KOMPUTEROWE WSPOMAGANIE PROCESÓW LOGISTYCZNYCH

ZAGADNIENIA EGZAMINACYJNE

1. Podstawowe funkcje kodów.

Funkcje kodów:

• numer identyfikacyjny – to symbol/kod za pomocą którego można jednoznacznie i bezbłędnie rozpoznać, określić i nazwać dane kodowane obiektu. Jest to numer niepowtarzalny dla danego obiektu, czyli ten sam kod nie może zostać dwukrotnie nadany

Kod identyfikacyjny powinien spełniać następujące wymagania:

- jednoznaczność – każdy z kodowanych obiektów powinien posiadać tylko jeden numer identyfikacyjny w ramach systemu kodowania

- niezmienność – kod identyfikacyjny powinien być tak długo nie zmieniany jak długo istnieje kodowany obiekt

• kody klasyfikacyjne – są to kody za pomocą których dany obiekt można przyporządkować do pewnej grupy (klasy) utworzonej zgodnej z podanymi kryteriami np: numery rejestracyjne , kod kreskowy, pesel

Klasę ustala się poprzez pewną liczbę wybranych cech charakterystycznych. Służy ona na wybraniu elementów, które posiadają pewne wyszczególnione cechy w logiczną całość, oraz w odróżnieniu ich od innych grup obiektów.

Przedmioty o takim samym symbolu identyfikacyjnym są jednakowe pod względem wyznaczonym (kodowanym) cech charakterystycznych, natomiast nie są identyczne

2. Przykład schematu kodowania.

3. Podstawowe elementy systemu informatycznego (wymienić, scharakteryzować).

• Sprzęt – zbiór składający się z urządzeń technicznych tj. komputer, monitor, router, kamera, itd.

• Oprogramowanie – dzielimy na:

  • Systemowe – pozwala na funkcjonowanie sprzętu i komunikacje (Windows, Linux, Android, Symbian)

  • Funkcjonalne – umożliwiają wprowadzanie danych, tworzenie plików (Word, Excel, itd.)

• Baza danych – organizacja zintegrowanych i zagregowanych zbiorów danych z pewnej dziedziny informacji, która pozwala na zaspokojenie potrzeb jednego lub wielu użytkowników. Dane są tak zorganizowane, że korzystanie z nich jest niezależne od oprogramowania, jak i od dysponowanego sprzętu – np. SQR

• Telekomunikacja - umożliwia pracę dwu lub wielu komputerów:

  • Sieci wewnętrzne

  • Sieci zewnętrzne (Internet )

• Ludzie – personel obsługujący system informatyczny, użytkownicy oraz osoby tworzące i programujące system

• Organizacja – sprawia, że poszczególne elementy systemu stanowią całość. Zawiera w sobie strategię rozwoju, politykę, reguły i zasady postępowania

4. Klasyfikacja systemów informatycznych zarządzania.

• systemy dziedzinowe – np. finansowo - księgowe (FK), kadrowo-płacowe (KP), gospodarki magazynowej (GM) – tylko w ograniczonym zakresie przydatne dla controllingu(np. FK - GMG, Rewizor GT, HMS/efka);

• oprogramowanie branżowe: koncentracja na wspomaganiu „codziennych” procesów typowych dla danej branży – równie_ mało przydatne dla controllingu (np. iPlan, Celina);

• oprogramowanie niezależne od branży: dobre funkcje controllingowe szczególnie w obszarze przetwarzania danych rzeczywistych; jednakże wysoka elastyczność (poprzez

parametryzowanie) w dopasowaniu do specyfiki branży (np. IFS, proALPHA, TETA, R3);

• specjalistyczne oprogramowanie do controllingu: problem organizacji do „systemu matki” poprzez to, analizy możliwe tylko na podstawie syntetycznych wartości wskaźnikowych;

• inne oprogramowanie specjalistyczne (np. systemy baz wiedzy, e-commerce): także problem utworzenia łącza; najczęściej mogą służyć tylko jako narzędzia dodatkowe;

5. Pojęcie zintegrowanego systemu informatycznego (ZSI).

Zintegrowany system informatyczny, to modułowo zorganizowany system informatyczny, obsługujący wszystkie obszary działalności przedsiębiorstwa począwszy od marketingu, poprzez techniczne przygotowanie produkcji.

