Regulamin czynności urzędowych
Wykład I 16.02.2012
Administracja publiczna – wszelka zorganizowana działalność dążąca do realizacji celów, cechą jej jest to, że jest to działalność trwała, celowa i planowa.
Z tego wynika, że tylko pewien element działalności ludzkiej może być traktowany jako administracja.
Przy takim ujęciu administracja jest to część działalności zorganizowanej, która występuje zarówno w sektorze gospodarczym jak i działalność sprawowana przez państwo.
Procesy administracyjne występują także w sektorze prywatnym.
Administracja publiczna – administracja, która jest sprawowana przez państwo, jego organy oraz związki publiczno-prawne. Te podmioty, które sprawują administrację na rzecz państwa są utworzone i wyposażone przez ustawę w kompetencje do prowadzenia organizatorskiej i kierowniczej działalności na podstawie ustawy w kierunku wewnętrznym i zewnętrznym.
Administracja publiczna to zjawisko niedefiniowalne ze względu na różnorodność.
Rozwój państwa administracyjnego w XVIII wieku – Rewolucja francuska (budowa państwa administracyjnego)
3 ujęcia organizacji administracji:
Organizacyjny (podmiotowy) – zespół organów podmiotów administracyjnych – organy
Przedmiotowe (materialne) – działalność państwa, której przedmiotem są sprawy organizacyjne – działalność
Formalne – to działalność administracji bez względu na to czy ma charakter organizacyjny czy nie. – stanowienie prawa, rola sadów.
Ujęcie przedmiotowe może być rozpatrywane pozytywnie albo negatywnie. W przypadku ujęcia materialnego negatywnego przez administrację rozumiemy to wszystko co pozostaje po odjęciu od działalności państwa prawodawstwa i sądownictwa.
Jest to tzw. definicja „wielkiej reszty”, mówi nam czym administracja nie jest ale nie mówi czym administracja jest.
Z kolei w ujęciu materialnym pozytywnym próbuje wskazywać pewne cechy administracji.
Niestety nie udało się do tej pory zdefiniować administracji publicznej, można pokusić się najwyżej o wskazanie jej pewnych cech. Wg jednego z poglądów doktryny cechy administracji publicznej to:
Zjawisko społeczne co oznacza, że zajmuje się sprawami wspólnoty ludzi i jednostki, jej działalność ukierunkowana jest na realizację interesu publicznego.
Działalność aktywna, inicjatywna i ukierunkowana na przyszłość
Administracja ukierunkowana jest na podejmowanie konkretnych środków do uregulowania spraw jednostki lub realizacji przedsięwzięć.
Wykład II 23.02.2012
Władztwo administracyjne ma możliwość przełamywania woli. Ma ono zdolność do jednostronnego kształtowania sytuacji prawnej jednostki.
Działania administracji służą realizacji interesu zbiorowego, publicznego. Interes tu nie jest sumą interesów indywidualnych członków danej zbiorowości lecz stanowi kategorie odrębne od sumy tych interesów. Oznacza to możliwość powstania sprzeczności między interesem indywidualnym a zbiorowym, wówczas dla osiągnięcia interesu zbiorowego konieczne stanie się przełamywanie interesu partykularnego.
Jednostka co do zasady nie będzie zainteresowana dobrowolną rezygnacją ze swoich interesów.
W takiej sytuacji państwo dla osiągnięcia celów zbiorowości musi dysponować środkami przełamującymi interes indywidualny. Ta możliwość przełamywania interesu indywidualnego nazywana jest władztwem administracyjnym.
Akty administracji publicznej posiadają domniemanie ważności, nad to ich wykonywanie zabezpieczone jest możliwością zastosowania przymusu państwowego. Nie należy go utożsamiać z siłą fizyczną, w skrajnych sytuacjach może wiązać się on z przełamywaniem oporu z użyciem siły. W innych przypadkach stosowane są inne środki egzekucji. Stosowanie władztwa administracyjnego wiążemy z administracją władczą, obok niej funkcjonuje ogromna sfera działalności administracji publicznej w ramach której administracja nie posługuje się przymusem. W to miejsce posługuje się czynnościami prawa cywilnego i działaniami faktycznymi. Są to: np.: udzielanie świadczeń pomocy społecznej, zawieranie umów cywilnych z jednostką, utrzymywanie czystości w mieście.
Administracja świadcząca to część działalności administracji publicznej nakierowana na zapewnianie jednostce usług niematerialnych, a dla niektórych ponad to dostępu do infrastruktury technicznej. Administracja świadcząca tym się rożni od nie władczej, że zapewnione usługi mogą występować w formie władczej.
Prawo administracyjne to zespół norm regulujących administracyjną działalność państwa. Ta definicja została skrytykowana w doktrynie, wniesiono zarzut, że funkcje administracji są regulowane nie tylko przez prawo administracyjne, ale także przez prawo konstytucyjne, prawo cywilne, prawo karne. Nad to wskazano, że funkcje administracji są wykonywane nie tylko przez organy administracyjne.
W ramach prawa administracyjnego wyróżniamy 3 części:
Prawo ustrojowe administracyjne
Prawo materialne
Prawo procesowe
Prawo ustrojowe to zespół norm prawnych regulujących strukturę organizacyjną aparatu administracji oraz wzajemne powiązania poszczególnych elementów tego aparatu.
Prawo materialne to zespół norm prawnych regulujących wzajemne uprawnienia względem siebie jednostki i podmiotu administracji publicznej.
Prawo procesowe to zespół norm prawnych regulujących zasady postępowania (tok czynności) organów administracyjnych załatwiających dane sprawy.
