Triki w Exelu - 5 zasad poprawnego przygotowania danych do analizy

Bardzo częstym błędem popełnianym przez niedoświadczonych użytkowników Excela jest niepoprawne przygotowanie danych źródłowych. Uruchomienie niektórych narzędzi (Sumy częściowe czy Tabele przestawne) w takim arkuszu spowoduje po prostu wyświetlenie komunikatu o błędzie. Ponadto niektóre funkcje wyszukujące operujące na tablicach danych będą zwracały dziwne wyniki. W jaki sposób zatem przygotować dane, aby bez ograniczeń je przetwarzać i kompetentnie przygotowywać raporty oraz zestawienia? Kieruj się kilkoma żelaznymi zasadami.

Zasada 1
Nadaj kolumnom nagłówki

Jest to szczególnie istotne przy stosowaniu narzędzi służących do grupowania danych. Rozwijane listy autofiltra, czy pola raportu przestawnego odwołują się w swoim działaniu do nazw kolumn stanowiących ich nagłówek. Lepiej jest ponadto, gdy w wierszu nagłówkowym znajdują się wartości t ekstowe. Zyskasz pewność, że nie zostanie on zakwalifikowany jako pierwszy wiersz z danymi.

Zasada 2
Zadbaj, aby tabela miała układ listy

Tabelę o układzie listy można porównać z bazą danych, w której każdy wiersz jest nowym rekordem. Przeanalizuj układ danych zaprezentowany na rysunkach.


Rys. 1. Dane nie mają układu listy


Rys. 2. Te same dane o układzie listy

Zasada 3
Wprowadź w kolumnach odpowiednie jednolite formatowanie

Wartości liczbowe (także daty i czas) nie mogą być rozpoznane przez Excela jako tekstowe, o czym będzie świadczyć wyrównanie ich do lewej krawędzi kolumny. Jeśli tak się stanie, to w najlepszym przypadku program wyświetli w komórkach wynikowych komunikaty o błędzie, a w najgorszym: zwróci niedokładne wyniki obliczeń, o czym w żaden sposób Cię nie poinformuje!

Zasada 4
Rozdziel do osobnych kolumn dane dotyczące innych kategorii

Jeżeli w jednej komórce umieścisz 2 różne informacje, to nie będziesz mógł osobno analizować i grupować tak wprowadzonych danych. Przykład: w jednej kolumnie są wprowadzone imiona i nazwiska klientów. Chcesz je ułożyć alfabetycznie i pojawia się problem. Nie możesz skorzystać z szybkiego sortowania, bo kolejność alfabetyczna będzie uwzględniała imiona, a nie nazwiska. Stracisz więc niepotrzebnie czas na rozdzielanie danych.

Zasada 5
Unikaj pustych wierszy wewnątrz tabeli

Ma to duże znaczenie przy korzystaniu z narzędzi, które konfigurujesz za pomocą kreatorów. Excel sam bowiem rozpoznaje zakres danych źródłowych, a w przypadku występowania pustych wierszy zaproponuje użytkownikowi niepoprawne odwołanie.