ORGANIZACJA RACHUNKOWOŚCI W FIRMIE

Zaliczenie przedmiotu:

1. Egzamin pisemny: ok. 50 pytań + 5 pytań otwartych, ok. 50 min.

2. Zakres tematyczny z wykładu

3. T. Kiziukiewicz „ Organizacja rachunkowości w przedsiębiorstwie”

Micherda „Podstawy rachunkowości. Aspekty teoretyczne i prawne”

Ustawa o rachunkowości

Istota i zakres organizacji rachunkowości

Rachunkowość – system informacji ekonomicznej, którego głównym celem jest tworzenie i przekazywanie użytkownikom (odbiorcom) informacji o stanach i zdarzeniach gospodarczych.

Zasadnicze atrybuty wyróżniające rachunkowość spośród innych systemów organizacji:

• Jednostkowy charakter oznacza prowadzenie jej dla wyodrębnionych jednostek gospodarczych

• Zastosowanie wartościowego miernika dla wyrażenia stanów i zdarzeń gospodarczych

• Wykorzystanie metody bilansowej jako nadrzędnej metody rachunkowości

• Posługiwanie się specyficznym narzędziem ewidencyjnym o nazwie „konto”

• Funkcjonowanie kont w sposób zdeterminowany stopniem ich ogólności (zasada podwójnego zapisu w przypadku kont syntetycznych oraz zasada zapisu powtarzanego w przypadku kont analitycznych)

• Prowadzenie ewidencji w sposób ciągły, z podziałem na okresy sprawozdawcze i lata obrotowe

• Weryfikacja zgodności zapisów rachunkowych z rzeczywistością za pomocą inwentaryzacji.

Wymienione atrybuty sprawiają, iż informacje pochodzące z rachunkowości charakteryzują się wiarygodnością i rzetelnością.

Mają one moc dowodową, dzięki czemu mogą stanowić podstawy do realnej oceny stanu majątkowego, sytuacji finansowej i wyniku finansowego jednostki gospodarczej.

Informacje dostarczane przez rachunkowość powstają w rezultacie procesu informacyjnego.

Proces informacyjny rachunkowości:

Dane Gromadzenie danych Obserwacje

Pomiar

Wycena

Przetwarzanie danych Rejestracja

Rozliczenia

Kalkulacja

Weryfikacja zapisów

Informacje Prezentacja informacji Sprawozdawczość

Analiza

Planowanie

Struktura systemu rachunkowości:

Środki pracy

Przedmioty pracy

Siła robocza

Dziedziny tematyczne Środki pieniężne

rachunkowości Rozrachunki

Metody Formy Organizacja Technika

Gromadzenie danych

Człony Rejestracja i rozliczenia

rachunkowości

Sprawozdawczość

Sprawne opracowanie informacji dostarczonych przez rachunkowość wymaga właściwej organizacji procesu informacyjnego i całego systemu rachunkowości.

Organizacja – sposób w jaki coś jest urządzane, zorganizowane, sposób w jaki coś działa, funkcjonuje.

Organizować – nadawać czemuś reguły, zasady, wprowadzać pewien porządek.

Organizacja rachunkowości – zespół sposobów umożliwiających uporządkowane powiązanie różnych czynności i urządzeń niezbędnych do realizacji procesu informacyjnego w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania rachunkowości w jednostce gospodarczej z uwzględnieniem jej specyficznych cech, możliwości technicznych, kadrowych oraz przy racjonalnym zaangażowaniu środków i nakładów pracy.

Zakres organizacji w rachunkowości:

• Organizacja procesu informacyjnego w systemie rachunkowości

• Organizacja działu rachunkowości

Na organizację procesu informacji składa się organizacja następujących elementów:

• Dokumentacji księgowej (rodzaje dokumentów, wystawianie, obieg, kontrola, przechowywanie)

• Ewidencji księgowej (plan kont, forma, technika księgowa)

• Inwentaryzacji i kontroli wewnętrznej

• Sprawozdawczości (rodzaje, zasady sporządzania, badanie, zatwierdzanie)

Do zakresu organizacji działu rachunkowości można zaliczyć:

• Lokalizację działu rachunkowości w strukturze jednostki gospodarczej

• Wewnętrzną strukturę działu rachunkowości

• Podział pracy w dziale rachunkowości

• Wyposażenie techniczne tego działu

• Dobór i przygotowanie personelu.

Między poszczególnymi obszarami i elementami organizacji rachunkowości istnieją z jednej strony powiązania, a z drugiej strony określone uwarunkowania, np. wybór wyposażenia technicznego działu rachunkowości ma wpływ na organizację pracy w tym dziale i wymagania względem personelu, a także na rozwiązania dotyczące dokumentacji, ewidencji księgowej, inwentaryzacji, sprawozdawczości. Jednocześnie dotychczasowy model ewidencji w jednostce gospodarczej, jej struktura organizacyjna, kwalifikacje personelu mogą wpływać na wybór określonych rozwiązań technicznych.

Podstawowe zadania organizacji rachunkowości – powiązanie poszczególnych elementów, aby system rachunkowości sprawnie funkcjonował, tj. gwarantował właściwe spełnianie przez rachunkowość jej podstawowych funkcji, czyli funkcji informacyjnej oraz powiązanie z nią funkcji szczegółowych, tzn. funkcji ewidencji, funkcji kontrolnej, sprawozdawczej, statystycznej, dowodowej, optymalizacyjnej, motywacyjnej, planistycznej i analitycznej.

Organizacja rachunkowości powinna sprzyjać racjonalnemu wykorzystywaniu posiadanych sił i środków do uzyskania wiarygodnych i terminowych informacji w pożądanych przekrojach informacyjnych, zarówno w zakresie rachunkowości finansowej, jak i zarządczej.

Podstawowe zasady organizacji rachunkowości

W organizacji rachunkowości muszą być przestrzegane zasady ogólnej teorii organizacji:

• Zasada planowania i kontroli

• Zasada racjonalnego podziału pracy

Zgodnie z zasadą planowania i kontroli w ramach organizacji rachunkowości należy opracować:

• Dokumentację zasad rachunkowości zawierającą m.in. plan kont oraz dokumentację systemu informacyjnego

• Plan (instrukcje) dokumentacji księgowej i jej obiegu

• Instrukcję i plan inwentaryzacji

• Plan (instrukcję) sprawozdawczości

• Schemat organizacji i plan podziału pracy działu rachunkowości

Z zasadą racjonalnego podziału pracy łączy się:

• Wkomponowanie działu rachunkowości w schemat organizacji jednostki gospodarczej

• Opracowanie schematu organizacji działu rachunkowości (struktura scentralizowana albo zdecentralizowana)

• Podział pracy między komórki (stanowiska) działu rachunkowości

• Równomierne rozłożenie czynności, aby nie nastąpiło spiętrzenie prac lub okresy „puste”

00

Oprócz ogólnych zasad organizacji pracy racjonalna organizacja rachunkowości wymaga:

• Znajomości zasad prawidłowej rachunkowości

• Przestrzeganie obowiązujących przepisów

• Znajomości form i technik księgowania

• Uwzględnienie specyficznych cech jednostki gospodarczej

• Określenie zewnętrznych i wewnętrznych potrzeb informacyjnych

• Zdefiniowanie przedmiotu ewidencji

Kryteria oceny jakości organizacji rachunkowości:

• Kryteria wymierne

• Liczba przekrojów informacyjnych

• Szybkość dostarczania informacji

• Bezwzględna liczba zatrudnionych w dziale rachunkowości

• Procentowy udział zatrudnionych w dziale rachunkowości w stosunku do ogółu zatrudnionych

• Koszt utrzymania działu rachunkowości

• Kryteria niewymierne

• Szczegółowość informacji

• Elastyczność informacji (możliwość i szybkość dostosowania do zmieniających się lub nowych potrzeb informacyjnych)

W wypadku negatywnych ocen pracy działu rachunkowości należy usprawnić jego organizację.

Przed ostatecznym wdrożeniem zmian należy przeprowadzić próbne ich testowanie. Pozytywny wynik uzasadnia modyfikacje rozwiązań organizacyjnych.

Do oceny wprowadzonych zmian organizacyjnych mogą być zastosowane wskaźniki efektywności wyrażające stosunek rocznych efektów osiąganych dzięki wprowadzanym zmianom do kosztów ponoszonych w związku z ich wdrożeniem.