Podstawowy, ale nie jedynym aktem prawa procesowego jest k.p.a. regulujący tok czynności organów administracji w postępowaniu nakierowanym na wydanie decyzji administracyjnej. Poza decyzjami administracyjnymi organ załatwia sprawy innego rodzaju. Przepisy szczegółowe określają tok czynności danego organu.
Stosunek administracyjno-prawny – jest to stosunek prawny regulowany przepisami prawa administracyjnego.
Stosunek prawny – wtedy, gdy w określonych warunkach przewidzianych prawem sytuacja prawna jednego podmiotu jest w pewien sposób powiązana z sytuacją prawną innego podmiotu. Jest to pewien rodzaj zależności. Wyróżniamy jego następujące elementy:
Podmiot – jest to z jednej strony organ a z drugiej strony jednostka lub inny organ.
Przedmiot – sprawa (problem pozostający w zakresie właściwości organu administracyjnego np.: wydanie pozwu lub pozwolenia na budowę)
Treść – zawiera prawa i obowiązki stron, nie ma zależności jak w prawie cywilnym. Układ zależności między stronami stosunku. Nierówna pozycja stron. Organ administracyjny posiada nadrzędną pozycję i ma możność samodzielnego kształtowania treści stosunku (prawa i obowiązki). Ta nierówność jest w wyjątkowych sytuacjach zniesiona np.: w przypadku zawarcia porozumienia administracyjnego przez dwa organy lub w stosunkach sądowo-administracyjnych.
Konstrukcja stosunku administracyjno-prawnego nie pozwala na zinterpretowanie i wyjaśnienie wszystkich przepisów prawa administracyjnego. Stosunek administracyjno-prawny jest bowiem konstrukcja teoretyczną, która pozwala na interpretacje tych przepisów, które przewidują powstanie relacji pomiędzy organem a innymi podmiotami, ale często przepisy prawa administracyjnego nie prowadzą do powstania układów relacyjnych. Wówczas nie da się wypracować żadnych stosunków i ich opisać.
Sytuacje administracyjno-prawne – przepisy prawa administracyjnego regulują połączenie administracyjno-prawnych jednostek w określonych sytuacjach. Pomimo tego, że nie dochodzi do powstania ukształtowanych relacji prawnych nad ukształtowaniem położenia prawnego jednostki.
Prawne formy działania administracji.
Administracja publiczna powołana jest do działania. Nie jest po to by istnieć lecz by działać załatwiając określone sprawy administracyjne zbiorowości i jednostki.
Ilość działań jest ogromna, są to działania tak różnorodne, że ich opis jest wręcz niemożliwy. Stąd też przedstawiciele nauki prawa administracyjnego próbowali i próbują pogrupować poszczególne kategorie działań wyodrębniając większe ich zespoły, które posiadają takie same cechy odróżniające je od innych działań. Najogólniej działania administracji można podzielić na czynności prawne i inne działania.
Czynność prawna polega na objawieniu woli organom administracji publicznej w celu wywołania skutków prawnych. Te inne działania nie podlegają na wydawaniu aktów prawnych i nie są czynnościami prawnymi. Pozostałe czynności nie są nakierowane na wywoływanie bezpośrednich skutków prawnych chociaż mogą jakieś wystąpić ale nie są one celem takiego działania. Wśród tych innych działań wyróżniamy:
Czynności społeczno-organizatorskie – organizacja wszelakiego rodzaju akcji społecznych, instruktarzowych, kampanii informacyjnych
Czynności materialno-techniczne – działania faktyczne wywołujące pośrednie skutki prawne przez fakty np.: prowadzenie rejestrów, ewidencji, kartotek, wysyłka poczty, doręczenia, odpisy, rozstrzygnięcia, kontrola.
Wydawanie zaświadczeń
Wykład III 1.03.2012.
Czynności prawne polegają na objawieniu woli organu administracyjnego w celu wywołania skutków pranych określonych w prawie administracyjnym lub w prawie ogólnym.
Wśród czynności prawnych, które podejmuje administracja wyodrębnić można 2 grupy:
Czynności administracyjno-prawne, które dzielimy na czynności władcze i nie władcze. Czynność władcza np. akt administracyjny a nie władczej porozumienie administracyjne.
Czynności z zakresu prawa cywilnego, są to zawsze czynności prawne nie władcze
Współczesna administracja nie może obejść się w swojej działalności bez czynności z prawa cywilnego. Administracja zawiera ogromne ilości umów cywilnych, które służą najogólniej rzecz biorąc realizacji zadań publicznych a sprowadzają się one do zatrudniania pracowników na podstawie umów cywilnych, nabywania usług, towarów niezbędnych w procesach administrowania.
Wśród czynności administracyjno-prawnych wyróżniamy czynności zewnętrzne i wewnętrzne. Czynności zewnętrzne są skierowane do podmiotu usytuowanego poza strukturami administracji publicznej czyli obywatela, osób prawnych prawa prywatnego.
Natomiast czynności wewnętrzne skierowane są do podmiotów podlegających służbowo lub organizacyjnie podmiotowi wydającemu dany akt.
Czynności administracyjno-prawne można podzielić na akty generalne oraz akty indywidualne. Akty generalne są adresowane do pewnej grupy podmiotów, które są określone ogólnie (sformułowanie każdy, kto itp.). Natomiast akty indywidualne są adresowane do ściśle określonej jednostki. (podane z imienia i nazwiska).
Zarówno akty generalne jak i indywidualne dzielimy na akty zewnętrzne i wewnętrzne.
