Jak obliczyć ekwiwalent za urlop?

1. Ustalenie podstawy ekwiwalentu

składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględniamy w
wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu, zmienne składniki za okresy
jednomiesięczne przyjmujemy w średniej wysokości z trzech ostatnich miesięcy (pod uwagę
bierzemy składniki z trzech ostatnich miesięcy, poprzedzających miesiąc, w którym ustalana jest
kwota ekwiwalentu). Do takich składników wynagrodzeń należą składniki, wypłacane nie rzadziej
niż raz na miesiąc, np. prowizje, premie miesięczne itp., ale również wynagrodzenie za pracę w
godzinach nadliczbowych bądź wynagrodzenie za pracę w porze nocnej.
Składniki przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, w średniej wysokości z ostatnich 12
miesięcy. Do składników wynagrodzeń należą premie kwartalne lub roczne.

2. Określenie współczynnika urlopowego

od liczby dni w danym roku kalendarzowym odejmujemy łączną liczbę przypadających w danym
roku niedziel i świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie
pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzielimy przez 12.

w roku 2013 współczynnik wynosi 20,92.

Współczynnik służący do obliczenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu jest określony odrębnie w
każdym roku kalendarzowym.

Ważne: Ustalony dla danego roku współczynnik stosuje się przy ustalaniu ekwiwalentu,
do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku, bez względu na to, czy jest to
urlop zaległy, czy bieżący.

Dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, współczynnik urlopowy ustala
się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, przykładowo:
dla 1/2 etatu 10,46

dla 3/4 etatu 15,69

dla 1/4 etatu 5,23

dla 1/3 etatu 6,97

3. Obliczenie ekwiwalentu za 1 dzień urlopu

podstawę ekwiwalentową dzielimy przez wcześniej ustalony współczynnik. Przy obliczaniu
ekwiwalentu za urlop osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy współczynnik
ekwiwalentowy ulega proporcjonalnemu pomniejszeniu w stosunku do etatu.

4. Obliczenie ekwiwalentu za 1 godzinę urlopu

bez względu na to, czy pracownik zatrudniony na część etatu pracuje – zgodnie z obowiązującym
go rozkładem czasu pracy – po 4, 5 czy 6 godzin na dobę, kwotę ekwiwalentu za 1 dzień urlopu
należy dzielić przez osiem godzin.

5. Wyliczenie wysokości należnego ekwiwalentu za urlop

otrzymaną stawkę godzinową mnożymy przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

Przykład

Pracownik był zatrudniony na cały etat, w okresie od 01.10.2013 do 31.12.2013, miał ustalone
wynagrodzenie 1800 zł brutto. Pracownikowi pozostało 5 dni niewykorzystanego urlopu. Jaki
ekwiwalent pieniężny będzie mu przysługiwał?

Pracownik ma określone wynagrodzenie w stawce miesięcznej w stałej wysokości, przy ustalaniu
ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy uwzględnia się składniki wynagrodzenia w wysokości należnej
w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu.

Obliczenie ekwiwalentu:

Podstawa ekwiwalentu: 1800 zł

należy obliczyć wysokość wynagrodzenia za jeden dzień, kwotę tę dzielimy przez współczynnik
ekwiwalentowy , który w roku 2013 wynosi 20,92

1800 zł :20,92= 86,04 zł

Powyższa kwota to ekwiwalent za 1 dzień urlopu.

należy obliczyć wynagrodzenie pracownika za 1 godzinę pracy, dzielimy kwotę wynagrodzenia
pracownika za jeden dzień przez 8 godzin pracy:

86,04 zł : 8= 10,75 zł

ustalamy liczbę godzin urlopu:

5 dni urlopu x 8 godzin pracy = 40 godzin

obliczamy ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, mnożymy liczbę godzin urlopu przez kwotę
wynagrodzenia za 1 godzinę pracy:

40 x10,75 zł= 430,00 zł

Reasumując; pracownikowi za 5 dni niewykorzystanego urlopu należy wypłacić ekwiwalent w
wysokości 430,00 zł.

Przykład

Z pracownikiem rozwiązano umowę o pracę z dniem 31 marca 2013 roku. Przysługuje mu
ekwiwalent za urlop wypoczynkowy w wymiarze sześciu dni (48 godzin). Jak obliczyć ekwiwalent
jeżeli pracownik był zatrudniony na ¾ etatu pracę świadczył przez 5 dni w tygodniu po 6 godzin
dziennie, a jego pensja składa się ze stawki miesięcznej w stałej wysokości w kwocie 2 000 zł oraz
zmiennych premii miesięcznych?
Pracownik otrzymał następujące premie:
luty 2013r. – 500 zł
styczeń 2013r. – 600 zł
grudzień 2012r. – 400 zł

Do podstawy wymiaru ekwiwalentu za urlop ze zmiennych składników przyjmujemy przeciętną
wysokość premii miesięcznych (należy pamiętać że pod uwagę bierzemy składniki z trzech
ostatnich miesięcy, poprzedzających miesiąc, w którym ustalana jest kwota ekwiwalentu):

500 zł + 600 zł + 400 zł = 1 500 zł

1 500 zł : 3 miesiące = 500 zł

Ustalamy podstawę ekwiwalentu sumując stałe i zmienne składniki wynagrodzenia:

2 000 zł + 500 zł = 2 500 zł

Wysokość współczynnika przy zatrudnieniu na ¾ etatu:

20,92 x 3/4 etatu = 15,69

Obliczamy ekwiwalent za jeden dzień urlopu:

2 500 zł : 15,69 = 159,33 zł

Obliczamy ekwiwalent za 1 godzinę urlopu. Ekwiwalent za 1 dzień urlopu dzielimy przez 8 godzin:

159, 33 : 8 = 19,91 zł

obliczamy ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, mnożymy liczbę godzin urlopu niewykorzystanego
przez kwotę wynagrodzenia za 1 godzinę pracy:

48 x 19,91 zł = 955,68 zł

Pracownikowi należy wypłacić ekwiwalent za urlop w kwocie 955,68 zł.

Śmierć pracownika

W razie śmierci pracownika ekwiwalent za urlop niewykorzystany w roku, w którym stosunek pracy
wygasł, należy się małżonkowi oraz innym osobom uprawnionym do uzyskania renty rodzinnej po
zmarłym pracowniku. W razie zaś braku takich osób prawo do ekwiwalentu wchodzi do spadku (art.
631 § 2 k.p.).

Brak obowiązku wypłacenia ekwiwalentu

Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego w przypadku gdy strony
postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na
podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po
rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.

Podstawa prawna:

-Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie
szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za
czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

- Dz.U. 1998 nr 21, poz. 94