Wskaźnik efektywności > 1 (opłacalność zmian organizacyjnych)

Wskaźnik efektywności < 1 (nieopłacalność wdrożenia zmian organizacyjnych)

W przypadku, gdy wskaźnik efektywności jest > 1 należy rozważyć pozaekonomiczne efekty zmian, a także ich skutki w okresie dłuższym niż rok.

Dopiero po rozwiązaniu różnych aspektów należy podjąć ostateczną decyzję.

Dokonując zmian organizacyjnych w dziale rachunkowości należy zwrócić szczególną uwagę na przygotowanie kadr.

Narzędzia organizacyjne rachunkowości

Przez pojęcie narzędzie (środków) organizacyjnych rozumie się grupę środków zapewniających racjonalność organizacji działu rachunkowości i jego komórek oraz czynności wykonywanych w tym dziale z efektywnym wykorzystaniem form, technik, w celu możliwie szybkiego oraz terminowego uzyskania dokładnych i rzetelnych informacji.

Zastosowanie środków organizacyjnych powinno doprowadzić do właściwego powiązania w czasie i przestrzeni poszczególnych elementów.

Narzędzia organizacyjne muszą:

• Zapewnić koordynację czynności i wykonawców

• Sprzyjać równomiernemu podziałowi pracy między poszczególne komórki oraz pracowników działu rachunkowości

• Stwarzać podstawy kontroli wykonywania czynności

• Wpływać na przyspieszenie wykonania prac oraz ich realizację w pożądanych terminach.

W celu zapewnienia koordynacji czynności i wykonawców środki organizacji powinny umożliwić:

• Zobrazowanie struktury działu rachunkowości

• Określenie powiązań między komórkami działu rachunkowości, a w ich ramach między poszczególnymi stanowiskami pracy

• Sprecyzowanie czynności wykonywanych w dziale rachunkowości

• Ustalenie hierarchii oraz powiązań między poszczególnymi czynnościami

• Określenie terminu realizacji poszczególnych prac oraz ich wykonawców.

Narzędzia organizacyjne sprzyjają równomiernemu podziałowi pracy w dziale rachunkowości, jeżeli ułatwiają:

• Racjonalne rozłożenie w czasie i przestrzeni

• Wykrycie nadwyżek (rezerw) lub niedoborów czasu pracy w poszczególnych komórkach bądź na poszczególnych stanowiskach

• Eliminację dublowania czynności

Ogół środków organizacyjnych można podzielić na dwie zasadnicze grupy:

• Narzędzia zapewniające statyczną koordynację czynności bez mechanizmu optymalizacji, tzw. Tradycyjne, które dzieli się na umożliwiające koordynację w następujących przestrzeniach:

• W przestrzeni

• W czasie

• Jednocześnie w przestrzeni i w czasie

• Środki organizacyjne stwarzające podstawy organizacji działań przy jednoczesnej optymalizacji powiązań między nimi.

Narzędzia tradycyjne

Do koordynacji przestrzennej wykorzystuje się organigramy i operogramy. W organizacji rachunkowości powszechnie stosuje się schemat organizacji działu rachunkowości.

Schemat organizacji – wykres, na którym graficznie jest ukazana organizacja działu rachunkowości i jego komórek. Schematy organizacji pozwalają zobrazować strukturę działu rachunkowości, wykazać ewentualne zazębienia się lub blokowanie prac, brak koordynacji itp. Schemat organizacji pokazuje więzy podporządkowań i koordynacji ogniw działu rachunkowości oraz podział prac ewidencyjnych.

Przy opracowywaniu schematu organizacji muszą być przestrzegane następujące zasady:

• Po pierwsze – należy usystematyzować wszystkie dane zgromadzone w wyniku analizy czynników wykonywanych w dziale rachunkowości

• Po drugie – opracowuje się system z uwzględnieniem pożądanych zmian

• Po trzecie – opracowany schemat porównuje się z obowiązującym do tej pory i wyciąga wnioski.

Do koordynacji przestrzeni mogą być także wykorzystywane operogramy, które pozwalają precyzyjnie powiązać poszczególne czynniki z ich wykonawcami.

Do stosowanych w rachunkowości operogramów należą diagramy, które koordynują obieg dokumentacji w przedsiębiorstwie, przebieg prac ewidencyjnych, sprawozdawczych, inwentaryzacyjnych, kontrolnych itp.

Komórki Czynności	A	B	C
A
b
c

Koordynacje w czasie ułatwiają terminarze.

Terminarz – wykaz czynności realizowanych na danym stanowisku lub w określonej komórce z podaniem terminu ich wykonania. Mogą one występować w postaci tablic lub wykresów.

Terminarze pozwalają wykryć rezerwy czasu pracy albo nadmierne obciążenie stanowiska lub komórki w nominalnym czasie tego ogniwa. Umożliwiają też wyznaczenie chronologii czynności w ciągu dnia, tygodnia i miesiąca. Ułatwia to eliminację spiętrzeń prac w pewnych okresach. Na podstawie terminarzy można dokonać podziału pracy na czynności pierwszo- i drugorzędne.

Środkiem organizacji umożliwiającym jednocześnie koordynację w czasie i przestrzeni jest harmonogram.

Harmonogram – powinien mieć charakter szczególnego planu pracy działu rachunkowości zawierającego następujące elementy:

• Wykaz wszystkich czynności wykonywanych w dziale rachunkowości w danym okresie

• Podział czynności między ogniwa tego działu (komórki, sekcje, zespoły, stanowiska pracy)

• Wyraźnie sprecyzowane terminy wykonywania określonych czynności przez konkretnych wykonawców.

W harmonogramach można określić zadania dla:

• Całego działu rachunkowości – harmonogramy zbiorcze

• Wybranych komórek – harmonogramy zespołowe

• Poszczególnych pracowników – harmonogramy indywidualne

Przy ustaleniu działań z podziałem na kolejne dni (a nawet godziny) należy uwzględnić:

• Zakres i wielkość prac

• Obsadę personelu stałego

• Nominalny i efektywny czas pracy

• Stan wyposażenia w techniczne środki obliczeniowe

Wprowadzenie harmonogramu odbywa się w dwóch etapach:

• Pierwszy – wstępny

• Drugi – ostateczny

• Okres między pierwszym a drugim etapem służy do dokładnego zaznajomienia wszystkich zainteresowanych pracowników ze znaczeniem pełnego i terminowego realizowania zadań określonych w harmonogramie.

Czynnikiem mobilizującym do przestrzegania harmonogramu może być:

• Wzmożona kontrola czynników

• Zainteresowanie kierownictwa przedsiębiorstwa

• Stosowanie bodźców ekonomicznych i psychologicznych (premia, nagroda, nagana)

Harmonogram w dziale rachunkowości powinien dotyczyć następujących zagadnień:

• Sprawnego obiegu dokumentacji w przedsiębiorstwie, zgodnego z wyznaczonymi terminami

• Dokładnego wypełniania obowiązku bieżącego dokonywania zapisów księgowych

• Sporządzania prawidłowych sprawozdań finansowych w obowiązujących terminach

• Pełnej koordynacji prac, a szczególnie eliminacji przestojów, normalnego natężenia prac dostosowanego do technicznego wyposażenia działu rachunkowości, optymalnego wykorzystania czasu pracy poszczególnych pracowników

• Rezerw czasu na podnoszenie kwalifikacji pracowników, choroby, inne nieprzewidziane wypadki

• Odpowiedniego systemu wzajemnych zastępstw pracowników.

Narzędzia optymalizacyjne

Tradycyjne narzędzia organizacyjne nie zapewniają dynamicznej koordynacji działań. Jest to mankament w wypadku, gdy określone przedsięwzięcie składa się z wielu czynników, które mogą być wykonywane kolejno lub jednocześnie. W tej sytuacji odpowiednie ułożenie i powiązanie czynników może wpływać na skrócenie czasu trwania całego przedsięwzięcia. Duże znaczenie ma przy tym możliwość zastosowania sformalizowanych procedur optymalizacyjnych ułatwiających określenie układu czynników, aby dane przedsięwzięcie zrealizowano w najkrótszym terminie przy najmniejszych nakładach sił i środków. Wymagania te spełniają metody modelowania sieciowego.

