System jest układem składającym się z części, gdzie:
części lub składniki są połączone razem w zorganizowany sposób, a pomiędzy nimi występują określone relacje,
na części bądź składniki systemu mają wpływ różne oddziaływania spowodowane występowaniem tych części w systemie. Te oddziaływania mogą się zmieniać,
układ coś robi – jest celowo zorientowany,
układ zostaje zidentyfikowany jako obiekt zainteresowania określonego środowiska
System informacyjny to uporządkowany układ odpowiednich elementów, charakteryzujących się pewnymi właściwościami i połączonych wzajemnie określonymi relacjami.
Elementy systemu informacyjnego:
wejście systemu – informacje o zasileniach otrzymywanych z otoczenia systemu lub opisujące badane zdarzenia i zjawiska występujące w danym przedsiębiorstwie;
procesy przetwarzania – przekształcają dane wejściowe w informacje wyjściowe;
wyjście systemu – jest rezultatem zachowania się wejścia i przebiegu zachodzących procesów przetwarzania;
informacyjne sprzężenie zwrotne – zapewnia osiągnięcie tzw. Pożądanego stanu systemu.
Zasoby systemu informacyjnego:
ludzkie - potencjał wiedzy ukierunkowany na rozwiązywanie problemów systemu; użytkownicy pełniący role nadawców i odbiorców oraz adresaci technologii informacyjnych;
informacyjne - zbiory danych przeznaczone do przetwarzania (bazy danych, metod, modeli, wiedzy);
proceduralne - algorytmy, procedury, oprogramowanie;
techniczne - sprzęt komputerowy, sieci telekomunikacyjne, nośniki danych.
System informacyjny to system przeznaczony do:
przetwarzania danych (pochodzących z zewnętrznych i wewnętrznych źródeł) w informację,
przekazywania tej informacji menadżerom na wszystkich szczeblach zarządzania, wszystkich obszarów funkcjonalnych, tak aby możliwe było podejmowanie przez nich w odpowiednim czasie efektywnych decyzji dotyczących planowania, kierowania i kontrolowania odpowiednio do zakresów ich odpowiedzialności.
Poziomy systemu informacyjnego:
W typowej organizacji na system informacyjny badany przez analityka składają się trzy poziomy:
nieformalny system informacyjny - zbiór wzorców i zachowań, które w procesie socjalizacji poznają wszyscy pracownicy (tzw. Kultura nieformalna).
formalny system informacyjny - jawne nakazy dotyczące zachowania: zasady, regulaminy, oficjalna struktura władzy
techniczny system informacyjny - opisujący organizację w kategoriach przepływu komunikatów (np. o wykonanych planach, zrealizowanych transakcjach) oraz w kategoriach działań związanych z przetwarzaniem danych niezbędnych do realizacji zadań organizacji. Techniczny SI jest budowany zwykle jako wsparcie formalnego SI. Dawniej był to obieg dokumentów, obecnie jest to system informatyczny.
System informatyczny to system informacyjny, który wykorzystuje technologię informatyczną (komputerową) do wykonywania niektórych lub wszystkich zamierzonych działań.
Dane to zakodowane fakty. Dana jest to jeden lub kilka symboli, użytych do reprezentowania czegoś. Dane są przekazywane do odbiorcy w postaci komunikatu.
Jeśli odbiorca komunikatu zinterpretuje dane to jest to dla niego wiadomość.
Jeśli wiadomość jest dla odbiorcy elementem nowości to staje się informacją. Ma ona charakter subiektywny.
Wiedza powstaje z informacji, które są dla odbiorcy istotne i zostały zweryfikowane w praktyce.
Cechy informacji:
Celowość – informacja musi komuś i czemuś służyć, musi istnieć racjonalna przesłanka gromadzenia i wykorzystywania informacji.
Rzetelność – dotyczy prawdziwości zarówno źródła informacji, jak i jej zawartości.
Aktualność – informacja musi dotyczyć okresu decyzyjnego i być dostarczona w odpowiednim czasie.
Kompletność – informacja nie może być wyrywkowa, musi uwzględniać kontekst decyzyjny.
Wszechstronność – powinna przedstawiać sytuację decyzyjną z wielu różnych punktów widzenia.
Odpowiednia dokładność – nie za szczegółowa i nie za ogólna.
Uzasadnione nakłady finansowe – wykorzystanie informacji musi przynosić korzyści przynajmniej pokrywające nakłady poniesione na jej zdobycie.
