do obliczeń przyjmuje się, że 1 dzień urlopu = 8 godzin pracy

Pamiętaj! Udzielenie urlopu na część dnia dopuszczalne jest jedynie w przypadku, gdy pozostała do wykorzystania część urlopu jest niższa, niż pełny dobowy wymiar czasu pracy w dniu, na który ma być udzielony urlop.

Pierwsza praca

Pierwszy urlop liczy się w sposób odmienny niż każdy kolejny urlop. Pracownik-debiutant nabywa prawo do pierwszego urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku.

Urlop rośnie więc po każdym kolejnym miesiącu pracy, aż do końca roku kalendarzowego, w którym pracownik podjął pracę po raz pierwszy.

Od 1 stycznia następnego roku pracownik nabywa prawo do kolejnego urlopu już na zasadach ogólnych.

Przykład

Ile dni urlopu wypoczynkowego przysługuje pracownikowi, który 10 stycznia 2004 r. podjął swoją pierwszą w życiu pracę i został zatrudniony w wymiarze 3/4 etatu, a następnie rozwiązano umowę o pracę z dniem 31 marca 2004 r.? Zgodnie z obecnym brzmieniem art.153 Kodeksu pracy, pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Natomiast prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym. Jeśli pracownik jest zatrudniony na 3/4 etatu i ma prawo do 20 dni urlopu to - zgodnie z art.154(2) Kodeksu pracy - wymiar przysługującego mu urlopu wypoczynkowego wynosi 15 dni (3/4 x 20 dni). Zatem, z upływem każdego miesiąca pracy pracownik ten nabywa prawo do 1,25 dnia urlopu (15 dni x 1/12). W sytuacji kiedy pracownik podjął pierwszą pracę w ramach umowy o pracę z dniem 10 stycznia 2004 r., a następnie doszło do rozwiązania tej umowy z dniem 31 marca 2004 r. przysługuje mu urlop wypoczynkowy w wymiarze 2,5 dnia (2 miesiące x 1,25 dnia), nie ma bowiem podstaw prawnych, aby w tym przypadku zaokrąglać w górę niepełny dzień urlopu. W omawianej sytuacji, przy udzielaniu urlopu wypoczynkowego będzie miał zastosowanie przepis art.154(2) § 4 Kodeksu pracy, który stanowi, że udzielenie pracownikowi urlopu w dniu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy jest dopuszczalne jedynie w przypadku, gdy część urlopu pozostała do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony urlop

Zmiana pracodawcy

Jeśli pracownik nie przepracuje całego roku, urlop nalicza się w proporcji do okresu pracy u danego pracodawcy.

W zależności od tego, czy pracownik rozstaje się z firmą czy też podejmuje pracę u nowego pracodawcy, przysługuje mu urlop:

1. u dotychczasowego pracodawcy - w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze

2. u kolejnego pracodawcy - w wymiarze:

- proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego - w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego,

- proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym - w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego.

Jeśli pracownik wykorzystał u dotychczasowego pracodawcy urlop w wymiarze wyższym niż okres, w jakim u niego pracował - kolejny pracodawca zaniża odpowiednio wymiar urlopu. Pamiętać należy, iż łączny wymiar urlopu w danym roku nie może być niższy niż wynikający z okresu przepracowanego w tym roku u wszystkich pracodawców.

Przykład
Pracownik 4 maja 2006 r. zmienił pracę. Jako osoba z 12 letnim stażem ma prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego. Od 1 stycznia do 3 maja pracował w firmie A, natomiast od 4 maja podjął pracę w firmie B. W tym przypadku, w firmie A przysługiwał mu urlop w wymiarze 11 dni, natomiast w firmie B - pozostałe 15 dni.

Takie same zasady obliczania urlopu proporcjonalnego dotyczą pracownika, który nową pracę podjął w ciągu innego roku kalendarzowego niż rok, w którym ustał jego stosunek pracy z poprzednim pracodawcą.

Urlop proporcjonalny jak u „kolejnego pracodawcy" nalicza się także osobom powracającym do pracy u dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego po trwającym co najmniej 1 miesiąc okresie:

1. urlopu bezpłatnego,

2. urlopu wychowawczego,

3. odbywania zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, okresowej służby wojskowej, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych,

4. tymczasowego aresztowania,

5. odbywania kary pozbawienia wolności,

6. nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Jeżeli okres ww. nieobecności przypada po nabyciu przez pracownika prawa do urlopu w danym roku kalendarzowym, wymiar urlopu pracownika powracającego do pracy w ciągu tego samego roku kalendarzowego ulega proporcjonalnemu obniżeniu, chyba że przed rozpoczęciem tego okresu pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze.

Pamiętaj

Przy ustalaniu wymiaru urlopu proporcjonalnego kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi. Niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca. Jeżeli ustanie stosunku pracy u dotychczasowego pracodawcy i nawiązanie takiego stosunku u kolejnego pracodawcy następuje w tym samym miesiącu kalendarzowym, zaokrąglenia do pełnego miesiąca dokonuje dotychczasowy pracodawca. Niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia. Wymiar urlopu należny pracownikowi w danym roku kalendarzowym nie może przekroczyć wymiaru podstawowego.