Metody modelowania sieciowego są szczególnie przydatne w wypadku występowania złożonych prac o charakterze prototypowym lub prostszych prac, ale powtarzających się cyklicznie.

Istota metody modelowania sieciowego sprowadza się do budowy i analizy modelu przedsięwzięcia.

Model przedsięwzięcia ma postać sieci zależności przedstawiających graficznie powiązania zdarzeń i czynników niezbędnych do realizacji założonego przedsięwzięcia. Graf sieciowy stanowi podstawę analizy i optymalizacji modelu sieciowego.

Prace związane z modelem sieciowym można podzielić na trzy następujące etapy:

• Wstępny

• Opracowanie modelu

• Analiza i optymalizacja modelu

Organizacja działu rachunkowości

Organizację działu rachunkowości determinuje przede wszystkim wielkość przedsiębiorstwa. W dużym przedsiębiorstwie dział rachunkowości dzielony jest na komórki, sekcje, stanowiska pracy. W małym przedsiębiorstwie taki podział nie jest zazwyczaj możliwy. Dochodzi tu często do łączenia funkcji księgowego z funkcją ekonomisty, kasjera, planisty. W małych przedsiębiorstwach rachunkowość może być prowadzona przez firmy zewnętrzne.

W praktyce można spotkać się z różną organizacją działu rachunkowości. Punktem wyjścia jest określenie jego pozycji w ogólnej strukturze organizacyjnej jednostki i zależy ona od tego, czy w danej jednostce przyjęto:

• Zasadę centralizacji rachunkowości

• Zasadę decentralizacji rachunkowości

• Rozwiązanie o charakterze mieszanym

W wypadku centralizacji rachunkowości całość prac ewidencyjno – obliczeniowych jest skoncentrowana w dziale rachunkowości, który wykonuje je na podstawie danych napływających z innych komórek.

Zalety centralizacji:

• Możliwość racjonalnego podziału pracy między poszczególne ogniwa i stanowiska

• Sprawne i bezbłędne wykonywanie jej dzięki specjalizacji pracowników

• Efektywne wykorzystanie i kontrola czasu pracy pracowników

• Ułatwienie oceny przebiegu operacji gospodarczych w poszczególnych ogniwach jednostki gospodarczej.

W przypadku decentralizacji rachunkowości w poszczególnych ogniwach jednostki gospodarczej zostają wyodrębnione samodzielne komórki rachunkowe. Zajmują się one wystawianiem i opracowywaniem dokumentów źródłowych oraz ewidencyjnych z odnośnego zakresu.

Zalety decentralizacji:

• Bezpośredni kontakt pracownika księgowości ze zdarzeniem gospodarczym

• Uczestnictwo w tworzeniu dokumentów źródłowych

• Szybsze ujęcie dokumentów w ewidencji księgowej

• Lepsze zrozumienie procesu produkcyjnego co wpływa pozytywnie na efektywność funkcji kontrolnych i analitycznych.

• Możliwość łączenia ewidencji operatywnej z ewidencja księgową co pozwala ograniczyć pracochłonność ewidencji i zmniejszyć liczbę wystawianych egzemplarzy dokumentów źródłowych

• Przybliżenie problemów rachunkowości pracownikom innych służb finansowo – księgowych

• Sprzyjanie współpracy w zakresie lepszego poznania i zaspokajania potrzeb informacyjnych poszczególnych komórek i pracowników.

Wady decentralizacji:

• Ograniczenie w zakresie podziału pracy

• Zmniejszenie efektywności wykorzystania czasu pracy

W praktyce występuje również model mieszany, gdy tylko niektóre zakresy rachunkowości podlegają decentralizacji, np. tylko komórki kosztów są umiejscowione w wydziale produkcyjnym.

Z zagadnieniem centralizacji i decentralizacji rachunkowości łączy się też często ustalenie miejsca prowadzenia ewidencji analitycznej. Spotyka się dwa rozwiązania:

• Każda komórka działu rachunkowości prowadzi zarówno ewidencję analityczną jak i syntetyczną

• Komórki rachunkowości specjalizujące się w określonych dziedzinach prowadzą wyłącznie ewidencję analityczną, natomiast komórki księgowości głównej zajmują się tylko ewidencją syntetyczną.

W dużych jednostkach dział rachunkowości ma złożoną strukturę organizacyjną. Wydziela się w niej ogniwa (sekcje, referaty, komórki, stanowiska) specjalizujące się w określonej dziedzinie tematycznej. Najczęściej w przedsiębiorstwach spotykana jest księgowość:

• Majątku trwałego (aktywa trwałe)

• Wyrobów gotowych

• Wynagrodzeń

• Kosztów

• Finansowa (rozrachunki i roszczenia)

Strukturę organizacji działu rachunkowości obrazuje jego schemat organizacyjny ukazujący podział na poszczególne szczeble i ogniwa (sekcje, zespoły, referaty, komórki, stanowiska) oraz powiązuje zależności między nimi.

Na czele działu rachunkowości stoi główny księgowy, który często przyjmuje od kierownictwa jednostki współodpowiedzialność za prowadzenie rachunkowości, co potwierdza w formie pisemnej.

Prawo bilansowe a organizacja rachunkowości

Zasady prowadzenia rachunkowości

Naczelną zasadą rachunkowości jest opracowywanie i dostarczanie odbiorcom rzetelnych i wiarygodnych informacji ekonomicznych odzwierciedlających stan majątkowy i finansowy jednostki gospodarczej, jej wynik finansowy i rentowność.

Informacje uzyskane z rachunkowości powinny umożliwić ocenę jednostki i stworzyć podstawy do efektywnego zarządzania. Wraz z rozwojem międzynarodowych powiązań gospodarczych obserwuje się od lat pięćdziesiątych XX wieku dążenie do standaryzacji zasad rachunkowości w celu harmonizacji przepisów w różnych krajach.

Harmonizacja międzynarodowa rachunkowości – zmierzanie w kierunku podobieństw w wyborze między alternatywnymi rozwiązaniami rachunkowości.

Międzynarodowe standardy rachunkowości – proces ograniczający wybór, co prowadzi ostatecznie do przyjęcia tej samej metody rachunkowości przez wszystkie firmy we wszystkich krajach.

Od 1995 roku podstawowym aktem prawnym normującym zasady prowadzenia rachunkowości oraz badania sprawozdań finansowych jest Ustawa z dnia 29 września 1995 roku o rachunkowości. Składa się ona z 11 rozdziałów:

• Przepisy ogólne

• Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

• Zasady przeprowadzania inwentaryzacji

• Zasady wyceny aktywów i pasywów

• Zasady ustalania wyniku finansowego

• Zasady łączenia się spółek

• Zasady sporządzania sprawozdań finansowych przez jednostkę

• Zasady dotyczące badania i ogłaszania sprawozdania finansowego

• Zagadnienia dotyczące ochrony danych

• Zagadnienia dotyczące odpowiedzialności karnej

• Przepisy ogólne i przejściowe

Zawarte w przepisach poszczególnych krajów szczegółowe zasady rachunkowości są pochodną ogólnych zasad, które zostały określone przez naukę rachunkowości, a także utrwalone zwyczajowo i są prezentowane w międzynarodowych regulacjach rachunkowości.

Zasady prawidłowej rachunkowości wg MSR 1:

• Zasada kontynuacji działania

• Zasada ciągłości

• Zasada memoriału

• Zasada ostrożności

• Zasada wyższości treści nad formą

• Zasada istotności

• Zasada periodyzacji.

Zasady prowadzenia rachunkowości wg ustawy o rachunkowości

Ustawa o rachunkowości będąca w Polsce źródłem norm i zasad rachunkowości zawiera nie tylko przepisy o charakterze szczegółowym, ale także szereg tzw. zasad nadrzędnych. Są nimi podstawowe reguły prowadzenia rachunkowości, z których wypływają szczegółowe zasady wyceny poszczególnych grup aktywów i pasywów oraz elementów kształtujących wynik finansowy jednostki.

W ich świetle dokonuje się także interpretacji przepisów o charakterze szczegółowym zwłaszcza, gdy do danego zagadnienia można odnieść kilka różnych przepisów albo ustawa daje prawo wyboru jednego spośród alternatywnych rozwiązań.

