Kontrola wewnętrzna

Od końca XIX w. zaczęto definiować zarządzanie w kategoriach czterech funkcji^:

1)planowania,

2)organizowania

3)motywowania

4) kontrolowania

Planowanie oznacza, że kierownictwo organizacji świadomie wyznacza cele, korzystając z logiki i metod naukowych. Cele są wyrażone w postaci planów. Plany są wytycznymi, dzięki którym:

• organizacja uzyskuje i przydziela środki potrzebne do realizacji celów,

• członkowie organizacji działają zgodnie z wybranymi celami i procedurami,

• sprawdza się i mierzy postępy w realizacji celów, tak aby można było podjąć działania korygujące, jeżeli postępy okażą się niedostateczne.

Organizowanie to proces przydzielania obowiązków i uprawnień oraz zasobów poszczególnym członkom organizacji, niezbędnych im do realizacji celu.

Motywowanie polega na kierowaniu pracownikami i wywieraniu na nich wpływu, by wykonywali istotne zadania. Motywacja jest stanem psychologicznym przyczyniającym się do stopnia, w jakim człowiek się w coś angażuje. Obejmuje ona czynniki, które podtrzymują zachowania ludzkie zmierzające w określonym kierunku.

Kontrolowanie umożliwia kierownikom śledzenie skuteczności planowania, organizowania i motywowania oraz podejmowanie w razie potrzeby działań korygu­jących. Organizacje stosują procedury kontrolne do upewnienia się, czy w zadawalającym stopniu osiągają cele i czy racjonalnie wykorzystują posiadane zasoby.

Etapy procesu kontroli:

• ustalenie norm i metod procesu kontroli

• pomiar efektywności

• odpowiedź na pytanie, czy efektywność jest zgodna z normami

• podjęcie ewentualnych działań korygujących

Podstawowe etapy procesu kontroli

Kontrolowanie może koncentrować się na zasobach lub na systemach. Kontrola zasobów dotyczy zasobów finansowych, rzeczowych, ludzkich i informacyjnych. Kontrola skoncentrowana na systemach może dotyczyć pewnych systemów operacyjnych, np. kontroli jakości.

Czynniki skutecznej kontroli:

• zdolność przekazywania dokładnej, aktualnej i obiektywnej informacji o sytuacji przedsiębiorstwa, jego wynikach i warunkach działania,

• gospodarność w pozyskiwaniu informacji w toku kontroli — według zasady niezbędnych kosztów, tzn. system kontroli nie powinien być droższy od korzyści wynikających z jego wdrożenia,

• przejrzystość systemu wskaźników i mierników ocen, odpowiednio uogólnianych na wyższych szczeblach zarządzania oraz aktualizowanych,

• koncentracja na strategicznych punktach kontroli, tj. na tych dziedzinach działalności, w których istnieje największe zagrożenie wystąpienia odchyleń od norm, bądź w których odchylenia te mogą spowodować największe szkody lub gdzie można podjąć najskuteczniejsze działania korygujące,

• realizm organizacyjny, tj. akceptacja kontroli przez członków organizacji,

• pracownicy winni dostrzegać ważność celów kontroli, akceptować normy działania
  i wiązać je z systemem motywacji,

• integracja kontroli z planowaniem, tj. ustalanie w procesie planowania takich celów
  i zadań, które można przełożyć na normy, umożliwiające sprawdzenie wykonania.

Rodzaje kontroli:

• kontrola gospodarcza,

• kontrola finansowa,

• kontrola wewnętrzna.

Celem kontroli gospodarczej jest „badanie zgodności postępowania z obowiązującymi aktami prawnymi, a także badanie efektywności i ocena faktycznej realizacji procesów gospodarczych". Jest ona ukierunkowana na ocenę efektywności gospodarowania: ujawnianie niewykorzystanych rezerw, niegospodarnego działania, marnotrawstwa, nadużyć gospodarczych oraz ma za zadanie profilaktyczne oddziaływanie na poprawę gospodarności.

