5 zasad poprawnego przygotowania danych do analizy Bardzo częstym błędem popełnianym przez niedoświadczonych użytkowników Excela jest niepoprawne przygotowanie danych źródłowych. Uruchomienie niektórych narzędzi (Sumy częściowe czy Tabele przestawne) w takim arkuszu spowoduje po prostu wyświetlenie komunikatu o błędzie. Ponadto niektóre funkcje wyszukujące operujące na tablicach danych będą zwracały dziwne wyniki. W jaki sposób zatem przygotować dane, aby bez ograniczeń je przetwarzać i kompetentnie przygotowywać raporty oraz zestawienia? Kieruj się kilkoma żelaznymi zasadami. Zasada 1 Nadaj kolumnom nagłówki Jest to szczególnie istotne przy stosowaniu narzędzi służących do grupowania danych. Rozwijane listy autofiltra, czy pola raportu przestawnego odwołują się w swoim działaniu do nazw kolumn stanowiących ich nagłówek. Lepiej jest ponadto, gdy w wierszu nagłówkowym znajdują się wartości tekst owe. Zyskasz pewność, że nie zostanie on zakwalifikowany jako pierwszy wiersz z danymi. Zasada 2 Zadbaj, aby tabela miała układ listy Tabelę o układzie listy można porównać z bazą danych, w której każdy wiersz jest nowym rekordem. Przeanalizuj układ danych zaprezentowany na rysunkach. Rys. 1. Dane nie mają układu listy Rys. 2. Te same dane o układzie listy Jeśli chcesz poznać sposób automatycznej zmiany układu danych, które nie tworzą listy, zajrzyj do poradnika Excel w praktyce. Znajdziesz w nim rozwiązanie oparte zarówno na makrze, jak i formułach. Zasada 3 Wprowadź w kolumnach odpowiednie jednolite formatowanie Wartości liczbowe (także daty i czas) nie mogą być rozpoznane przez Excela jako tekstowe, o czym będzie świadczyć wyrównanie ich do lewej krawędzi kolumny. Jeśli tak się stanie, to w najlepszym przypadku program wyświetli w komórkach wynikowych komunikaty o błędzie, a w najgorszym: zwróci niedokładne wyniki obliczeń, o czym w żaden sposób Cię nie poinformuje! Zasada 4 Rozdziel do osobnych kolumn dane dotyczące innych kategorii Jeżeli w jednej komórce umieścisz 2 różne informacje, to nie będziesz mógł osobno analizować i grupować tak wprowadzonych danych. Przykład: w jednej kolumnie są wprowadzone imiona i nazwiska klientów. Chcesz je ułożyć alfabetycznie i pojawia się problem. Nie możesz skorzystać z szybkiego sortowania, bo kolejność alfabetyczna będzie uwzględniała imiona, a nie nazwiska. Stracisz więc niepotrzebnie czas na rozdzielanie danych. Zasada 5 Unikaj pustych wierszy wewnątrz tabeli Ma to duże znaczenie przy korzystaniu z narzędzi, które konfigurujesz za pomocą kreatorów. Excel sam bowiem rozpoznaje zakres danych źródłowych, a w przypadku występowania pustych wierszy zaproponuje użytkownikowi niepoprawne odwołanie.

---