Jakościowe kryteria informacyjne:
Efektywność – zapewnienie informacji istotnej, i użytecznej oraz dostarczenia jej na czas w poprawnej i spójnej formie.
Wydajność – dostarczenie informacji wykorzystujących dostępne zasoby w sposób optymalny.
Poufność – dotyczy ochrony informacji przed nieuzasadnionym ujawnieniem i użyciem.
Integralność – dotyczy dokładności i kompletności informacji oraz jej poprawności w odniesieniu do oczekiwań biznesowych.
Dostępność – sprawia, że informacja jest dostępna dla określonego procesu biznesowego uwzględniając również aspekt czasowy (teraz i w przyszłości). Dotyczy również ochrony koniecznych zasobów i przypisanych im cech oraz funkcji.
Zgodność – uwzględnia wymagania narzucone na organizację przez podmioty zewnętrzne, prawo, rozporządzenia, umowy, oraz określone wymagania i polityki wewnętrzne
Wiarygodność – ma na celu zapewnienie odpowiedniej informacji zarządowi, po to, aby ten mógł wywiązać się ze zobowiązań wynikających z zasad ładu korporacyjnego.
Podział systemów ze względu na zasięg działania:
cząstkowe (odcinkowe)
jednodziedzinowe
wielodziedzinowe
proste
bazowe
rozwinięte
zintegrowane (także kompleksowo zintegrowane)
Podział systemów ze względu na rodzaj(zakres) wykonywanych działań:
raportujące
kalkulacyjne
decyzyjne
Podział systemów ze względu na zakres wspomagania realizacji funkcji zarządzania:
systemy ewidencyjno-sprawozdawcze (SES)
systemy informowania kierownictwa (SIK)
systemy wspomagania decyzji (SWD)
systemy z bazą wiedzy (SBW) w tym ekspertowe
lub
systemy ewidencyjno-sprawozdawcze (SES)
systemy informacyjno-decyzyjne (SID) lub systemy informatyczne zarządzania (SIZ)
systemy wspomagania decyzji (SWD)
systemy z bazą wiedzy (SBW)
Podział systemów ze względu na zakres organizacyjny:
informatyczne systemy departamentowe
informatyczne systemy przedsiębiorstwa
systemy międzyorganizacyjne
Podział systemów ze względu na obszar funkcjonalny:
systemy finansowo księgowe
systemy finansowe
systemy produkcyjne
system marketingowy
systemy zarządzania zasobami ludzkimi
Uniwersalne równanie produkcji jest to zestaw następujących pytań:
co ma zostać wyprodukowane i w jakim terminie, aby zaspokoić popyt niezależny?
czym należy dysponować i w jakim czasie żeby wykonać tą produkcję?
które z tych zasobów przedsiębiorstwo obecnie posiada?
co musi zostać zakupione, aby możliwe było wykonanie takiej produkcji?
Składowe systemu MRP II:
Planowanie biznesowe (BP) – tworzony ogólny plan działania przedsiębirostwa
Bilansowanie produkcji i sprzedaży (SOP) – powstaje plan produkcji i sprzedaży mające na celu realizację planu biznesowego.
Zarządzanie popytem (DEM) – prognozowanie i planowanie sprzedaży oraz potwierdzanie zamówień klientów
Harmonogramowanie planu produkcji (MPS)
Planowanie potrzeb materiałowych (MRP)
Wspomaganie zarządzania strukturami materiałowymi (BOM)
Ewidencja magazynowa (INV)
Sterowanie zleceniami (SRS)
Sterowanie produkcją (SFC)
Planowanie zdolności produkcyjnych (CRP)
Sterowanie stanowiskami roboczymi (I/OC)
Zaopatrzenie (PUR)
Planowanie zasobów dystrybucyjnych (DRP)
Narzędzia i pomoce warsztatowe (TP&C)
Planowanie finansowe (FPI)
Symulacje (SIM)
Pomiar wyników (PMT)
Możliwe źródła pozyskania oprogramowania:
zakup powielanego systemu informatycznego („z półki”, „z pudełka”)
opracowanie indywidualnego systemu informatycznego (dedykowane)
dostosowanie oprogramowania do potrzeb organizacji
dzierżawa oprogramowania (ASP)
Wady i zalety poszczególnych sposobów pozyskania oprogramowania:
| Wady | Zalety | |
|---|---|---|
