Fakturowanie

1. Kto i kiedy wystawia fakturę VAT

Cztery ogólne zasady wystawiania faktur VAT:

 Zasada nr 1. Prawo i obowiązek wystawienia faktury VAT posiada tylko podatnik, który został zarejestrowany przez naczelnika urzędu skarbowego jako „podatnik VAT czynny”.

 Zasada nr 2. Podatnik VAT czynny ma obowiązek wystawienia faktury VAT, która potwierdza dokonanie sprzedaży towarów i usług, w sytuacji gdy:

 miejscem opodatkowania czynności jest terytorium naszego kraju,

 miejsce opodatkowania czynności znajduje się poza terytorium naszego kraju, a dla tych czynności wystawca faktur nie został zarejestrowany jako podatnik VAT w innym kraju UE lub poza UE,

 Zasada nr 3. W obrocie krajowym obowiązek wystawienia faktury VAT nie wystąpi w przypadku, gdy sprzedaż została dokonana na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych. Wówczas faktura VAT jest wystawiana dopiero na żądanie tych osób. Wyłączenia tego nie stosuje się w przypadku sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju oraz wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu, które w każdym przypadku muszą być potwierdzone fakturami.

 Zasada nr 4. Jeżeli przed wydaniem towaru albo wykonaniem usługi podatnik otrzymał od podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą część należności (np. przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę na poczet dostawy towaru lub świadczenia usługi), to również ma obowiązek wystawienia faktury VAT, która potwierdza otrzymanie tej części należności. Od 1 grudnia 2008 r. podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur zaliczkowych z tytułu zaliczek na poczet wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów.

Szczegółowe zasady wystawiania faktur określa rozporządzenie Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 212, poz. 1337, dalej: rozporządzenie o fakturach).

2. Faktura VAT

Ustawa o VAT oraz rozporządzenia wykonawcze do tej ustawy nie wprowadziły powszechnie obowiązującego wzoru faktury VAT. Wskazują natomiast na elementy, które taka faktura musi posiadać.

Od 1 grudnia 2008 r. obowiązują nieco zmienione i złagodzone zasady wystawiania faktur VAT (wzór nr 9).

Wzór nr 9. Przykład faktury VAT od 1 grudnia 2008 r.

Faktura VAT powinna zawierać:

 imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,

 NIP sprzedawcy i nabywcy,

 numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”,

 dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury - a jeśli data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży. W przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury,

 nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

 miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług,

 cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),

 wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),

 stawki podatku VAT,

 sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług - z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu,

 kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług) - z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

 kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Poza wyżej wymienionymi elementami, które mają charakter obowiązkowy, sprzedawca może (lecz nie musi) określić w fakturze kwoty podatku dotyczące wartości sprzedaży poszczególnych towarów i usług wykazanych w tej fakturze. W takim przypadku łączna kwota podatku może być ustalona w wyniku podsumowania jednostkowych kwot podatku.

W dalszym ciągu sprzedawca, który wystawia fakturę VAT, nie musi podawać na niej NIP nabywcy, jeżeli faktura ta dotyczy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych.

NIP nabywcy nie jest również elementem obowiązkowym faktury, jeśli jest ona m.in. wystawiana:

 nabywcy eksportowanych towarów,

 uprawnionym przedstawicielstwom dyplomatycznym i urzędom konsularnym oraz członkom personelu tych przedstawicielstw i urzędów, a także innym osobom zrównanym z nimi na podstawie ustaw, umów lub zwyczajów międzynarodowych,

 nabywcy, na którego rzecz jest dokonywana sprzedaż: energii elektrycznej i cieplnej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 138 i 153 załącznika nr 3 do ustawy, tj. dostawy wody, wywozu nieczystości, a także świadczenia usług sanitarnych i pokrewnych.

2.1. Co się zmieniło w treści faktury od 1 grudnia 2008 r.

 

2.2. W jakich terminach należy wystawiać faktury VAT

Termin wystawienia faktury pozostał niezmieniony. Fakturę VAT wystawia się nie później niż 7. dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, a jeżeli podatnik określa na fakturze datę sprzedaży jako miesiąc i rok, wówczas fakturę należy wystawić nie później niż 7. dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży.

Dla niektórych rodzajów czynności § 11 rozporządzenia o fakturach określa inny termin wystawienia faktury VAT niż określony wyżej. Chodzi tu o te czynności, w stosunku do których ustawodawca określił szczególny moment powstania obowiązku podatkowego. W przypadkach określonych w art. 19 ust. 10 i ust. 13 pkt 1-5 i 7-11, a także ust. 16a i 16b ustawy o VAT fakturę wystawia się nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego i jednocześnie nie wcześniej niż 30. dnia przed powstaniem tego obowiązku.

Takie szczególne zasady udokumentowania dotyczą m.in.:

 świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiotelekomunikacyjnych, usług transportowych czy usług budowlanych, a także

 od 1 grudnia 2008 r. wydania towarów przez komitenta na rzecz komisanta oraz oddania gruntu w użytkowanie wieczyste.

Natomiast w przypadku, gdy podatnik świadczy usługi w zakresie:

 dostaw energii elektrycznej i cieplnej oraz gazu przewodowego,

 usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,

 usług w zakresie rozprowadzania wody, w zakresie gospodarki ściekami oraz wywozu i unieszkodliwiania odpadów, sanitarnych i pokrewnych

oraz zamieści na fakturze VAT informację, jakiego okresu rozliczeniowego ona dotyczy, wystawienie faktury VAT może nastąpić jeszcze wcześniej.

Jeżeli podatnik spełni obydwa warunki, tj. wykonuje ww. czynności i na fakturze wskaże okres rozliczeniowy, którego ta faktura dotyczy, to nie jest on ograniczony jakimkolwiek terminem początkowym wystawienia faktury. Wobec tego może ją wystawić nawet kilka miesięcy wcześniej.

3. Zaliczkowa faktura VAT

Otrzymanie zaliczki powoduje powstanie obowiązku podatkowego w VAT w dacie jej otrzymania. Wynika to z art. 19 ust. 11 ustawy o VAT, zgodnie z którym, jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi sprzedawca otrzymał część należności (w szczególności m.in. zaliczkę), to wówczas obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania tej części należności.