Zasady nadrzędne pozwalają rozwiązać problemy nieuregulowanych szczegółów w przepisach prawa bilansowego. Zasady prawidłowej rachunkowości obejmują reguły jej prowadzenia gwarantujące wiarygodność i użyteczność, dostarczanie informacji oraz sprawne ich uzyskiwanie.

Do podstawowych zasad rachunkowości należą:

• Zasada wiernego i rzetelnego obrazu

• Zasada zgodności z przepisami prawa

• Zasada wyższości treści ekonomicznej nad formą prawną

• Zasada memoriału

• Zasada współmierności

• Zasada ostrożności

• Zasada istotności

• Zasada indywidualnej wyceny oraz zasada zakazu stosowania kompensaty

• Zasada ciągłości

• Zasada kontynuacji działania

Zasada wiernego i rzetelnego obrazu

Dziś rachunkowość oparta jest na koncepcji wiernego i rzetelnego obrazu przedsiębiorstwa. Można powiedzieć, że zasada ta rządzi rachunkowością, niezależnie od konkretnych rozwiązań legislacyjnych. Koncepcji tej podporządkowane są wszystkie pozostałe zasadnicze normy rachunkowości. Oczywiście sposób jej rozumowania bywa nieco odmienny w różnych sytuacjach prawnych. Dotyczy sprawozdań finansowych sporządzanych przez jednostkę prowadzącą rachunkowość. Wyznacza ona obowiązek odzwierciedlania rzeczywistości w sprawozdaniu finansowym.

Zasada zgodności z przepisami prawa

Niezależnie od wymogu rzetelności i jasności rachunkowość powinna być prowadzona prawidłowo zgodnie z przepisami prawa, a więc zgodnie z normami i wydawanymi na jej podstawie przepisów niższego rzędu. Oznacza to, że w razie sprzeczności przy sporządzaniu bilansu oraz rachunku zysków i strat należy kierować się przepisami o rachunkowości.

Zasada wyższości treści ekonomicznej nad formą prawną

W razie kolizji zasady wiernego odzwierciedlenia rzeczywistości i zasady zgodności z przepisami prawa ustawa przyznaje wyższość rzeczywistości ekonomicznej bowiem skutki zdarzeń należy wykazać w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną.

Zasadę tę stosuję się w sytuacjach wyjątkowych, w takim przypadku wymagane jest omówienie problemów łącznie z uzasadnieniem przyjętych rozwiązań oraz bilansu i rachunku zysków i strat.

Nadrzędne zasady rachunkowości wynikające z ustawy pozwalają podporządkować prowadzenie rachunkowości jednakowej koncepcji oraz rozstrzygają pojawiające się wątpliwości. Są one swoistym tłem lub uzupełnieniem dla zasad szczegółowych.

Zasada memoriału

Najważniejszą zasadą rachunkowości o charakterze nadrzędnym jest zasada memoriału.

Historycznie wcześniejszą normą ewidencji księgowej była zasada księgowa. Jej przestrzeganie oznaczało interpretacje działalności gospodarczej jednostki przez pryzmat zmian w stanie gotówki. Zakres ewidencji księgowej był ograniczony do rejestracji przychodów i rozchodów środków pieniężnych.

W księgach rachunkowych jednostki gospodarczej powinny zostać objęte wszystkie zdarzenia gospodarcze bez względu czy są zapłacone czy nie. Ujmuje wszystkie zdarzenia gospodarcze, które są ujęte na koniec okresu sprawozdawczego. Pozwala to uniknąć subiektywnych decyzji dotyczących momentu występującego w zmianie majątku.

W kontekście rocznych sprawozdań finansowych zasada ta pozwala ustalić ostateczny stan aktywów i pasywów jednostki gospodarczej oraz jej wyniku finansowego uzyskanego za dany rok.

Zasada memoriału została ujęta w art. 6 ust. 1.

Zasada współmierności

Z ogólnych operacji gospodarczych dotyczących danego roku obrotowego należy wyodrębnić i ująć w rachunku zysku i strat te z nich, które powinny kształtować wynik finansowy w danym roku. Z tego względu zasadę memoriałową należy rozpatrywać i stosować z uwzględnieniem tzw. zasady współmierności przychodów oraz związanych z nimi kosztów.

Zasada współmierności wynika z art. 6 ust. 2 UoR, który stanowi, że „Dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione”.

Aktywami i pasywami są rozliczenia międzyokresowe kosztów (czynne i bierne) oraz rozliczenia międzyokresowe przychodów, wcześniej zwane przychodami przyszłych okresów.

Zasada współmierności rozwinięta została w art. 39 i 41 UoR w formie następujących postanowień:

• Jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych.

• Jednostki dokonują biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów w wysokości prawdopodobnych zobowiązań przypadających na bieżący okres sprawozdawczy, wynikających w szczególności:

• ze świadczeń wykonanych na rzecz jednostki przez kontrahentów jednostki, a kwotę zobowiązania można oszacować w sposób wiarygodny,

• z obowiązku wykonania, związanych z bieżącą działalnością, przyszłych świadczeń wobec nieznanych osób, których kwotę można oszacować, mimo że data powstania zobowiązania nie jest jeszcze znana, w tym z tytułu napraw gwarancyjnych i rękojmi za sprzedane produkty długotrwałego użytku,

• zobowiązania ujęte jako bierne rozliczenia międzyokresowe i zasady ustalania ich wysokości powinny wynikać z uznanych zwyczajów handlowych.

• Odpisy czynnych i biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności.

• Jeżeli zgodnie z umową wartość otrzymanych finansowych składników aktywów jest niższa od zobowiązania zapłaty za nie, w tym również z tytułu emitowanych przez jednostkę papierów wartościowych, to różnica stanowi czynne rozliczenie międzyokresowe kosztów, które odpisuje się w koszty finansowe w równych ratach, w ciągu okresu, na jaki zaciągnięto zobowiązanie.

• Zobowiązania ujęte jako bierne rozliczenia międzyokresowe zmniejszają koszty okresu sprawozdawczego, w którym stwierdzono, że zobowiązania te nie powstały.

Art. 41 UoR dotyczy rozliczenia międzyokresowego przychodów, do których zalicza się (przy zachowaniu zasady ostrożności):

• równowartość otrzymanych lub należnych od kontrahentów środków z tytułu świadczeń

• środki pieniężne otrzymane na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia środków trwałych

• przyjęte nieodpłatnie, w tym także w drodze darowizny, środki trwałe w budowie, środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne.

Z zasady tej wynika, że na wynik finansowy roku obrotowego wpływają przychody ze sprzedaży towarów i usług, które dotyczą danego okresu sprawozdawczego bez względu na to czy zostały opłacone, zafakturowane czy tez nie. Są do niej zaliczane koszty uzyskania przychodów i koszty operacji.

Zasada ostrożności

Zasadę ostrożności stanowi (art. 7 ust. 1 UoR), że „poszczególne składniki aktywów i pasywów wycenia się stosując rzeczywiście poniesione na ich nabycie (wytworzenie) ceny (koszty), z zachowaniem zasady ostrożności. W szczególności należy w tym celu w wyniku finansowym, bez względu na jego wysokość, uwzględnić:

• zmniejszenia wartości użytkowej lub handlowej składników aktywów, w tym również dokonywane w postaci odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych,

• wyłącznie niewątpliwe pozostałe przychody operacyjne i zyski nadzwyczajne,

• wszystkie poniesione pozostałe koszty operacyjne i straty nadzwyczajne,

• rezerwy na znane jednostce ryzyko, grożące straty oraz skutki innych zdarzeń.

Zdarzenia te należy ujawnić między dniem bilansowym a dniem, w którym rzeczywiście następuje zamknięcie ksiąg rachunkowych.

Zasada dotyczy zarówno aktywów i pasywów, jak i wyniku finansowego. W tym przypadku chodzi o pewną asymetrię w ewidencji pozostałych przychodów operacyjnych i zysku nadzwyczajnego w stosunku do pozostałych kosztów operacyjnych i strat nadzwyczajnych. Są to też skutki tworzenia rezerw, czy odpisów z tytułu utraty wartości czy odpisów amortyzacyjnych.

Zasada ostrożności nakazuje zaliczanie do pozostałych przychodów operacyjnych oraz zysku nadzwyczajnego jedynie skutki zdarzeń o charakterze niewątpliwym, których zapłata nie powinna budzić wątpliwości, natomiast pozostałe koszty operacyjne i straty nadzwyczajne – wszystkich pozycji znanych jednostce.