| Gotowe oprogramowanie | oprogramowanie może nie zawierać wszystkich niezbędnych funkcji dla przedsiębiorstwa a także zawierać wiele funkcji zbędnych. wysokie koszty dostosowania oprogramowania do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa brak wyłączności licencji i ingerowania w kod źródłowy |
wsparcie doświadczonych konsultantów uniwersalność szeroki zakres obsługiwanych dziedzin zarządzania elastyczność – możliwość przystosowania do nowych wymagań łatwość rozbudowy o nowe funkcje możliwość migracji aplikacji w nowe środowiska programowe i sprzętowe bezpieczeństwo danych szybkie wdrożenie niskie ryzyko wystąpienia błędów |
| Oprogramowanie pisane na zamówienie | dłuższy czas wdrożenia ryzyko wystąpienia błędów wsparcie możliwe jedynie ze strony twórcy oprogramowania |
maksymalne dopasowanie do wymagań klienta – klient decyduje o funkcjach systemu, aplikacja uwzględnia procesy biznesowe konkretnego przedsiębiorstwa elastyczne warunki licencjonowania – klient może stać się wyłącznym posiadaczem licencji na używanie systemu oraz uzyskać prawo do kodów źródłowych oryginalne zastosowanie oszczędność – w przypadku gdy zakres funkcji obejmuje funkcje wychodzące poza typowe zastosowania lub obejmuje funkcje przecinające jednocześnie wiele modułów to relacja kosztów dostosowania oraz licencji gotowego rozwiązania może być nieproporcjonalna do kosztów dedykowanego systemu. uproszczenie – aplikacje dedykowane skupiają się na wyspecyfikowanych przez zamawiającego funkcjach (brak funkcji zbędnych) |
| Dzierżawa oprogramowania (ASP) | Konieczność posiadania połączenia z Internetem Brak możliwości dowolnego kreowania funkcjonalności programu Mała dostępność specjalistycznych programów |
Możliwość korzystania z tych modułów, które mają zastosowanie w firmie Niskie koszty w postaci miesięcznego abonamentu za poszczególne moduły Brak wysokim kosztów związanych z zakupem oprogramowania, serwera, zasilania awaryjnego, infrastruktury sieciowej Brak kosztów związanych z obsługą serwisową, kosztami wynagrodzeń dla administratora Oprogramowanie zainstalowane na serwerze dedykowanym o wysokim parametrach wydajnościowych Najnowsze oprogramowanie bez dodatkowych opłat, zminimalizowane ryzyko odnośnie inwestycji w technologie nie spełniające oczekiwań Codzienna kopia danych w Data Center Wsparcie techniczne online |
Cele informatyzacji:
Rozstrzygające znaczenie ma właściwe formułowanie celów informatyzacji. Formułowanie celów informatyzacji powinno być poprzedzone analizą stanu organizacyjnego firmy. Cele główne i pochodne informatyzacji powinny wynikać ze strategicznych i bieżących celów przedsiębiorstwa oraz obecnych i przewidywanych warunków jego działania.
Ważne pytania:
Czy określono realistycznie oczekiwania?
Jakie problemy chcemy rozwiązać?
Czy w ścisłym kierownictwie istnieje zgoda co do celów informatyzacji?
Czy jesteśmy gotowi podjąć niezbędne prace i ponieść koszty?
Trzy strategie informatyzacji:
Budowa informatycznych systemów zarządzania w całości, od początku, przez wyspecjalizowane firmy informatyczne. W podejściu tym dokonuje się m.in. wyboru firmy informatycznej, metodologii tworzenia, rodzaju systemu, stosowanej technologii oraz innych.
Integracja istniejących systemów informatycznych, zbudowanych w przeszłości przez jedną lub różne firmy. Dokonuje się między innymi wyboru integratora, metody integracji, płaszczyzny integracji i platformy sprzętowej.
Wdrażanie istniejących, wcześniej zbudowanych i zaadaptowanych systemów, w tym wybór systemu spośród dostępnych pakietów, wybór dostawcy, firmy wspomagającej proces wdrożenia oraz metod dostosowania pakietu do wymagań organizacji i ewentualnie narzędzi wspomagających.