W sytuacji gdy stroną wpłacającą zaliczkę jest podmiot prowadzący działalność gospodarczą, podatnik ma obowiązek wystawienia faktury VAT, która dokumentuje otrzymanie części należności (wzór nr 10). Fakturę VAT powinien on wystawić w ciągu 7 dni, licząc od dnia, w którym otrzymał od klienta zaliczkę na poczet dostawy towarów lub wykonania usług. Przy czym obowiązek podatkowy z tego tytułu powstanie niezależnie od terminu wystawienia tej faktury. Otrzymanie zaliczki jest czynnością, która zobowiązuje do rozliczenia podatku należnego zawartego w otrzymanej kwocie w dacie powstania obowiązku podatkowego, tj. w dacie otrzymania należności.

Wzór nr 10. Faktura zaliczkowa

Nie każde otrzymanie zaliczki powoduje obowiązek wystawienia faktury VAT i rozliczenia podatku należnego. Otrzymanie zaliczki nie jest samoistną, odrębną czynnością podlegającą opodatkowaniu, lecz jest integralnie związane z czynnością opodatkowaną (dostawą towaru, świadczoną usługą), na poczet której została uiszczona.

W kontekście obowiązku opodatkowania otrzymanych zaliczek warto mieć na uwadze orzeczenie ETS z 21 lutego 2006 r. w sprawach połączonych: C-255/02 Halifax; C-223/03 University of Huddersfield; C-419/02 BUPA Hospitals, w którym Trybunał podkreślił, że z zaliczką opodatkowaną podatkiem VAT mamy do czynienia jedynie wtedy, gdy wszystkie elementy przyszłej dostawy czy usługi są już znane w chwili zapłaty zaliczki. Dla powstania obowiązku podatkowego przed faktycznym wykonaniem dostawy towarów lub świadczenia usług, wszelkie okoliczności mające znaczenie do zaistnienia obowiązku podatkowego w związku z przyszłym świadczeniem (w szczególności precyzyjne określenie przedmiotu takiej transakcji) muszą być znane już w momencie dokonania płatności zaliczkowej. Tym samym płatności za dostawy towarów i usług, które nie są określone w sposób wyraźny, nie podlegają opodatkowaniu VAT.

Przykład

Przedpłata dokonana (w kwocie ryczałtowej) na towary wskazane w sposób ogólny w wykazie, który może zostać w każdej chwili zmieniony za porozumieniem nabywcy i sprzedawcy - i z którego to wykazu nabywca może ewentualnie wybrać towary, na podstawie umowy, którą może on w każdej chwili jednostronnie rozwiązać (odzyskując w całości niewykorzystaną przedpłatę) - nie stanowi zaliczki podlegającej opodatkowaniu.

Faktura VAT, która potwierdza otrzymanie zaliczki podlegającej opodatkowaniu, powinna zawierać elementy wymienione w § 10 ust. 4 rozporządzenia o fakturach. Elementy faktury zaliczkowej wskazane w nowym rozporządzeniu pozostały niezmienione w stosunku do elementów tej faktury wymaganych na podstawie poprzedniego rozporządzenia.

Warto jednak zwrócić uwagę na daty. W wyniku zmian, które weszły w życie od 1 grudnia 2008 r., w przypadku wystawienia „zwykłej” faktury VAT, jeżeli data wystawienia faktury VAT i data sprzedaży są jednakowe - na fakturze uwzględniamy tylko datę wystawienia. Tymczasem podobna regulacja od dawna obowiązywała już przy dokumentowaniu otrzymanych zaliczek. Jeżeli data wystawienia faktury zaliczkowej pokrywa się z datą otrzymania zaliczki, to na fakturze podajemy tylko datę wystawienia. Gdy natomiast data otrzymania zaliczki i data wystawienia faktury są różne, to wówczas na fakturze zaliczkowej podajemy obie daty.

Wzór nr 11. Faktura końcowa

W przypadku faktur zaliczkowych zmiana, na którą trzeba zwrócić uwagę, wiąże się z dokumentowaniem zaliczek otrzymanych na poczet wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. Zgodnie z § 10 ust. 2 rozporządzenia o fakturach, w przypadku otrzymania części lub całości należności przed dokonaniem WDT podatnik może (ale nie musi) wystawić fakturę potwierdzającą otrzymanie tej należności. Jeżeli podatnik, mimo braku takiego obowiązku, wystawi fakturę, to czynność ta spowoduje powstanie obowiązku podatkowego.

4. Faktura VAT-MP

Faktura VAT-MP (wzór nr 12) jest wystawiana przez podatnika, który wybrał kasową metodę rozliczania podatku VAT. Elementy pozwalające odróżnić fakturę VAT-MP wystawioną przez małego podatnika, rozliczającego VAT metodą kasową, od faktury VAT wystawionej na zasadach ogólnych, to:

 zastosowanie oznaczenia „FAKTURA VAT-MP” w miejsce oznaczenia „FAKTURA VAT”,

 obowiązkowe podanie terminu płatności należności określonej w fakturze.

W pozostałym zakresie faktura VAT-MP nie różni się od „zwykłej” faktury VAT.

Wzór nr 12. Faktura VAT-MP

O ile sama faktura VAT-MP nie różni się istotnie od „zwykłej” faktury VAT, o tyle rozliczenie VAT wynikające z faktu wystawienia i otrzymania faktury VAT-MP zdecydowanie odbiega od zasad ogólnych.

Mały podatnik, który wybrał kasową metodę rozliczania podatku VAT, jest zobowiązany do stosowania odrębnych przepisów dotyczących zasad powstawania obowiązku podatkowego oraz sposobu rozliczania podatku naliczonego. W uproszczeniu podatnik ten rozlicza podatek należny od sprzedaży w kwartale, w którym uzyskał zapłatę należności, a podatek naliczony od dokonanych zakupów - w kwartale, w którym zapłacił za nabyte towary i usługi. Także podatnik VAT, który rozlicza VAT na zasadach ogólnych, otrzymując od swojego kontrahenta fakturę oznaczoną jako faktura VAT-MP, powinien zwrócić uwagę na moment odliczenia podatku naliczonego z tej faktury. Zgodnie z § 18 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 212, poz. 1336), w przypadku nabycia towarów i usług udokumentowanych „FAKTURA VAT-MP”, podatnik VAT rozliczający podatek na zasadach ogólnych (lub podatnik, który wybrał kwartalną metodę rozliczeń, inną niż kasowa) może odliczyć podatek VAT określony w tej fakturze, w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym:

 uregulował część należności na rzecz podatnika rozliczającego się metodą kasową - w tej części,

 uregulował w całości należność na rzecz tego podatnika,

 przypada 90. dzień od dnia otrzymania towaru lub wykonania usługi, w przypadkach innych niż wyżej określone.

