1. Schemat organizacyjny
Strukturę organizacyjną firmy obrazuje wykres zwany schematem organizacyjnym lub organigramem. Schematy organizacyjne mogą być rysowane w różnych układach. Najczę-ściej spotykanym układem jest układ z pionowym hierarchicznym uszeregowaniem ogniw organizacyjnych. Dla odróżnienia komórek organizacyjnych różnych szczebli hierar-chicznych stosuje się najczęściej następujące figury geometryczne: 1) trójkąt równora-mienny - stanowisko kierownika naczelnego firmy; 2) owal lub koło - ciała kolegialne; 3) tra-pez prostokątny - stanowiska zastępców kierownika firmy; 4) prostokąt - komórki organiza-cyjne I szczebla (działy, wydziały); 5) kwadrat - komórki organizacyjne II szczebla, np. sekcje; 6) małe prostokąty w układzie pionowym - stanowiska pracy. Stanowiska doradców i specjalistów oznacza się jak komórki organizacyjne, a więc w zależności od usytuowania hie-rarchicznego.
Zależność hierarchiczna (służbowa) między ogniwami organizacyjnymi zaznaczona jest w schemacie organizacyjnym prostymi liniami ciągłymi, łączącymi ogniwa nadrzędne z ogni-wami podporządkowanymi. Zależności funkcjonalne (współpracę ogniw niepowiązanych ze sobą hierarchicznie) zaznacza się linią przerywaną. Niezbędne skrzyżowania linii ciągłych z przerywanymi zaznacza się małym łukiem.

2. Symbolika organizacyjna
Symbolika organizacyjna ma na celu ułatwienie komunikowania się komórek organiza-cyjnych wewnątrz firmy i doręczanie korespondencji. Symbolika stosowana w firmie powinna być jednolita, tzn. oparta na tych samych kryteriach umownych. Symbol powinien wskazy-wać na miejsce komórki w strukturze organizacyjnej i jej podporządkowanie służbowe. Oznaczając komórki organizacyjne można zastosować symbole literowe, cyfrowe lub lite-rowo-cyfrowe. Przy stosowaniu symboli literowych (mnemotechnicznych) należy przestrze-gać następujących zasad:
1. stanowiska kierownika firmy i jego zastępców oznacza się pojedynczymi dużymi literami alfabetu (np. D - dyrektor; T - zastępca dyrektora ds. technicznych; E - zastępca dyrektora ds. ekonomicznych);
2. komórki organizacyjne pierwszego szczebla hierarchicznego, np. wydziały, oznacza się symbolem dwuliterowym, z których pierwsza duża litera oznacza podporządkowanie służ-bowe komórki (wszystkie komórki podporządkowane zastępcy dyrektora ds. technicznych będą miały w oznaczeniu jako pierwszą literę „T”, a zastępcy dyrektora ds. ekonomicz-nych - literę „E”), natomiast druga duża litera jest symbolem mnemotechnicznym tej ko-mórki (np. TI - dział inwestycji; EA - dział administracyjny);
3. komórki niższego szczebla oznacza się symbolami trzyliterowymi, z których dwie pierwsze duże litery oznaczają podporządkowanie służbowe komórki, trzecia mała litera - symbol tejże komórki (EAz - sekcja zbytu; EAa - sekcja administracyjno-gospodarcza).
Jeżeli komórka stanowi samodzielną sekcję lub samodzielne stanowisko pracy, wówczas jej symbol będzie się składał z dużej i małej litery.
Przyjmując symbole cyfrowe należy stosować układ dziesiętny.
Symbole literowe
P - prezes
T - zast. ds. technicznych
E - zast. ds. ekonomicznych
PK - dział kontroli
PO - dział organizacyjno-prawny
EE - dział ekonomiczny
EK - dział księgowości
EA - dział administracyjno-gospodarczy
POo - sekcja organizacyjna
POp - sekcja prawna
EAa - sekcja administracyjna
EAg - sekcja gospodarcza 0 - prezes
symbole cyfrowe
1 - zast. ds. technicznych
2 - zast. ds. ekonomicznych
00 - dział kontroli
01 - dział organizacyjno-prawny
20 - dział ekonomiczny
21 - dział księgowości
22 - dział administracyjno-gospodarczy
010 - sekcja organizacyjna
011 - sekcja prawna
220 - sekcja administracyjna
221 - sekcja gospodarcza

3. Regulamin organizacyjny
Regulamin organizacyjny ustala zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności wszystkich pracowników firmy oraz zależności służbowe i funkcjonalne między nimi. Regu-lamin składa się z dwóch części: ogólnej i szczegółowej. W części ogólnej regulaminu podaje się:
1) charakterystykę formalną firmy (nazwę i siedzibę, przedmiot działania);
2) organy firmy i pełnomocników, daty i numery pełnomocnictw;
3) nazwy organizacji społecznych i związków zawodowych działających na terenie firmy oraz zasady ich działania;
4) nazwy i symbole podstawowych komórek organizacyjnych (zarządu, zakładów w przed-siębiorstwach wielozakładowych i oddziałów);
5) zakres czynności pracowników zajmujących stanowiska kierownicze.
W części szczegółowej regulaminu podaje się zakres czynności pionów, komórek orga-nizacyjnych i poszczególnych stanowisk w następującym układzie:
1) pion (nazwa pionu, struktura organizacyjna pionu, ramowe zadania pionu, szczegółowy zakres obowiązków kierownika pionu, ewidencja zmian w organizacji);
2) komórka organizacyjna (nazwa, symbol i miejsce w strukturze organizacyjnej firmy, pod-porządkowanie służbowe komórki, komórki podporządkowane jej funkcjonalnie, struktura organizacyjna komórki, ramowy zakres czynności komórki, nomenklatura, in. nazewnictwo stanowisk i plan etatów, ewidencja zmian w organizacji),
3) stanowisko pracy [nazwa stanowiska pracy; nazwisko pracownika; podporządkowanie służbowe; zadania główne; zakres czynności (z podziałem, w miarę możliwości, na: czyn-ności bieżące - wykonywane stale, czynności okresowe - dla których można ustalić stałe terminy wykonywania oraz czynności doraźne); odpowiedzialność szczególna i uprawnie-nia szczególne (z uwzględnieniem m.in. prawa do bezpośredniego kontaktowania się w ramach firmy z innymi pracownikami, prawa do reprezentowania firmy na zewnątrz, prawa do podpisywania określonych dokumentów); wykaz podstawowych aktów normatywnych, instrukcji i regulaminów obowiązujących na danym stanowisku pracy].

