Ekwiwalent za urlop - za urlop czasami trzeba zapłacić
Gdy pracownik nie wykorzystał całego urlopu, a spisana z nim umowa właśnie dobiega końca - trzeba wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop.
[aktual. 25.08.2008]
Zgodnie z Kodeksem pracy, w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.
Pracodawca nie musi płacić ekwiwalentu, jeśli umówi się z pracownikiem, że urlop zostanie wykorzystany w czasie kolejnej umowy o pracę, zawartej bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę.
Ekwiwalentu nie płaci się także w przypadku skierowania pracownika do pracy za granicą czy powołania go do służby wojskowej albo do odbycia przeszkolenia wojskowego trwającego dłużej niż 3 miesiące.
UWAGA!
Ekwiwalent wypłaca się za bieżący oraz zaległy urlop
Pracodawca może uniknąć konieczności naliczania oraz wypłaty ekwiwalentu, jeśli wyśle pracownika na urlop w czasie trwania okresu wypowiedzenia. Udzielenie urlopu nie wymaga w tym przypadku zgody pracownika.
| Pamiętaj! |
|---|
| Pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu w dniu ustania stosunku pracy (rozwiązania lub wygaśnięcia). Pracodawca powinien wypłacić ekwiwalent w ostatnim dniu zatrudnienia. |
Sposób naliczania ekwiwalentu
Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy ustala się stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego. Zasady te znajdują się w rozporządzeniu z 8.01.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2, poz. 14 z późn. zm.).
| Schemat obliczania ekwiwalentu |
|---|
Krok pierwszy - ustalenie wynagrodzenia miesięcznego, od którego naliczany będzie ekwiwalent Krok drugi - ustalenie ekwiwalentu ze 1 dzień urlopu Sumę miesięcznych wynagrodzeń należy podzielić przez specjalny współczynnik (patrz niżej) Krok trzeci - ustalenie ekwiwalentu za 1 godzinę urlopu Wynik z kroku drugiego dzielimy przez 8 (8 godzin w ciągu dnia) Krok czwarty - ustalenie ekwiwalentu za urlop Ekwiwalent za jedną godzinę urlopu mnożymy przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego |
Jak wyliczyć podstawę
By prawidłowo wyliczyć ekwiwalent za urlop, należy w pierwszej kolejności ustalić miesięczne wynagrodzenie, które będzie podstawą do dalszych obliczeń.
Do ustalenia podstawy wymiaru ekwiwalentu bierze się pod uwagę następujące składniki wynagrodzenia:
- określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości - w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu
- przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, uzyskane przez pracownika w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu - w przeciętnej wysokości z okresu 3 miesięcy.
Jeżeli pracownik nie przepracował pełnych 3 miesięcy, stosuje się tzw. uzupełnienie podstawy: wynagrodzenie faktycznie uzyskane przez pracownika w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
- składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu.
Jeśli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, poprzedzający miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego, lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie - przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi przysługiwało takie wynagrodzenie.
| Przy obliczaniu ekwiwalentu nie bierze się pod uwagę: |
|---|
| 1. jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie, 2. wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju, 3. gratyfikacji (nagród) jubileuszowych, 4. wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy, 5. ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, 6. dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego, 7. wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, 8. nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej, 9. odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych, 10. wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy |
Współczynnik do ustalania ekwiwalentu
Współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu wyznacza się odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego.
Współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12.
Współczynnik urlopowy za rok 2008 jest identyczny, jak w roku 2007 i wynosi 21.
UWAGA! Urlop zaległy rozlicza się wg współczynnika właściwego w roku nabycia prawa do ekwiwalentu (ustania stosunku pracy), a nie wg współczynnika z roku, z którego pochodzi urlop
I tak, współczynnik na 2007 rok obliczymy w następujący sposób:
Liczba dni pracujących w 2007 roku:
365 - 52 niedziele - 52 dni wolne - 9 dni świątecznych = 252 dni
Współczynnik = 252/12 = 21
Współczynnik dla niepełnoetatowców pomniejsza się proporcjonalnie w stosunku do etatu. Np. w 2007 roku współczynnik wyniesie odpowiednio dla:
1/2 etatu - 10,5 (21/2)
1/3 etatu - 7 (21/3)
3/4 etatu - 15,75 (21/4x3)
| Przykład |
|---|
Pracownik, z którym umowa o pracę ulegnie rozwiązaniu z dniem 31 marca 2007 roku, posiada na swoim koncie zaległy urlop za lata: 2005 r. - 3 dni Pracownik otrzymuje: pensję zasadniczą: 3000 zł Krok pierwszy Wynagrodzenie miesięczne służące do ustalenia ekwiwalentu wyniesie: 3000zł + 200zł + [(500zł + 150zł + 450zł)/3] = 3200zł + 366,67zł = 3566,67zł Krok drugi 3566,67zł / 21* = 169,84zł Krok trzeci 169,84zł/8 = 21,23zł Krok czwarty 21,23zł x 288 = 6114,24zł 31 marca należy wypłacić pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop w kwocie 6114,24zł. *ponieważ pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu w 2007 roku - do obliczeń stosujemy współczynnik właściwy dla tego roku |