Akty generalne zewnętrzne to akty których adresatem jest podmiot usytułowany poza strukturami administracji publicznej i który oznaczony jest ogólnie (generalnie) przykładem aktu generalnego zewnętrznego jest rozporządzenie wykonawcze do ustawy, prawo miejscowe w postaci aktów wykonawczych i przepisów porządkowych.
(Administracja działa na podstawie prawa które sama sobie tworzy w oparciu o ustawy.)
Aktem generalnym wewnętrznym jest akt, który jest skierowany do osób lub jednostek organizacyjnych pozostających w stosunku podporzadkowania względem wydającego ten akt, a adresat określony jest za pomocą pojęć ogólnych Czyli adresat jest oznaczony ogólnie i jest częścią administracji publicznej. Przykładem takich aktów generalnych wewnętrznych są instrukcje, regulaminy, zarządzenia wewnętrzne.
Akty indywidualne zewnętrzne to akty adresowane go ściśle określonej osoby pozostającej poza strukturami administracji publicznej. Przykładem aktu zewnętrznego są decyzje administracyjne, które maja charakter aktów indywidualnie konkretnych czyli są adresowane do imiennie określonej osoby w konkretnej sytuacji.
Akty indywidualne wewnętrzne- są to akty adresowane do ściśle oznaczonej osoby, która pozostaje w stosunku podporządkowania do podmiotu wydającego ten akt. Przykładem są polecenia służbowe i zakładowe.
Stosując kryterium konkretności oznaczenia adresata aktu wyróżnić można 5 grup aktów:
Akty generalne np. rozporządzenie wykonawcze do ustawy. Mają one charakter generalnie abstrakcyjny czyli są kierowane do adresata ogólnie określonego i nie konsumują się na skutek ich stosowania (wielokrotnego użytku ;))
Akty planowania - są to normy prawne nakładające obowiązek wykonania pewnego planu czyli jednorazowego zadania (dotyczy jednej sprawy)
Akty tworzące sytuacje prawne dla jednostki - akty te regulują prawnie konkretne sytuacje ale nie są adresowane do konkretnej jednostki. Przykładem są następujące sytuacje: znaki drogowe, tablice informacyjne zawierające pewne zakazy, nakazy lub przyzwolenia.
Akty tworzące uprawnienia lub obowiązki dla ściśle określonych osób np. decyzja administracyjna.
Akty egzekucyjne które są nakierowane na wykonanie obowiązków wynikających wprost z ustawy albo decyzji administracyjnej.
Władcze działanie prawne organu administracyjnego skierowane na wywołanie konkretnych indywidualnie oznaczonych skutków prawnych. Akt administracyjny jest więc aktem podwójnie konkretnym, konkretnym co do osoby i co do zachowania nakazanego, zakazanego lub dozwolonego tejże osobie. Akt administracyjny to nie decyzja administracyjna.
Decyzja administracyjna jest podstawową ale nie jedyną formą aktu administracyjnego. Istnieją akty administracyjne, które nimi nie są. Np. akty nadzoru.
Cechy aktu administracyjnego:
- Jest wydawany na podstawie wyraźnego przepisu ustawy -
- jest to działanie jednostronne
- jest to działanie władcze
Ustawa musi określać sytuacje w których jest możliwe wydawanie aktów administracyjnych. Jest to działanie władcze czyli działanie przełamujące wolę jednostki. Jeżeli jest zgodne z jej wolą to treść aktu administracyjnego nie jest kształtowana przez wolę jednostki.
Wykład IV, 8.03.2012.
Akty administracyjne dzielimy na akty zewnętrzne i wewnętrzne.
Akty zewnętrzne są to akty, których adresatem jest podmiot pozostający poza strukturami administracji publicznej.
Akty administracyjne wewnętrzne – są to akty, których adresatem jest podmiot będący częścią administracji. Jest nim podmiot podporządkowany organizacyjnie organowi wydającemu dany akt, albo pracownik tego organu lub użytkownik zakładu administracji. Pracownik jest podporządkowany służbowy, natomiast podporzadkowanie użytkownika zakładu wynika z tzw. władztwa zakładowego
Akty wewnętrzne mogą mieć charakter generalny lub indywidualny, mogą przyjmować postać uchwał luz zarządzeń. Uchwały są wydawane przez organy kolegialne zaś zarządzenia przez organy monokratyczne czyli jednoosobowe. Akty wewnętrzne mogą zawierać normy prawne i często je zawierają. Akty wewnętrzne mogą być również aktami stosowania prawa. Mogą mieć charakter generalno-abstrakcyjny (przepisy prawa), a jeżeli stosowania prawa to indywidualno-konkretny.
Akty wewnętrzne mogą przybierać różne nazwy np.: regulaminy, instrukcje, pisma ogólne, dyrektywy, wskazówki, okólniki itp.
Regulaminy obowiązują w określonej strukturze administracji i dotyczą dwóch kategorii spraw:
Organizacji wewnętrznej urzędu
Zasad jego funkcjonowania czyli trybu pracy.
W zakładach publicznych także występują regulaminy, które dotyczą tych samych kwestii jak również zasad korzystania z danego zakładu. Obok tego każdy zakład administracyjny posiada swój statut.
Struktura administracji publicznej.
Administracja publiczna w Polsce sprawowana jest przez samorząd i rząd. Są to dwa najważniejsze elementy organizacyjne, są jeszcze inne zaliczane do administracji państwowej sensu stricte ale ich znaczenie jest bardzo ograniczone.