Kontrola finansowa jest jednym ze środków działania zmierzającym do zgodności między stanem rzeczywistym (wykonaniem) a stanem obowiązującym (wyznaczeniem) w dziedzinie finansów. Kontrola finansowa obejmuje:

• operacje finansowe rozumiane dynamicznie jako przekazywanie (przenoszenie, przelewanie) pieniędzy oraz rozumiane statycznie jako zasoby przechowywanych pieniędzy,

• wpływy i wydatki oraz odpowiadające im operacje materialne (nabywanie, zużytkowanie, zbywanie towarów, materiałów, narzędzi, maszyn, budowli itp.), a także wyniki tych operacji.

Kontrola wewnętrzna to czynności wykonywane w ramach funkcji zarządzania przez zespół kierowniczy przedsiębiorstwa, jak również przez wyznaczone do tego komórki i osoby. Czynności te polegają na sprawdzeniu legalności, rzetelności i prawidłowości przeprowadzonych w przedsiębiorstwie operacji gospodarczych, zarówno zamierzonych, jak też faktycznie dokonanych, w celu zwiększenia efektywności działania, zapewnienia ochrony własności społecznej oraz przestrzegania obowiązujących norm prawnych i instrukcji wewnętrznych.

Podstawowe cechy kontroli wewnętrznej:

• ścisłe powiązanie kontroli wewnętrznej z funkcjami zarządzania przedsiębiorstwem,

• wykonywanie kontroli wewnątrz przedsiębiorstwa, czyli przez dyrektora, jego zastępców, głównego księgowego i innych członków zarządu,

• zastosowanie metody kontroli, polegającej na sprawdzaniu głównie za pomocą porównania z ustalonymi zadaniami, zarządzeniami wewnętrznymi oraz obowiązującymi aktami normatywnymi,

• położenie nacisku na badanie legalności, rzetelności i prawidłowości dokonywanych w przedsiębiorstwie operacji gospodarczych,

• wykonywanie kontroli w określonych etapach: przed zamierzonym przeprowadzeniem operacji gospodarczych (kontrola wstępna), w trakcie ich przeprowadzania (kontrola bieżąca) i po ich zakończeniu (kontrola następna),

• określenie (jako celu kontroli wewnętrznej) zwiększenia efektywności działania, czyli podniesienia efektów ekonomicznych (zwiększenie produkcji, obniżka kosztów własnych, polepszenie jakości itp.),

• zwrócenie uwagi na znaczenie kontroli wewnętrznej dla zabezpieczenia nienaruszalności własności społecznej i prywatnej,

• podkreślenie roli kontroli w praktycznym przestrzeganiu obowiązujących norm prawnych oraz wszelkich instrukcji i zarządzeń wewnętrznych.

W gospodarce rynkowej kontrola wewnętrzna organizowana jest w formie regulaminu kontroli wewnętrznej. Zakres tematyczny regulaminu jest określany potrzebami jednostki i świadomością jej kierownictwa. Każdy system kontroli wewnętrznej powinien być:

• „szczelny” czyli uwzględniać wszystkie obszary podlegające kontroli,

• mieć charakter zorganizowany

• być powiązany z systemem rachunkowości i strukturą organizacyjną

• odpowiadać specyfice przedsiębiorstwa

• ujmować zagadnienia kompleksowo

• być operatywny, tj. na bieżało sygnalizować nieprawidłowości

• być elastyczny, tj. otwarty na zmiany

• być skuteczny i efektywny.

Innym podziałem kontroli, zaproponowanym przez Cz. Paczulę są

• kontrola wewnętrzna,

• kontrola zewnętrzna,

• kontrola funkcjonalna

• kontrola instytucjonalna.

Kontrolą wewnętrzną nazywa się kontrolę wykonywaną w ramach zarządzania daną jednostką przez właścicieli, zarządy, kierownictwa i pracowników oraz przez rady nadzorcze, komisje rewizyjne i rady pracownicze wchodzące w skład podmiotu gospodarczego.

Pojęciem kontroli zewnętrznej obejmuje się zewnętrzne, samodzielne instytucje kontroli gospodarczej i zagadnień specjalnych, np. Najwyższa Izba Kontroli, Urząd Kontroli Skarbowej, Państwowa Inspekcja Handlowa, Państwowa Inspekcja Pracy, Państwowa Inspekcja Sanitarna, Inspekcja Ochrony Środowiska, Regionalne Izby Obrachunkowe i inne instytucje.

