Plany w każdej organizacji odpowiadają jej strukturze organizacyjnej, a na każdym szczeblu spełniają dwa zadania:

• Wyznaczają cele dla planów niższego szczebla,

• Są instrumentem realizacji celów ustalonych w planach wyższego szczebla.

Zadania z zakresu planowania w zarządzaniu kryzysowym obejmują:

• Przygotowanie planów zarządzania kryzysowego,

• Przygotowanie struktur uruchamianych w sytuacjach kryzysowych,

• Przygotowanie i utrzymanie zasobów niezbędnych do wykonania zadań ujętych w planie zarządzania kryzysowego,

• Utrzymanie baz danych niezbędnych w procesie zarządzania kryzysowego,

• Przygotowanie rozwiązań na wypadek zniszczenia lub zakłócenia funkcjonowania infrastruktury krytycznej,

• Zapewnienie spójności między planami zarządzania kryzysowego a innymi planami sporządzonymi w tym zakresie przez właściwe organy administracji publicznej, których obowiązek wykonania wynika z odrębnych przepisów.

Plany powinny zawierać w szczególności:

1. Plan główny zawierający charakterystykę zagrożeń oraz ocenę ryzyka ich wystąpienia, mapy ryzyka i mapy zagrożeń,

2. Zespół przedsięwzięć na wypadek sytuacji kryzysowych,

3. Załączniki funkcjonalne planu głównego,

WAŻNE:

1. Plany te podlegają systematycznej aktualizacji nie rzadziej, niż co dwa lata.

2. Plany te stanowią załączniki funkcjonalne do Krajowego Planu Zarządzania Kryzysowego.

Rodzaje planowania (z uwagi na czas realizacji planów):

• Strategiczne (powyżej 5 lat)- plan przyszłości, dzięki któremu o wiele łatwiej wytyczyć ścieżki postępowania i realizacji (co zamierza się osiągnąć w życiu, lista wartości).

• Taktyczne (od 2-5 lat)- konkretne przedsięwzięcia służące realizacji nadrzędnego celu.

• Operacyjne (od kliku miesięcy do roku)- to odpowiedź na pytanie, co należy zrobić, aby zrealizować plan taktyczny (przewidywanie, sprawdzenie, plany finansowe, inwestycje).

• Krótkoterminowe (do trzech miesięcy)- krótkie zadania do wykonania.

• Bieżące – codziennie lub w skali tygodnia (godziny i terminy spotkań, spraw do załatwienia).

Etapy procesu planowania:

1. Ustalenie celów,

2. Zidentyfikowanie problemów,

3. Poszukiwanie alternatywnych rozwiązań,

4. Ocenianie konsekwencji,

5. Dokonanie wyboru,

6. Wdrażanie planu,

7. Kontrola realizacji.

Decydowanie powinno przebiegać według cyklu działania zorganizowanego Le’Chateliera, na który składają się takie etapy jak:

• Wybór celu,

• Zbadanie środków i warunków determinujących wybrany cel,

• Przygotowanie środków i warunków przyjętych za potrzebne,

• Wykonanie stosowne do powziętego planu,

• Kontrola otrzymanych wyników.

Proces planowania jest pierwszą podstawową funkcją kierowniczą, która musi być wykonywana w organizacjach.

Cele planów spełniają cztery podstawowe role:

1. Dają wskazówki i ukierunkowanie,

2. Ułatwiają planowanie, porządkowanie,

3. Inspirują motywację i wsparcie,

4. Sprzyjają ocenie i kontroli.

Plany w każdej organizacji odpowiadają jej strukturze organizacyjnej, a na każdym szczeblu spełniają dwa zadania:

1. Wyznaczają cele dla planów niższego szczebla;

2. Są instrumentem realizacji celów ustalonych w planach wyższego szczebla.

Planowanie cywilne w Polsce

W ustawie o zarządzaniu kryzysowym występuje pojęcie planowanie cywilne, które należy interpretować, jako:

• Całokształt przedsięwzięć organizacyjnych mających na celu przygotowanie administracji publicznej do zarządzania kryzysowego,

• Oraz planowanie w zakresie wspierania Sił Zbrojnych Rzeczpospolitej Polskiej w razie ich użycia oraz planowanie wykorzystania Sił Zbrojnych Rzeczpospolitej Polskiej do realizacji zadań z zakresu zarządzania kryzysowego.

Planowanie cywilne w ramach zarządzania kryzysowego ma przede wszystkim na celu:

1. Określać zagrożenia, jakie w naszej społeczności mogą wystąpić;

2. Powołanie zespołów ludzi, specjalistów, określenie struktury i odpowiednio je przygotować do wykonywania czynności ratowniczych (i to spośród osób, które w ramach właściwie dodatkowych obowiązków);

3. Uwzględnienie współpracy z przełożonymi i sąsiadami;

4. Udzielić informacji, jakimi środkami dysponujemy – w sensie ludzkim, materialnym i sprzętowym;

5. Udzielenie wskazówek sytuacyjnych np. związanych z tym, że trzeba być przygotowanym na różne sytuacje (pogodowe, czy inne).

Plan Zarządzania Kryzysowego

1. PLAN GŁÓWNY:

1. Charakterystyka zagrożeń oraz ocena ryzyka ich wystąpienia, w tym dotyczących infrastruktury krytycznej, oraz mapy ryzyka i mapy zagrożeń,

2. Zadania i obowiązki uczestników zarządzania kryzysowego w formie siatki bezpieczeństwa,

3. Zestawienie sił i środków planowanych do wykorzystania w sytuacjach kryzysowych.

1. ZESPÓŁ PRZEDSIĘWZIĘĆ NA WYPADEK SYTUACJI KRYZYSOWYCH.

2. ZAŁĄCZNIKI FUNKCJONALNE.

Podstawowe etapy opracowywania planu reagowania kryzysowego

• Opracowanie szkicu planu głównego, aneksów funkcjonalnych i dodatkowych informacji dla konkretnych zagrożeń, służących jako punkt wyjściowy dla zespołu planistycznego;

• Opracowanie planu spotkań i pism zapraszających na pierwszy cykl spotkań planistycznych;

• Zaproszenie szefa władzy wykonawczej na pierwsze spotkanie zespołu planistycznego w charakterze prowadzącego;

• Przeprowadzenie spotkania zapoznawczego, podział na komisje opracowujące poszczególne części planu, wyznaczenie przewodniczących i zaplanowanie kolejnego spotkania;

• Praca komisji nad kolejnymi projektami;

• Przygotowanie potrzebnych schematów i map;

• Opracowanie końcowego projektu i przekazanie go zespołowi planistycznemu do zaopiniowania i zaproponowania poprawek;

• Spotkanie zespołu planistycznego, poświęcone wprowadzeniu ostatecznych zmian oraz dyskusji na temat strategii wdrażania planu i jego rozpowszechniania;

• Opiniowanie oraz uzgadnianie planu reagowania kryzysowego z zainteresowanymi organizacjami;

• Prezentacja planu zarządowi danej społeczności oraz uzyskanie zgody na jego wprowadzenie do użytku, powielenie i rozesłanie (eden egzemplarz powinny otrzymać także lokalne media).