Struktura organizacyjna administracji rządowej wynika w dość wysokim stopniu z samej konstytucji. Najogólniej rzecz biorąc administrację rządową można podzielić na 2 grupy:
I. naczelne i centralne organy administracji rządowej
II. terenowe organy administracji rządowej.
Na czele administracji rządowej stoi rada ministrów. Jest to organ kolegialny, w skład którego wchodzą: Prezes RM, jego zastępca lub zastępcy, ministrowie oraz przewodniczący wskazanych w ustawach komitetów. Najważniejsza jest rada ministrów a nie sam prezes RM. Art. 146 Konstytucja RP – kompetencje RM. Polityka polega na podejmowaniu wyborów dot. Państwa. Rada ministrów kieruje administracja rządowa. Prezes RP i ministrowie pełnią w strukturach administracji rządowej podwójna rolę: są członkami organu kolegialnego (RM), po drugie są oni odrębnymi organami administracji rządowej czyli mają własne zadania i kompetencje różne od zadań i kompetencji samej Rady Ministrów. Tyczy się to ministrów działowych, a wiec ministrów, którzy kierują określonym działem administracji rządowej. W skład Rady Ministrów wchodzić mogą ministrowie „bez teki” (członek RM, który nie kieruje jakimś odrębnym działem administracji rządowej, jest tylko i wyłącznie członkiem RM). Jest ok 40 działów administracji rządowej. Szczegółowy katalog znajdziemy w ustanie z 1997 r. o działach administracji rządowej. W tej ustawie są wyodrębnione i opisane poszczególne działy. Dział administracji rządowej jest to zespół względnie jednolitych czyli podobnych kategorii spraw np. dział finanse publiczne, rolnictwo, gospodarka leśna, ochrona środowiska. Te poszczególne działy są kierowane przez ministrów. Zwykle jeden minister kieruje kilkoma działami najbardziej do siebie zbliżonymi.
Naczelnym organom administracji rządowej podporządkowane są organy centralne: Komendant Główny Policji, Główny Geodeta Kraju, Komendant Państwowej Straży Pożarnej itp.
Cała organizacja zbudowana na zasadzie centralizmu, który w swej budowie przypomina piramidę, która składa się z kilku poziomów.
Organ naczelny (Rada Ministrów)
Poziom centralny
Terenowy poziom (zespolone i niezespolone)
Centralizm- zasada organizacyjna, która więź pomiędzy elementami struktury nazywa hierarchicznym podporządkowaniem. To hierarchiczne podporządkowanie polega na istnieniu dwóch rodzajów zależności – służbowa i osobowa. Dzięki temu dochodzi do sterowania z góry.
Poziom terenowy administracji dzieli się na zespoloną i niezespoloną.
Na czele zespolonej stoi wojewoda, któremu podlegają kierownicy wojewódzkich służb inspekcji i straży oraz urząd wojewódzki. Przy pomocy tych struktur wojewoda wykonuje swoje zadania i kompetencje.
Obok tego funkcjonuje administracja niezespolona. Czyli taka, która nie jest podporządkowana wojewodzie, a podlega organom centralnym.
Ta administracja terenowa działa na poszczególnych częściach terytorium państwa Polskiego natomiast administracja centralna i naczelna obejmuje całe terytorium państwa Polskiego. Podział terytorialny pastwa to względnie trwałe rozczłonkowanie terytorium na mniejsze elementy w celu sprawowania administracji publicznej.
Wyróżniamy podział zasadniczy, pomocniczy i specjalne. Podział zasadniczy sprowadza się do podziału na gminy, powiaty i województwa.
SAMORZĄD TERYTORIALNY
Samorząd terytorialny funkcjonuje tylko na poziomie administracji terenowej, czyli nie ma struktur centralnych samorządu terytorialnego. Administracja samorządu terytorialnego obecna jest tylko w gminach, powiatach i województwach.
Samorząd terytorialny – to zawiadywanie, zarządzanie przez grupy ludzi swoimi sprawami przy czym grupy te i ich organy wykonują zadania należące do administracji publicznej. Samorząd występuje w dwóch formach: I. samorząd terytorialny, II samorząd specjalny(zawodowy, gospodarczy).
Samorząd terytorialny to organizacja mieszkańców określonego obszaru, którzy z racji zamieszkiwania tego obszaru mają wspólne sprawy i interesy wynikające z sąsiedztwa.
Ustawodawca tworzy korporacje publiczno-prawne, które stają się podmiotami administracji publicznej wyposaża je we władztwo administracyjne. Korporacja taka składa się z członków, którymi są mieszkańcy gmin. Członkostwo w korporacji jest powszechne, obowiązkowe i przymusowe powstałe niezależne od woli i świadomości mieszkańca. Podstawą korporacji jest więc udział w niej określonej grupy ludzi, którzy stanową tę właśnie korporację.
Gmina-obszar względnie jednolity pod względem potrzeb.
Typy korporacji:
Terytorialne – więź członków wynika z faktu zamieszkiwania na danym terytorium.
Realne – więź członków korporacji wynika z własności nieruchomości lub siedziby przedsiębiorstwa.
Personalne – więź członków korporacji wynika z wykonywania tego samego zawodu lub z woli samego członka.
Podstawową formą korporacji jest samorząd- administrację publiczną wykonują sami zainteresowani na zasadzie równouprawnienia członków, wyposażeni w prawa i kompetencje i mogący korzystać z władztwa administracyjnego.
Wykład V 15.03.2012
Cecha, która odróżnia samorząd od administracji rządowej w terenie jest prawna samodzielność jednostek samorządu terytorialnego, która pozwala jednostkom samorządu terytorialnego na:
Samodzielne ustalanie struktury wewnętrznej administracji gminnej tj. powoływanie, odwoływanie jednostek pomocniczych i innych gminnych jednostek organizacyjnych oraz kształtowanie struktury wewnętrznej urzędu gminy lub miasta.