4. Wykaz akt
Wykaz akt jest rzeczową klasyfikacją akt zarówno już istniejących, jak i tych, które po-wstaną w przyszłości. Wszystkie akt w firmie dzieli się według zagadnień, których dotyczą, przy czym przechodzi się od zagadnień najogólniejszych do coraz bardziej szczegółowych. Każda grupa zagadnień określana jest za pomocą krótkiej nazwy, tzw. hasła. Hasła pierw-szego rzędu oznaczają podział akt na grupy zasadnicze (np. zarządzanie, księgowość, środki rzeczowe itd.). Z kolei grupy zasadnicze dzieli się na grupy coraz to niższego rzędu (np. zarządzanie – hasło I rzędu, organizacja – hasło II rzędu). Posługiwanie się pełnymi nazwami grup i podgrup jest jednak niewygodne. Dlatego też należy posługiwać się symbolami cyfrowymi i zastosować dziesiętny system klasyfikacji, który jest jednocześnie systemem klasyfikacji i oznaczeniem pojęć. W systemie dziesiętnym wszystkie zagadnienia występują-ce w firmie dzieli się maksymalnie na 10 grup i określa tym samym hasłem oraz oznacza tym samym symbolem (od 0 do 9). W miarę potrzeby każdą z grup pierwszego rzędu dzieli się maksymalnie na 10 grup drugiego rzędu i oznacza symbolami cyfrowymi od 00 do 99. Każdą z grup drugiego rzędu dzieli się maksymalnie na 10 grup trzeciego rzędu itd., np.:
Grupy zasadnicze:
0 Zarządzanie
1 Kadry
2 Środki rzeczowe
3 Ekonomika

Grupy drugiego trzeciego i czwartego rzędu
1 Kadry
10 Ogólne zasady pracy i płac
100 Umowy zbiorowe i zakładowe
101 Taryfikatory kwalifikacyjne
102 Regulaminy pracy
103 Zasady wynagradzania i premiowania
11 Zatrudnienie
110 Zapotrzebowanie i werbunek pracowników
111 Zwalnianie pracowników
112 Opinie o pracownikach
113 Rozmieszczenie pracowników
114 Zatrudnianie specjalnych kategorii pracowników
115 Wykazy etatów
116 Prace zlecone
117 Nagrody, odznaczenia, kary
1170 Nagrody
1171 Odznaczenia państwowe
1172 Odznaczenia własne
1173 Kary
118 Wojskowe sprawy pracowników
* Nadając odpowiednim hasłom symbole cyfrowe, należy powtórzyć symbol grupy wcześniejszego rzędu i rozpocząć numerację od 0. Symbolem wykazu akt oznaczamy nie tylko pisma, lecz także teczki i segregatory, w których pisma przechowujemy.

5. Znak sprawy
Na wykazie akt oparte jest znakowanie spraw. Pełny znak sprawy składa się z trzech członów:
1. pierwszym członem jest symbol komórki organizacyjnej, w której akta są przechowywane i opracowywane, np. PK - dział kadr;
2. drugim członem jest symbol właściwego hasła wykazu akt, np. 116 - prace zlecone;
3. trzecim członem jest numer kolejny sprawy załatwianej w ramach danego zagadnienia, np. 18 sprawa.
Tak zbudowany znak sprawy wyglądałby następująco: PK/116/18.
Znak sprawy można rozbudować. Pierwszy człon można poszerzyć o symbol pracownika załatwiającego sprawę. Pracownikom można nadać symbole literowe, np. PK-JZ (Jan Ze-towski) lub cyfrowe, np. KP-3. Człon trzeci można poszerzyć o numer kolejny pisma w danej sprawie, np. 18-4 (czwarte pismo w osiemnastej sprawie). W znaku sprawy należy również podać rok zarejestrowania sprawy lub rok, w którym sprawa jest załatwiana.
Tak rozbudowany znak sprawy będzie wyglądał następująco: PK-JZ/116/18-4/2008.

Obieg pism w firmie; załatwianie spraw

1. System kancelaryjny
System kancelaryjny ustala metody rejestrowania oraz znakowania pism i akt sprawy.
System bezdziennikowy - bezrejestrowy polega na bezpośrednim operowaniu pismami i aktami spraw bez jakiegokolwiek rejestrowania i kwitowania w wewnętrznym obiegu. Pisma i akta oznacza się odpowiednim znakiem według wykazu akt i pod tym znakiem przechowuje w registraturze (komórce organizacyjnej, która daną sprawę prowadzi), a następnie w skład-nicy akt. Wyjątkiem od tej zasady są pisma i akta szczególnie ważne, przesyłki polecone i wartościowe, które ewidencjonuje się na specjalnym formularzu, tzw. kontrolce ważniejszych wpływów.
System bezdziennikowy - rejestrowy również zakłada wyeliminowanie wszelkich zapi-sów i pokwitowań, jednakże w tym systemie pracownik jednorazowo rejestruje każdą nowo powstałą sprawę na podstawie pierwszego w tej sprawie pisma zewnętrznego lub wewnętrz-nego, które - jak i wszystkie następne pisma w tej sprawie - otrzyma ten sam znak. Do reje-stracji spraw służy tzw. spis spraw. W systemie bezdziennikowym dziennik prowadzi się je-dynie dla pism i akt tajnych.
System dziennikowy występuje w dwóch odmianach: jako system dwudziennikowy i jednodziennikowy. W systemie dwudziennikowym do rejestracji pism wykorzystuje się dwa dzienniki podawcze (kancelaryjne). Jeden dziennik przeznaczony jest do rejestracji pism wpływających, drugi - do rejestracji pism wysyłanych. System jednodziennikowy ogranicza się do jednego dziennika podawczego. Pisma wpływające rejestruje się z lewej strony, pisma wysyłane - z prawej.

2. Przyjmowanie korespondencji
Korespondencja wpływająca do firmy zaopatrywana jest w odcisk pieczęci wpływu z da-townikiem. W obrębie pieczęci wpływu wpisuje się symbol komórki organizacyjnej, do której kancelaria kieruje pismo, datę przekazania pisma do załatwienia, ewentualny termin jego załatwienia i podpis osoby przekazującej.
Otrzymywane przez kancelarię pisma zwykłe kierowane są do komórek organizacyjnych bez kopert. Koperty z nienaruszonym stemplem pocztowym i znaczkiem dołącza się do przesyłek:
1. poufnych, poleconych, wartościowych, ekspresowych;
2. przy załatwianiu których zachodzi potrzeba ustalenia daty stempla pocztowego;
3. w których brak nazwiska i adresu nadawcy lub daty;
4. przy których stwierdzono uszkodzenie opakowania;
5. przy których stwierdzono niezgodność adnotacji na kopercie z zawartością koperty.

3. Instrukcja kancelaryjna
Instrukcja kancelaryjna jest to zbiór przepisów wewnętrznych, regulujących sposób wy-konywania przez wszystkie ogniwa organizacyjne firmy czynności związanych z obiegiem pism oraz tryb formalnego postępowania z pismami i aktami.
Instrukcja kancelaryjna reguluje:
1. zasady obiegu pism (podstawowe ogniwa obiegu, punkty zatrzymania),
2. zasady przyjętego systemu kancelaryjnego (tryb rejestracji i znakowania pism),
3. czynności komórki pocztowej firmy (sekretariatu, kancelarii) w zakresie przyjmowania i wysyłania pism,
4. tryb przesyłania i doręczania pism wewnątrz firmy,
5. tryb przeglądania i przydzielania pism do załatwienia,
6. dopuszczalne formy załatwiania spraw,
7. uprawnienia do podpisywania pism,
8. terminy i sposoby kontroli załatwiania spraw,
9. zasady przechowywania akt bieżących oraz tryb przekazywania akt do składnicy czy ar-chiwum zakładowego.
Do instrukcji kancelaryjnej należy dołączyć schemat obiegu pism, wykaz akt oraz wzory stosowanych przy obiegu pism formularzy i pieczęci (np. pieczątki wpływu, kontrolki wpływu ważniejszych przesyłek, karty spisu spraw, karty doręczeń przesyłek miejscowych i przesy-łek pocztowych).