Jest systemem, w którym:

• Użytkownik korzysta z własnej stacji roboczej i jest w stanie skorzystać z dowolnej funkcji systemu

• W obrębie całego systemu użytkownicy korzystają z jednakowego interfejsu

• Dane są wprowadzone do systemu tylko jeden raz i automatycznie się uaktualniają

Podstawowe cechy:

• Kompleksowość funkcjonalna-obejmuje wszystkie działy funkcjonowania organizacji

• Integracja danych i procesów (wewnątrz organizacji <pomiędzy jej modułami> i jej otoczeniem <poprzez EDI>

• Elastyczność strukturalna i funkcjonalna

• Otwartość- musi być tak zbudowany, aby można było go rozbudowywać i aby mógł się komunikować z innymi systemami

• Zaawansowanie merytoryczne- dostosowany do aktualnej wiedzy i narzędzi wykorzystywanych w organizacji

• Zaawansowanie technologiczne- zgodny z aktualnymi standardami sprzętowo-programowymi oraz możliwość przenoszenia na nowe platformy sprzętowe

• Zgodność z przepisami np. z Ustawą o rachunkowości

Korzyści ZIS:

- centralna baza danych, ogólna dla wszystkich

- brak konieczności wprowadzania danych wielokrotnie

-dostępność danych pomiędzy modułami

- automatyczne przekazywanie danych i inf. między modułami

- możliwość planowania finansowego we wszystkich możliwych przekrojach i analiza konsekwencji

6. System dedykowany, a system standardowy.

7. Pojęcie procesu produkcyjnego.

WEJŚCIE PROCES PRZETWARZANIA WYJŚCIE

Zestaw wzajemnie powiązanych zasobów, które przetwarzają stan wejściowy w wyjściowy

Logiczny ciąg czynności dostarczający klientowi określonego wyrobu zgodnego z jego wymaganiami

8. Model procesu produkcyjnego w przedsiębiorstwie handlowym.

ZAMÓWIENIA OBCE

9. Podstawowe funkcje modułu Zamówienia Obce (ZO) systemu Rekord.ERP.

• Zarządzanie kartoteką klientów

• Ewidencja zamówień

• Ewidencja i kalkulacja wstępna zapytań ofertowych zgłaszanych przez odbiorców

• Monitorowanie procesu obsługi zamówień

• Emisja elektroniczna potwierdzeń zamówień

10. Powiązania modułu ZO z pozostałymi modułami systemu Rekord.ERP.

11. Sposoby ustalanie ceny wyrobów/towarów handlowych.

Cennik:

• ogólny- w zakładce sprzedaż ustalane jest 6 cen podstawowych z możliwością przypisania ich do kontrahenta

• indywidualny- (dla konkretnego kontrahenta)- na dokumentacji handlowej możemy wprowadzić prostsze nazwy

• zasady cenowe- no rabaty powyżej konkretnej kwoty

• promocje- a pewien okres dla konkretnej grupy indeksów (%-pewien ciąg znaków) ustalenie określonej ceny dla jednego lub grupy kontrahentów

• kalkulacja ofertowa na podstawie TKW

12. Różnica pomiędzy ofertą i zamówieniem.

Oferta	Zamówienie
Przygotowana jako: Odpowiedz na zapytanie ofertowe potencjalnego klienta Oferta przygotowana przez dział handlowy w ramach akcji pozyskiwania nowych odbiorców	Potwierdzenie zamówienia jest zobowiązaniem przedsiębiorstwa do dostarczenia wyrobu lub realizacji usługi zgodnie z uzgodnionymi warunkami. W szczególnych przypadkach może istnieć konieczność podpisania umowy
13. Podstawowe elementy (informacje) jakie zawiera oferta, zamówienie
Powinna zawierać: cenę termin realizacji określenie wyrobu/ usługi – to co chcemy sprzedać oraz w jakiej ilości warunki dostawy (transportu) warunki płatności datę ważności (do kiedy obowiązuje) co? ile? za ile? kiedy? jak zapłacą? jak dostarczymy? do kiedy ważna oferta?	Powinno zawierać: to co w ofercie – termin obowiązywania,

ZAMÓWIENIA WŁASNE

14. Podstawowe funkcje modułu Zamówień Własnych (ZW) systemu Rekord.ERP.

Podstawowe funkcje:

• prowadzenie kartoteki kontrahentów

• prowadzenie kartoteki ofert od dostawców

• tworzenie zamówień zaopatrzeniowych

• monitorowanie realizacji zamówień zaopatrzeniowych

15. Powiązania modułu ZW z pozostałymi modułami systemu Rekord.ERP.

16. Wyjaśnić pojęcie zapotrzebowania zależnego i niezależnego.

Zapotrzebowanie zależne: Zapotrzebowanie wynikające z zapotrzebowania na wyroby wyższej złożoności. Powinno być szczegółowo wyliczone na podstawie relacji zapisanych w opisie struktury wyrobu.

Zapotrzebowanie niezależne: Zapotrzebowanie nie pozostające w związku z innymi zapotrzebowaniami na dany element, np. zapotrzebowanie na elementy przeznaczone na sprzedaż lub wynikające z potrzeb serwisu. Zapotrzebowanie to jest na ogół prognozowane. Niezależność zapotrzebowania rozumiemy także jako wynikającą z faktu, że zapotrzebowanie to powstaje poza przedsiębiorstwem (na rynku).

17. Różnica między zapotrzebowaniem zależnym i niezależnym od popytu.

W zapotrzebowaniu zależnym jedną z danych wejściowych jest zamówienie własne(np. na produkcje) lub zapotrzebowanie na towary wynikające z zamówień obcych (gdy jest zamówienie obce wtedy zamawiamy). Natomiast w zapotrzebowaniu niezależnym brane są pod uwagę tylko minimalne i normatywne stany magazynowe z KIM oraz stany magazynów z GM. (to co jest w magazynie i to co powinno być) W zaopatrzeniu zależnym zamawiamy tyle ile np. wynika z zamówień klientów, a w zaopatrzeniu niezależnym jak nam spadnie zapas do zapasu min, albo normatywnego to zamawiamy jakąś ilość (zawsze taką samą)

normalny

poziom

zapasów

min poziom

zapasów

czas

dostawa dostawa

18. Przykład danych wejściowych i wyników określania zapotrzebowania w układzie niezależnym od popytu.

Tworzenie zamówień zaopatrzeniowych w oparciu o zapotrzebowanie niezależne jest racjonalne, gdy towary są sprzedawane w sposób ciągły, regularny lub występuje konieczność utrzymywania określonego poziomu zapasów ze względu na cykl realizacji dostaw – cykl realizacji dostaw długi w porównaniu z cyklem realizacji zamówienia.

Dane wejściowe to Stany magazynowe z GM oraz Minimalne stany magazynowe na podstawie TPP (określane w KIM)

19. Omówić kartotekę potrzeb materiałowych MRP.

Pozycje zamówień obcych

(-)

(+)

Stany magazynowe KSM (+) Pozycje zamówień zaopatrzeniowych

20. Stan kartoteki potrzeb materiałowych (MRP) w kolejnych etapach realizacji procesu produkcyjnego w przedsiębiorstwie handlowym = przykład.

Charakterystyka towarów

Symbol	Min zapas	Zapas normalny	Min zamówienie	j.m.
T1	5	5	10	Szt.
T2	5	5	5	Szt.
T3	10	15	5	Szt.
T4	5	10	10	Szt.
T5	5	10	20

Stany magazynowe (KSM)

Symbol	Ilość	j.m.
T1	10	Szt.
T2	10	Szt.
T3	0	Szt.
T4	2	Szt.
T5	5	Szt.

Symbol	Stan	Planowany rozchód	Planowany przychód	Bilans
T1	10	0	0	10
T2	10	0	0	10
T3	0	0	0	0
T4	2	0	0	2
T5	5	0	0	5

Zamówienia od odbiorców

Zamówienie 1
T1
T2

Zamówienie 2
T3
T4

Zamówienie 3
T2
T5

Zapotrzebowanie?

Kartoteka potrzeb materiałowych

Symbol	Stan	Planowany rozchód	Planowany przychód	Bilans
T1	10	20	0	-10
T2	10	30	0	-20
T3	0	15	0	-15
T4	2	15	0	-13
T5	5	15	0	-10

Symbol	Stan	Planowany rozchód	Planowany przychód	Bilans
T1	10	20	15	5
T2	10	30	25	5
T3	0	15	30	15
T4	2	15	23	10
T5	5	15	20	10

Zaopatrzenie

T1 15szt.