Przykład

Podatnik, który posiada status małego podatnika i rozlicza VAT za okresy kwartalne (nie stosuje metody kasowej), 23 stycznia 2009 r. otrzymał fakturę VAT-MP dokumentującą zakup towaru o wartości 1000 zł netto + 220 zł podatku VAT. Towar otrzymał 20 stycznia 2009 r., co potwierdza data sprzedaży na fakturze VAT-MP. Podatnik 10 lutego 2009 r. uregulował 40% należności, która wynika z faktury VAT-MP. W związku z tym ma on prawo do odliczenia podatku naliczonego, który wynika z otrzymanej faktury VAT-MP:

 w kwocie 220 zł x 40% = 88 zł w deklaracji VAT za I kwartał 2009 r.,

 w kwocie 220 zł x 60% = 132 zł w deklaracji VAT za II kwartał 2009 r. - jeśli w I kwartale 2009 r. nie dokona zapłaty pozostałej części należności, która wynika z otrzymanej faktury VAT-MP. Wówczas VAT naliczony zawarty w niezapłaconej części należności podatnik może odliczyć najpóźniej w rozliczeniu za okres, w którym przypada 90. dzień, licząc od dnia otrzymania towaru.

5. Faktury wystawiane dla zagranicznych kontrahentów

Od 1 grudnia 2008 r. obowiązują nowe przepisy w zakresie przeliczania na złote faktur wystawionych w walucie obcej. Zgodnie z art. 31a ust. 1 ustawy o VAT, w przypadku gdy kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone w walucie obcej - przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez NBP na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego (do 30 listopada 2008 r. przeliczenia należało dokonać według kursu średniego waluty obcej na dzień wystawienia faktury, jeśli została ona wystawiona w terminie). Zmiana ta jest podyktowana dostosowaniem zasad przeliczania walut obcych na walutę polską obowiązujących w podatku dochodowym.

Przykład

Firma dokonała sprzedaży towarów dla zagranicznego kontrahenta 22 stycznia 2009 r. i w tym samym dniu wystawiła fakturę VAT.

Obowiązek podatkowy w WDT powstaje z chwilą wystawienia faktury - nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik dokonał dostawy towarów. W związku z tym do przeliczenia kwoty należności wynikającej z wystawionej faktury podatnik zastosuje kurs średni waluty obcej z 21 stycznia 2009 r.

Zmiana przepisów ustawy o VAT nie wyeliminuje niestety przypadków, w których podatnik do wyceny kwoty wyrażonej w walucie obcej nadal będzie musiał stosować różne kursy na potrzeby podatku dochodowego i podatku VAT. Taka sytuacja będzie miała miejsce w każdym przypadku, w którym dzień powstania przychodu w podatku dochodowym będzie różny od dnia powstania obowiązku podatkowego w VAT.

W sytuacji gdy - zgodnie z przepisami ustawy o VAT lub przepisami wykonawczymi do ustawy - podatnik może wystawić fakturę przed powstaniem obowiązku podatkowego i wystawi ją w przewidzianym przepisami terminie, a kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone w walucie obcej na tej fakturze, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez NBP na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury.

Przykład

Firma wykonuje roboty budowlane na terytorium Szwecji. 15 stycznia 2009 r. podatnik przekazał wykonane roboty zagranicznemu kontrahentowi, który odebrał je na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego. Polski przedsiębiorca wystawił fakturę 19 stycznia 2009 r., natomiast zapłatę należności z niej wynikającą otrzymał 2 lutego 2009 r.

Obowiązek podatkowy powstał 2 lutego 2009 r. Do przeliczenia należności wynikającej z wystawionej faktury VAT podatnik zastosuje średni kurs waluty obcej z 16 stycznia 2009 r. (ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury).

5.1. Dokumentowanie usług, dla których miejsce świadczenia znajduje się poza terytorium kraju

Każdego podatnika obciąża obowiązek udokumentowania zdarzeń gospodarczych, w tym również tych, które są opodatkowane poza terytorium naszego kraju, co wynika z art. 106 ust. 2 ustawy o VAT.

O tym, czy usługa powinna zostać opodatkowana w Polsce czy podlega opodatkowaniu poza jej terytorium, decyduje miejsce świadczenia usługi, które wynika z art. 27 i art. 28 ustawy o VAT. Nie w każdym przypadku miejsce faktycznego wykonania usługi jest tożsame z miejscem jej opodatkowania. Przepisy określają bowiem również przypadki, w których usługę uznaje się za wykonaną w danym miejscu (kraju), mimo że faktycznie została wykonana na innym terytorium. Dlatego w każdym przypadku należy precyzyjnie określić miejsce świadczenia danej usługi na podstawie wskazanych przepisów. Sposób udokumentowania czynności, dla których miejsce opodatkowania zostało określone na terytorium innego państwa członkowskiego lub terytorium państwa trzeciego, wynika z § 25 rozporządzenia o fakturach.

Polski podatnik, który dokonał dostawy lub świadczył usługę, dla których miejscem opodatkowania jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego (jeżeli dla tych czynności podatnik wystawiający fakturę nie jest zidentyfikowany dla podatku od wartości dodanej lub - w przypadku terytorium państwa trzeciego - podatku o podobnym charakterze), ma obowiązek stosować krajowe przepisy dotyczące wystawiania faktur VAT - w szczególności wynikające z rozporządzenia o fakturach. Faktury wystawione w celu udokumentowania usług, dla których miejsce świadczenia jest określone poza terytorium Polski (wzór nr 13), mogą nie zawierać wszystkich elementów, które musi zawierać „zwykła” faktura VAT.