4. Terminy załatwiania spraw
Termin prekluzyjny jest to termin wyznaczony dla dokonania jakiejś czynności, po upły-wie którego dokonana czynność pozbawiona jest skutku prawnego; uważana jest za niebyłą (np. odwołanie od decyzji, złożenie reklamacji). Wszystkie terminy, które nie są terminami prekluzyjnymi, są terminami porządkowymi.
Terminy stałe obejmują z góry ustalone okresy (np. dwutygodniowe, miesięczne, dwumie-sięczne), terminy doraźne zaś wyznaczane są przez kierownika firmy czy komórki organi-zacyjnej podczas dekretowania pism, pracownika (wynikają z kolejności wpływu czy też roz-kładu jego zajęć) lub nadawcę korespondencji.
Terminy załatwiania spraw powinny być określone w instrukcji kancelaryjnej. Ustalając je należy posiłkować się przepisami k.p.a. Zgodnie zaś z tymi przepisami sprawy powinny być załatwiane bez zbędnej zwłoki. Oznacza to, że sprawę należy załatwić albo niezwłocznie, albo w określonym terminie.
Niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które można rozpatrzyć:
1. na podstawie dowodów przedstawionych przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia po-stępowania;
2. w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane;
3. w oparciu o fakty i dowody znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowa-nie;
4. w oparciu o fakty i dowody możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporzą-dza ten organ.
Jeżeli sprawy nie można załatwić niezwłocznie, to wówczas:
1. w terminie do 1 miesiąca należy załatwić sprawę wymagającą postępowania wyjaśniają-cego, sprawę w postępowaniu odwoławczym oraz skargę;
2. w terminie do 2 miesięcy - sprawę wymagającą postępowania wyjaśniającego i szczegól-nie skomplikowaną.
Terminy załatwiania spraw liczone są od dnia wszczęcia postępowania. Datą wszczęcia postępowania na żądanie strony jest dzień doręczenia żądania (złożenia podania). Datą wszczęcia postępowania z urzędu jest dzień pierwszej czynności urzędowej dokonanej w sprawie, pod warunkiem jednak, że o czynności tej powiadomiono stronę (np. wezwanie strony do złożenia zeznania podatkowego, dzień przeprowadzenia kontroli).

6. Zasady obliczania terminów:
1. Jeżeli początkiem terminu określonego w dniach jest pewne zdarzenie, przy obliczaniu tego terminu nie uwzględnia się dnia, w którym zdarzenie nastąpiło; upływ ostatniego z wyznaczonej liczby dni uważa się za koniec terminu (strona może, np., w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji złożyć odwołanie; 14 dni liczy się od dnia następnego po dorę-czeniu decyzji);
2. terminy określone w tygodniach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim tygodniu, który nazwą odpowiada początkowemu dniowi terminu (np. termin 2-tygodniowy, który rozpoczął się w środę, również kończy się w środę);
3. terminy określone w miesiącach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim miesiącu, który datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było - w ostatnim dniu tego miesiącu (np. jeżeli 2-miesięczny termin biegnie od 25 maja, to koniec terminu przypada na 25 lipca; termin 2-miesięczny rozpoczynający się 30 grudnia kończy się 28 lub 29 lutego);
4. jeżeli koniec terminu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się najbliższy następny dzień powszedni.
Termin uważa się za zachowany, jeśli przed jego upływem pismo zostało:
1) wysłane w formie dokumentu elektronicznego, za poświadczeniem przedłożenia, do orga-nu administracji publicznej;
2) nadane w polskiej placówce pocztowej operatora publicznego;
3) złożone w polskim urzędzie konsularnym;
4) złożone przez żołnierza w dowództwie jednostki wojskowej;
5) złożone przez członka załogi statku morskiego kapitanowi statku;
6) złożone przez osobę pozbawioną wolności w administracji zakładu karnego.
W razie uchybienia terminu prośbę o jego przywrócenie należy wnieść w ciągu siedmiu dni od dnia ustania przyczyny uchybienia, w podaniu należy uprawdopodobnić, że uchybienie nastąpiło bez winy zainteresowanego i wraz z wniesieniem prośby dopełnić czynności, dla której termin był określony.

7. Zasady podpisywania pism
Osobą reprezentującą firmę na zewnątrz i zaciągającą w jej imieniu zobowiązania jest kierownik naczelny firmy. Jest więc on osobą upoważnioną do podpisywania wszystkich pism wysyłanych na zewnątrz. Generalnie przyjmuje się, że kierownik firmy podpisuje osobiście:
1. pisma szczególnie ważne (np. sprawozdania i plany dotyczące działalności całej instytucji),
2. dokumenty legitymacyjne (świadectwa, dyplomy).
Dokumenty, które rodzą zobowiązania o charakterze finansowym (są rozporządzeniem środkami finansowymi) podpisuje kierownik firmy jako organ lub pełnomocnik w rozumieniu prawa cywilnego, ponieważ jest to sfera obrotu cywilnoprawnego. Pełnomocnictwo musi być udzielone przez kierownika w formie pisemnej.
Dokumenty o charakterze informacyjnym, porządkowym (zaświadczenia, zawiadomienia, listy informacyjne, decyzje administracyjne itp.) podpisuje kierownik firmy lub osoba przez niego upoważniona. Upoważnienie do podpisywania pism zawarte jest w regulaminie orga-nizacyjnym. Dokumenty tego typu mogą być podpisywane przez określone osoby również na podstawie doraźnych upoważnień kierownika firmy.
Niektóre dokumenty dla swej ważności wymagają kontrasygnaty. Osoba zajmująca niż-sze stanowisko służbowe (o węższym zakresie odpowiedzialności) podpisuje pismo z lewej strony, osoba zajmująca wyższe stanowisko służbowe (o szerszym zakresie odpowiedzial-ności) - z prawej strony.
Niekiedy dla ważności dokumentu wymagana jest reprezentacja łączna (np. przy zacią-ganiu zobowiązań). W tym przypadku kolejność złożenia podpisów nie jest ważna, ponieważ są to podpisy równorzędne (pismo podpisuje np. prezes i wiceprezes, prezes i pełnomocnik lub członek zarządu i prokurent).
Niekiedy przepisy prawa wymagają podpisywania pism pod pieczątką (np. świadectwa szkolne, dyplomy uczelni). Wówczas pieczątkę (lub przy pismach mających charakter doku-mentu - pieczęć okrągłą) odbija się między podpisami.
Podpis składa się między wierszem określającym stanowisko służbowe a wierszem poda-jącym imię i nazwisko podpisującego.
Podpisując pisma za osobę upoważnioną do ich podpisywania, należy stosować następu-jące skróty: wz - w zastępstwie; po - pełniący obowiązki; zu - z upoważnienia.

Podpis elektroniczny

Podpis elektroniczny są to dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej pod-pis elektroniczny. Ustawa w definicji nie wymaga, aby podpis elektroniczny stwierdzał tożsamość podpisującego ani nawet go identyfikował, lecz jedynie aby mógł posłużyć do jego identyfikacji.
Technologia jego złożenia jest dowolna. Najpowszechniejszy sposób składania podpis elektronicz-ny opiera się na kryptografii asymetrycznej podpisu cyfrowego. Podpis elektroniczny jest niejako wynikiem zaszyfrowania danych podpisywanych za pomocą danych służących do złożenia podpis elektroniczny.
„Zwykły” podpis elektroniczny nie jest zrównany w skutkach prawnych z podpisem własnoręcznym, ani nie stosuje się do niego dowodu niezaprzeczalności autorstwa. Nie stanowi dowodu oświadczenia woli, ale może stanowić dowód na inną okoliczność, np. dystrybucję nielegalnych kopii oprogramowania.
Bezpieczny podpis elektroniczny jest to podpis elektroniczny, który:
1) jest przyporządkowany wyłącznie do osoby fizycznej składającej ten podpis;
2) jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektro-niczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego;
3) jest powiązany z danymi, do których został dołączony w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.
Dane w postaci elektronicznej opatrzone podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.