Aktywa i pasywa nie powinny zostawać zawyżane, a zobowiązania i koszty zaniżane – istota zasady ostrożności.

Zasada istotności

Pozwala na przyjęcie przez jednostkę pewnych uproszczeń pod warunkiem, że nie wywrze to istotnie ujemnego wpływu na przedstawienie sytuacji finansowej i majątkowej oraz wyniku finansowego jednostki w sprawozdaniu finansowym jako całości. Określone zasady rachunkowości jednostki muszą mieć na uwadze konieczność wyodrębnienia w księgach wszystkich operacji gospodarczych mających znaczenie dla prawidłowej oceny ich sytuacji.

Zasada daje prawo do zorganizowania ewidencji księgowej, żeby przyjęte rozwiązania w zakresie rachunkowości były jak najbardziej funkcjonalne, zmniejszając nakłady pracy, chociażby w zakresie kontroli wewnętrznej, by upraszczały obieg dokumentacji, czy eliminowały nieistotną kalkulację.

Reguła istotności określa procent w stosunku do wielkości wyniku finansowego brutto, przychodów lub sumy bilansowej.

Zasada indywidualnej wyceny i zasada zakazu stosowania kompensat

Mówią, że wartość poszczególnych aktywów i pasywów, przychodów i związanych z nimi kosztów, jak też zysków i strat nadzwyczajnych, należy ustalać oddzielnie oraz że nie można kompensować ze sobą wartości różnych co do rodzaju aktywów i pasywów, przychodów i kosztów związanych z nimi, a także zysków i strat nadzwyczajnych.

Zasada ciągłości

Wynika z tego, że mamy w sprawozdaniu finansowym dane porównywalne. Co roku te same zasady dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych. Jeśli robimy zmianę, to musimy dokonywać porównań z latami poprzednimi i wykazywać w księgach pomocniczych, kolejne lata muszą być porównywalne.

Zasada kontynuacji działalności

Przy stosowaniu przyjętych zasad (polityki) rachunkowości przyjmuje się założenie, że jednostka będzie kontynuowała w dającej się przewidzieć przyszłości działalność w niezmniejszonym istotnie zakresie, bez postawienia jej w stan likwidacji lub upadłości, chyba że jest to niezgodne ze stanem faktycznym lub prawnym.

Ustalając zdolność jednostki do kontynuowania działalności, kierownik jednostki uwzględnia wszystkie informacje dostępne na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego, dotyczące dającej się przewidzieć przyszłości, obejmującej okres nie krótszy niż jeden rok od dnia bilansowego.

O ile jednostka jest od dłuższego czasu rentowna i posiada dostęp do środków finansowych to przyjęcie założenia kontynuacji działalności nie wymaga szczególnej analizy. W innych przypadkach kierownictwo jednak powinno rozstrzygnąć szereg czynników: okresu bieżącego i oczekiwanej rentowności, harmonogramu spłaty zobowiązań, dostępu do alternatywnych środków finansowych.

Czy jest możliwość zwiększenia przychodów, zmniejszenia kosztów i poszerzenia rynku zbytu?

Na podstawie faktów dotyczących przyszłości można dojść do wniosków:

• nie istnieje, w perspektywie przekraczającej najbliższy rok obrotowy, realne zagrożenie dla kontynuacji przez jednostkę działalności

• istnieje stan niepewności, że działalność jednostki nie będzie prowadzona w dotychczasowym zakresie, ale nie będzie można przewidzieć jak sytuacja się rozwinie

• istnieje pewność, że jednostka nie będzie kontynuowała działalności w ogóle lub w zbliżonym do dotychczasowego zakresie.

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe muszą obowiązkowo prowadzić, bez względu na limit przychodów:

• spółki handlowe, takie jak:

• spółki komandytowe

• spółki komandytowo – akcyjne

• spółki z o.o.

• spółki akcyjne

• jednostki organizacyjne działające na podstawie Ustawy Prawo Bankowe, przepisów o obrotach papierami wartościowymi, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej lub przepisów o organizowaniu i funkcjonowaniu funduszów emerytalnych.

• Państwowe i samorządowe jednostki budżetowe, samorządowe zakłady budżetowe, państwowe fundusze celowe oraz jednostki samorządu terytorialnego i ich związki

• Inne osoby prawne – przedsiębiorstwa państwowe, spółdzielnie, szkoły wyższe, fundacje

• Jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, np. Lasy Państwowe.

Uregulowaniu ustawy stosuje się także do jednostek niewymienionych, jeżeli na wykonanie zleconych zadań otrzymały one dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetu jednostek samorządu terytorialnego lub funduszy celowych.

W tym przypadku księgi rachunkowe należy otworzyć od początku roku, w którym jednostka otrzymała dotacje lub subwencje. Jeżeli otrzyma w dniu 8 marca to księga powinna zostać otwarta 1 marca. Nie ma potrzeby zakładania ich wstecz, należy je założyć niezwłocznie.

Należy zwrócić uwagę na obwarowania prawne księgi rachunkowej przez osoby zagraniczne.

Osoby zagraniczne, oddziały i przedstawiciele przedsiębiorstw zagranicznych będą stosowały przepisy UoR w uwzględnieniem przepisów ustawy z dnia 2 lipca 2004 roku o swobodzie działalności gospodarczej.

Osobami zagranicznymi są osoby fizyczne nie posiadające obywatelstwa polskiego, a także osoby prawne z siedzibą za granicą oraz jednostki organizacyjne niebędące osobami prawnymi posiadające zdolność prawną z siedzibą za granicą.

Osoby zagraniczne z państw UE i gdzie są porozumienia pomiędzy państwami mogą prowadzić działalność gospodarczą jak osoby będące obywatelami (zasady swobody gospodarczej). Jeżeli ich przychody przekroczyły 1.200.000 € muszą prowadzić księgę rachunkową (osoby fizyczne). Oddziały wg UoR, bez względu na przychody.

Jeżeli mamy do czynienia z:

• Osobami fizycznymi

• Spółką cywilną osób fizycznych

• Spółką jawną osób fizycznych

• Spółka partnerską

• Spółdzielniami socjalnymi

prowadzącymi działalność gospodarczą.

Jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produkcji i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wynosiły co najmniej równowartość w walucie polskiej 1.200.000 €.

Jest możliwe fakultatywne stosowanie przepisów UoR przez wymienione podmioty nawet gdy dochody netto ze sprzedaży będą niższe niż równowartość w walucie polskiej 1.200.000 €.

Kwoty euro przelicza się na walutę polską wg średniego kursu ogłoszonego przez NBP obowiązującego w dniu 30 września roku poprzedzającego rok obrotowy.

Dokumentacja zasad rachunkowości

Każda jednostka prowadząca księgę rachunkową musi posiadać określone zasady (politykę) rachunkowości, czyli wyodrębnione i stosowane w jednostce rozwiązania.

Polityka rachunkowości powinna określać m.in. rok obrotowy i wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze, zakładowy plan kont oraz zasady wyceny aktywów i pasywów.

Politykę (rachunkowości) bilansową można zdefiniować jako wszystkie przedsięwzięcia podejmowane w ciągu roku obrotowego i sporządzenie zamknięcia rocznego mającego na celu wpływ na ocenę adresata bilansu i skłonienia go do pożądanych zachowań.

Z definicji można wyodrębnić 3 aspekty:

• Zamknięcie roczne jest instrumentem zaspokajającym potrzeby informacyjne różnych odbiorców

• Istnieje potrzeba wykorzystania możliwości w zakresie prawidłowego wyboru reguł i zasad rachunkowości

• Polityka bilansowa przestanie być realizowana tam gdzie przekroczone są granice legalności.

W UoR używa się pojęcia polityka rachunkowości, przez które rozumie się wybrane i stosowane przez jednostkę, odpowiednie do jej działań, rozwiązania dopuszczające przepisy ustawy, w tym także określone przez MSR 1 i zapewniające wymagalną jakość sprawozdania finansowego.

W MSR 8 „zasady rachunkowości, zmiany wartości szacunkowych i korygowanie błędów z rachunkowości określa się jako konkretne prawidła, metody, konwencje, reguły i praktyki przyjęte przez jednostkę gospodarczą przy sporządzaniu i prezentowaniu sprawozdań finansowych”.

