System kont księgowych

Konto - jego elementy i rodzaje

Konto to urządzenie ewidencyjne służące do bieżącego ewidencjonowania operacji gospodarczych w wyrażeniu pieniężnym.

Forma i układ graficzny konta księgowego mogą być zróżnicowane w zależności od stosowanych form i technik księgowości. W praktyce stosuje się konta o różnej formie zewnętrznej i o różnym układzie graficznym, np. w postaci:

• jednostronnej tabeli zwanej paginą,

• dwustronnej tabeli zwanej folio,

• teowe, tj. schematu w kształcie litery T, stosowanego powszechnie do celów edukacyjnych.

Elementy konta:

• nazwa konta – która odzwierciedla istotę ujmowanych na nim wartości, na przykład: ,,Środki trwałe’’, ,,Materiały’’ itp.;

• symbol cyfrowy, który ułatwia identyfikację konta. Symbol konta wynika z planu kont;

• strony konta – stronę lewą nazywaną ,,Winien’’ (Wn) lub ,,Debet’’ (Dt) oraz stronę prawą określaną, jako ,,Ma’’ lub ,,Credit’’ (Ct);

• obroty konta – to suma zapisów na poszczególnych stronach konta;

• saldo konta – to różnica między obrotami poszczególnych stron konta (między obrotem większym, a mniejszym). Może być debetowe (obroty debet.> obroty kredytowe) albo kredytowe (obroty kredyt.> obroty debet.);

• suma kontrolna konta – informuje o identycznych kwotach po obu stronach zamkniętego konta księgowego;

Wn (Dt) - Symbol i nazwa konta - Ma (Ct)

Działania związane z kontem

1. Założenie – wpisanie nazwy i symbolu z planu kont

2. Otwarcie przez:

   1. wpisanie stanu (salda) początkowego

   2. zaksięgowanie pierwszej operacji

3. Zamknięcie

Po stronie Wn to inaczej:

• Obciążenie konta

• Zapisanie w ciężar konta

• Księgowanie po stronie Wn (Dt)

• Debetowanie konta

Operacje zaksięgowanie po stronie Winien noszą nazwę obrotów debetowych.

Po stronie Ma to inaczej:

• Uznanie konta

• Zapisanie na dobro konta

• Księgowanie po stronie Ma (Ct)

• Kredytowanie konta

Operacja zaksięgowane po stronie Ma noszą nazwę obrotów kredytowych.

Aby księgowanie operacji gospodarczych nie powodowało naruszenia równowagi bilansowej: Σaktywów = Σpasywów, w ewidencji księgowej stosuje się zasadę podwójnego zapisu zgodnie z którą:

1. operację księgujemy na co najmniej dwóch kontach (podwójny zapis)

2. po stronach przeciwnych (dwustronny zapis)

3. w identycznej wysokości na obu kontach (jednakowy zapis)

Stosowanie zasady podwójnego zapisu prowadzi do relacji między kontami określanej jako korespondencja kont. Może ona przyjmować postać:

1. zapisów prostych – dokonywanych tylko na dwóch kontach

2. zapisów złożonych – dokonywanych na więcej niż dwóch kontach

Zamknięcie konta:

1. podsumowanie obu stron konta

2. ustalenie różnicy między stronami

3. zapisanie różnicy po stronie wykazującą mniejszą sumę oznaczając ją Sk, taki zapis powoduje, że łączne kwoty po obu stronach są równe

4. zrównoważone obroty Wn i Ma podkreśla się dwukrotnie

Saldo konta:

1. debetowe jeżeli ΣWn > ΣMa

2. kredytowe jeżeli ΣWn < ΣMa

3. zerowe jeżeli ΣWn = ΣMa

Funkcjonowanie kont bilansowych

Konta bilansowe to podstawowa grupa kont stosowanych w rachunkowości służących do ujmowania stanu majątku i źródeł jego finansowania. Ich salda umieszcza się w bilansie.

Grupy kont bilansowych:

1. Konta aktywne, występują wyłącznie w aktywach bilansu,

2. Konta pasywne, ujmuje się je tylko w pasywach bilansu,

3. Konta aktywno-pasywne, które mogą występować w aktywach i pasywach bilansu nawet równocześnie

Do zadań kont bilansowych należy:

• przejmowanie stanów początkowych poszczególnych składników aktywów i pasywów z bilansu otwarcia,

• ewidencjonowanie zmian stanów składników aktywów i pasywów, spowodowanych dokonanymi w okresie operacjami gospodarczymi,

• ustalenie stanów końcowych poszczególnych składników aktywów i pasywów, wykazywanych na koniec okresu bilansie zamknięcia.

Funkcjonowanie kont wynikowych

Konta niebilansowe – często nazywane wynikowymi – służą one ujmowania elementów wyniku finansowego jednostki. Salda tych kont nie wchodzą do bilansu, są natomiast rejestrowane na koncie ,,wynik finansowy’’. Dopiero saldo tego konta ujmuje się w pasywach, jako wynik bieżącego okresu.

Do ewidencji operacji gospodarczych wynikowych związanych z procesami:

• ponoszenia kosztów i strat,

• osiągania przychodów i zysków,

• ustalanie wyniku finansowego

stosuje się konta wynikowe.

Ze względu na charakter procesów gospodarczych ujmowanych na kontach wynikowych można wyróżnić następujące ich rodzaje:

1. konto kosztów,

2. konto strat nadzwyczajnych,

3. konto przychodów,

4. konto zysków nadzwyczajnych,

5. konto wyniku finansowego.

Zasady zapisów na kontach wynikowych

1. Otwarcie kont wynikowych następuje po zaksięgowaniu pierwszej operacji. Konta te nie wykazują salda na początek/koniec okresu sprawozdawczego.