Znakowanie czasem dokumentów

Podpis elektroniczny może być znakowany czasem. Usługa znacznika czasu polega na dostarcza-niu poświadczeń, że element danych istniał przed określonym punktem w czasie. Znakowanie czasem przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne wywołuje w szczególności skutki praw-ne daty pewnej w rozumieniu Kodeksu cywilnego. Uważa się, że podpis elektroniczny znakowany czasem przez taki podmiot został złożony nie później niż w chwili dokonywania tej usługi.

8. Doręczanie pism
Pisma doręcza się pocztą, przez pracowników albo przez inne upoważnione osoby (np. współuczestnika postępowania, który zobowiąże się do doręczenia pisma). Doręcza się je na adres strony, jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika. Dlatego też o zmianie adresu w toku postępowania należy zawiadomić organ pod rygorem uznania za prawidłowe doręczeń na dotychczasowy adres. Jeżeli adresatem pisma jest strona - jej doręcza się pisma. Jeżeli strona działa przez przedstawiciela - pisma doręcza się temu przedstawicielowi. Jeżeli ma pełnomocnika, pisma doręcza się pełnomocnikowi, przy czym pominięcie pełnomocnika strony jest równoznaczne z pominięciem strony, a więc powoduje taki skutek prawy, jakby strona nie brała udziału w postępowaniu bez własnej winy.
Doręczanie pism osobie fizycznej następuje w mieszkaniu, do którego ma ona tytuł praw-ny; w miejscu pracy; w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie, jeżeli wynika to z ko-niecznej potrzeby.
W razie nieobecności adresata w mieszkaniu pisma doręcza się za pokwitowaniem doro-słemu domownikowi (czyli osobie pełnoletniej należącej do gospodarstwa domowego), są-siadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. Zawiado-mienie o doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania adresata.
W razie niemożności doręczenia pisma w sposób przedstawiony wyżej, dokonuje się tzw. doręczenia zastępczego. Pismo składa się na okres 14 dni w placówce pocztowej lub w urzędzie właściwej gminy i powiadamia adresata o możliwości jego odbioru. Obowiązkiem doręczającego jest dwukrotne pozostawienie zawiadomienia o możliwości odbioru pisma. Pierwsze zawiadomienie powinno być sporządzone w momencie niemożności doręczenia pisma i określać 7-dniowy termin na jego odbiór. Jeżeli przesyłka nie zostanie odebrana w tym czasie, pozostawia się adresatowi drugie zawiadomienie ze wskazaniem możliwości odbioru pisma w ciągu 14 dni od pierwszego zawiadomienia. Awizo umieszcza się w skrzynce pocztowej adresata, a jeśli jest to niemożliwe – na drzwiach jego mieszkania lub w widocznym miejscu przy wejściu na posesję. Skutkiem tej regulacji jest przyjęcie, w sytuacji gdy pismo nie zostanie odebrane, fikcji jego doręczenia z upływem 14-dniowego terminu prze-chowywania na poczcie lub w urzędzie gminy.
Jednostkom organizacyjnym (bez względu na formę własności) pisma doręcza się w ich siedzibie do rąk osób uprawnionych do odbioru pism.
Pisma ważniejsze doręczane są zwykle za tzw. zwrotnym poświadczeniem odbioru, na którym odbierający potwierdza swoim podpisem doręczenie w określonej dacie.
Uchylanie się od skutków prawnych doręczenia za zwrotnym potwierdzeniem odbioru jest bezskuteczne. Jeżeli odbierający pismo nie chce lub nie może potwierdzić odbioru, doręcza-jący stwierdza sam datę doręczenia oraz wskazuje osobę, która odebrała pismo i przyczynę braku jej podpisu. Jeżeli natomiast adresat odmawia przyjęcia pisma, pismo zwraca się nadawcy z adnotacją o odmowie jego przyjęcia i datą odmowy. Uważa się wówczas, że pi-smo zostało doręczone w dniu odmowy jego przyjęcia przez adresata.

9. Materiały archiwalne
Materiałami archiwalnymi jest wszelkiego rodzaju dokumentacja, bez względu na sposób jej wytwarzania, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej: o działalno-ści Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek or-ganizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami; o rozwoju życia społecznego i gospodarczego; o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospo-darczym, zawodowym i wyznaniowym; o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki. Materia-ły te przechowuje się wieczyście. Zwierzchni nadzór nad nimi sprawuje Minister Edukacji przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

10. Archiwa zakładowe i składnice akt
Archiwa zakładowe tworzy się w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jed-nostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne. Wykaz jednostek, w których tworzy się archiwa za-kładowe ustala Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych (w odniesieniu do jednostek obejmujących działalnością obszar całego Państwa) lub dyrektor właściwego archiwum pań-stwowego. Za gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie i odpowiednie zabezpie-czenie materiałów archiwalnych odpowiadają kierownicy jednostek organizacyjnych. Odpo-wiadają oni również za przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego oraz za brakowanie pozostałej dokumentacji.
W razie ustania działalności takiej jednostki, jej materiały archiwalne przekazuje się do właściwego archiwum państwowego, dokumentację niearchiwalną zaś - sukcesorowi, a w razie jego braku - właściwemu rzeczowo organowi administracji państwowej.
We wszystkich pozostałych jednostkach organizacyjnych dokumentację gromadzi się w składnicach akt. Kierownicy tych jednostek obowiązani są zapewnić ochronę przed znisz-czeniem lub utratą dokumentacji gromadzonej w składnicach akt oraz umożliwić właściwemu archiwum państwowemu nadzór nad brakowaniem przechowywanej tam dokumentacji. W składnicy akt nie prowadzi się ewidencji dokumentacji i nie jest ona udostępniana innym osobom (wyjątkowo - za zgodą kierownika jednostki).
Obowiązek ewidencjonowania, przechowywania i zabezpieczania materiałów archiwal-nych ciąży również na organach niepaństwowych jednostek organizacyjnych. Z chwilą usta-nia działalności tych jednostek, ich materiały archiwalne stają się własnością Państwa i pod-legają przekazaniu do właściwej jednostki państwowej sieci archiwalnej wskazanej decyzją Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

11. Oznaczanie kategorii dokumentacji
Symbolem „A” oznacza się dokumentację stanowiącą materiały archiwalne. Symbolem „B” oznacza się kategorie dokumentacji niearchiwalnej, z tym że:
1. symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację o czasowym zna-czeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczyna-jąc od 1 stycznia roku następnego po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu czy jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych;
2. symbolem „Bc” oznacza się dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktycz-ne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę;
3. symbolem „BE” oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania, podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadzają pracownicy właściwego archiwum państwowego, którzy mo-gą dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji.

12. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
Dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu po upływie okresu przechowywania podanego w wykazie akt. Okresy przechowywania dokumentacji niearchiwalnej określają bądź to właściwi ministrowie w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwo-wych, bądź to kierownicy firm w porozumieniu z dyrektorem właściwego archiwum państwo-wego. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności dla celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej na makulaturę. Bra-kowanie dokumentacji może nastąpić wyłącznie na podstawie zezwolenia, które może być jednorazowe lub generalne (dla określonych jednostek organizacyjnych lub dla określonych rodzajów dokumentacji niearchiwalnej). Zezwolenia wydaje dyrektor właściwego archiwum państwowego na wniosek kierownika. Jeżeli ze względu na zasięg terytorialny wydanie ze-zwolenia przekracza kompetencje dyrektora archiwum państwowego, zezwolenie takie wy-daje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.