T2 25szt.

T3 30szt.

T4 23szt.

T5 20szt.

Kartoteka MRP

PZ

Symbol	Stan	Planowany rozchód	Planowany przychód	Bilans
T1	25	20	0	5
T2	35	30	0	5
T3	30	15	0	15
T4	25	15	0	10
T5	25	15	0	10

T1 15szt.

T2 25szt.

T3 30szt.

T4 23szt.

T5 20szt.

Realizacja zamówień (WZ)

Symbol	Stan	Planowany rozchód	Planowany przychód	Bilans
T1	5	0	0	5
T2	5	0	0	5
T3	15	0	0	15
T4	10	0	0	10
T5	10	0	0	10

21. Wyjaśnić znaczenie (zadania) kartoteki ofert od dostawców (jakie zawiera podstawowe dane i do czego one służą).

Kartoteka Ofert dostawców wg indeksu zawiera w górnym oknie listę indeksów a w dolnym informacje o wszystkich ofertach dostawców na dany indeks.

Kartoteka Ofert dostawców wg dostawcy zawiera w górnym oknie listę dostawców a w dolnym informacje o wszystkich ofertach od danego dostawcy.

Oferty te można edytować:

Określając nazwę dostawcy lub skorzystać można z katalogu kontrahentów dostępnej po naciśnięciu przycisku … znajdującego się obok okienek wyboru.

Użytkownik może także dokonać wyboru typu poddostawcy jako kwalifikowanego, niekwalifikowanego, specjalnego itp., co umożliwia określenie kodów kontroli dostaw w zależności od typu dostawcy.

Konieczne jest również określenie pozycji dni dostawy (czas potrzebny na dostarczenie pozycji zamówienia od kontrahenta do odbiorcy, od momentu potwierdzenia zamówienia) oraz % udziału w dostawach ( dla indeksu zamawianego u kilku kontrahentów), gdyż informacje te są potrzebne dla systemu do obliczania punktów zamawiania.

22. Wyjaśnić pojęcie punktów zamawiania (algorytm , rysunek).

Stany magazynowe Zamówienia Zapotrzebowanie

towarów zaopatrzeniowe na towary

MRP Kartoteka ofert

towary dostawców

Punkt zamawiania

Zamówienie zaopatrzeniowe

Dostawca

GOSPODARKA MATERIAŁOWA

23. Podstawowe funkcje modułu Gospodarki Magazynowej (GM).

Funkcje:

-prowadzenie kartoteki kontrahentów

-wprowadzenie i archiwizacja dokumentów obrotu magazynowego

-ewidencja stanów magazynowych materiałów/towarów, detali, półfabrykatów, wyrobów z dokładnością do partii (ilościowa i wartościowa)

-przeprowadzenie inwentaryzacji

24. Scharakteryzować podstawowe dokumenty obrotu magazynowego.

• PZ - przyjęcie zewnętrzne.

Używany przy zakupie materiału oraz nieodpłatnym przyjęciu (wymagana adnotacja „nieodpłatne przyjęcie”). Dokument wystawiany w 3 sztukach (oryginał + 2 kopie), wystawiany przez odpowiedniego pracownika magazynu na podstawie faktury lub rachunku uproszczonego.

Oryginał – składany do działu księgowości

Kopia – dołączana do faktury

Druga kopia – pozostaje w aktach magazynu

Dokument powinien zawierać: pieczątkę i numer zakładu, nr dokumentu magazynowego, dokładny adres dostawcy oraz jego NIP i REGON, nr faktury VAT lub rachunku uproszczonego, dokładną nazwę materiału, otrzymana ilość, datę oraz podpis osób zarządzających przyjmowaniem materiałów.

• RW – ruch wewnętrzny.

Dokument potwierdzający wydanie materiałów na potrzeby wewnętrzne jednostek organizacyjnych przedsiębiorstwa. Wystawiany przez jednostkę pobierającą materiał.