Samodzielne wykonywanie zadań gminnych w imieniu własnym i na własną odpowiedzialność. Elementem samodzielności gminy jest samodzielność finansowa, która pozwala ustalać budżet i stanowić i pobierać podatki gminne. Samodzielność gminy jest chroniona sądownie, w razie jej naruszenia gmina może ją bronić przed sadami administracyjnymi, powszechnymi oraz trybunałem konstytucyjnym.
Do podmiotów wykonujących administrację publiczną zaliczamy także zakłady administracyjne (administracja świadcząca), fundacje prawa publicznego, organizacje społeczne w tym organizacje pozarządowe.
Urząd może być rozumiany jako wyodrębniony zespół kompetencji czyli praw i obowiązków związanych z określonym organem – mówi się w języku potocznym o urzędzie ministra lub wojewody to pojęcie języka potocznego równoznaczne jest z pojęciem stanowiska. Utworzenie samego urzędu nie jest równoznaczne z powołaniem organu. Utworzenie urzędu oznacza wprowadzenie do struktury organizacyjnej administracji publicznej nowej jednostki organizacyjnej natomiast powołanie danej osoby oznacza obsadzenie urzędu.
W drugim znaczeniu URZĄD oznacza nazwę organu administracyjnego np. kiedy nazwa Urząd Celny, Urząd Skarbowy, Prezes Urzędu Regulacji Energetyki, Prezes Urzędu Transportu Kolejowego, Prezes Urzędu Komunikacji Elektronicznej.
W trzecim znaczeniu URZĄD to zorganizowany zespół środków osobowych i rzeczowych przypisanych do pomocy organowi administracyjnemu przy wykonywaniu jego funkcji.
Organ - człowiek lub grupa ludzi funkcjonująca w strukturze w administracji publicznej wyodrębniona prawnie, powołana do realizacji kompetencji w administracji przy zastosowaniu także środków władczych.
Częścią urzędu jest organ.
Pomiędzy osobami a rzeczami w urzędzie jest pewien związek sprowadzający się do współzależności obu elementów. Ta współzależność jest tego rodzaju, że fachowy personel bez odpowiedniego dostępu do rzeczy nie będzie w stanie wykonywać swoich funkcji w ogóle albo przy pełnym wykorzystaniu swoich kompetencji z kolei oddanie wysokiej klasy sprzętu technicznego w ręce niewykwalifikowanych urzędników będzie oznaczało marnowanie sprzętu.
Dekoncentracja wewnętrzna – polega ona na rozdzieleniu kompetencji przez dany organ administracyjny pomiędzy pracowników swojego urzędu, którzy będą wykonywali te kompetencje na podstawie tzw. upoważnienia. Upoważnienie nie jest pełnomocnictwem o którym mowa w k.c. Jest to instytucja prawa publicznego, podobna do pełnomocnictwa. Wprowadza się upoważnienie do przekazania przez organ administracyjny podległemu pracownikowi części swoich kompetencji, które ten pracownik wykonuje w imieniu organu. Upoważnienie jest udzielone przez organ a nie piastuna tego organu i nie wygasa z chwilą odwołania piastuna lub jego śmierci. (DW)Jest to zasada funkcjonowania poszczególnych urzędów. Nawet w małych urzędach procesy dekoncentracji mają miejsce.
Organizacja wewnętrzna urzędów.
Struktura wewnętrzna urzędu wywiera wpływ na załatwienie sprawy administracyjnej. Organizacja wewnętrzna urzędu jest rzeczą istotną. Właściwa organizacja wpływa a czasami przesądza o procesach administrowania, ich skuteczności albo nieskuteczności. Prezes RM, Rada Ministrów, są obsługiwani przez urząd zwany Kancelarią RM. Z kolei ministrowie są obsługiwani przez urzędy zwane ministerstwami.
Kancelaria Prezesa RM powstała na mocy ustawy z 8.08.1996 o RM. Z kolei na podstawie art. 39 Ministerstwo tworzy, znosi lub przekształca RM w drodze rozporządzenia. W każdym ministerstwie tworzą się jednostki zgodnie z art. 39 ust 2. Ustawa przewiduje więc ogólnie jak powinno być zorganizowane każde ministerstwo natomiast konkretna organizacja konkretnego ministerstwa wynika ze statutu ministerstwa, który jest nadawany danemu ministerstwu przez prezesa RM. W statucie określa się szczegółowo strukturę organizacyjną ministerstw, czyli inaczej mówiąc określa się kategorie i dokładne nazwy poszczególnych komórek organizacyjnych lub stanowisk w ministerstwie.
Regulamin organizacyjny ministerstwa określa zakres zadań i tryb pracy komórek organizacyjnych ministerstwa tj. art 39 ust 6 a jeżeli przepisy nie stanowią inaczej także komórek podległych nadzorowanych przez ministra.
Mogą istnieć wewnętrzne regulaminy organizacyjne komórek organizacyjnych ministerstwa.
1. statut.
2. Regulamin organizacyjny ministerstwa
3. Wewnętrzne regulaminy organizacyjne jednostek.
Te przepisy dotyczące statutów, regulaminów organizacyjnych stosuje się odpowiednio do kierowników urzędów centralnych, państwowych jednostek organizacyjnych podległych kierownikom urzędów centralnych oraz państwowych jednostek organizacyjnych podległych kierownikom.
Ustawa z 23.01.2009 o Wojewodzie i Administracji Rządowej w Województwie.