13. Zasady przekazywania akt do archiwum lub składnicy akt
Pracownik klasyfikuje akta według obowiązującego w firmie wykazu akt, oznacza je peł-nym symbolem wykazu akt oraz numerem sprawy i przechowuje w tym układzie. Jeżeli w firmie obowiązuje system bezdziennikowy - rejestrowy, pracownik powinien założyć rejestr spraw załatwionych. Pracownik przechowuje akta przez rok, licząc od daty załatwienia sprawy. Po upływie roku pracownik powinien przekazać dokumentację do archiwum lub składnicy akt na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego. Przekazywana dokumentacja po-winna być odpowiednio uporządkowana, tzn. materiały powinny być ułożone w teczkach we-dług kolejności spraw, a w ramach sprawy - chronologicznie. Poszczególne strony powinny być opatrzone kolejną numeracją.
Na każdej teczce należy umieścić: 1) nazwę jednostki organizacyjnej i komórki organiza-cyjnej, w której materiały powstały; 2) symbol klasyfikacyjny według wykazu akt; 3) tytuł teczki i informację o rodzaju materiałów; 4) roczne daty krańcowe (tj. daty najwcześniejszego i najpóźniejszego dokumentu); 5) sygnatury teczki (tj. numer spisu zdawczo-odbiorczego i numer pozycji teczki w spisie); 6) symbol kwalifikacyjny materiałów - kategoria A lub B;
7) liczbę stron w teczce.
Przekazywane materiały należy:
1. umieścić w odpowiednich opakowaniach, wykonanych z materiałów chroniących przed uszkodzeniem mechanicznym, chemicznym i biologicznym;
2. przesznurować w teczkach po usunięciu spinaczy i innych elementów metalowych;
3. spakować w paczki zaopatrzone w etykiety z nazwą jednostki i komórki organizacyjnej i sygnaturami teczek.

Uchwała

1. Pojęcie organu
Organem osoby prawnej jest osoba fizyczna lub - w przypadku organu kolegialnego - zespół takich osób. Organ tworzy i urzeczywistnia wolę osoby prawnej. Jest on elementem struktury organizacyjnej osoby prawnej, nie jest więc samodzielnym podmiotem prawa. Or-gan realizuje prawa i obowiązki osoby prawnej jako podmiotu prawa. Jego działanie jest działaniem samej osoby prawnej, umocowanie do działania zaś wynika wprost z ustawy. Bez organu osoba prawna nie może uczestniczyć w obrocie cywilnoprawnym. Skutki prawne działania organu, jeżeli działanie to zostało podjęte w charakterze organu i w granicach jego kompetencji, spadają z mocy prawa wprost na osobę prawną.

2. Zwoływanie posiedzeń organów kolegialnych
Uchwały mogą zapadać tylko na prawidłowo zwołanych posiedzeniach, tzn. zgodnie z trybem określonym w statucie lub regulaminie obrad. Organ czy podmiot zwołujący posie-dzenie obowiązany jest zawiadomić wszystkich członków o czasie, miejscu i proponowanym porządku obrad. Statut czy regulamin powinien rozstrzygać, w jakim terminie i w jakiej formie członkowie organu będą zawiadamiani o posiedzeniu.

3. Kworum i zasady jego obliczania
Warunkiem ważności uchwały jest obecność na posiedzeniu prawidłowo zwołanym okre-ślonej liczby członków (kworum) danego organu. Do ważności uchwał w zasadzie konieczna jest obecność na posiedzeniu co najmniej połowy liczby członków organu. Statut może przewidywać jednak inne kworum, wyższe lub niższe od połowy liczby członków. Przy posie-dzeniach zgromadzenia wspólników w spółce podstawą określenia kworum jest liczba udzia-łów wchodzących w skład kapitału zakładowego, a nie liczba wspólników.
Przy ustalaniu kworum obowiązują następujące zasady:
1. kworum oblicza się z reguły w stosunku do statutowej liczby członków danego organu, co oznacza, że zmniejszenie liczby członków danego organu w czasie trwania kadencji nie powoduje obniżenia wymaganej liczby obecnych na posiedzeniu;
2. wymaganą liczbę obecnych na posiedzeniu należy ustalać w momencie otwarcia posie-dzenia oraz w momencie podejmowania każdej kolejnej uchwały;
3. jeżeli nie wszyscy członkowie organu zostali prawidłowo (czyli zgodnie ze statutem lub regulaminem działania) zawiadomieni o miejscu i terminie posiedzenia, organ ten nie może podejmować ważnych uchwał nawet przy zachowaniu kworum, chyba że w posiedzeniu wadliwie zwołanym uczestniczą wszyscy członkowie organu.

4. Podejmowanie uchwał. Rodzaje większości
Uchwały zapadają większością głosów. Z większością zwykłą mamy do czynienia wów-czas, gdy liczba głosów pozytywnych jest mniejsza od sumy głosów przeciw i wstrzymują-cych się, lecz wyższa od liczby głosów przeciw. Większość bezwzględna - to połowa liczby głosujących plus jeden głos. Większość kwalifikowana - to przewaga głosów pozytywnych nie niższa od pewnej ustalonej granicy, np. 2/3, 3/4 głosujących. Większość względna - to największa liczba głosów oddanych za jedną z wielu propozycji.

5. Forma głosowania nad uchwałą
Głosowanie nad uchwałami w zasadzie jest jawne. Od zasady tej istnieją tylko dwa wyjąt-ki. Głosowanie tajne odbywa się zawsze w sprawach osobowych, natomiast w innych sprawach tylko wówczas, gdy zażąda tego przynajmniej jeden członek organu.

6. Votum separatum
Każdemu członkowi organu, który nie zgadza się z treścią podjętej uchwały, przysługuje prawo zgłoszenia do protokołu zdania odrębnego (votum separatum).

7. Protokół posiedzenia
Protokół zebrania (lub innego zgromadzenia) ma na celu odtworzenie przebiegu zebra-nia. Protokół powinien zawierać:
1. numer,
2. datę i miejsce sporządzenia,
3. nazwiska przewodniczącego i protokolanta,
4. porządek obrad,
5. opis przebiegu obrad,
6. treść podjętych uchwał,
7. sprzeciwy zgłoszone do uchwał,
8. podpisy przewodniczącego zebrania i protokolanta.

8. Do protokołu należy dołączyć:
1) dowód zwołania posiedzenia;
2) listę obecności z podpisami osób uczestniczących w posiedzeniu;
3) dokumenty, które stanowiły podstawę do podjęcia uchwały.