Strategie wdrażania SI:
Stopniowa (step by step) – wdrażanie systemu moduł po module lub dziedzina po dziedzinie. Zaczyna się od modułów/obszarów najmniej narażonych na niepowodzenie. Zakończenie jednego etapu jest warunkiem koniecznym rozpoczęcia kolejnego
Kompleksowa (big bang) – Zastąpienie dotychczas stosowanego systemu nowym. Jednoczesne wdrażanie wszystkich modułów systemu
Zalety:
skrócenie czasu potrzebnego na wdrożenie
ograniczenie kosztów związanych z działaniem etapowym
Wady:
duże ryzyko niepowodzenia całości wdrożenia lub jego części
możliwość długich przestojów
zamieszanie spowodowane dużymi zmianami w organizacji
uniemożliwia powrót do starego systemu, co może powodować dodatkowe koszty związane z równoczesnym realizowaniem bieżącej działalności i usuwaniem błędów
potrzeba równoczesnych szkoleń
Pośrednia (Middle size big bang) – podział całego wdrożenia na etapy, które realizowane są mniej lub bardziej kompleksowo
Wybór strategii wdrażania – czynniki:
czas – konieczność szybkiego wdrożenia systemu oznacza wybór strategii kompleksowej
dostępne zasoby (pieniężne, kadrowe) – jeżeli dużo dostępnych zasobów to damy rade kompleksowe
rozmiar koniecznych zmian – zbyt duża ilość zmian na raz może rodzić opór
Konwersja:
Konwersja oznacza przeniesienie informatyzowanych dziedzin do wdrażanego systemu informatycznego. Wyróżnia się cztery metody konwersji:
konwersja bezpośrednia – polega na natychmiastowym wprowadzeniu nowego systemu w miejsce dotychczas użytkowanego. Wiąże się z największym ryzykiem, gdyż w przypadku błędnego działania systemu użytkownicy nie mają alternatywy. Metoda jest stosowana gdy obiekt musi działać w trybie ciągłym użytkując system informatyczny (np.bank)
konwersja równoległa – polega na równoległej pracy starego i nowego systemu aż do momentu osiągnięcia pełnej niezawodności i stabilności nowego systemu.
Procedura jest bezpieczna ale kosztowna i uciążliwa (możliwa do zastosowania w krótkim okresie). Metoda jest polecana dla przedsiębiorstw jednozakładowych, gdy nie muszą osiągnąć pełnej gotowości i unifikacji systemu w krótkim czasie.
konwersja pilotowa – polega na tym, że jedynie część użytkowników wykorzystuje nowy system, testując jego działanie przez wprowadzeniem go do ogólnego użytku. Konwersja pilotowa jest zalecana dla przedsiębiorstw wielozakładowych, gdy przedsiębiorstwo nie musi osiągnąć pełnej gotowości i unifikacji systemu w krótkim czasie
konwersja fazowa – polega na etapowym wprowadzaniu nowego systemu poprzez sukcesywne instalowanie nowych modułów zastępujących dotychczasowe metody pracy. Rozwiązanie dla firm nie mających jeszcze systemu zintegrowanego
Etapy wdrażania systemu informatycznego:
Przygotowanie przedsiębiorstwa
Przygotowanie organizacyjne
analiza procesów biznesowych – efektem ma być rozpoznanie procesów biznesowych oraz procesów systemowych
przygotowanie użytkowników – zapoznanie pracowników z planowanymi zmianami, z przyczynami tych zmian oraz ich planowanymi efektami
weryfikacja symboliki – kody stosowane w systemie informatycznym nie mogą się powtarzać. Należy sprawdzić pod tym kątem stosowane symbole
aktualizacja bazy normatywnej – weryfikacja lub opracowanie bazy norm przedsiębiorstwa
wprowadzenie zmian organizacyjnych
Przygotowanie personelu
szkolenie użytkowników
pozyskanie kadry informatycznej
szkolenie kadry informatycznej
Przygotowanie bazy technicznej
prace projektowe
wykonanie
rozruch i atestacja
Przygotowanie systemu
Instalacja systemu
Parametryzacja systemu
Modyfikacja systemu (adaptacja)
Próbna eksploatacja
Podstawowe przyczyny porażek:
brak informacji wejściowych od klienta
niekompletne wymagania i specyfikacje projektu
zmiana wymagań i specyfikacji projektu
brak wsparcia ze strony kierownictwa
brak kompetencji w danej dziedzinie
brak zasobów ludzkich
nierealne oczekiwania klienta
niejasne cele
nierealne ramy czasowe projektu
nowe technologie
Podpis elektroniczny:
Podpis elektroniczny jest sposobem uwierzytelniania podmiotów działających w Sieci.
Proces podpisywania dokumentów za pomocą podpisu elektronicznego wymaga korzystania z układ dwóch klucz – prywatnego oraz publicznego. Klucz prywatny jest niezbędny do złożenia podpisu elektronicznego a klucz publiczny (bezpłatny) do odczytania.