Wzór nr 13. Faktura VAT na udokumentowanie usług opodatkowanych poza terytorium kraju

Faktura VAT, która potwierdza wykonanie usług opodatkowanych poza terytorium naszego kraju:

 powinna zawierać dane określone w § 5 rozporządzenia o fakturach - z wyjątkiem stawki i kwoty podatku oraz kwoty należności wraz z podatkiem,

 może nie zawierać NIP nabywcy.

Natomiast w sytuacji, gdy faktura VAT potwierdza wykonanie usług opodatkowanych poza terytorium naszego kraju, a nabywca usługi (będący podatnikiem podatku od wartości dodanej) jest zobowiązany do rozliczenia podatku z tytułu nabycia tej usługi, faktura powinna zawierać:

 dane określone w § 5 rozporządzenia o fakturach - z wyjątkiem stawki i kwoty podatku oraz kwoty należności wraz z podatkiem,

 numer, pod którym nabywca usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej na terytorium kraju, w którym ta usługa będzie podlegać opodatkowaniu,

 informację, że do rozliczenia podatku zobowiązany jest nabywca usługi lub odesłanie do odpowiedniego przepisu dyrektywy, na podstawie którego zobowiązany do rozliczenia tego podatku jest nabywca usługi.

Przykład

Polska firma wynajęła maszynę duńskiemu kontrahentowi. Maszyna była wykorzystywana w Polsce, ale ze względu na art. 27 ust. 3 pkt 2 w zw. z ust. 4 pkt 6 ustawy miejscem świadczenia (opodatkowania) usługi jest kraj, w którym nabywca posiada swoją siedzibę, czyli Dania.

5.2. Dokumentowanie WDT

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) jest opodatkowana według stawki 0%, co wynika z art. 42 ustawy o VAT.

Aby podatnik mógł opodatkować wewnątrzwspólnotową dostawę towarów według stawki 0%, muszą zostać spełnione następujące warunki:

 towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są wysyłane lub transportowane poza terytorium naszego kraju, a miejscem ich przeznaczenia jest inne państwo członkowskie Wspólnoty Europejskiej,

 podatnik dokonuje dostawy na rzecz nabywcy, który posiada właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej; podatnik na fakturze potwierdzającej dokonanie WDT podał zarówno ten numer nabywcy, jak i swój numer identyfikacji podatkowej poprzedzony kodem PL, pod którym jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

 podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju.

Do 30 listopada 2008 r. podatnik, który chciał zastosować stawkę 0% do WDT, musiał przed złożeniem deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy posiadać dokumenty potwierdzające wywóz towarów. Od 1 grudnia 2008 r., aby podatnik mógł zastosować 0% stawkę do WDT, musi posiadać stosowne dokumenty przed upływem terminu do złożenia deklaracji za dany okres rozliczeniowy. Jeżeli zatem podatnik zgromadzi wymaganą dokumentację po zakończeniu miesiąca, w którym dokonał WDT, ale przed ostatecznym terminem złożenia deklaracji VAT, będzie mógł wykazać WDT opodatkowaną według stawki 0%.

Zmiana przepisu w tym zakresie może jednak spowodować, że podatnicy będą czekali ze złożeniem deklaracji VAT za okres, w którym wystąpiło WDT do czasu, w którym upłynie termin złożenia deklaracji.Dopiero wówczas będą w stanie ostatecznie stwierdzić, czy zdołali zebrać wymagane dowody. Złożenie deklaracji przed upływem ustawowego terminu jej złożenia może oznaczać obowiązek korekty rozliczenia (taką sytuację ilustruje przykład).

Przykład

Podatnik w styczniu 2009 r. dokonał dostawy towarów dla kontrahenta z Francji. Termin zgromadzenia dokumentacji potwierdzającej WDT upływa 25 lutego 2009 r.

Deklarację VAT za styczeń 2009 r. podatnik złożył 10 lutego 2009 r., ponieważ chciał w ten sposób przyspieszyć termin zwrotu bezpośredniego, który wynikał z deklaracji VAT. W terminie złożenia deklaracji (10 lutego 2009 r.) podatnik nie posiadał kompletu dowodów wymaganych dla WDT, dlatego nie wykazał WOT w deklaracji VAT za styczeń 2009 r. Stosowne dokumenty wpłynęły do podatnika 25 lutego 2009 r.

Nowe brzmienie przepisu art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy wskazuje, że podatnik powinien dokonać korekty rozliczenia za styczeń 2009 r. i wykazać WDT w deklaracji złożonej za styczeń 2009 r. Wykazanie WDT w deklaracji za następny okres rozliczeniowy (czyli za luty 2009 r.) byłoby zasadne tylko wówczas, gdyby podatnik nie zebrał dokumentacji w terminie do 25 lutego 2009 r.

Właściwe udokumentowanie WDT jest bardzo istotne, ponieważ uprawnia do zastosowania preferencyjnej stawki opodatkowania - 0%. Sposób udokumentowania WDT został określony w art. 42 ustawy i nie uległ zmianom w stosunku do stanu obowiązującego przed nowelizacją ustawy o VAT, czyli przed 1 grudnia 2008 r.

Potwierdzeniem dostarczenia towarów będących przedmiotem WDT do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju są:

 dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca przeznaczenia na terytorium innego państwa członkowskiego niż Polska - w przypadku gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi). Dokumentem przewozowym jest list przewozowy, w którym nadawca zamieszcza:

- nazwę i adres nadawcy, jego podpis oraz określenie placówki przewoźnika zawierającej umowę,

- miejsce przeznaczenia przesyłki oraz nazwę i adres odbiorcy,

- określenie rzeczy, masy, liczby sztuk przesyłki, sposobu opakowania i oznaczenia,

  - inne wskazania i oświadczenia wymagane albo dopuszczone zgodnie z przepisami ze względu na warunki danej umowy lub sposób rozliczeń,

 kopia faktury,

 specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku określająca jego rodzaj, parametry, właściwości, pochodzenie, przeznaczenie itp.