2. Księgowania operacji wynikowych odbywają się zgodnie z zasadą podwójnego zapisu.

3. Bieżące operacje wynikowe zwiększają obroty kont kosztów i strat nadzwyczajnych po stronie Winien, a kont przychodów i zysków nadzwyczajnych po stronie Ma.

4. Okresowo (na koniec roku obrotowego) przenosi się obroty kont, kosztów, strat nadzwyczajnych, przychodów i zysków nadzwyczajnych na konto 860 Wynik finansowy. Pozwala to na ustalenie wyniku finansowego i oznacza zamknięcie kont wynikowych

Rodzaje kont księgowych

Klasyfikujące konta w zależności od stopnia ich szczegółowości oraz sposobu dokonywania zapisów wyodrębnia się:

• konta syntetyczne, które służą do księgowej ewidencji zdarzeń gospodarczych w sposób zapewniający zbilansowanie danych liczbowych ujętych na wszystkich kontach syntetycznych prowadzonych w danej jednostce. Do zapisów na kontach syntetycznych stosuje się zasadę podwójnego zapisu.

• konta analityczne, szczegółowe, wyodrębnione w celu lepszego poznania zagadnień ujmowanych na kontach. Konta te służą do uszczegółowienia zapisów określonych kont syntetycznych, a powstają w drodze poziomego podziału tych kont. Konta analityczne mają charakter ksiąg pomocniczych.

W ewidencji księgowej stosowane są także szczególne rodzaje kont:

• pozabilansowe – których salda nie wchodzą do bilansu ale są istotne m.in. z punktu widzenia kompletności ujmowanych w ewidencji informacji (konto ,,Gwarancje’’);

• rozliczeniowe – pozwalające na rozliczenie niektórych wielkości, np. dostaw materiałów (,,Rozliczenie zakupu materiałów’’);

• korygujące – np. ,,Umorzenie środków trwałych’’, jako szczególny przypadek podziału pionowego kont, gdzie wartość salda tego konta koryguje wartość brutto środków trwałych do postaci netto, wykazywanej w aktywach bilansu.

Konta syntetyczne są urządzeniami służącymi do księgowej ewidencji operacji gospodarczych w sposób zapewniający zbilansowanie danych liczbowych ujętych na wszystkich kontach syntetycznych prowadzonych w danej jednostce gospodarczej.

Do tej grupy kont zaliczamy także konta pozabilansowe, na których ewidencja może być prowadzona jednostronnie (tylko na jednym koncie)

Konta analityczne służą do uszczegółowienia zapisów określonych kont syntetycznych. Powstają w drodze poziomego podziału kont. Mają charakter ksiąg pomocniczych. Funkcjonują na zasadzie pojedynczego, jednostronnego zapisu, które jest powtórzeniem księgowania na koncie syntetycznym po tej samej stronie. Kwota operacji gospodarczej ujmowanej na koncie syntetycznym zostaje rozdzielona między konta analityczne.

Zakładowy plan kont

Do podstawowych dokumentów opisujących przyjęte w danej jednostce gospodarczej zasady rachunkowości należy zakładowy plan kont.

Jest on elementem dokumentacji zasad rachunkowości przyjętej w danej jednostce.

Elementy dokumentacji zasad rachunkowości

1. Określenie roku obrotowego i okresy sprawozdawcze

2. Metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego

3. Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym:

   1. Zakładowy plan kont,

   2. Wykaz ksiąg rachunkowych lub zbiorów danych

   3. Opis systemu przetwarzania danych lub systemu informatycznego

4. System ochrony danych i ich zbiorów

Zakładowy plan kont ustala i aktualizuje kierownik jednostki gospodarczej.

Elementy planu kont:

1. Wykaz kont księgi głównej (ewidencja syntetyczna)

2. Zasady księgowania operacji gospodarczych

3. Zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej)

W ZPK grupuje się konta syntetyczne w zespoły oznaczone symbolami w postaci liczb arabskich.

Poszczególne konta posiadają oznaczenie dwu- i trzycyfrowe w których pierwsza cyfra wskazuje zespół do którego należy dane konto

Zespół 0 – aktywa trwałe

Zespół 1 – środki pieniężne, rachunki bankowe oraz krótkoterminowe aktywa

Zespół 2 – Rozrachunki i roszczenia

Zespół 3 – materiały i towary

Zespół 4 – Koszty rodzajowe i ich rozliczanie

Zespół 5 – Koszty według typów działalności i ich rozliczanie

Zespół 6 – Produkty i rozliczenia międzyokresowe

Zespół 7 – Przychody i koszty związane z ich osiąganiem

Zespół 8 – Kapitały własne, fundusze specjalne i wynik finansowy

Błędy księgowe i ich poprawianie

Przyczyny powstawania błędów:

1. Niewłaściwe dokonanie zapisu księgowego

2. Pominięcie operacji gospodarczej w księgach rachunkowych

3. Opóźnienie zapisu księgowego

Korekta jest stosowana przed zamknięciem miesiąca (sposób ten nie jest dozwolony po zamknięciu miesiąca i przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych za pomocą komputera)

Storno stosowane jest po zamknięciu miesiąca (błąd ujawniony w wyniku inwentaryzacji, uzgodnień zapisów na kontach, podczas sporządzania zestawień kontrolnych). Podstawą jego dokonanie jest dokument Polecenie księgowania.

Storno czarne wykorzystuje się liczby dodatnie może wystąpić w postaci:

1. storna zupełnego (całkowitego)

2. storna częściowego

Storno czerwone polega na wykorzystaniu zapisu ujemnego (liczb ujemnych)