ORGANIZACJA RACHUNKOWOŚCI W FIRMIE- PYTANIA(ZAOCZNI VI 2011)
1) JAKIE ATRYBUTY WYRÓŻNIAJĄ RACHUNKOWOŚĆ OD INNYCH SYSTEMÓW ORGANIZACYJNYCH??
Zasadnicze atrybuty wyróżniające rachunkowość spośród innych systemów organizacji:
Jednostkowy charakter oznacza prowadzenie jej dla wyodrębnionych jednostek gospodarczych
Zastosowanie wartościowego miernika dla wyrażenia stanów i zdarzeń gospodarczych
Wykorzystanie metody bilansowej jako nadrzędnej metody rachunkowości
Posługiwanie się specyficznym narzędziem ewidencyjnym o nazwie „konto”
Funkcjonowanie kont w sposób zdeterminowany stopniem ich ogólności (zasada podwójnego zapisu w przypadku kont syntetycznych oraz zasada zapisu powtarzanego w przypadku kont analitycznych)
Prowadzenie ewidencji w sposób ciągły, z podziałem na okresy sprawozdawcze i lata obrotowe
Weryfikacja zgodności zapisów rachunkowych z rzeczywistością za pomocą inwentaryzacji.
2) CO OZNACZA TERMIN ORGANIZACJA RACHUNKOWOŚCI??
Organizacja rachunkowości – zespół sposobów umożliwiających uporządkowane powiązanie różnych czynności i urządzeń niezbędnych do realizacji procesu informacyjnego w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania rachunkowości w jednostce gospodarczej z uwzględnieniem jej specyficznych cech, możliwości technicznych, kadrowych oraz przy racjonalnym zaangażowaniu środków i nakładów pracy.
3) CO NALEŻY DO ORGANIZACJI PROCESU INFORMACYJNEGO W SYSTEMIE RACHUNKOWOŚCI??
Na organizację procesu informacji składa się organizacja następujących elementów:
Dokumentacji księgowej (rodzaje dokumentów, wystawianie, obieg, kontrola, przechowywanie)
Ewidencji księgowej (plan kont, forma, technika księgowa)
Inwentaryzacji i kontroli wewnętrznej
Sprawozdawczości (rodzaje, zasady sporządzania, badanie, zatwierdzanie)
4) ZASADY OGOLNEJ TEORII ORGANIZACJI STOSOWANE W RACHUNKOWOŚCI
W organizacji rachunkowości muszą być przestrzegane zasady ogólnej teorii organizacji:
Zasada planowania i kontroli
Zasada racjonalnego podziału pracy
Zgodnie z zasadą planowania i kontroli w ramach organizacji rachunkowości należy opracować:
Dokumentację zasad rachunkowości zawierającą m.in. plan kont oraz dokumentację systemu informacyjnego
Plan (instrukcje) dokumentacji księgowej i jej obiegu
Instrukcję i plan inwentaryzacji
Plan (instrukcję) sprawozdawczości
Schemat organizacji i plan podziału pracy działu rachunkowości
Z zasadą racjonalnego podziału pracy łączy się:
Wkomponowanie działu rachunkowości w schemat organizacji jednostki gospodarczej
Opracowanie schematu organizacji działu rachunkowości (struktura scentralizowana albo zdecentralizowana)
Podział pracy między komórki (stanowiska) działu rachunkowości
Równomierne rozłożenie czynności, aby nie nastąpiło spiętrzenie prac lub okresy „puste”
5) KTÓRE Z KRYTERIÓW OCENY RACHUNKOWOŚCI JEST WYMIERNE? (szczegółowość)
Kryteria oceny jakości organizacji rachunkowości:
Kryteria wymierne
Liczba przekrojów informacyjnych
Szybkość dostarczania informacji
Bezwzględna liczba zatrudnionych w dziale rachunkowości
Procentowy udział zatrudnionych w dziale rachunkowości w stosunku do ogółu zatrudnionych
Koszt utrzymania działu rachunkowości
Kryteria niewymierne
Szczegółowość informacji
Elastyczność informacji (możliwość i szybkość dostosowania do zmieniających się lub nowych potrzeb informacyjnych)
6) OPISZ SCHEMAT ORGANIZACJI
Schemat organizacji – wykres, na którym graficznie jest ukazana organizacja działu rachunkowości i jego komórek. Schematy organizacji pozwalają zobrazować strukturę działu rachunkowości, wykazać ewentualne zazębienia się lub blokowanie prac, brak koordynacji itp. Schemat organizacji pokazuje więzy podporządkowań i koordynacji ogniw działu rachunkowości oraz podział prac ewidencyjnych.