W przypadku wywozu towarów będących przedmiotem WDT przez podatnika bezpośrednio dokonującego takiej dostawy lub przez jego nabywcę, przy użyciu własnego środka transportu podatnika lub nabywcy, podatnik - oprócz kopii faktury i specyfikacji poszczególnych sztuk ładunku - powinien posiadać dokument zawierający co najmniej:

 imię i nazwisko lub nazwę oraz adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika dokonującego wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz nabywcy tych towarów,

 adres, pod który są przewożone towary, jeśli jest inny niż adres siedziby lub miejsca zamieszkania nabywcy,

 określenie towarów i ich ilości,

 potwierdzenie przyjęcia towarów przez nabywcę do miejsca dostawy na terytorium innego państwa członkowskiego niż Polska,

 rodzaj oraz numer rejestracyjny środka transportu, którym są wywożone towary lub numer lotu - gdy towary są przewożone środkami transportu lotniczego.

W przypadku gdy ww. dokumenty nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia towaru do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, takimi dowodami mogą być również inne dokumenty wskazujące, że nastąpiła dostawa wewnątrzwspólnotowa. Są to w szczególności:

 korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie,

 dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu,

 dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie - wówczas inny dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania,

 dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na innym terytorium państwa członkowskiego niż terytorium kraju.

UWAGA!

Wykaz dowodów zawartych w art. 42 ustawy o VAT, które potwierdzają WDT, nie jest wykazem zamkniętym. W związku z tym podatnik powinien gromadzić wszelkie dokumenty, które jednoznacznie potwierdzą dostarczenie towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, co umożliwi zastosowanie do tej dostawy stawki 0%.

5.3. Dokumentowanie eksportu towarów

W przypadku eksportu towarów obowiązek podatkowy powstaje:

 z chwilą wydania towaru (art. 19 ust. 1 ustawy o VAT),

 jeśli dostawa towaru powinna być potwierdzona fakturą - z chwilą wystawienia faktury, jednak nie później niż w 7. dniu, licząc od dnia wydania towaru (art. 19 ust. 4 ustawy o VAT),

 z chwilą otrzymania przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty przed wydaniem towaru - jeżeli wywóz towarów nastąpi w ciągu 6 miesięcy licząc od dnia otrzymania części należności (art. 19 ust. 11 i 12 ustawy o VAT).

W wyniku tych zmian podatnik, aby określić datę powstania obowiązku podatkowego, nie musi już czekać na otrzymanie potwierdzenia wywozu towarów poza terytorium UE. Nie oznacza to, że potwierdzenie w ogóle nie będzie potrzebne do rozliczenia VAT w eksporcie towarów. Jest ono nadal wymagane, ponieważ aby podatnik mógł zastosować do eksportowej dostawy towarów 0% stawkę VAT, musi otrzymać dokument potwierdzający wywóz towaru poza terytorium Wspólnoty przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy (lub kopię tego dokumentu w przypadku eksportu pośredniego) - art. 41 ustawy o VAT.

Przykład

Podatnik w lutym 2009 r. sprzedał towary kontrahentowi z Turcji (eksport bezpośredni). Towary wydał z magazynu 20 lutego 2009 r. W tym samym dniu wystawił fakturę VAT ze stawką 0%. Załóżmy, że potwierdzenie wywozu towarów poza terytorium UE (na karcie 3 dokumentu SAD) otrzymał 2 marca 2009 r.

Podatnik w tej sytuacji ma prawo do wykazania dostawy towarów w ewidencji VAT i deklaracji VAT za luty 2009 r. ze stawką 0%. Potwierdzenie wywozu towarów poza terytorium Wspólnoty otrzymał bowiem przed upływem terminu do złożenia deklaracji VAT za luty 2009 r., tj. za okres rozliczeniowy, w którym powstał obowiązek podatkowy (wydanie towaru z magazynu).

Jeżeli podatnik nie otrzyma potwierdzenia wywozu towarów poza granice UE przed upływem terminu do złożenia deklaracji VAT za okres rozliczeniowy, w którym wydał towar, to wówczas:

 nie wykazuje tej dostawy w ewidencji sprzedaży VAT (i deklaracji VAT) za dany okres rozliczeniowy, lecz w okresie następnym - stosując stawkę podatku 0%, pod warunkiem otrzymania potwierdzenia wywozu towarów poza terytorium UE przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za ten następny okres, albo

 w przypadku nieotrzymania potwierdzenia wywozu towarów poza terytorium UE do upływu terminu złożenia deklaracji VAT za okres rozliczeniowy przypadający po okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy, stosuje stawki właściwe dla dostawy tego towaru na terytorium kraju.

Przykład

Podatnik w styczniu 2009 r. sprzedał towary kontrahentowi z Kazachstanu (eksport bezpośredni). Towary wydał z magazynu 30 stycznia 2009 r. W tym samym dniu wystawił fakturę VAT z 0% stawką podatku VAT.

Załóżmy, że potwierdzenie wywozu towarów poza terytorium UE otrzymał 27 marca 2009 r.

 Podatnik nie wykazuje tej dostawy w ewidencji VAT (i deklaracji VAT) za styczeń 2009 r.

 Podatnik nie może również wykazać tej dostawy z 0% stawką VAT w ewidencji (i deklaracji VAT) za luty 2009 r., ponieważ do 25 marca 2009 r. nie otrzymał potwierdzenia wywozu towaru.

 Podatnik wykaże dostawę w deklaracji VAT za luty 2009 r., stosując do niej właściwe stawki krajowe (kwotę należną od zagranicznego kontrahenta należy potraktować wówczas jako kwotę brutto zawierającą podatek należny, który oblicza się rachunkiem „w stu”).

 Ze względu na to, że podatnik otrzymał potwierdzenie wywozu towarów w marcu 2009 r. (ale po terminie złożenia deklaracji za luty 2009 r.), to na podstawie art. 41 ust. 9 ustawy o VAT upoważnia go to do dokonania korekty podatku należnego w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym podatnik otrzymał ten dokument, czyli w rozliczeniu za marzec 2009 r. Z tego powodu w deklaracji VAT za marzec 2009 r. podatnik dokonuje 2 czynności, tzn. zmniejsza podstawę opodatkowania i kwotę podatku należnego z tytułu dostawy towarów dokonanej na terytorium Polski i jednocześnie wykazuje dostawę jako eksport towarów (poz. 31 w deklaracji VAT-7, VAT-7K i VAT-7D).