Umowy cywilnoprawne

Elementy składowe umowy
W umowach wyróżnia się składniki trojakiego rodzaju:
1. Składniki przedmiotowo istotne pozwalają na odróżnienie danego typu umowy od innych umów. Na przykład, w umowie sprzedaży zalicza się do nich przeniesienie wła-sności i wydanie rzeczy oraz zapłacenie ceny i odebranie rzeczy. Osiągnięcie przez strony porozumienia co do tych elementów jest warunkiem koniecznym dojścia do skutku umowy.
2. Składniki nieistotne są elementami uregulowanymi w samej ustawie. Brak tych elemen-tów w umowie nie pociąga więc za sobą jej bezskuteczności. Brakujące elementy zastę-puje ustawa. Na przykład, przepisy o rękojmi za wady fizyczne rzeczy sprzedanej znajdą zastosowanie bez względu na to, czy rękojmia została uregulowana w umowie. Mają one bowiem moc norm prawnych bezwzględnie obowiązujących, uzupełniają więc treść każdej umowy.
3. Składniki podmiotowo istotne współkształtują treść umowy tylko o tyle, o ile zostały przez strony wprowadzone do umowy. Zalicza się do nich: warunek, termin, zadatek, prawo odstąpienia od umowy, odstępne, karę umowną itp. Jeżeli elementy takie nie zna-lazły się w umowie, nie powstają skutki prawne, ponieważ w tych przypadkach przepisy prawa nie zastępują woli stron.

Dokumentacja biurowa

Dokumentem biurowym jest każde pismo, notatka służbowa, protokół czy sprawozdanie, sporządzone w toku pracy biurowej. Klasyfikacja dokumentacji biurowej ma swoją podstawę w postanowieniach prawa i doktrynie.
Przyjmując kryterium adresata pisma, dokumentację biurową dzielimy na:
1) korespondencję wewnętrzną,
2) korespondencję zewnętrzną otrzymywaną bądź wysyłaną.
Jeśli za podstawę podziału przyjmiemy przepisy ustawy o ochronie informacji niejaw-nych , dokumentację biurową dzielimy na:
1) pisma z klauzulą „ściśle tajne”, zawierające informacje, których ujawnienie może spo-wodować istotne zagrożenie dla bezpieczeństwa państwa i jego obywateli lub narazić in-teresy państwa i obywateli na szkodę w wielkich rozmiarach;
2) pisma tajne zawierające informacje, których ujawnienie może narazić istotne interesy państwa i obywateli na znaczną szkodę;
3) pisma z klauzulą „poufne” zawierające tajemnicę służbową, której nieuprawnione ujaw-nienie może spowodować szkodę dla interesów państwa, interesu publicznego lub prawnie chronionego interesu obywateli;
4) pisma „zastrzeżone” zawierające informacje, których ujawnienie może spowodować szkodę dla prawnie chronionych interesów obywateli albo jednostki organizacyjnej.
Jeśli za podstawę podziału przyjmiemy treść pism, można wyróżnić:
1) protokoły,
2) notatki służbowe (adnotacje);
3) podania,
4) zawiadomienia,
5) wezwania,
6) postanowienia,
7) decyzje,
8) ugody,
9) zaświadczenia,
10) odwołania,
11) zażalenia,
12) sprawozdania,
13) pisma przewodnie,
14) listy grzecznościowe,
15) listy transakcyjne.
Protokół sporządza się z każdej czynności, która ma istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawa, chyba że czynność została w inny sposób utrwalona na piśmie. W szczególności sporządza się protokół z:
1) przyjęcia podania wniesionego ustnie,
2) przesłuchania strony, świadka i biegłego;
3) oględzin i ekspertyz dokonywanych przy udziale przedstawiciela organu administracyjne-go;
4) rozprawy;
5) ustnego ogłoszenia decyzji i postanowienia.
Z protokołu musi wynikać:
1) kto, kiedy, gdzie i jakich czynności dokonał;
2) kto i w jakim charakterze był przy tym obecny;
3) co i w jaki sposób w wyniku tych czynności ustalono;
4) jakie uwagi zgłosiły obecne osoby.
Podanie jest to oficjalne pismo zawierające prośbę skierowane do jakichś władz lub osoby przełożonej. Dla ułatwienia załatwiania spraw, w urzędach administracyjnych udostępniane są zwykle formularze podań, będących podstawą wszczęcia postępowania. Organ ad-ministracyjne nie może jednak odmówić przyjęcia podania złożonego w innej formie, byleby tylko zawarte w nim były minimalne informacje wymagane przez k.p.a., tzn.:
1) wskazanie osoby, od której pochodzi podanie;
2) adres wnoszącego podanie;
3) żądanie;
4) inne dane, jeżeli wymagają tego przepisy szczególne.
Podania mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej, a także ustnie do protokołu. Nie wszystkie podania muszą być podpisane. Podpisane musi być podanie wnoszone pisemnie lub ustnie do protokołu.
Zawiadomienie informuje stronę o przeprowadzonej czynności i stwarza jej możliwość wzięcia w niej udziału.
Wezwanie, w przeciwieństwie do zawiadomienia, nakłada na stronę określone obowiązki, dlatego powinno odpowiadać formalnym wymaganiom określonym w k.p.a. W wezwaniu podaje się:
1) nazwę i adres organu wzywającego, przy czym adres powinien obejmować wszelkie in-formacje pozwalające na kontakt, np. nr telefonu;
2) imię i nazwisko wzywanego;
3) w jakiej sprawie oraz w jakim charakterze i w jakim celu zostaje wezwany (np. w charakte-rze świadka);
4) czy wezwany powinien stawić się osobiście, czy też może być zastąpiony przez pełno-mocnika, ewentualnie czy może złożyć wyjaśnienie lub zeznanie na piśmie;
5) termin, do którego żądanie powinno być spełnione, albo dzień, godzinę i miejsce stawienia się wezwanego lub jego pełnomocnika;
6) skutki prawne niezastosowania się do wezwania;
7) podpis pracownika organu wzywającego, z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska służbowego podpisującego.
Większość z wymienionych elementów wezwania ma charakter istotny dla jego ważności, a uchybienia w tym zakresie wywołują określone skutki prawne. Nie można, np. wyciągać konsekwencji w stosunku do osoby, która się nie stawiła, jeżeli w wezwaniu nie określono, w jakim charakterze była wezwana, albo jeżeli nie określono skutków prawnych niestawiennic-twa.
Postanowienia, dawniej zwane decyzjami incydentalnymi, wydawane są w toku postę-powania. Dotyczą poszczególnych kwestii, które wynikają w toku postępowania, lecz w za-sadzie nie rozstrzygają o istocie sprawy. Dotyczą one głównie kwestii proceduralnych (np. zawieszenie postępowanie, wznowienie postępowania, przywrócenie uchybionego terminu, dopuszczenie do udziału w postępowaniu na prawach strony), ale mogą również rozstrzygać problemy porządkowe (np.: ustalenie kolejności przeprowadzenia dowodów, sprostowanie oczywistej pomyłki w decyzji). Postanowienia mogą być również wydawane w odniesieniu do istoty sprawy (np. zatwierdzenie ugody, wyjaśnienie wątpliwości co do treści decyzji).