Zakres polityki rachunkowości

Wszystko to co pokazane jest na wykresie zatwierdza kierownik jednostki.

Przyjęty rok obrotowy i jego podział na okresy sprawozdawcze

Jednym z elementów dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości jest określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych.

Przez rok obrotowy rozumie się rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych stosowany w celach podatkowych. Dla osób prawnych może to być inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy.

Rok obrotowy dzieli się na okresy sprawozdawcze, które zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt. 8 UoR stanowią okresy, za które sporządza się sprawozdanie finansowe w trybie przewidzianym ustawą lub inne sprawozdanie sporządzane na podstawie ksiąg rachunkowych, np. deklaracje podatkowe.

Okresem sprawozdawczym może być miesiąc, kwartał, półrocze, a nawet cały rok obrotowy. Miesiąc jest najczęściej stosowany.

Zakładowy plan kont

Do ważnych dokumentów opisujących przez jednostkę gospodarczą zasady rachunkowości należy zakładowy plan kont.

Powinien on być tak skonstruowany, aby można było sporządzić jasno i rzetelnie sprawozdanie finansowe.

Zakres zakładowego planu kont obejmuje:

• Wykaz kont księgi głównej i zasad księgowania na tych kontach operacji gospodarczych oraz prowadzenia do nich kont księgi pomocniczej (analityka)

• Zasady wyceny aktywów i pasywów jednakowo

• Wskazanie wybranych metod prowadzenia księgi pomocniczej dla rzeczowych składników majątku obrotowego

• Określenie środków trwałych od których odpisy amortyzacyjne są dokonywane w sposób uproszczony lub jednorazowo

• Wskazanie wg jakiego warunku będą ewidencjonowane koszty działalności operacyjnej oraz jaki będzie stosowany rachunek zysków i strat

• Określenie operacji gospodarczych, które mogą być dokumentowane dowodami zastępczymi.

Plan kont jest „układem nerwowym” rachunkowości. Jego właściwe ułożenie umożliwia uzyskanie informacji z kont, które stanowią określone zasoby informacji.

Obecne przepisy dotyczące zasad budowy planu kont są elastyczne, gdyż:

• Można zwiększyć lub zmniejszyć liczbę kont syntetycznych odpowiednie dzieląc lub łącząc konto wzorowego planu kont

• Poszczególne konta, spełniające swoje konta, działają w różny sposób zależnie od potrzeb, bez szkody dla treści ekonomicznych ich sald

• Całe zespoły identycznych kont mogą działać w różny sposób, zależnie od potrzeb.

KONTA MOGĄ BYĆ DZIELONE LUB ŁĄCZONE.

Łączenie kont aktywów i pasywów ma miejsce, gdy:

• Staje się zbędne zbyt szczegółowe grupowanie poszczególnych składników aktywów i pasywów

• Liczba operacji ujmowanych na danym koncie jest tak niewielka, że prowadzenie go mija się z celem

Dzielenie kont jest zabiegiem odwrotnym w stosunku do ich łączenia i występuje wówczas, gdy niezbędne jest uzyskanie bardziej szczegółowych informacji o treści operacji ujętych na jednym koncie. Dwa zasadnicze rodzaje podzielności kont to:

• Pozioma

• Pionowa

Podzielność pozioma – konta podzielone na odpowiednią ilość kont pochodnych

Powstają 2 lub więcej kont o identycznym charakterze jak konto dzielone.

Pochodne funkcjonują wg tych samych reguł, które mają zastosowanie dla konta dzielonego, z tym, że po stronie Wn i Ma tych kont wyodrębnia się tylko ściśle określone rodzaje operacji gospodarczych.

Wykorzystując podział typu poziomego, stosuje się bardzo praktyczny podział kont na syntetyczne (podlegają podziałowi) i analityczne (powstają w wyniku podzielenia).

Przy podziale poziomym konto syntetyczne obejmuje w sumach globalnych całość zapisów dotyczących danych grup składników aktywów i pasywów, a konto analityczne rejestruje szczegółowe dane dla każdego składnika osobno, ściśle określa rodzaj operacji.

Podzielność pionowa polega na możliwości wyodrębnienia określonego rodzaju operacji ze stron Wn i Ma konta dzielonego i utworzenie z nich oddzielnego konta.

Środki Trwałe konto korygujące Umorzenie Środków Trwałych

Księgowość analityczna stanowi rozbudowę niektórych kont syntetycznych.

Zapisy dokonywane na kontach analitycznych SA powtarzane w formie indywidualnej lub zbiorczej na określonym koncie syntetycznym.

Konta syntetyczne zasada zapisu podwójnego

Konta analityczne zasada zapisu powtarzanego (2 razy po tej samej stronie) (powiązanie z syntetycznym)

Wynikają z tego prawidłowości, które wskazują na sposób powiązania kont syntetycznych z kontami analitycznymi, mianowicie:

• Obroty Dt i Ct konta syntetycznego muszą być zgodne z sumą obrotów Dt i Ct wszystkich kont analitycznych

• Saldo konta analitycznego powinno być równe sumie lub ewentualnej różnicy sald kont analitycznych

Zestawienie obrotów i sald zgodność księgowań syntetycznych z księgowaniem analitycznym, przy jego pomocy sprawdza się okresy sprawozdawcze

Wycena aktywów i pasywów

Kolejnym aspektem polityki rachunkowości jest wycena składników aktywów i pasywów.

Pomiar – jest sednem rachunkowości i bez ustalenia tego co jest mierzone i jak jest mierzone, nie jest możliwe właściwe zrozumienie rachunkowości.

Mierzenie – jest istotne bo jeżeli nie można czegoś zmierzyć to nie możemy tym zarządzać.

Celem pomiaru/wyceny – jest określenie wartości przedmiotu. Wynika z tego, że wycena z definicji musi mieć określony przedmiot.

Wartość – jest kategorią abstrakcyjną. Oznacza cechę rzeczy, zjawiska, postępowania, a także zachodzące między nimi relacje.

Słowo wycena i słowo wartość nie funkcjonują samodzielnie. Wyróżnia się przykładowo:

• Wycenę wstępną

• Wycenę bilansową

• Wycenę przedsiębiorstwa

• Wycena pojedynczych składników majątku

Słowo wartość musi być uzupełnione o określone przymiotniki, jako wartość:

• Rynkowa

• Księgowa

• Ekonomiczna

• Bieżąca

• Podatkowa

• Bilansowa

W UoR przy wycenie składników majątku stosuje się następujące kategorie cen:

• Cenę nabycia (art. 28 ust. 2 UoR) - to cena zakupu składnika aktywów, obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, a w przypadku importu powiększona o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz powiększona o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu, a obniżona o rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie ceny nabycia składnika aktywów, a w szczególności przyjętego nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny - jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu.

• Koszt wytworzenia (art. 28 ust. 3 UoR) - obejmuje koszty pozostające w bezpośrednim związku z danym produktem oraz uzasadnioną część kosztów pośrednio związanych z wytworzeniem tego produktu. Koszty bezpośrednie obejmują wartość zużytych materiałów bezpośrednich, koszty pozyskania i przetworzenia związane bezpośrednio z produkcją i inne koszty poniesione w związku z doprowadzeniem produktu do postaci i miejsca, w jakich się znajduje w dniu wyceny. Do uzasadnionej, odpowiedniej do okresu wytwarzania produktu, części kosztów pośrednich zalicza się zmienne pośrednie koszty produkcji oraz tę część stałych, pośrednich kosztów produkcji, które odpowiadają poziomowi tych kosztów przy normalnym wykorzystaniu zdolności produkcyjnych. Za normalny poziom wykorzystania zdolności produkcyjnych uznaje się przeciętną, zgodną z oczekiwaniami w typowych warunkach, wielkość produkcji za daną liczbę okresów lub sezonów, przy uwzględnieniu planowych remontów. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie kosztu wytworzenia produktu, jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży netto takiego samego lub podobnego produktu, pomniejszonej o przeciętnie osiągany przy sprzedaży produktów zysk brutto ze sprzedaży, a w przypadku produktu w toku - także z uwzględnieniem stopnia jego przetworzenia.