6. Faktura wewnętrzna

Faktura wewnętrzna dokumentuje:

 czynności wymienione w art. 7 ust. 2 ustawy o VAT, tj. nieodpłatnego przekazania przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa na cele inne niż związane z prowadzonym przez niego przedsiębiorstwem (np. przekazania lub zużycia towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, wspólników, udziałowców, itp.), pod warunkiem że podatnikowi przysługiwało prawo do częściowego lub pełnego odliczenia podatku naliczonego od nabytych towarów,

 czynności wymienione w art. 8 ust. 2 ustawy o VAT, tj. nieodpłatnego świadczenia usług na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, wspólników, udziałowców itp., jeżeli nie są one związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, a podatnikowi przysługiwało prawo do częściowego lub pełnego odliczenia podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług związanych z tymi usługami,

 wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów,

 dostawa towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca,

 import usług,

 zwrócone kwoty dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.

Faktura wewnętrzna powinna zawierać te same elementy, które zawiera „zwykła” faktura VAT. Jednak w przypadku czynności wymienionych w art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2 ustawy o VAT - gdy nie ma konkretnego nabywcy towaru lub usługi - faktura wewnętrzna nie zawiera danych dotyczących tego nabywcy oraz kwoty należnej z tytułu wykonania tych czynności.

Poza tym w przypadku dostawy towarów, dla której podatnikiem jest nabywca, WNT oraz importu usług faktura wewnętrzna może nie zawierać numeru NIP kontrahenta.

Za dany okres rozliczeniowy podatnik może wystawić jedną fakturę dokumentującą te czynności dokonane w tym okresie. Poza tym fakturę wewnętrzną można wystawić w 1 egzemplarzu.

Faktura wewnętrzna wystawiona według wskazanych zasad stanowi podstawę ujęcia czynności opodatkowanej w rejestrze sprzedaży VAT, a jeśli u podatnika podatek VAT należny wynikający z faktury wewnętrznej przekształca się w VAT naliczony (np. przy WNT), to faktura ta stanowi również podstawę do ujęcia czynności opodatkowanej w rejestrze zakupu VAT. Z tego powodu faktury wewnętrzne należy przechowywać, wraz z całą dokumentacją dotyczącą rozliczenia podatku VAT, do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wzór nr 14. Faktura wewnętrzna - darowizna towarów

Wzór nr 15. Faktura wewnętrzna - WNT

7. Dokumenty uznane za fakturę

Przepisy o VAT określają pewną kategorię dokumentów, które - mimo że nie zostały oznaczone jako „FAKTURA VAT” - posiadają taki status. Dla nabywcy zrównanie statusu tych dokumentów z fakturą VAT powoduje, że stanowią one podstawę do ujęcia w ewidencji zakupu VAT i odliczenia wynikającego z nich podatku naliczonego. Decyduje o tym art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym kwotę podatku naliczonego, który podlega odliczeniu, stanowi podatek VAT określony w otrzymanych fakturach.

7.1. Bilety jednorazowe

Bilety wydawane przez podatników uprawnionych do świadczenia usług, polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, mają moc dokumentacyjną fatury, jeżeli zawierają następujące dane:

 nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy,

 numer i datę wystawienia biletu,

 odległość taryfową nie mniejszą niż 50 km,

 kwotę należności wraz z podatkiem,

 kwotę podatku.

W tym przypadku warto zwrócić szczególną uwagę na informację zawartą na bilecie, która dotyczy odległości taryfowej. Jeżeli odległość ta będzie mniejsza niż 50 km, to nawet jeśli bilet będzie zawierał wszystkie pozostałe elementy, które powodują zrównanie jego statusu z fakturą VAT, podatnikowi nie będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z otrzymanego biletu.

Bilet, który spełnia wszystkie ww. warunki, stanowi podstawę do ujęcia w ewidencji zakupu VAT i odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego na takich samych zasadach jak faktura VAT.

Przykład

Bilet parkingowy nie stanowi podstawy do odliczenia podatku naliczonego. Bilet z parkometru nie został bowiem wymieniony w § 17 rozporządzenia o fakturach, co wyklucza możliwość tego odliczenia. Podstawą odliczenia podatku naliczonego może być natomiast wystawiona przez sprzedawcę faktura VAT za usługi parkingowe.

7.2. Dowody zapłaty za usługi radiokomunikacji przywoławczej

Dowody te mają status „dokumentujacy” równy fakturze VAT, jeżeli zawierają następujące dane:

 nazwy i numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy,

 kwotę należności wraz z podatkiem,

 kwotę podatku.

7.3. Dokumenty dotyczące usług pośrednictwa finansowego zwolnionych z podatku

Takie dokumenty są zrównane mocą z fakturą, jeżeli zawierają co najmniej następujące dane:

 określenie usługodawcy i usługobiorcy,

 numer kolejny i datę ich wystawienia,

 nazwę usługi,

 kwotę, której dotyczy dokument.

Ze względu na zwolnienie przedmiotowe usług pośrednictwa finansowego w podatku VAT, dokument zawierający ww. elementy nie będzie stanowił podstawy do odliczenia podatku naliczonego.

7.4. Dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi

Paragony za opłacenie przejazdu autostradą wywołują te same skutki co faktura VAT, jeżeli zawierają następujące dane:

 nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy,

 numer kolejny i datę wystawienia,

 nazwę autostrady, za przejazd którą jest pobierana opłata,

 kwotę należności wraz z podatkiem,

 kwotę podatku.

Przykład

W związku z przedmiotem działalności podatnik zatrudnia na terenie całego kraju przedstawicieli handlowych. Z czynnościami wykonywanymi przez tę grupę pracowników wiąże się ponoszenie kosztów przejazdu płatnymi autostradami, które są udokumentowane paragonami.

Otrzymanie przez podatnika dowodu zapłaty za przejazd autostradą (paragon fiskalny), który zawiera wszystkie elementy wymienione w punkcie 7.4., uprawnia do odliczenia kwoty podatku naliczonego zawartego w opłacie za korzystanie z autostrady. Mimo że paragon fiskalny - jako dokument - co do zasady nie uprawnia do odliczenia podatku naliczonego, to w tej sytuacji - na podstawie § 17 pkt 4 rozporządzenia o fakturach - podatnik może skorzystać z tego prawa. Warunkiem odliczenia VAT jest związek zakupu z czynnościami opodatkowanymi.