Art. 15 i 16. W urzędzie wojewódzkim jest statut nadawany przez wojewodę. W skład wchodzą komórki organizacyjne, wydziały ,biura do organizacji i obsługi urzędu. Statut określa nazwę, siedzibę nazwy wydziałów i dyrektorów, zakresy działania.
Art. 21. Prezes RM w drodze rozporządzenia wydaje instrukcję kancelaryjną.
Wykład VI 22.03.2012
Ustawa o RM wskazująca rodzaje stanowisk obligatoryjnych lub samodzielnych jednostek – szablonowa organizacja.
Samorząd terytorialny składa się z gminy, powiatu i województwa samorządowego.
Każda gmina może dowolnie kształtować organizację urzędu. Np.: można kreować dobrowolnie nazwy jednostek, dobrowolne przyjęcie organizacji (typy i nazwy jednostek). Jest to konsekwencja samodzielności gmin samorządu terytorialnego. Wynika to z tego, że organizacja urzędu musi być dostosowana do skali realizacji poszczególnych zadań gminnych oraz częstotliwości ich występowania.
Kwestie powiatu reguluje ustawa z 5.06.1990 r o samorządzie powiatowym. W art. 35 czytamy, że organizacje i sposoby działania Starostwa Powiatowego określa regulamin organizacyjny ustanawiany przez radę powiatu na wniosek zarządu powiatu. Kierownikiem jest Starosta, zwierzchnik wszystkiego (znajdź w ustawie). W art. 36 określanie regulaminów organizacyjnych jednostek organizacyjnych powiatu. Pewne zadania powiatu są wykonywane przez odrębne jednostki organizacyjne, które nie wchodzą w skład Starostwa Powiatowego, ich organizację i sposoby funkcjonowania określa się w regulaminie organizacyjnym uchwalanym przez zarząd powiatu.
Województwo samorządowe
5.06.1998 ustawa o samorządzie województwa. Urzędem, który przypisany jest organom województwa jest Urząd Marszałkowski. Organizację wewnętrzną i strukturę wewnętrzną UM określa regulamin organizacyjny UM, którzy uchwalany jest przez zarząd województwa. O tym stanowi art. 41 ust 2 pkt 7.
Każda jednostka samorządowa może kształtować struktury urzędów co wynika z samodzielności samorządu terytorialnego.
Regulamin organizacyjny jest pochodną zadań urzędu. Zakres zadań danego urzędu wynika z zakresu zadań organu, który ma być obsługiwany przez ten urząd. Każdy urząd nie ma takich samych zadań, bo zakres zadań urzędu każdorazowo jest determinowany zakresem zadań organu.
Czynności podejmowane w urzędzie (czynności kancelaryjne)
Do roku 2011 w terenie każda struktura posiadała własną instrukcję kancelaryjną. Gminy i związki międzygminne odrębna, powiaty swoją ,woj. Sam swoją i wojewoda z administracją rządową też swoją. A teraz wszyscy posiadają wspólną. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. Struktura organizacyjna administracji publicznej jest złożona, ale to nie znaczy, że pomimo owych odrębności cały aparat administracyjny państwa nie działa w interesie państwa i nie służy realizacji tego samego celu (działanie w interesie państwa). Żeby zapewnić zdolność współpracy pomiędzy ogniwami aparatu administracyjnego państwa musi istnieć względnie jednolita a najlepiej taka sama technika rejestracji spraw i zasad postępowania ze sprawą. Zostały uchylone w 2011 r wszystkie instrukcje kancelaryjne obowiązujące gminy, związki międzygminne, powiaty, województwa samorządowe oraz organy rządowej administracji zespolonej w województwie i mocą jednego aktu prawnego przyjęto jednakowe przepisy regulujące kwestie instrukcji kancelaryjnej, sposobu klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
Jest to rozporządzenie prezesa rady ministrów z 18.01.2011 w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych, rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych Dz. U. 14 poz. 67.
Jest treść właściwa i bardzo, bardzo dużo załączników
Zał. nr 1 do rozp. Instrukcja Kancelaryjna
Zał. nr 1 do zał. nr 1Instrukcja opisuje czynności kancelaryjne prowadzone w systemie EZD i systemie tradycyjnym. Założenia techniczne do odwzorowywania dokumentów (skanowanie, robienie zdjęć).
Zał. Nr 2 do rozp. jednolity rzeczowy wykaz akt dla gminy związków międzygminnych i urzędów obsługujących.
Zał. nr 3. Do rozp. Zawiera jednolity rzeczowy wykaz akt dla organów powiatu i Starostwa Powiatowego.
Zał. nr 4. Do rozp. Jednolity wykaz akt dla urzędów wojewódzkich i Urzędów Marszałkowskich.
Zał. Nr 5 do rozp. jednolity i rzeczowy wykaz aktów dla organów administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy.
Zał. nr 6 do rozp. Zawiera instrukcję archiwalną.
Podstawowe pojęcia: w paragrafie 2
Akta sprawy
Kierownik komórki organizacyjnej
Metadane
Odwzorowywanie cyfrowe
Pismo
Przesyłka
System EZD (ELEKTRONICZNE ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJĄ)
System tradycyjny
Teczka aktowa
Skład chronologiczny
Instrukcja kancelaryjna określa tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w omawianych podmiotach.
Wykład VII 30.03.2012
Dokument stanowi jedno z kluczowych pojęć, które stało się przedmiotem regulacji instrukcji kancelaryjnej. (art. 1) Dokument jest głównym przedmiotem zainteresowania administracji a instrukcja określa sposób postępowania z dokumentem, który wpływa do urzędu jak i tym który jest tworzony w toku działalności urzędu.
