Pani
Agnieszka Rypińska
Dyrektor Departamentu
Strategii i Rozwoju Regionalnego
W odpowiedzi na pismo znak: SR.III./MJ/0213.1-13/09 z dnia 6 października 2009 roku, przesyłam uzupełnienie informacji dotyczących stopnia wdrażania zaleceń pokontrolnych, zamieszczonych w Sprawozdaniu okresowym za I półrocze z realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007 – 2013.
Stopień wdrożenia zaleceń pokontrolnych powstałych po przeprowadzonej systemowej wizycie sprawdzającej realizowanej przez Mazowiecki Urząd Wojewódzki od dnia 6.03.2009 do 16.03.2009.
MJWPU zobowiązała się do przestrzegania procedur ujętych w Instrukcji Wykonawczej IP II. Ponadto zobowiązała się do aktualizacji Instrukcji Wykonawczej IP II zgodnie z Procedurą 1.1 -Sporządzanie i aktualizacja Instrukcji Wykonawczej IP II. Poszczególne procesy zostały zaktualizowane i przesłane, celem zatwierdzenia, do Departamentu Strategii i Rozwoju Regionalnego.
Zgodnie z ustaleniami z IZ, MJWPU przekazuje zestawienie wniosków o płatność, do dziesiątego dnia każdego miesiąca.
Oznaczenia pomieszczeń zajmowanych przez osoby wykonujące zadania związane z RPO WM są aktualizowane na bieżąco.
MJWPU zobowiązała się do starannego i należytego przechowywania wszelkich dokumentów oraz prowadzenia Dzienników Korespondencyjnych.
Brakujące informacje dotyczące stopnia wdrożenia zaleceń pokontrolnych dla kontroli realizowanej przez delegaturę Najwyższej Izby Kontroli badającej prawidłowość przydzielenia funduszy unijnych przez województwa.
Przeprowadzono analizę błędów i czasochłonności oceny, w wyniku której zarekomendowane i wdrożone zostały uproszczenia dla kolejnych konkursów, poprzez m. in:
odejście w 2009 roku od preselekcji,
powiązanie formularza wniosku wraz z konkretnym działaniem RPO WM,
uproszczenie montażu finansowego we wniosku aplikacyjnym,
zmniejszenie liczby wymaganych załączników do wniosku,
dążenie do nie łączenia różnych rodzajów pomocy publicznej udzielanej
w ramach jednego projektu,
wprowadzono zmianę kryteriów oceny formalnej,
racjonalizację harmonogramu ogłaszania konkursów w celu eliminacji
spiętrzeń w naborze wniosków aplikacyjnych.
Przeprowadzono szereg szkoleń zewnętrznych i wewnętrznych w celu podniesienia kwalifikacji pracowników z zakresu umożliwiającego sprawniejsze wdrażanie Regionalnego Programu Operacyjnego w województwie mazowieckim
Zwiększono liczbę pracowników zapewniających sprawne wykonywanie oceny formalnej.
W zakresie uwag do informacji miesięcznych za miesiąc listopad i grudzień 2008 r. z realizacji RPO WM uprzejmie informuję, że niezgodności informacji miesięcznych w zakresie Działania 1.3 wynikały z błędnego wprowadzenia danych z ww. Działania do bazy szkoleniowej, zamiast produkcyjnej systemu SIMIK, który stanowi podstawę do sporządzenia sprawozdań zgodnie z Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie sprawozdawczości ( MRR/H/4(2)05/2008 z 29 maja 2008 r. ). Zgodnie z punktem 7.1 pkt. 2. ww. wytycznych „System informatyczny funkcjonuje równolegle do systemu informacji gromadzonych i przetwarzanych w formie papierowej, gromadząc dane w formie strukturalizowanej”.
Ponadto zgodnie z Załącznikiem nr IV do ww. wytycznych - Instrukcją wypełniania informacji miesięcznej, podstawą do wypełniania tabeli nr 5 powinny być dane pochodzące z KSI SIMIK 07-13. Natomiast
dane zawarte w Tabeli 5 Informacji miesięcznej są generowane przez narzędzie raportujące zakres danych KSI SIMIK 07-13 – Oracle Discoverer Plus wersja 10.1.2.48.18 z bazy produkcyjnej KSI SIMIK 07-13.
W związku z powyższym zostały podjęte następujące środki zaradcze.
Dane dotyczące Działania 1.3 zostały uzupełnione w kolejnych informacjach miesięcznych za miesiące styczeń i luty 2009 r.
Wprowadzono procedury gwarantujące spójność danych w systemie SIMIK z danymi rzeczywistymi (wszelkie problemy lub błędy we wprowadzaniu danych przez wydziały merytoryczne są na bieżąco konsultowane na piśmie bądź mailowo z Wydziałem Monitoringu i Sprawozdawczości RPO oraz Działania 3.4 ZPORR).
Brakujące informacje dotyczące stopnia wdrożenia zaleceń pokontrolnych dla doraźnej wizyty sprawdzającej w zakresie sprawdzenia skali i przyczyn zgłoszonych braków i błędów w zakresie informacji przechowywanych w KSI SIMIK 07-13.
MJWPU zobowiązała się do przestrzegania zapisów znajdujących się w IW IP II, dotyczących danych zawartych w KSI SIMIK 2007-2013.
Stworzono jednolity system oznakowania wniosków o dofinansowanie składanych przez Beneficjentów. Nadruki zawierają IDENTYFIKATOR/NUMER tożsamy z KSI SIMIK 07-13 i sukcesywnie nanoszone są na wnioski aplikacyjne widniejące w Systemie.
Rozbieżność pomiędzy wersjami papierowymi wniosków o dofinansowanie
a danymi wprowadzonymi do KSI w zakresie pola „procent dofinansowanie” jest przedmiotem konsultacji z dostawcą Lokalnego Systemu Informatycznego. Dostawca na dzień dzisiejszy jest na etapie weryfikacji przyczyn powstawania drobnych odchyleń w funkcjonowaniu algorytmów pomiędzy LSI i KSI. MJWPU czeka na informacje, kiedy możliwe będzie ujednolicenie systemu wyliczania przedmiotowego pola.
Pracownicy MJWPU posiadający uprawnienia do KSI SIMIK 07-13 na dzień dzisiejszy zostali ponownie pouczeni o obowiązku tworzenia indywidualnych haseł oraz dbaniu o ich bezpieczeństwo zgodnie z Polityką Bezpieczeństwa KSI SIMIK 07-13.
Sprawę prowadzi:
Imię Nazwisko: Piotr Wieteska
e-mail: p.wieteska@mazowia.eu
tel. 22 542 24 76