7.5. Rachunki

Rachunki, o których mowa w art. 87 i 88 Ordynacji podatkowej, wystawiane przez podatników niezobowiązanych do wystawiania faktur, są dokumentami odpowiadającymi fakturze VAT. Rachunki te są wystawiane przez podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni. Dlatego nie dają one prawa do odliczania podatku naliczonego.

Podstawę do odliczenia podatku naliczonego stanowią dokumenty wymienione w pkt. 7.1., 7.2. i 7.4. - jeżeli zawierają wymagane w rozporządzeniu wykonawczym elementy formalne oraz zostały sporządzone przez podmioty uprawnione do wystawiania faktur VAT (tj. podmioty zarejestrowane jako czynni podatnicy VAT). Ponadto należy mieć na uwadze, że aby te dokumenty stanowiły podstawę do ujęcia w ewidencji zakupu VAT i odliczenia kwoty podatku naliczonego, musi zostać spełniony ogólny warunek w tym zakresie, tj. zakupy powinny być związane z czynnościami opodatkowanymi.

8. Faktury wystawiane przez nabywcę, czyli samofakturowanie

Samofakturowanie polega na przeniesieniu na nabywcę w drodze umowy(wzór nr 16) obowiązku udokumentowania dostawy towarów lub świadczenia usług. Ma to służyć przede wszystkim ułatwieniu rozliczenia między stronami transakcji. Zgodnie z § 6 rozporządzenia o fakturach, jest to możliwe, jeśli nabywca:

 jest podatnikiem zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny,

 ma zawartą z dokonującym dostawy towarów lub świadczącym usługi umowę upoważniającą do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów - w imieniu i na rachunek dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy,

 w terminie 14 dni od dnia zawarcia powyższej umowy dostarczy właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego pisemną informację o zawarciu takiej umowy, zawierającą w szczególności:

- dane dotyczące dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi, z którym zawarł tę umowę,

- datę zawarcia umowy,

- okres obowiązywania umowy.

8.1. Treść umowy

Umowa w sprawie fakturowania sprzedaży towarów i usług przez ich nabywcę powinna zawierać postanowienia:

 że sprzedawca (podatnik dokonujący dostawy towarów lub świadczący usługi):

- upoważnia nabywcę do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów, w jego imieniu i na jego rachunek,

  - poinformuje nabywcę w trybie natychmiastowym w przypadku wykreślenia go z rejestru jako podatnika VAT czynnego lub o zbyciu przedsiębiorstwa,

 że nabywca (podatnik dokonujący nabycia towarów i usług):

- będzie wystawiał faktury, faktury korygujące i duplikaty zgodnie z obowiązującymi przepisami,

  - będzie przedstawiał drugiej stronie umowy oryginał i kopię faktury do jej akceptacji w formie podpisu - z tym że termin przedstawienia do akceptacji oryginału faktury ma być określony w umowie tak, aby było możliwe doko nanie terminowego rozliczenia podatku przez dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi; kopia faktury pozostaje u dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi,

  - poinformuje drugą stronę w trybie natychmiastowym w przypadku wykreślenia go z rejestru jako podatnika VAT czynnego lub o zbyciu przedsiębiorstwa,

 o określeniu terminu jej obowiązywania - z tym że termin ten nie może być dłuższy niż 2 lata,

 o określeniu towarów i usług, w odniesieniu do których nabywca będzie wystawiał faktury w imieniu i na rzecz dokonującego dostawy lub usługodawcy w okresie obowiązywania umowy.

Wystawianie faktur VAT przez nabywcę towarów i usług jest również możliwe w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT) dokonywanej przez polskiego podatnika VAT zarejestrowanego jako podatnik VAT UE, pod warunkiem że:

 nabywcą jest podatnik z innego kraju UE,

 dostawca zawiadomi urząd skarbowy o umowie w sprawie wystawiania faktur przez nabywcę (zawiadomienie należy złożyć w ciągu 14 dni od zawarcia umowy) - § 6 ust. 6 rozporządzenia o fakturach.

Wzór nr 16. Przykład umowy o wystawianie faktur VAT przez nabywcę towarów lub usług

 

Przepisy nowego rozporządzenia o fakturach w zakresie, w jakim reguluje ono zasady wystawiania faktur przez nabywcę towarów i usług, wprowadziły od 1 grudnia 2008 r. następujące zmiany:

 do 30 listopada 2008 r. obie strony umowy musiały poinformować właściwych naczelników urzędów skarbowych o zawarciu umowy ws. samofakturowania, natomiast od 1 grudnia 2008 r. obowiązek ten spoczywa tylko na nabywcy (albo dostawcy dokonującym WDT),

 wydłużono termin dostarczenia pisemnej informacji dla naczelnika urzędu skarbowego o zawarciu umowy ws. samofakturowania z 10 dni do 14 dni od dnia zawarcia umowy,

 przepisy nowego rozporządzenia wprowadziły możliwość wskazania przez strony transakcji, które towary i usługi będą objęte samofakturowaniem (do 30 listopada 2008 r., jeżeli strony zawarły umowę o wystawianie faktur VAT przez nabywcę, to wówczas dotyczyła ona wszystkich transakcji, a sprzedawca w okresie obowiązywania umowy nie mógł w ogóle wystawiać nabywcy faktur VAT na zasadach ogólnych),

 maksymalny okres, na jaki może zostać zawarta umowa, wydłużono z 1 roku do 2 lat.

8.2. Sposób wystawiania faktury VAT przez nabywcę i ujęcia w ewidencji VAT

Faktura VAT wystawiona przez nabywcę zawiera te same elementy co zwykła faktura VAT. Dodatkowo powinna zawierać informację, kto był wystawcą faktury i że wystawił ją w imieniu i na rachunek podatnika wymienionego w fakturze jako sprzedawca.

