ISTOTA, STRUKTURA, FORMA I ETAPY ZARZĄDZANIA PROCESAMI

Zarządzanie procesami -to dziedzina zajmująca się analizą, standaryzacją, planowaniem i zarządzaniem istniejącymi procesami w organizacji. Celem zarządzania procesami jest podniesienie efektywności organizacji poprzez zoptymalizowanie i standaryzowanie procesów tak, by te same działania biznesowe zamykały się określonych kosztach, przebiegały w podobny czasie i dając ustaloną jakość wyników.

Cele zarządzania procesami:

• redukcja czasu przebiegu procesów

•redukcja kosztów procesu

•wzrost jakości procesów i produktów finalnych

•zwiększenie produktywności pracowników

•wzmocnienie przewagi konkurencyjnej

Zarządzanie procesami możemy definiować w ujęciu wąskim i szerokim.

• W ujęciu szerokim rozumiemy zarządzanie procesami jako dążenie do zrealizowania celów, jakie założyliśmy sobie, a co za tym idzie uzyskania pełnej satysfakcji klienta korzystającego z naszych usług poprzez stosowanie koncepcji, metod i narzędzi oddziaływania na wszystkie procesy w przedsiębiorstwie. Takie działania są wdrażane kompleksowo, w sposób ciągły i usystematyzowany.

• W ujęciu wąskim skupiamy uwagę na wprowadzaniu zmian mających na celu usprawnienie wewnętrznej organizacji, ale również sprawowaniu kontroli nad wdrażaniem tych planów i monitorowanie na bieżąco stopnia ich realizacji. Jest ukierunkowane na strategię przedsiębiorstwa, analizę, ocenę i kształtowanie procesów i ich kontrolę.

Fazy zarządzania procesami:

-identyfikacja procesów

-kierowanie procesami/ ocena funkcjonowania

-wprowadzenie procesów

-modelowanie procesów

-identyfikacja wymagań klientów

Metody zarządzania procesami

Możemy wyróżnić dwa sposoby prowadzenia podejścia procesowego: rewolucyjny i ewolucyjny. Metoda rewolucyjna oznacza restrukturyzację i gruntowne odnawianie wszystkich procesów. Natomiast metoda ewolucyjna zakłada ciągłe doskonalenie procesów już istniejących. Sposoby te współistnieją ze sobą, uzupełniając się wzajemnie. Ważne jest jednak, że zbyt częste wprowadzanie radykalnych zmian w przedsiębiorstwie może doprowadzić do zakłóceń, natomiast zbyt rzadkie- cofanie się w rozwoju.

Formy zarządzania zapasmi:

• Reengineering

• Total Cycle Time (TCT)

• Kaizen

• Six Sigma

• Benchmarking

• Outsourcing

Reengineering to fundamentalne przemyślenie od nowa i radykalne przeprojektowanie procesów w firmie, prowadzące do drastycznej (przełomowej) poprawy osiąganych wyników (np. koszty obsługi, obsługa klientów, szybkość).

Total Cycle Time (TCT) Metoda ewolucyjnego doskonalenia procesów, która polega na zidentyfikowaniu i rozwiązywaniu problemów obniżających skuteczność i efektywność procesów.

Kaizen - Jej zastosowanie nie sprowadza się tylko do tego, aby produkt, czy usługa odpowiadały określonym wymaganiom jakości. W myśl tej filozofii jakość sprowadza się do stylu życia - niekończącego się procesu ulepszania. Podstawową regułą tej filozofii jest ciągłe zaangażowanie oraz chęć ciągłego podnoszenia jakości firmy i produktu. Polega to na włączeniu procesu myślowego na każdym etapie produkcji, jest odpowiedzią na zautomatyzowane, tradycyjne podejście do produkcji masowej, które eliminuje potrzebę świadomej oceny wykonywanego zadania.

Six Sigma - Jest metodyką opartą na danych ilościowych ukierunkowanych na zmniejszanie błędów i usprawnienie wydajności procesów. Celem metody jest doprowadzenie do stanu do wystąpienia tylko 3, 4 błędów przy milionie możliwości.

Benchmarking - Praktyka stosowana w zarządzaniu, polegająca na porównywaniu procesów i praktyk stosowanych przez własne przedsiębiorstwo, ze stosowanymi w przedsiębiorstwach uważanych za najlepsze w analizowanej dziedzinie. Wynik takiej analizy służy jako podstawa doskonalenia. Benchmarking nie jest zwykłym naśladownictwem, nie polega na podpatrzeniu sposobu pracy innych, aby tak samo postępować u siebie. To wykrywanie czynników, które sprawiają, że analizowany proces jest wykonywany efektywnie, a następnie wskazanie podobnych możliwości we własnym przedsiębiorstwie.

Outsourcing Zaczął być stosowany w XX w. ogólnie do opisu strategii powierzania operacji wspierających główną działalność przedsiębiorstwa podmiotom zewnętrznym, specjalizującym się w zarządzaniu nimi. Obecnie outsourcing traktowany jest jako nowoczesna strategia zarządzania, polegająca na oddaniu innemu przedsiębiorstwu zadań nie związanych bezpośrednio z podstawową działalnością firmy, dzięki czemu może ona skupić swoje zasoby i środki finansowe na tych obszarach, które stanowią podstawę jej działań i w których osiąga przewagę konkurencyjną.

Struktura zarządzania procesami. Na strukturę wykonawczą zarządzania procesami składa się kadra kierownicza i pracownicy przedsiębiorstwa działający indywidualnie lub zespołowo. Obok właścicieli procesów gospodarczych wyróżnić można zespoły zarządzające (zespoły powołane do wszystkich procesów gospodarczych jednostki gospodarczej), zespoły procesowe (zespoły powołane do każdego procesu gospodarczego) oraz zespoły ds. kaizen (jeden lub wiele zespołów powołanych do każdego podprocesu procesu gospodarczego).