Niepełny etat

Ilość dni urlopowych dla niepełnoetatowca ustala się proporcjonalnie do wymiaru jego czasu pracy, przyjmując za podstawę odpowiednio 20 lub 26 dni. Niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.

Przykład

Zatrudniam pracownika na 1/4 etatu, który pracuje 5 dni w tygodniu po 2 godziny dziennie. Wiem, że 1 dzień urlopu = 8 godzin pracy. Czy to prawda, że pracownik ten korzystając z przysługujących mu 7 dni urlopu (ponad 10-letni staż pracy) faktycznie będzie mógł być nieobecny w pracy przez 28 dni? Zgodnie z art. 154-2 Kodeksu pracy urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Przy udzielaniu urlopu jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy. Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika; niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia (art. 154 § 2 Kodeksu pracy). Tak więc urlop pracownika, o którym mowa wyżej, wynosi 7 dni (1/4 x 26 = 6,5, co po zaokrągleniu daje 7 dni), co stanowi 56 godzin urlopu (7 dni x 8 godzin = 56 godzin). Biorąc pod uwagę rozkład czasu pracy tego pracownika, każdy dzień urlopu spowoduje odpisanie z puli urlopowej 2 godzin urlopu. Wykorzystanie więc całego przysługującego urlopu oznaczać będzie rzeczywiście 28 dni nieobecności w pracy (56 godzin: 2 godz./dziennie = 28 dni).

Zmiana etatu w ciągu roku

Wszelkie zmiany w wymiarze czasu pracy wpływają bezpośrednio na uprawnienia urlopowe pracownika. Jeśli w ciągu roku pracownik z pełnego etatu przejdzie na pół etatu - należy odpowiednio przeliczyć należne mu dni urlopowe.

Przykład

Pracownikowi zatrudnionemu na 1/2 etatu zwiększono od 1 marca 2004 r. wymiar czasu pracy na 3/4 etatu. Jak należy prawidłowo obliczyć wymiar urlopu wypoczynkowego tego pracownika. Jak postąpić w odwrotnej sytuacji, tj. gdy pracownik był zatrudniony w większym wymiarze czasu pracy, a następnie ten wymiar został zmniejszony? Pracownik ma prawo do 20 dni urlopu wypoczynkowego. Ustalenia wymiaru przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego - w sytuacji, kiedy pracownik zatrudniony jest w niepełnym wymiarze czasu pracy i w ciągu roku kalendarzowego następuje zwiększenie wymiaru jego etatu - należy dokonać w ten sposób, że oddzielnie obliczamy wymiar przysługującego urlopu za okres, kiedy pracownik zatrudniony był na 1/2 etatu, a oddzielnie za okres zatrudnienia w wymiarze 3/4 etatu. Wobec tego za okres od stycznia do lutego pracownikowi przysługuje urlop w wymiarze 2 dni (2/12 x 10 dni = 1,66), a za okres od marca do grudnia - 13 dni (10/12 x 15 dni = 12,5), czyli w całym roku kalendarzowym pracownikowi będzie przysługiwał urlop w wymiarze 15 dni. W odwrotnej sytuacji tj., jeśli pracownikowi zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy w trakcie roku kalendarzowego zmniejszono wymiar czasu pracy - przy obliczaniu wymiaru przysługującego mu urlopu należy stosować powyżej opisaną zasadę i również oddzielnie ustalać wymiar urlopu dla okresu zatrudnienia w wyższym, a następnie oddzielnie dla okresu zatrudnienia w niższym wymiarze czasu pracy.

Urlop uzupełniający
Pracownikowi, który wykorzystał urlop za dany rok kalendarzowy, a następnie uzyskał w ciągu tego roku prawo do urlopu w wyższym wymiarze (przekroczył 10letni staż pracy) - przysługuje 6 dniowy urlop uzupełniający (26 - 20 = 6 dni).

Niezależnie od tego, w którym miesiącu pracownik nabywa prawo do dodatkowych 6 dni - urlop uzupełniający będzie miał zawsze taki sam wymiar. Identyczny urlop uzupełniający otrzyma pracownik, który nabył do niego prawo w czerwcu oraz pracownik, który takie prawo uzyskał dopiero w grudniu danego roku.

Przykład
Pracownik miał 9 lat i 11 miesięcy stażu uprawniającego do urlopu, a więc przysługiwał mu urlop w wymiarze 20 dni. Urlop ten wykorzystał w całości. W listopadzie 2006 roku przekroczył granicę 10 letniego stażu i nabył tym samym prawo do urlopu uzupełniającego. Pod koniec 2006 roku pracownik mógł wykorzystać dodatkowe 6 dni urlopu uzupełniającego.

Urlop uzupełniający nie pojawi się, gdy pracownik do dnia przekroczenia 10 letniego stażu nie wykorzysta całego urlopu w niższym wymiarze. W takiej sytuacji pracownik nabędzie po prostu prawo do 26-dniowego urlopu wypoczynkowego.