Oryginał – dział księgowości

Kopia – magazyn wydający materiał

Druga kopia – osoba pobierająca

Jednostka pobierająca -> magazyn -> księgowość

Wystawiany dokument musi zawierać: nazwę materiału, ilość, jednostkę miary, nazwę jednostki pobierającej (pieczęć), oryginalny podpis osoby zatwierdzającej, źródło finansowania. Następnie magazyn uzupełnia dane: data wydania, numer magazynu, numer bieżący dowodu, indeks, jednostka miary, ilość wydana, podpis osoby wydającej. Dokumenty ułożone chronologicznie przekazywane są do działu księgowości przeważnie raz w miesiącu.

• PW- przyjecie wewnętrzne

Materiały, towary i produkty są przekazywane do magazynu

dokumentem Pw - przyjecie wewnętrzne.

Dokument wystawia tu mistrz odcinka produkcyjnego. Danymi, które wprowadza się:

- nazwa odcinka

- symbol

- nazwa wyrobu, materiału

- ilość

- typ zlecenia

- numer zlecenia

- data wprowadzenia

Dane o wyrobie, materiale, pobierane są z kartoteki wyrobów. Kontroli

ilościowej i asortymentowej dokonują pracownicy przyjmujący wyroby i

materiały.

• WZ – wydanie na zewnątrz.

Służy do udokumentowania:

- Rozchodu materiału przeznaczonego na sprzedaż,

- Rozchodu materiałów podlegających przerobowi we własnych jednostkach

organizacyjnych,

- Nieodpłatnego przekazania

Oryginał – dział księgowości

Kopia – odbiorca

Druga kopia – magazyn

Trzecia kopia wraz z zamówieniem – dział gospodarki materiałowej

Dokument powinien zawierać: dokładne dane jednostki lub osoby zamawiającej, nr magazynu, nazwę materiału, indeks, jednostkę miary, cenę, ilość podaną w zamówieniu, ilość wydaną przez magazyn, datę wystawienia dokumentu, podpisy osób odpowiedzialnych za wydanie.

• MM – przesunięcie międzymagazynowe.

Podstawowy dokument potwierdzający przemieszczenie materiałów pomiędzy magazynami.

Oryginał – dział księgowości

Kopia – magazyn wydający

Druga kopia – magazyn przyjmujący

Dokument powinien zawierać: symbol magazynu zdającego materiał, symbol magazynu przyjmującego materiał, dokładną nazwę materiału, ilość materiału, symbol PKWiU, jednostkę miary ,cenę i datę.

• ZW – zwrot materiałów.

Podstawa udokumentowania zwrotu materiału.

Powodem zwrotu może być:

• Pobranie materiału w ilości większej niż wymagana,

• Pomyłkowe pobranie niewłaściwego materiału, w efekcie zwrot,

Oryginał – dział księgowości

Kopia – dla jednostki zwracającej materiał

Druga kopia – przeznaczona dla magazynu

Dokument ten powinien zawierać następujące dane: pieczątka jednostki organizacyjnej zwracającej towar, numer magazynu przyjmującego materiał, numer kolejny dokumentu, nazwa materiału i jednostka miary, ilość materiału, indeks materiałowy, cena materiału, data i podpis osoby wystawiającej i zatwierdzającej ZW oraz osób odpowiedzialnych za magazyn.

25. Przykładowy schemat obrotu magazynowego w przedsiębiorstwie handlowym.

26. Znaczenie i cele inwentaryzacji.

Inwentaryzacja- porównanie rzeczywistych stanów magazynowych ze stanami w kartotekach/

Cele:

- doprowadzenie danych z ksiąg do zgodności z rzeczywistością

-rozliczanie osób materialnie odpowiedzialnych za stan magazynów

-w przypadku nieprawidłowości (niedobór/nadwyżka) określenie z czego wynikają i zapobieganie im.

27. Rodzaje różnic inwentaryzacyjnych i przykładowe powody ich powstawania.

Nadwyżka- występuje gdy stan faktyczny konkretnego składnika majątku jest większy od ilości i wartości wynikającej z dokumentacji i ewidencji(systemu).

Niedobór- jest odwrotnie.

Przykładowe powody powstawania:

- właściwości fizyko-chemiczne niektórych składników majątku (wysychanie, ulatnianie)

-niedokładności popełniane przy pomiarze przychodów i rozchodów

-zdarzenia losowe (pożar, kradzież)

- pomyłki pracowników

- dokumenty generowane automatycznie ustalane sa na podstawie normatywów (blade obliczenia systemu)