Zastosowanie:
handel elektroniczny
zdalna praca
transport
sektor finansowy
sektor publiczny
administracja rządowa i samorządowa
księgi notarialne i księgi wieczyste
rejestry znaków towarowych i patentów
usługi pocztowe
sądownictwo
publiczna opieka zdrowotna
Zalety:
możliwość podpisywania danych w formie komputerowej
trudniej podrobić niż podpis odręczny
większa precyzja stosowania
łatwiejsza weryfikacja zmian w podpisywanych dokumentach
Elektroniczna wymiana danych:
EDI (Elektroniczna wymiana danych) polega na zastąpieniu systemów opartych na dokumentach papierowych dokumentami elektronicznymi w celu szybszej, tańszej i dokładniejszej wymianie informacji. EDI pozwala na pominięcie żmudnej pracy przy tworzeniu, kopiowaniu i przesyłaniu dokumentów.
Elektroniczna wymiana danych – transfer biznesowej informacji transakcyjnej od komputera do komputera z wykorzystaniem standardowych, zaakceptowanych formatów komunikatu.
EDI łączy możliwości informatyki i telekomunikacji, umożliwia eliminację dokumentów papierowych zwiększając efektywność wszystkich działań związanych z handlem.
EDI umożliwia natychmiastowe przekazywanie informacji, które są zawarte w typowych dokumentach handlowych. Dokument EDI jest odpowiednikiem papierowego dokumentu handlowego o ustalonej międzynarodowej postaci, który został przystosowany do celów elektronicznej transmisji danych
Sposób działania:
firmy zostają podłączone do sieci operatora EDI, umożliwiającej sprawną obsługę dokumentów elektronicznych
za pośrednictwem sieci EDI kupujący, korzystając z własnego systemu informatycznego, tworzy zamówienie mające format właściwy dla tego systemu
moduł konwersji tłumaczy zamówienie z formatu systemu informatycznego firmy kupującej, na wspólny dla całej sieci standardowy format EDI
zamówienie, bez pośrednictwa człowieka, automatycznie przesyłane jest poprzez sieć EDI do dostawcy
dokument jest tłumaczony z postaci EDI do formatu akceptowanego przez system informatyczny dostawcy
RFID:
RFID (Radio Frequency Identification) – jest to system kontroli przepływu towarów w oparciu o zdalny, poprzez fale radiowe, odczyt i zapis danych. Technika ta pozwala na odczyt zapisanej na identyfikatorach informacji w sposób zdalny i bezkontaktowy. Pierwotnie rozwiązanie to wykorzystywane było w systemach umożliwiających rejestrację czasu pracy. Coraz częściej jednak stosowane jest przez sieci handlowe, zakłady produkcyjne i w logistycznym łańcuchu dostaw.
Zastosowanie:
w handlu detalicznym,
podczas kontroli produktów, zarówno w trakcie produkcji, jak i podczas napraw serwisowych,
w trakcie zarządzania surowcami w magazynie - zapewnienia dostępności najbardziej poszukiwanych towarów, unikania braków w magazynach,
podczas obsługi zleceń magazynowych - przyjęcia i wydania towaru, przesunięcia wewnątrzmagazynowego, inwentaryzacji,
podczas śledzenie obiektów w łańcuchu dostaw – do oznaczania przesyłek,
jako identyfikacja pojazdów na parkingach i płatnych autostradach,
w trakcie kontroli wejść/wyjść pracowników (gości) na teren zakładu pracy,
w trakcie kontroli czasu pracy,
jako identyfikacja bagażu na lotniskach,
jako karty wstępu np. do klubów czy obiektów sportowych.
Przedszkole zamierza zakupić system informatyczny do obsługi swojego sekretariatu. Opisać i uzasadnić kryteria, jakimi powinno się kierować przy wyborze tego systemu.
Przede wszystkim powinno zwrócić uwagę na wymagania funkcjonalne. System musi spełniać potrzeby sekretariatu przedszkola (np. musi umożliwiać spis dzieci wg grup). Przedszkole powinno zdefiniować niezbędne oraz dodatkowe funkcjonalności. Brak funkcjonalności niezbędnej będzie podstawą do odrzucenia danej oferty.
W następnej kolejności powinno wziąć pod uwagę:
Wymagania organizacyjne użytkownika
Wymagania dotyczące dostawcy
Wymagania dotyczące sprzętu
Wymagania dotyczące oprogramowania
Czym różni się MRP od MRP II?
Standard MRP II w stosunku do standardu MRP rozbudowany został o elementy związane z obsługą procesu sprzedaży i wspierające podejmowanie decyzji o zarządzania produkcją na szczeblach strategicznego.