Instrukcja kancelaryjna posługuje się pojęciem dokumentacji. A więc pojęciem szerszym niż sam dokument. Dokumentacja to zespół dokumentów. Rozporządzenie nie zawiera precyzyjnej definicji legalnej. W paragrafie 2 rozporządzenia prawodawca wyróżnia przykładowe typy dokumentacji:
Tekstowa
Fotograficzna
Rysunkowa
Dźwiękowa
Filmowa
Multimedialna
Istota dokumentacji jest zawieranie informacji, jest to nośnik informacji potrzebnych przy rozpatrywaniu sprawy.
W systemie prawa nie ma jednolitej definicji dokumentu. Różne ustawy na potrzeby pewnego zakresu regulowanego konstruują cząstkowe definicje dokumentu.
Dokument to akt pisemny stanowiący odzwierciedlenie myśli lub wiadomości. Dokumenty dzielimy na prywatne i publiczne. Brak jest ogólnosystemowej definicji dokumentu. Na gruncie ustaw znajdujemy def. Cząstkowe:
Ustawa o dostępie do informacji publicznej – dokumentem urzędowym jest treść oświadczenia woli lub wiedzy utrwalona i podpisana w dowolnej formie przez funkcjonariusza publicznego w rozumieniu przepisów kodeksu karnego w ramach jego kompetencji skierowana do innego podmiotu lub złożona do akt sprawy.
Akt woli to akt kształtujący o charakterze zobowiązującym (czyli nakazującym zakazującym lub uprawniającym)
Akt wiedzy wiąże się jedynie z zakomunikowaniem pewnych informacji, które nie nakazują nie zakazują i nie uprawniają.
Akt woli oceniany jest przez pryzmat jego legalności natomiast akt wiedzy podlega ocenie przez pryzmat prawdy lub fałszu.
Kolejną definicję dokumentu zawiera k.p.a. art. 76 stanowi, że dokumenty urzędowe są sporządzane w przepisanej formie przez powołane do tego organy państwowe w zakresie ich działania. Stanowią one dowód tego co zostało w nich urzędowo stwierdzone. Taką samą moc dowodową posiadają dok urzędowe jednostek samorządu terytorialnego.
Dokumenty urzędowe tym się odróżniają od dok prywatnych że mają silniejszą moc dowodową. Owa moc dowodowa nie narusza prawdy materialnej gdyż możliwe jest wzruszenie, podniesienie nieprawdziwości materialnej dokumentu urzędowego. Zwiększona moc dowodowa dotyczy tylko tego co zostało w danym dokumencie urzędowo stwierdzone. Musza być jednakże spełnione dwie przesłanki:
Dokument musi być sporządzony w przepisanej formie.
Dokument musi być sporządzony przez organ powołany do tego w zakresie swojej kompetencji (właściwość rzeczowa, miejscowa i instancyjna).
Moc formalna (zewnętrzna) dokumentu urzędowego dotyczy tego, że wystawca dokumentu zaświadcza rzeczywiście coś urzędowi czyli wskazuje, że organ coś zrobił. Moc materialna (wewnętrzna) dotyczy znaczenia skuteczności prawnej zawartego w dokumencie zaświadczenia. Moc formalna dokumentu nakazuje traktować jego treść jako udowodnioną nie przesądzając znaczenia dokumentu dla wyniku procesu administracyjnego, bo to wiąże się z mocą materialną. Organ państwa nie może dowolnie odrzucić bez przeprowadzenia kontr dowodu istnienia faktu stwierdzonego w dokumencie urzędowym.
Dokumenty urzędowe korzystają z 2 domniemań.:
Domniemanie prawdziwości – pochodzi od organu, który go wystawił.
Domniemanie zgodności z prawdą oświadczenia organu od którego dokument pochodzi.
Zgodnie z art. 76 &6 k.p.a. możliwy jest dowód tylko przeciwko treści dokumentu.
Dokumenty urzędowe dzielimy na dokumenty krajowe i zagraniczne.
Możemy je podzielić także na dokumenty tajne, poufne i jawne. Tajne zawierają tajemnicę państwową, poufne zawierają tajemnicę służbową a jawne nie zawierają żadnej.
Istnieją również dokumenty prywatne czyli wystawione przez osoby prywatne. W k.p.a. ich moc nie została przesądzona w związku z czym podlegają one swobodnej ocenie. Podobnie rzecz ma się z dokumentami zagranicznymi urzędowymi. One także podlegają swobodnej ocenie.
Dokument elektroniczny &7 pkt 5 załącznik nr 1
Informacja to owo oświadczenie woli lub akt wiedzy.
Nośnik informacji to sposób utrwalenia (materia na której został utrwalony akt woli lub wiedzy).
Elektroniczny zapis dokumentów- system kodów 0-1 zapisany w różny sposób albo na nośniku krzemowym, węglowym (grafen) lub żywym(prymitywne bakterie zamykane w układach podsiadające możliwość akumulacji danych).
Dokumentacja tworzona w toku działalności urzędu. Podział na dokumentację nadsyłaną i składaną w podmiocie oraz na dokumentację powstającą w toku działalności urzędu. Ta dokumentacja dzielona jest na dokumentację tworzącą akta sprawy oraz dokumentację nie tworzącą akt sprawy. Akta sprawy to dokumentacja zawierająca informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlająca przebieg jej załatwiania i rozstrzygania.