Przy opracowywaniu schematu organizacji muszą być przestrzegane następujące zasady:
Po pierwsze – należy usystematyzować wszystkie dane zgromadzone w wyniku analizy czynników wykonywanych w dziale rachunkowości
Po drugie – opracowuje się system z uwzględnieniem pożądanych zmian
Po trzecie – opracowany schemat porównuje się z obowiązującym do tej pory i wyciąga wnioski.
7)KTÓRE Z PODMIOTÓW MAJA OBOWIĄZEK PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH?
Księgi rachunkowe muszą obowiązkowo prowadzić, bez względu na limit przychodów:
spółki handlowe, takie jak:
spółki komandytowe
spółki komandytowo – akcyjne
spółki z o.o.
spółki akcyjne
jednostki organizacyjne działające na podstawie Ustawy Prawo Bankowe, przepisów o obrotach papierami wartościowymi, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej lub przepisów o organizowaniu i funkcjonowaniu funduszów emerytalnych.
Państwowe i samorządowe jednostki budżetowe, samorządowe zakłady budżetowe, państwowe fundusze celowe oraz jednostki samorządu terytorialnego i ich związki
Inne osoby prawne – przedsiębiorstwa państwowe, spółdzielnie, szkoły wyższe, fundacje
Jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, np. Lasy Państwowe.
Uregulowaniu ustawy stosuje się także do jednostek niewymienionych, jeżeli na wykonanie zleconych zadań otrzymały one dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetu jednostek samorządu terytorialnego lub funduszy celowych.
W tym przypadku księgi rachunkowe należy otworzyć od początku roku, w którym jednostka otrzymała dotacje lub subwencje. Jeżeli otrzyma w dniu 8 marca to księga powinna zostać otwarta 1 marca. Nie ma potrzeby zakładania ich wstecz, należy je założyć niezwłocznie.
Należy zwrócić uwagę na obwarowania prawne księgi rachunkowej przez osoby zagraniczne.
Osoby zagraniczne, oddziały i przedstawiciele przedsiębiorstw zagranicznych będą stosowały przepisy UoR w uwzględnieniem przepisów ustawy z dnia 2 lipca 2004 roku o swobodzie działalności gospodarczej.
Osobami zagranicznymi są osoby fizyczne nie posiadające obywatelstwa polskiego, a także osoby prawne z siedzibą za granicą oraz jednostki organizacyjne niebędące osobami prawnymi posiadające zdolność prawną z siedzibą za granicą.
Osoby zagraniczne z państw UE i gdzie są porozumienia pomiędzy państwami mogą prowadzić działalność gospodarczą jak osoby będące obywatelami (zasady swobody gospodarczej). Jeżeli ich przychody przekroczyły 1.200.000 € muszą prowadzić księgę rachunkową (osoby fizyczne). Oddziały wg UoR, bez względu na przychody.
Jeżeli mamy do czynienia z:
Osobami fizycznymi
Spółką cywilną osób fizycznych
Spółką jawną osób fizycznych
Spółka partnerską
Spółdzielniami socjalnymi
prowadzącymi działalność gospodarczą.
Jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produkcji i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wynosiły co najmniej równowartość w walucie polskiej 1.200.000 €.
Jest możliwe fakultatywne stosowanie przepisów UoR przez wymienione podmioty nawet gdy dochody netto ze sprzedaży będą niższe niż równowartość w walucie polskiej 1.200.000 €.
Kwoty euro przelicza się na walutę polską wg średniego kursu ogłoszonego przez NBP obowiązującego w dniu 30 września roku poprzedzającego rok obrotowy.
8) POLITYKA RACHUNKOWOŚCI FIRMY
Każda jednostka prowadząca księgę rachunkową musi posiadać określone zasady (politykę) rachunkowości, czyli wyodrębnione i stosowane w jednostce rozwiązania.
Polityka rachunkowości powinna określać m.in. rok obrotowy i wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze, zakładowy plan kont oraz zasady wyceny aktywów i pasywów.
Politykę (rachunkowości) bilansową można zdefiniować jako wszystkie przedsięwzięcia podejmowane w ciągu roku obrotowego i sporządzenie zamknięcia rocznego mającego na celu wpływ na ocenę adresata bilansu i skłonienia go do pożądanych zachowań.