• Cenę sprzedaży netto (art. 28 ust. 5 UoR) - przyjmuje się możliwą do uzyskania na dzień bilansowy cenę jego sprzedaży, bez podatku od towarów i usług i podatku akcyzowego, pomniejszoną o rabaty, opusty i inne podobne zmniejszenia oraz koszty związane z przystosowaniem składnika aktywów do sprzedaży i dokonaniem tej sprzedaży, a powiększoną o należną dotację przedmiotową. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie ceny sprzedaży netto danego składnika aktywów, należy w inny sposób określić jego wartość godziwą na dzień bilansowy.

• Średni kurs waluty (art. 30 UoR) - nie rzadziej niż na dzień bilansowy wycenia się wyrażone w walutach obcych:

• składniki aktywów (z wyłączeniem udziałów w jednostkach podporządkowanych wycenianych metodą praw własności) i pasywów - po obowiązującym na ten dzień średnim kursie ustalonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski, z zastrzeżeniem pkt. 2,

• gotówkę znajdującą się w jednostkach prowadzących kupno i sprzedaż walut obcych - po kursie, po którym nastąpił jej zakup, jednak w wysokości nie wyższej od średniego kursu ustalonego na dzień wyceny dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski.

• Kwotę wymaganej zapłaty (art. 28 ust. 1 pkt. 7 UoR) - należności i udzielone pożyczki - w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem ostrożności

• Wartość godziwą (art. 28 ust.6 UoR) - przyjmuje się kwotę, za jaką dany składnik aktywów mógłby zostać wymieniony, a zobowiązanie uregulowane na warunkach transakcji rynkowej, pomiędzy zainteresowanymi i dobrze poinformowanymi, niepowiązanymi ze sobą stronami.

• Trwałą utratę wartości (art. 28 ust. 7 UoR) - zachodzi wtedy, gdy istnieje duże prawdopodobieństwo, że kontrolowany przez jednostkę składnik aktywów nie przyniesie w przyszłości w znaczącej części lub w całości przewidywanych korzyści ekonomicznych. Uzasadnia to dokonanie odpisu aktualizującego doprowadzającego wartość składnika aktywów wynikającą z ksiąg rachunkowych do ceny sprzedaży netto, a w przypadku jej braku - do ustalonej w inny sposób wartości godziwej.

• Skorygowaną cenę nabycia (art. 28 ust. 8a UoR) - skorygowana cena nabycia (zamortyzowany koszt) aktywów finansowych i zobowiązań finansowych to cena nabycia, w jakiej składnik aktywów finansowych lub zobowiązań finansowych został po raz pierwszy wprowadzony do ksiąg rachunkowych (wartość początkowa), pomniejszona o spłaty wartości nominalnej (kapitału podstawowego), odpowiednio skorygowana o skumulowaną kwotę zdyskontowanej różnicy między wartością początkową składnika i jego wartością w terminie wymagalności, wyliczoną za pomocą efektywnej stopy procentowej, a także pomniejszona o odpisy aktualizujące wartość.

W przypadku wyceny ksiąg można wyróżnić:

• Wycenę wstępną – jest dokonywana w momencie ujęcia składników aktywów lub pasywów w księgach rachunkowych

• Wycenę bilansową

Relacje między wartościami składników majątku ustalono na podstawie wyceny wstępnej, a wartość bilansowa przedstawia się następująco: wartość wstępna +/- korekty = wartość bilansowa

Elementy Aktywów i Pasywów	Zasady wyceny wstępnej	Zasady wyceny bilansowej
ŚT i WNiP	Wg ceny nabycia lub kosztów wytworzenia lub wartości przeszacowanej pomniejszonej o odpisy amortyzacyjne lub umorzenie	Korekta o odpisy z tytułu utraty wartości
ŚT w budowie	Wg ogółu kosztów pozostałych w bezpośrednim związku z ich nabyciem lub wytworzeniem	Korekta o odpisy z tytułu utraty wartości
Nieruchomości oraz WNiP zaliczane do inwestycji	Wg ceny nabycia lub kosztów wytworzenia	Wg zasad określonych dla ŚT oraz WNiP lub wg ceny rynkowej bądź inaczej określonej wartości godziwej
Elementy Aktywów i Pasywów	Zasady wyceny wstępnej	Zasady wyceny bilansowej
Udziały w obcych jednostkach oraz inne inwestycje zaliczana do AT	Wg ceny nabycia	Wg ceny nabycia pomniejszonej o odpisy z tytułu utraty wartości lub wg wartości godziwej albo skorygowanej ceny nabycia
Inwestycje krótkoterminowe	Wg ceny nabycia lub ceny zakupu	Wg ceny rynkowej lub ceny nabycia zależnie od tego która z nich jest niższa
Rzeczowe składniki Aktywów Obrotowych	Wg ceny nabycia, zakupu lub kosztu wytworzenia	Korekta o ubytki wartości, ceny nabycia, zakupu, koszty wytworzenia nie mogą być wyższe od ich ceny sprzedaży netto na dzień bilansowy
Należności i udzielone pożyczki	Wartość ustalona przy powstaniu	Kwota wymaganej zapłaty z zachowaniem ostrożności
Zobowiązania	Wartość ustalona przy powstaniu	Kwota wymagająca zapłaty. Wycena wg skorygowanej ceny nabycia lub wg wartości rynkowej lub wartości godziwej
Rezerwy	Uzasadniona, wiarygodnie oszacowana wartość	Uzasadniona, wiarygodnie oszacowana wartość
Udziały/akcje własne	Wg ceny nabycia	Wg ceny nabycia
Kapitał własny oraz pozostałe aktywa i pasywa	Wartość nominalna	Wartość nominalna

Korekty wartości aktywów i pasywów ustalone przy wycenie wstępnej wynikają:

• Z przestrzegania zasad rachunkowości

• Z przyjętych zasad wyceny

Do zasad rachunkowości, które w istotny sposób wpływają na zasady wyceny należy zaliczyć:

• Zasadę kontynuacji działalności

• Zasadę ostrożnej wyceny

• Zasadę indywidualnej wyceny

• Zasadę istotności

Do korekt związanymi z przyjętymi zasadami wyceny należy przykładowo zaliczyć:

• Wycenę wyrażonych w walutach obcych rozrachunków po obowiązującym na dzień bilansowy kursie średnim ogłoszonym dla danej waluty przez NBP

• Wycenę należności i zobowiązań w kwocie wymaganej zapłaty

• Aktualizację wartości należnych

• Aktualizację wartości aktywów finansowych

• Aktualizacje wartości rzeczowych składników

Odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych

Do podstawowych przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, w których wskazuję się na odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych należy zaliczyć:

• Art. 4a ust. 5 - Kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spełniały wymagania przewidziane w niniejszej ustawie. Kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki odpowiadają solidarnie wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem stanowiącym naruszenie obowiązku wynikającego z ust. 1.

• Art. 77 - Kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:

• nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych,

• niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych

• - podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.

• Art. 79 - Kto wbrew przepisom ustawy:

• nie poddaje sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta,

• nie udziela lub udziela niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień, oświadczeń biegłemu rewidentowi albo nie dopuszcza go do pełnienia obowiązków,

• nie składa sprawozdania finansowego do ogłoszenia,

• nie składa sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym,

• nie udostępnia sprawozdania finansowego i innych dokumentów, o których mowa w art. 68,

• prowadzi działalność usługową w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych bez wymaganych uprawnień,

• prowadzi działalność usługową w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych lub wykonywania czynności doradztwa podatkowego, do wykonywania których jest uprawniony zgodnie z odrębnymi przepisami - bez spełnienia obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia.

Pod pojęciem kierownika jednostki rozumie się członka zarządu lub innego organu zarządzającego lub organu wieloosobowego, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową – uprawniony jest do zarządzania jednostką z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę.

Art. 4 ust. 5 UoR zawiera zapis, że Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru.

Kierownik jednostki może scedować odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury na inną osobę. Rozporządzenie o przeprowadzeniu spisu z natury może wydać tylko kierownik jednostki.

Żaden pracownik, w tym również główny księgowy, nie jest władny zarządzić przeprowadzenia spisu z natury. Natomiast już samo przeprowadzenie spisu z natury zwalnia kierownika jednostki od odpowiedzialności.