Dokumentacja powstająca w podmiocie i do niego napływająca jest klasyfikowana i kwalifikowana na podstawie jednolitego, rzeczowego wykazu akt i sprowadza się do oznaczania rejestracji i łączenia dokumentacji w akta spraw albo grupowania jako dokumentacji nie tworzącej akt sprawy.
Dokumentacja jest dzielona na pewne grupy spraw odpowiadające zadaniom danego organu. Całość zagadnień danego organu czy struktury administracyjnej dzieli się na 10 grup. Tak więc całość dokumentacji napływającej i powstającej jest dzielona na 10 grup. Te grupy zwą się klasami głównymi (pierwszego rzędu). W ramach każdej klasy głównej wyodrębnia się klasy drugiego rzędu (min 2 max 10). Klasy drugiego dzielą się na klasy trzeciego rzędu a te na czwartego rzędu. W klasie trzeciego rzędu muszą istnieć min 2 max 10 czwartego rzędu.
Wykład VIII 12.04.2012
Z chwila wpływu dokumentu do urzędu, urzędnik skanuje dokument, dokonuje się dekretacji a pracownik merytoryczny co najmniej 2 razy w ciągu dnia musi sprawdzać sprawy, które ma do załatwienia (dokumenty w wersji informatycznej, może ściągnąć jednak te w wersji papierowej).
W przypadku potrzeby współdziałania różnych działów lub jednostek organizacyjnych w ten sam sposób przekazywany jest dokument (przesył informatyczny) sprawy o zaopiniowanie i inne formy współdziałania.
Czynności kancelaryjne w EZD paragraf 10 instrukcji kancelaryjnej.
Punkt kancelaryjny – miejsce w którym przyjmowane są przesyłki przyjmowane do urzędu. Dokonywana jest również ich rejestracja. Rejestrowanie przesyłek polega na przyporządkowaniu odpowiedniego zestawu meta danych (str 21, zał nr 1 do zał nr 1) przesyłki od paragrafu 14 instrukcji kancelaryjnej.
Po zarejestrowaniu na przesyłce umieszcza się identyfikator. System kodów kreskowych. Po przekazaniu przesyłki dochodzi do odwzorowania cyfrowego (cały dokument i załączniki i koperta, nie skanuje się dokumentów, które posiadają większy rozmiar strony niż A4, dokumentów o dużej liczbie stron i dokumentów, których przeciwko skanowaniu przemawia treść, forma lub postać, gdy nie skanuje się całości obowiązkiem jest skanowanie pierwszej strony, koperty i kilku stron informując o zawartości paragraf 17 ust 6)
Paragraf 17 ust 8!
Selekcja korespondencji wpływającej do urzędu paragraf 18!
Przesyłki dokumentów na nośnikach informatycznych lub przesyłki do pisma przewodniego na papierze załącza się nośnik informatyczny (paragraf 20!) W przypadku danych o dużych rozmiarach nie ma możliwości wprowadzenia ich do systemu EZD odnotowuje się ich wpływ w dzienniku i przechowuje się nośnik danych.
Wyszukiwania nośników teleinformatycznych jest możliwe. Paragraf 20!
Przesył i rozdział przesyłek odpowiednio Paragraf 21!
Rozporządzenie nie określa sposobu przesyłu przesyłek .Dochodzi do swobodnego uznania w danym urzędzie. Jeżeli pismo i załączniki nie zostały w całości wprowadzone do systemu EZD to przekazywanie przesyłek następuje wg zasad ustalonych w akcie wewnętrznym. (paragraf 21 punkt 6!)
Składy chronologiczne i informatycznych nośników danych (paragraf 22)
Przesyłki papierowe bez pełnego odwzorowania cyfrowego przechowuje się oddzielnie (paragraf 23)
Dekretacja przesyłek paragraf 7 (sposób) forma dekretacji paragraf 24 (wyłącznie EZD)
Współdziałanie: opiniowanie, zatwierdzanie rozstrzygnięcia i współdecydowanie.
Wykład IX 19.04.2012
Paragraf 25 – przesyłka dotyczy działań Komorek organizacyjnych, ustalenie odpowiedzialności.
Paragraf 26 – przyjmowanie i sprawdzanie nowych przesyłek wpływających do urzędu.
Paragraf 26 ust 3. Przesyłki wpływające i od razu kończące sprawę.
Paragraf 27 – jakie dane muszą być wygenerowane przez system EZD
Paragraf 28 – Znak sprawy.
Paragraf 29 – ustne załatwienie sprawy.
Paragraf 31 – uzupełnianie akt o nowe przesyłki.
Paragraf 32 – Sposób załatwiania sprawy – rozstrzygnięcie na podstawie dokumentów w systemie EZD.
Paragraf 33 – akceptacja pisma.
Paragraf 34 –przechowywanie dokumentacji dot. spawy.
Paragraf 35, 36 – wysyłka dokumentów
Paragraf 37 – archiwizacja dokumentów spraw zakończonych.
Tradycyjny system kancelaryjny – wszystkie czynności o których była mowa wykonuje się w formie papierowej. Rejestracje, spisy spraw i dekretacje oraz gromadzenie przyjmuje postać nośnika papierowego. (rozdział 3)
Rejestracja przesyłek wpływających w punkcie kancelaryjnym. Paragraf 40, 41, 42.
Przesyłki elektroniczne paragraf 44
Paragraf 46 – przesyłki na elektronicznych nośnikach danych ( 2 typy)
Paragraf 47 – drukowanie treści przesyłki
Przekazanie przesyłek do właściwych komórek organizacyjnych.
Paragraf 51 analogiczny do paragrafu 25!
Paragraf 52
Dalej przepisy analogiczne, różnią się kwestią nośnika.