Z definicji można wyodrębnić 3 aspekty:
Zamknięcie roczne jest instrumentem zaspokajającym potrzeby informacyjne różnych odbiorców
Istnieje potrzeba wykorzystania możliwości w zakresie prawidłowego wyboru reguł i zasad rachunkowości
Polityka bilansowa przestanie być realizowana tam gdzie przekroczone są granice legalności.
W UoR używa się pojęcia polityka rachunkowości, przez które rozumie się wybrane i stosowane przez jednostkę, odpowiednie do jej działań, rozwiązania dopuszczające przepisy ustawy, w tym także określone przez MSR 1 i zapewniające wymagalną jakość sprawozdania finansowego.
W MSR 8 „zasady rachunkowości, zmiany wartości szacunkowych i korygowanie błędów z rachunkowości określa się jako konkretne prawidła, metody, konwencje, reguły i praktyki przyjęte przez jednostkę gospodarczą przy sporządzaniu i prezentowaniu sprawozdań finansowych”.
Zakres polityki rachunkowości
Wszystko to co pokazane jest na wykresie zatwierdza kierownik jednostki.
9)CO POWINIEN ZAWIERAĆ DOWÓD ZAKWALIFIKOWANY DO UJĘCIA W KSIEGACH RACHUNKOWYCH?
10) CO OZNACZA TERMIN KSIĘGI RACHUNKOWE?
Definicja ksiąg podatkowych – rozumie się przez to księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.
11) Z CZEGO SKŁADA SIĘ KSIĘGA GŁÓWNA?
Księga główna – tworzona przez konta syntetyczne ujęte w zakładowym planie kont. Na kontach tych prowadzi się ewidencję operacji gospodarczych w porządku systematycznym zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Każda operacja zostaje tematycznie podporządkowana określonym kontom, na których kolejne operacje księguje się chronologicznie z powołaniem się na dowody księgowe. W księdze głównej są ujmowane operacje, które wcześniej lub jednocześnie zostały zarejestrowane w dzienniku. Konta księgi głównej stanowią podstawę sporządzenia obligatoryjnego sprawozdania finansowego, a także uzyskania innych potrzebnych informacji.
(Księgi pomocnicze (uzupełniające) – składają się z kont analitycznych, które z praktycznych względów prowadzi się w celu rozwinięcia i uzupełnienia zapisów w księdze głównej. Konta analityczne mają za zadanie dostarczyć informacji bardziej szczegółowych niż te, które zawarte są na kontach syntetycznych.)
12) W JAKI SPOSÓB POWSTAJĄ KONTA ANALITYCZNE?
Konta analityczne powstają w drodze poziomego podziału kont syntetycznych, do których są prowadzone.
Do jednego konta syntetycznego może być utworzone kilka zbiorów kont analitycznych, w zależności od przyjętych kryteriów podziału.
13) JAKIE SĄ ELEMENTY INSTRUKCJI INWENTARYZACJI)
Instrukcja inwentaryzacyjna zawiera podstawowe elementy:
Ogólne zasady prowadzenia inwentaryzacji
Wyszczególnione osoby odpowiedzialne za inwentaryzację
Zasady szkolenia przedinwentaryzacyjnego
Opis czynności związanych z przygotowaniem inwentaryzacji
Rodzaje dokumentacji inwentaryzacyjnej
Sposób przygotowania składników objętych inwentaryzacją
Zasady wyceny inwentaryzowanych składników
Zasady rozliczania różnic inwentaryzacyjnych
Z kolei problemy charakterystyczne dla danego roku ujmowane są w zarządzeniach kierownika jednostki, takich jak: zarządzenie o inwentaryzacji, plan inwentaryzacji, harmonogram inwentaryzacji.
14) TYPY I SPOSOBY INWENTARYZACJI
Sposoby przeprowadzania inwentaryzacji
UoR przewiduje 3 sposoby przeprowadzenia inwentaryzacji:
Spis z natury
Potwierdzenie prawidłowego stanu
Porównanie danych księgowych z dokumentacją
Sposób przeprowadzenia inwentaryzacji zależy od rodzajów składników aktywów lub pasywów będących przedmiotem procedury.
