STRUKTURA ZADANIOWA

Struktura organizacyjna oznacza sposób, w jaki się dzieli, grupuje i koordynuje działalność organizacji, w rozumieniu wzajemnych stosunków między kierownikami i pracownikami, kierownikami i kierownikami oraz pracownikami i pracownikami.

Struktura zadaniowa inaczej nazywana jest strukturą problemową lub projektową. Opiera się ona na przydzielaniu pracowników z różnych działów przedsiębiorstwa do zespołów zadaniowych, stworzonych na czas pracy nad konkretnym zadaniem. Pokazuje w jaki sposób zlecenie podzielone jest pomiędzy różne osoby odpowiedzialne za wykonanie swojej części. Jest przydatna zwłaszcza w organizacjach, których cele, zadania oraz warunki otoczenia ulegają ciągłej zmianie, np. w biurach projektowych, agencjach reklamowych, firmach tworzących strony internetowe czy instytucjach naukowo-badawczych.

Funkcje tworzonych zespołów mogą być bardzo różne: wdrożeniowe, techniczne, organizatorskie, ekonomiczne, a zasięg oddziaływania danego zespołu może obejmować np. całe przedsiębiorstwo lub tylko jeden jego oddział.

Struktura zadaniowa ma na celu usprawnienie pracy nad danym projektem. Powołany zostaje kilkuosobowy zespół, którego członkowie dobrani są tak, aby mogli oni samodzielnie i w pełni wykonać powierzone im zlecenie. Podstawowym kryterium wyboru są ich umiejętności, doświadczenie itd. Zespół składa się więc z ludzi o różnych zawodach. Naczelną regułą tworzenia struktury podziału pracy jest wyodrębnienie prac o różnej szczegółowości i przedstawienie ich w postaci wyników bądź rezultatów. WBS jest listą zadań określającą kluczowe prace podzielone na czynności oraz zadania i etapy. Związek między zadaniem a rezultatem pozwala w prosty sposób sprawdzić, czy zrealizowano założony plan. Każdy zespół posiada swojego kierownika, który organizuje i nadzoruje realizację przedsięwzięcia. Jego obowiązkiem jest koordynacja pracy oraz pomoc w rozwiązywaniu wynikłych problemów. Po zakończeniu zadania, zespół ulega rozwiązaniu, a poszczególni jego członkowie wracają do swoich macierzystych miejsc pracy.

Struktura zadaniowa (ang. work breakdown structure) jest także dokumentem, w którym dokonuje się podziału pracy na mniejsze części. Zazwyczaj składa się z trzech poziomów:

• podział projektu na fazy,

• podział faz na etapy,

• podział etapów na zadania.

Liczba poziomów zależy od skomplikowania projektu oraz poziomu ryzyka. W przypadku trudniejszych przedsięwzięć, zwykle przygotowuje się bardziej szczegółową (mającą więcej poziomów) strukturę zadaniową. Możliwe jest także kaskadowe przygotowanie struktur, w którym wyróżniamy strukturę główną oraz struktury szczegółowe.

W podręczniku PMI (PMBOK), jest ona definiowana jako grupowanie elementów projektu, które organizuje i określa całkowity zakres roboczy projektu. Struktura:

• określa hierarchię wyników końcowych projektu oraz poszczególnych jego elementów,

• wspomaga definicję całej pracy wymaganej dla osiągnięcia ostatecznych celów,

• dostarcza graficznego obrazu albo streszczenia możliwości projektu (wersja graficzna lub tekstowa),

• dostarcza narzędzia integrowania i oceniania harmonogramu oraz przedstawienia kosztu,

• dostarcza informacji interesariuszom,

• ułatwia raportowanie i analizę postępów projektu,

• dostarcza podstaw dla określania celów dla zespołu projektowego.

Struktura zadaniowa powstaje na podstawie analizy celów, przyjętych parametrów, zakresu projektu, wymagań technicznych, a zatem informacji zawartych w karcie projektu. Przygotowując strukturę należy pamiętać o kilku zasadach:

• każdy element powinien określać konkretny, namacalny produkt lub jego część,

• każda pozycja w strukturze dzielona na elementy, musi składać się z tych elementów,

• każdy element musi należeć do jednej tylko grupy (pozycji),

• podział części projektu na elementy powinien być dokonany logicznie, z uwzględnieniem kolejności procesów technologicznych i innych,

• poziom podziału zależy od skomplikowania poszczególnych etapów; etapy należy tak dekomponować, aby dało się nimi bez trudu zarządzać,

• należy pamiętać, że prowadzenie nadzoru nad realizacją każdego elementu kosztuje, dlatego zbyt szczegółowy podział może spowodować wzrost kosztów administracyjnych projektu,

• efekty poszczególnych zadań należy określać tak, aby wyeliminować możliwość powtarzania się ich w różnych częściach projektu,

• jeżeli jakieś elementy ze struktury są zamawiane u dostawców, dobrze jest zapewnić, że dostawca przygotuje szczegółową strukturę zadaniową, która będzie pasowała do struktury głównej,

• wszystkie bezpośrednie efekty projektu powinny być ujęte w strukturze,

• dobrze jest dopasować strukturę kont księgowych oraz procesów kontrolnych do struktury zadaniowej, co znacząco ułatwi rozliczanie zadań.

Struktury zadaniowe są szczególnie przydatne do:

• instytucji naukowo-badawczych, biur projektowych itp.,

• wdrażania nowatorskich przedsięwzięć,

• instytucji specjalistycznych,

• przedsiębiorstw produkcyjnych.

Bibliografia:

1.http://mfiles.pl/pl/index.php/Struktura_zadaniowa

2.Stoner, „Kierowanie”, Wyd. PWE

3.Koźmiński, Zarządzanie. Teoria i praktyka.” ,Wydanie IV, Wyd. PWN

---