Istotą kontroli funkcjonalnej, zwanej również kontrolą kierowniczą, jest sprawowanie nadzoru służbowego nad pracą podległych pracowników. Kontrola ta sprawowana jest przede wszystkim przez tzw. kadrę kierowniczą jednostki: prezesa zarządu i jego zastępców, dyrektorów i ich zastępców oraz kierowników komórek funkcjonalnych różnych szczebli zarządzania. Kontrola funkcjonalna może być również sprawowana przez pracowników wykonawczych (niebędących kierownikami) z tytułu i w związku z wykonywaniem przez nich określonych funkcji kontrolnych. Kontrola funkcjonalna działa bieżąco i operatywnie i jest najskuteczniejszym rodzajem kontroli.

Kontrolą instytucjonalną nazywa się specjalistyczne stanowiska lub komórki kontroli wewnętrznej wyodrębnione organizacyjnie (np. dział kontroli wewnętrznej, rewident zakładowy, inspektor kontroli wewnętrznej, stały zespół inwentaryzacyjny, komórka kontroli jakości) oraz ewentualnie inne komórki organizacyjne, których głównym zadaniem jest sprawowanie kontroli w zakresie określonym w podstawowych dokumentach organizacyjnych jednostki.

Oprócz wymienionych dotychczas rodzajów kontroli, w 2010 r. pojawiła się kontrola zarządcza. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie:

• zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,

• skuteczności i efektywności działania,

• wiarygodności sprawozdań,

• ochrony zasobów,

• postrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,

• efektywności i skuteczności przepływania informacji,

• zarządzania ryzykiem.

Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywniej kontroli zarządczej należy do obowiązków kierownika jednostki.

Standardy kontroli wewnętrznej

Standardy kontroli wewnętrznej są definiowane przez różne instytucje między innymi:

• Komitet Organizacji Sponsorujących Komisję Treadway (COSO),

• Międzynarodową Organizację Najwyższych Organów Kontroli (INTOSAI),

• Komitet Kontaktowy Prezesów Najwyższych Organów Kontroli Unii Europejskiej.

W COSO kontrola wewnętrzna została zdefiniowana jako proces inicjowany i wykonywany przez radę nadzorczą, zarząd i innych pracowników w celu uzyskania rozsądnego zapewnienia dotyczącego realizacji strategii przez osiągniecie celów: efektywności i wydajności operacji, wiarygodności sprawozdawczości finansowej oraz zgodności z przepisami prawa i regulacjami. COSO opracował raport „Kontrola wewnętrzna — zintegrowana koncepcja ramowa”.

W raporcie tym wymienia pięć elementów kontroli wewnętrznej:

• środowisko kontroli, w tym określone, istotne predyspozycje pracowników, ta­kie jak uczciwość, wyznawane i praktykowane przez nich wartości etyczne, po­siadane umiejętności i wiedza,

• identyfikacja ryzyka czyli sposób, w jaki firma rozpoznaje i analizuje ryzyko oraz nim zarządza,

• czynności kontrolne, czyli zasady i procedury przyjęte przez kierownictwo jed­nostki, które umożliwiają realizację przyjętych celów,

• informacje i ich przekazywanie, czyli sposób gromadzenia i wymiany informa­cji niezbędnej do zarządzania firmą,

• monitorowanie całego procesu kontroli wewnętrznej i szybkie wprowadzanie zmian wynikających ze zmieniających się warunków prowadzenia działalności.

Międzynarodowa Organizacja Najwyższych Organów Kontroli (International Organization of Supremę Audit Institutions — INTOSAI) to niezależna organizacja, która ma wspierać pomysły i przepływ informacji między najwyższymi organami kontroli w dziedzinie kontroli finansów publicznych

Według Wytycznych INTOSAI w sprawie standardów kontroli wewnętrznej w sektorze publicznym kontrola wewnętrzna jest integralnym procesem, na który ma wpływ zarząd jednostki oraz jej personel.

Standardy kontroli INTOSAI nie są obligatoryjne, ale krajowe najwyższe organy kontroli powinny dążyć do ich stosowania we wszystkich sprawach uznanych za istotne. Wraz ze wzrostem świadomości opinii publicznej coraz ważniejsze staje się rozliczanie środków publicznych, którymi zarządzają różne instytucje.