Prawidłowo sporządzone postanowienie powinno zawierać:
1) oznaczenie organu;
2) datę wydania;
3) oznaczenie strony (innego adresata);
4) powołanie podstawy prawnej;
5) rozstrzygnięcie (osnowa);
6) uzasadnienie faktyczne i prawne (jeżeli na postanowienie służy zażalenie albo skarga do sądu administracyjnego lub postanowienie zostało wydane na skutek zażalenia);
7) pouczenie, czy i w jakim trybie służy zażalenie lub skarga do sądu administracyjnego;
8) podpis osoby upoważnionej (imię, nazwisko, stanowisko służbowe).
Decyzja rozstrzyga sprawę co do jej istoty w całości lub w części albo w inny sposób koń-czy sprawę w danej instancji. Nie jest istotne, czy pismo nosi nazwę „decyzja”, czy też inną nazwę (np. pozwolenie, zezwolenie, koncesja) albo w ogóle jest nazwy pozbawione. Decyzja administracyjna powinna zawierać przynajmniej następujące elementy:
1) oznaczenie organu wydającego decyzję,
2) datę wydania,
3) oznaczenie strony (stron),
4) powołanie podstawy prawnej,
5) rozstrzygnięcie (osnowę),
6) uzasadnienie faktyczne i prawne,
7) ewentualnie pouczenie o prawie do odwołania,
8) ewentualnie pouczenie o prawie do wniesienia powództwa do sądu powszechnego lub skargi do sądu administracyjnego,
9) podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do wydania decyzji.
Przepisy szczególne mogą określać także inne składniki, które powinna zawierać decyzja (np. okres ważności, warunek, od którego uzależnione jest obowiązywanie decyzji, dodatko-we obowiązki).
W podstawie prawnej decyzji powoływane są przepisy proceduralne, czyli przepisy k.p.a. oraz przepisy prawa materialnego, upoważniające do załatwienia danej sprawy w formie decyzji, zawarte w ustawach lub aktach wykonawczych do ustaw. Nie mogą stanowić podstawy prawnej przepisy kompetencyjne, które wskazują zakres działania organu admini-stracyjnego oraz formy prawne, w jakich ten organ działa. Podstawą prawną decyzji nie może też być tzw. prawo wewnętrzne administracji (prawo „powielaczowe”, akty kierownictwa wewnętrznego), a także preambuła (wstęp) aktu prawnego, która nie jest normą prawną, stanowi natomiast pochodzące od organu, który wydał akt prawny, wyjaśnienie podstawo-wych motywów jego wydania.
Najważniejszym składnikiem decyzji jest rozstrzygnięcie. Powinno być ono wyrażone w taki sposób, żeby prawa lub obowiązki (albo jedno i drugie) stron były sformułowane wyraźnie i nie budziły wątpliwości. Rozstrzygnięcie nie może być alternatywne.
W zasadzie każda decyzja powinna zawierać uzasadnienie. Od obowiązku sporządzenia uzasadnienia można odstąpić, jeżeli:
1) decyzja uwzględnia w całości żądanie strony, lecz nie dotyczy to:
a) decyzji rozstrzygających sporne interesy stron,
b) decyzji wydanych na skutek odwołania;
2) z dotychczasowych przepisów ustawowych wynikała możliwość zaniechania lub ograni-czenia uzasadnienia ze względu na interes bezpieczeństwa państwa lub porządek pu-bliczny.
Na uzasadnienie decyzji składa się uzasadnienie faktyczne i uzasadnienie prawne.
Uzasadnienie faktyczne powinno zawierać w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, na których się oparł, oraz przyczyn, z powodu któ-rych innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy dowodowej. Ocena zebranego mate-riału dowodowego powinna znaleźć pełne odzwierciedlenie w uzasadnieniu decyzji, przy czym ocena ta powinna polegać na podaniu przyczyn, dla których organ na jednych dowo-dach oparł się, a innym dowodom odmówił wiarygodności.
Uzasadnienie prawne nie może być powtórzeniem podstawy prawnej. Organ musi wy-tłumaczyć, dlaczego w danej sprawie zastosował określony przepis, a także - jak ten przepis jest rozumiany. Ten ostatni wymóg jest ważny, jeżeli istnieją różne możliwości interpretacji normy prawnej.
Ugoda jest to porozumienie kończące spór zawarta w wyniku obustronnych lub jedno-stronnych ustępstw. Należy ją sporządzić na piśmie i zawrzeć w niej następujące elementy:
1) oznaczenie organu, przed którym zawiera się ugodę;
2) datę sporządzenia;
3) oznaczenie stron;
4) przedmiot i treść;
5) wzmiankę o jej odczytaniu i przyjęciu;
6) podpisy stron;
7) podpis pracownika organu upoważnionego do sporządzenia ugody.
Zaświadczenie jest to pismo potwierdzające określone fakty lub stan prawny.
Odwołanie jest to pismo, z którego wynika od kogo ono pochodzi i w jakiej sprawie jest składane. Nie jest konieczne szczegółowe uzasadnienie; wystarczy wyrażenie przez stronę niezadowolenia z wydanej decyzji. Przepisy szczególne mogą jednak wprowadzać inne wy-mogi co do treści odwołania.
Zażalenie jest środkiem prawnym od niektórych postanowień. Zażalenie nie musi być szczegółowo uzasadnione, powinno jedynie odzwierciedlać niezadowolenie strony z posta-nowienia. Ale można je złożyć tylko wtedy, gdy wyraźnie to wynika z przepisów k.p.a.
Sprawozdanie to pisemny opis przebiegu zdarzeń lub relacji z działalności organu za dany rok. Biorąc pod uwagę treść sprawozdania, można wyróżnić:
1) sprawozdania liczbowe,
2) sprawozdania ankietowe,
3) sprawozdania opisowe.
Pisma przewodnie informują o przesyłanych przy piśmie dokumentach. Należy je dołą-czać do przesyłanych dokumentów tylko wówczas, gdy: 1) sam dokument może być przez odbiorcę niezrozumiały, 2) są potrzebne dodatkowe pisemne informacje.
Listy grzecznościowe mają formę jak najbardziej bezpośrednią, zbliżoną do korespon-dencji prywatnej. Stosuje się je prawie wyłącznie w stosunkach między instytucjami a oso-bami indywidualnymi. Będą to życzenia rocznicowe (np. z okazji Nowego Roku), podzięko-wania itp.
Listy transakcyjne mają inny charakter niż opisane wyżej. Wymiana tych listów pociąga za sobą określone skutki prawne. Z tego też względu treść tych listów powinna mieć elemen-ty wymagane odpowiednimi przepisami prawa (oferta, oświadczenie o przyjęciu oferty).
Biorąc pod uwagę terminy załatwiania spraw można wyróżnić:
1) pisma pilne, załatwiane w pierwszej kolejności;
2) pisma terminowe, posiadające ustalony termin załatwienia;
3) pisma zwykłe, załatwiane w sposób zwyczajowo przyjęty.