(typy)Formy inwentaryzacji
3 formy inwentaryzacji:
Pełna okresowa
Pełna ciągła
Niepełna (częściowa, wycinkowa, wyrywkowa)
Pełna inwentaryzacja okresowa
Polega na ustaleniu rzeczywistości, stanu wszystkich aktywów i pasywów
Stosowana dla potrzeb inwentaryzacji prowadzonej na dzień bilansowy
Inwentaryzacja roczna
Pełna inwentaryzacja ciągłą
Systematyczne ustalanie rzeczywistego stanu poszczególnych składników majątku
W różnych, planowo określonych terminach
W wyznaczonym okresie stan ten został ustalony dla wszystkich pozycji aktywów i pasywów
Inwentaryzacja niepełna
Ustalenie rzeczywistego stanu wybranych składników majątkowych na określony dzień
Formą tą inwentaryzowane są wyłącznie zapasy materiałów, towarów, półfabrykaty, WG
Inwentaryzacja niepełna znajduje zastosowanie:
Kontrolnego rozliczenia osoby odpowiedzialnej materialnie z powierzonych jej zasobów
Zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej
Oszacowaniu strat w wyniku zdarzeń losowych)
[sposoby wymienia UoR, a typy to te, które najczęściej stosuje się w praktyce]
15) CO OBEJMUJE SPIS Z NATURY?
Spis z natury obejmuje składniki, które można policzyć, zmierzyć lub zważyć, takie jak:
Aktywa pieniężne (z wyjątkiem tych zgromadzonych na rachunku bankowym)
ŚT (z wyjątkiem gruntów i ŚT trudno dostępnych!!!)
Nieruchomości zaliczane do inwestycji
Maszyny i urządzenia wchodzące w skład ŚT w budowie
Rzeczowe składniki aktywów obrotowych
Papiery wartościowe w postaci materialnej
Składniki będące własnością innych podmiotów powierzone jednostce w celu ich sprzedaży, przechowania, przetworzenia lub zużycia
16) NA PODSTAWIE CZEGO PRZEPROWADZANA JEST INWENTARYZACJA?
UoR, (prawo bilansowe??), polityki firmy i statutu firmy
17) KTO NIE POWINIEN WCHODZIĆ W SKŁAD KOMISJI SPISOWEJ?
Do komisji spisowej nie powinno się powoływać osób, które nie zapewniają bezstronności spisu, tj.:
Osób niemających kwalifikacji
Osób materialnie odpowiedzialnych za składniki objęte spisem
Pracowników działu księgowości, bo oni wiedzą ile powinno być w rzeczywistości
18) KTO ODPOWIADA ZA TRMINOWOŚĆ INWENTARYZACJI?
Art. 4 ust. 5 UoR zawiera zapis, że KIEROWNIK JEDNOSTKI ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru.
Kierownik jednostki może scedować odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury na inną osobę. Rozporządzenie o przeprowadzeniu spisu z natury może wydać tylko kierownik jednostki.
Żaden pracownik, w tym również główny księgowy, nie jest władny zarządzić przeprowadzenia spisu z natury. Natomiast już samo przeprowadzenie spisu z natury zwalnia kierownika jednostki od odpowiedzialności.
19) KTO MOŻE BYĆ KONTROLEREM?
Kontrolerami spisowymi mogą być:
Główny księgowy
Kierownik jednostki
Członek komisji inwentaryzacyjnej
Powołani kontrolerzy
Biegli rewidenci
Urzędy Kontroli Skarbowej
20) ZAKRES SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO
Zakres sprawozdania finansowego
Sprawozdanie finansowe składa się z:
bilansu
rachunku zysków i strat
informacji dodatkowej (wprowadzenia do sprawozdania oraz dodatkowe informacje i objaśnienia)
zestawienia zmian w kapitale własnym
rachunku przepływów pieniężnych
Ostatnie 2 elementy dotyczą banków, zakładów ubezpieczeniowych i zakładów reasekuracji, jednostek działających na podstawie przepisów o publicznym obrocie papierami wartościowymi i fundacjach powierniczych oraz przepisów o funduszach inwestycyjnych, jednostek działających na podstawie przepisów o organizowaniu i funkcjonowaniu funduszów emerytalnych, spółek akcyjnych i pozostałych jednostek, które w poprzednim roku obrotowym spełniły następujące warunki:
średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2.500.000 euro,
przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5.000.000 euro.
W przypadku spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółdzielni, przedsiębiorstw państwowych, kierownik jednostki sporządza wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym sprawozdanie z działalności jednostki.
Sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności jednostki sporządza się w języku polskim i w walucie polskiej. Dane liczbowe można wykazywać w zaokrągleniu do tysięcy złotych, jeżeli nie zniekształca to obrazu jednostki zawartego w sprawozdaniu finansowym oraz w sprawozdaniu z działalności.