Fakt wystawienia faktury VAT przez nabywcę towarów lub usług nie modyfikuje dalszych obowiązków wynikających z rozliczenia podatku VAT. Oznacza to, że nabywca ujmuje oryginał wystawionej faktury VAT w ewidencji zakupu VAT, natomiast sprzedawca ujmuje kopię faktury wystawionej przez nabywcę w ewidencji sprzedaży VAT. Moment powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy oraz odliczenia podatku VAT naliczonego u nabywcy są określane na zasadach ogólnych, wynikających z rodzaju transakcji.

9. Duplikaty faktur

Duplikat faktury (wzór nr 17) stanowi na równi z fakturą VAT dokument, który uprawnia podatnika do odliczenia kwoty zawartego w nim podatku VAT naliczonego. Zasady wystawiania duplikatu faktury VAT są określone w § 20 rozporządzenia o fakturach.

Sprzedawca - na wniosek nabywcy - ma obowiązek ponownie wystawić fakturę zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury, jeżeli oryginał faktury (lub faktury korygującej):

 ulegnie zniszczeniu lub

 zaginie.

Wzór nr 17. Duplikat faktury VAT

Przepis nie określa, jaka ma być forma tego wniosku. Dlatego można przyjąć, że w sytuacji, w której nabywca zwraca się do sprzedawcy o wystawienie duplikatu faktury, dopuszczalna jest każda forma wniosku o jego wystawienie - a więc np. wysłanie listem oficjalnego pisma, przesłanie wniosku faksem czy wnioskowanie o dokument podczas rozmowy telefonicznej z kontrahentem.

Ponownie wystawiona faktura musi dodatkowo zawierać:

 wyraz „DUPLIKAT”,

 datę jej wystawienia.

Duplikat faktury wystawia się w 2 egzemplarzach, przy czym - podobnie jak w przypadku faktury pierwotnej - oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Przepisy podatkowe nie określają techniki wystawiania duplikatu faktury. Trzeba jednak pamiętać, że za duplikat faktury nie może zostać uznana kserokopia kopii faktury pierwotnej znajdująca się w posiadaniu sprzedawcy. Duplikat jest nowym dokumentem wystawionym przez sprzedawcę, który poza danymi określonymi w utraconej fakturze zawiera dodatkowe wymienione wcześniej elementy, tj. datę wystawienia duplikatu oraz oznaczenie „DUPLIKAT”.

W przypadku zaginięcia lub zniszczenia faktury sprzedawca ma obowiązek wystawienia duplikatu faktury. Przepisy podatkowe nie przyznają sprzedawcy prawa ani nie nakładają obowiązku weryfikowania zasadności wniosku nabywcy o jego wystawienie. Nie stwarzają również podstawy co do ograniczeń w liczbie wystawianych duplikatów. Oznacza to, że sprzedawca nie może odmówić nabywcy wystawienia duplikatu faktury pierwotnej - nawet jeśli wcześniej był on wystawiany już kilkakrotnie.

Sytuacją, w której sprzedawca może odmówić wystawienia duplikatu, jest upływ terminu przedawnienia podatku VAT wynikającego z faktury pierwotnej. Przepisy ustawy o VAT nie określają okresu, w którym można wystawić duplikat faktury. Jednak trzeba mieć na uwadze, że sprzedawca nie ma obowiązku przechowywania kopii faktury, na podstawie której może zostać wystawiony jej duplikat, przez okres dłuższy niż 5 lat. Zasadniczo, duplikat faktury można wystawić do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Natomiast zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

10. Faktury elektroniczne

Zasady, na których podstawie należy wystawiać i przesyłać e-faktury, zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. nr 133, poz. 1119).

Sprzedawca może wystawiać i przesyłać faktury w formie elektronicznej pod warunkiem, że na taką formę wyrazi zgodę odbiorca faktury. Akceptacja na wystawianie i przesyłanie faktur VAT w formie elektronicznej powinna zostać wyrażona na piśmie lub w formie elektronicznej.

Podatnik może wystawiać faktury elektroniczne nie wcześniej niż od dnia następnego po dniu, w którym uzyskał akceptację nabywcy. W przypadku cofnięcia zgody wystawca traci prawo do wystawiania e-faktur począwszy od następnego dnia, w którym otrzymał powiadomienie o wycofaniu akceptacji przez nabywcę.

Jeżeli podatnik wystawia faktury VAT w formie elektronicznej, to również w tej samej formie powinien wystawiać faktury korygujące oraz duplikaty tych faktur. W drodze wyjątku przepisy wymienionego rozporządzenia umożliwiają podatnikowi wystawienie tych dokumentów w formie papierowej, jeżeli przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwią wystawienie i przesłanie dokumentu w formie elektronicznej - szczególnie w przypadku cofnięcia zgody na ich wystawienie i przesłanie w formie elektronicznej. Wówczas na dokumencie tym umieszcza się adnotację, że odpowiednio faktura korygująca lub duplikat faktury dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej.

Faktury VAT są wystawiane w co najmniej 2 egzemplarzach, z czego oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Ze względu na specyfikę wymóg wystawiania faktury i faktury korygującej oznaczonych jako „ORYGINAŁ” lub „KOPIA” nie ma zastosowania do faktur wystawionych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji, co wynika z § 19 rozporządzenia o fakturach.

Warunkiem wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej jest zagwarantowanie autentyczności ich pochodzenia oraz integralności ich treści. Wymóg ten będzie spełniony, jeśli podatnik zapewni fakturze:

 bezpieczny podpis elektroniczny w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. nr 130, poz. 1450 ze zm.) weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub

 wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej archiwizuje się w formacie, w którym zostały przesłane. Faktury te przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do tych faktur. W szczególności podatnik musi zapewnić czytelność tych faktur, ich wydruk oraz udokumentowany pobór i wykorzystanie ich przez organy podatkowe i kontroli skarbowej.

Podatnik może przechowywać e-faktury poza terytorium naszego kraju. W takim przypadku jest zobowiązany pisemnie poinformować o tym naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku, o miejscu ich przechowywania (adresie, a w przypadku gdy adres odnosi się do innego podmiotu niż podmiot, który wystawił lub otrzymał fakturę - również o nazwie tego podmiotu). Zmiana miejsca przechowywania dokumentów także podlega niezwłocznemu zgłoszeniu do ww. urzędów, tj. nie później niż w terminie 7 dni od zaistnienia tej zmiany.