Zasady redagowania

Poprawnie zredagowane pismo powinno zawierać cztery elementy:
- wprowadzenie,
- przedstawienie problemu,
- uzasadnienie,
- wnioski końcowe.
Wprowadzenie jest częścią wstępną pisma, w której nadawca nawiązuje do poprzedniej korespondencji podając znak pisma, jego datę lub wprowadza w zagadnienie, które chce omówić w piśmie.
Przedstawienie problemu jest częścią zasadniczą pisma, w której nadawca szczegółowo przedstawia sprawę.
Uzasadnienie ma na celu przekonanie adresata o słuszności stanowiska zajmowanego przez nadawcę pisma. Każde pismo powinno zawierać (w miarę potrzeby) uzasadnienie fak-tyczne i prawne. Uzasadnienie faktyczne polega na dokładnym opisaniu faktów. Należy tak opisać fakt, aby wykazać, że ma on znaczenie prawne i podlega określonej normie prawnej. Uzasadnienie prawne polega na znalezieniu odpowiedniego przepisu prawa i wykazaniu, że przepis ten ma zastosowanie do opisanego faktu.
Wnioski są częścią końcową pisma, podsumowaniem treści, ponownym podkreśleniem istoty sprawy.
Prawidłowo zredagowane pismo musi zawierać dwa elementy: przedstawienie problemu i uzasadnienie.
Redagując pisma należy przyjąć jedną z dwóch metod:
1) metodę indukcyjną, polegającą na tym, że zaczynamy pismo od stwierdzeń szczegóło-wych, by przejść do rozważań ogólnych (od szczegółu do ogółu);
2) metodę dedukcyjną, polegającą na rozpoczęciu pisma od ogólnego naświetlenia sprawy, by następnie przejść do rozważań szczegółowych (od ogółu do szczegółu).
Wybór metody należy do osoby redagującej pismo. Ale zawsze któraś z tych metod musi być przyjęta i konsekwentnie stosowana.
Styl pism urzędowych powinien odpowiadać następującym wymogom:
1) zdania powinny być jasne, krótkie, pojedyncze; zbyt rozbudowane powodują trudności w zrozumieniu treści pisma, dlatego też należy unikać zdań wielokrotnie złożonych, czyli ta-kich, które mają więcej niż dwa orzeczenia;
2) pismo powinno być sformułowane w sposób zwięzły i krótki; nie należy stosować rozwle-kłych opisów, własnych refleksji, zbędnych słów;
3) pismo powinno być zredagowane w neutralnej lub lekko uprzejmej formie;
4) w pismach nie wolno używać słów obraźliwych, pogróżek, zwrotów ośmieszających adre-sata; dozwolone są sformułowania kategoryczne, groźby legalne, w których nadawca od-wołuje się do obowiązujących przepisów;
5) pismo powinno być sformułowane zgodnie z zasadami pisowni polskiej; nie może być w nim błędów ortograficznych, gramatycznych, stylistycznych i usterek w zakresie inter-punkcji;
6) pismo powinno być sugestywne dla odbiorcy; właściwe sformułowanie części zasadniczej i uzasadnienia powinno spowodować określone reakcje odbiorcy, oczekiwane przez nadawcę;
7) pismo powinno być kompletne; brak drobnych informacji powoduje dodatkową wymianę korespondencji w celu uzupełnienia brakujących danych, a to skutkuje opóźnieniem zała-twienia sprawy;
8) pismo powinno zawierać terminologię fachową;
9) pismo powinno być przejrzyste graficznie, tzn. przy zmianie myśli należy stosować akapit (w pismach w układzie a’linea) bądź interlinię (w pismach w układzie blokowym);
10) pismo powinno być czyste w formie; należy unikać stosowania różnego rodzaju wyróżnień tekstu (podkreśleń, dużych liter, pisma pochylonego, zmiany wielkości czcionki itp.);
11) pismo powinno dotyczyć tylko jednej sprawy;
12) w pismach dozwolone jest używanie skrótów powszechnie używanych.

Formularze

Formularze wykorzystywane są w celu ujednolicenia i ułatwienia zbierania różnego rodzaju informacji przy czynnościach masowych, wielokrotnych, powtarzających się. Stosowanie formularzy zmniejsza wysiłek i czas potrzebny na wykonanie czynności, ujednolica tryb zała-twiania spraw oraz usprawnia wykonywanie czynności administracyjno-biurowych.
Ze względu na zastosowanie formularze dzielimy na:
1) wewnętrzne, stosowane tylko w ramach danej jednostki organizacyjnej;
2) zewnętrzne, stosowane pomiędzy jednostkami organizacyjnymi i w życiu publicznym.
Ze względu na rozliczanie się z formularzy dzielimy je na
1) zwykłe;
2) ścisłego zarachowania, wymagające ewidencji i zabezpieczenia.
Ze względu na sposób rozpowszechniania formularze dzielimy na:
1) powszechnego użytku,
2) branżowe,
3) resortowe,
4) zakładowe.
Formularze powszechnego użytku wprowadzane są w skali ogólnokrajowej dla pewnych grup zagadnień występujących we wszystkich (lub w większości) instytucji. Istnieją więc jed-nolite formularze planistyczne, sprawozdawczo-statystyczne, obrotu towarowego, ewidencji personalnej. Formularze powszechnego użytku, zatwierdzane centralnie, są obowiązujące lub zalecane do stosowania.
Formularze resortowe, branżowe i zakładowe mogą być wprowadzane tylko wtedy, jeżeli specyfika zagadnienia wymaga opracowań specjalnych.
Formularz musi być powiązany z pozostałą dokumentacją występującą w instytucji. W każdej instytucji powinien istnieć katalog wszystkich używanych formularzy wraz z instruk-cjami dotyczącymi ich wypełnienia i obiegu.
Przy projektowaniu formularzy należy przede wszystkim ustalić cel, jakiemu ma on służyć. Od ustalonego celu zależy układ tekstu formularza. Tekst ten składa się z nadruków stałych i miejsc przeznaczonych na wypełnienie. Wypełnianie treścią formularza powinno ograniczać się do zwięzłych wpisów, odpowiedzi „tak”, „nie” lub zakreślania odpowiednich miejsc. Należy unikać sformułowań ogólnych, które mogą być rozumiane niejednoznacznie.
Przy projektowaniu formularzy należy ustalić tryb obiegu (formularz przechodzi przez wiele ogniw, pozostaje na miejscu) oraz sposób przechowywania.
Każdy formularz powinien mieć zwięzły tytuł (np. karta pracy, podanie o paszport) oraz dane ułatwiające jego zidentyfikowanie, klasyfikację i obieg (symbol). Stosowana terminolo-gia powinna być jednolita, zgodna z obowiązującymi przepisami, zrozumiała dla wypełniają-cego. Dlatego formularz powinien zawierać wyjaśnienia niektórych terminów i krótką instruk-cję dotyczącą sposobu wypełniania.
Nadruk formularza składa się w zasadzie z trzech części:
1) nagłówkowej (zawierającej tytuł formularza, oznaczenie lub nazwę jednostki wypełniającej, miejsce i datę wypełnienia, miejsce na adres odbiorcy i pouczenie dla wypełniających);
2) głównej, która może mieć układ tekstowy, okienkowy lub tabelaryczny;
3) końcowej.
Istotne znaczenie przy projektowaniu formularzy ma ustalenie właściwej wielkości pól na wpisy i właściwych odstępów między wierszami. Jeżeli formularz będzie wypełniany pismem maszynowym, to należy przyjąć, że jedna litera takiego pisma ma ok. 2,6 mm szerokości, odstęp między wierszami zaś powinien wynosić 8,5 mm. Projektując formularze do wypeł-niania ręcznego przyjmuje się, że jedna litera pisana ręcznie ma przeciętnie około 6 - 8 mm wysokości i około 4 mm szerokości.
Powierzchnia formularza powinna być zadrukowana tak, aby pozostała wystarczająca ilość miejsca na marginesy. Szerokość marginesów dla formularzy przechowywanych w sko-roszytach i segregatorach powinna wynosić co najmniej 16 - 20 mm.
Przed przystąpieniem do projektowania formularzy należy odpowiedzieć na kilka pytań, a mianowicie:
1) jaki ma być format formularza,
2) jaki ma być układ nadruków (poziomy, pionowy),
3) czy zadrukowanie arkusza papieru ma być jedno- czy obustronne,
4) jak należy rozmieścić nadruki oraz pola przeznaczone na wpisy,
5) jakie elementy tekstu wymagają zaakceptowania,
6) jakie czcionki powinny być zastosowane (wielkość, krój),
7) jaki ma być kolor druku i papieru,
8) na jakim papierze formularz ma być wykonany,
9) jaką techniką drukarską formularz ma być wykonany,
10) jakim innym wymaganiom specjalnym formularz ma sprostać