Podstawowe obowiązki kierownika jednostki:

• sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy.

• składa we właściwym rejestrze sądowym roczne sprawozdanie finansowe, opinię biegłego rewidenta, jeżeli podlegało ono badaniu, z zastrzeżeniem ust. 1a, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1 - także sprawozdanie z działalności - w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

• Złożenie sprawozdania finansowego we właściwym Urzędzie Skarbowym

• obowiązany jest złożyć wprowadzenie do sprawozdania finansowego stanowiące część informacji dodatkowej, bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w kapitale własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych za rok obrotowy, do ogłoszenia w ciągu 15 dni od dnia ich zatwierdzenia, wraz z opinią biegłego rewidenta, z zastrzeżeniem ust. 1c, oraz odpisem uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty. Zakres rocznego i półrocznego sprawozdania finansowego funduszy inwestycyjnych, w tym połączonego sprawozdania finansowego funduszy inwestycyjnych z wydzielonymi subfunduszami oraz sprawozdań jednostkowych subfunduszy oraz termin złożenia do ogłoszenia rocznego sprawozdania finansowego, w tym połączonego sprawozdania finansowego funduszy inwestycyjnych z wydzielonymi subfunduszami oraz sprawozdań jednostkowych subfunduszy określają odrębne przepisy. Ogłoszenie, o którym mowa w ust. 1, 1a-1c oraz art. 64 ust. 4, następuje w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski B", a w odniesieniu do spółdzielni - w "Monitorze Spółdzielczym".

• Powiadomić właściwy US o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania oraz zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.

• ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację

• Dokumentację, o której mowa w art. 10 ust. 1, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, zwane dalej także "zbiorami", należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Odpowiedzialność członków rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego

Członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego, podobnie jak kierownik jednostki, są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności prezentowało rzetelnie i jasno sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy.

Kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki odpowiadają solidarnie wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem działania dotyczącym rzetelności i jasności obrazu sytuacji prezentowanej w sprawozdaniu finansowym.

Odpowiedzialność głównego księgowego

Kierownik jednostki może powierzyć wykonanie czynności z zakresu prowadzenia rachunkowości innej osobie. Nie zwalnia to kierownika z odpowiedzialności za prowadzenie rachunkowości. Powoduje to solidarna odpowiedzialność kierownika i tej osoby.

Zakres obowiązków głównego księgowego obejmuje przede wszystkim:

• Prowadzenie rachunkowości jednostki, którą może rozpatrywać w ujęciu:

• Merytorycznym, dotyczącym prawidłowego prowadzenia ksiąg

• Organizacyjnym

• Nadzoru

• Wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi oraz czuwanie nad efektem tych procesów

• Wykonywanie wstępnej kontroli merytorycznej oraz formalno – rachunkowej dotyczącej procesów występujących w jednostce

W stosunku do osób prowadzących księgi rachunkowe można wyciągnąć konsekwencje z tytułu:

• Odpowiedzialności dyscyplinarnej – wynika z obowiązków zawartych w umowie o pracę

• Odpowiedzialności cywilnej – ponoszą osoby prowadzące rachunkowość za szkodę wyrządzoną innym w wyniku swojego postępowania, określa je kodeks cywilny.

Organizacja dokumentacji księgowej

Dowody księgowe

Jedną z zasad rachunkowości jest zasada udokumentowania. Zgodnie z nią zapis w księgach rachunkowych może być dokonany wyłącznie na podstawie dowodów księgowych. W każdej jednak musza być wyraźnie rozgraniczone dowody księgowe i dowody niepodlegające księgowaniu.

Dowodem księgowym – jest każdy dokument, który stanowi podstawę dokonania zapisu w księgach rachunkowych.

Do dowodów księgowych można zaliczyć:

• Faktury VAT

• Rachunki

• Druki potwierdzające podróż służbową

• Dowody księgowe i bankowe

• Różnorodne dokumenty wewnętrzne

Sposób ich sporządzania został dość szczegółowo określony w przepisach.

W celu rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego, co jest podstawowym zadaniem rachunkowości, należy ująć w księgach rachunkowych wszystkie zdarzenia, które nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym.

Ujęcie to odbywa się poprzez dokonanie zapisów, a ich podstawą są dowody księgowe stwierdzające dokonanie określonej operacji gospodarczej, tzw. dowody źródłowe.

Dowody księgowe pełnią równocześnie dwie funkcje:

• Informacyjną

• Kontrolną

Funkcja informacyjna dokumentów księgowych wyraża się w tym, że dane wynikające z tych dowodów pogrupowane w księgach rachunkowych stanowią źródło informacji o przebiegu, skutkach zdarzeń i procesach zachodzących w wyniku prowadzonej przez jednostkę działalności gospodarczej oraz podstawy ich oceny informują o poszczególnych operacjach.

Funkcja kontrolna dokumentów księgowych polega na tym, że dowody te stanowią podstawę kontroli legalności, rzetelności i celowości dokonywanych operacji oraz umożliwiają kontrolę rozrachunków z kontrahentem, pracownikami, urzędami i instytucjami, także kontrole pracowników z powierzenia im mienia na warunkach umowy o odpowiedzialności lub współodpowiedzialności majątkowej.

Dowody księgowe można podzielić na:

• Zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów (faktury VAT)

• Zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom (faktura sprzedaży)

• Wewnętrzne – dotyczą operacji wewnętrznych jednostki (listy płac, polecenia księgowania)

Zgodnie z art. 20 ust. 3 UoR podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

• zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,

• korygujące poprzednie zapisy (PK),

• zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,

• rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

W art. 20 ust. 4 ustawodawca dopuścił, aby w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki mógł zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji.

Takim dowodem księgowym może być złożone przez pracownika oświadczenie, iż dokonał określonych zakupów o danej wartości, na które nie mógł pozyskać dowodów zakupu.

Dokumentowanie wewnętrznymi dowodami zastępczymi nie może jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Fakt wszechobecności amortyzacji pracy i odejścia od ręcznego prowadzenia ksiąg rachunkowych ustawodawca dostrzegł w art. 20 ust. 5 UoR stanowiący, że przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

• uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych,

• możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie,

• stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów,

• dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Dokumenty i dowody księgowe możemy także podzielić ze względu na rodzaj operacji, który dokumentują. Dokonując takiego podziału wyróżniamy:

• dokumenty dotyczące ŚT

• dokumenty magazynowe związane obrotem zapasami

• dokumenty rozrachunków z kontrahentami

• dokumenty rozrachunków z pracownikami

• dokumenty obrotu środkami pieniężnymi

• dokumenty wystawione w celu dokonywania zapisu

• dokumenty wewnętrzne rozliczeniowe jednostki

Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub egzemplarz dowodu, kierownik jednostki musi wskazać, który dowód lub egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu.

Podstawę ewidencji ŚT stanowią następujące dokumenty:

• OT

• PT

• LT

• MT (zmiana miejsca użytkowania ŚT)

Dowód OT dokumentuje przyjecie do używania zakupionych bądź wytworzonych we własnym zakresie ŚT. Dokument ten wystawia się na podstawie:

• Faktury zakupu – jeżeli ŚT nie wymaga montażu

• Protokołu technicznego odbioru ŚT w budowie

• Spis z natury oraz protokół komisji inwentaryzacyjnej – jeżeli ŚT zostaje ujawniony w trakcie inwentaryzacji

Dokument OT powinien zawierać:

• Nazwę ŚT

• Datę przyjęcia ŚT

• Charakterystykę ŚT

• Dane dostawcy lub wykonawcy

• Rodzaj, numer, datę wystawienia dostawy

• Kolejny nr dokumentu OT

• Miejsce użytkowania lub przeznaczenia ŚT

• Wartość początkową ŚT

• Symbol klasyfikacji rodzajowej (KŚT)

• Stawkę amortyzacji

• Podpis osoby przyjmującej ŚT oraz osoby odpowiedzialnej materialnie za dany ŚT

Dowód PT „protokół zdawczo – odbiorczy ŚT” służy do udokumentowania sprzedaży oraz nieodpłatnego przekazania ŚT innej jednostce gospodarczej w formie darowizny lub aportu.

Dokument PT powinien zawierać następujące informacje:

• Nazwę ŚT

• Charakterystykę ŚT

• Na podstawie jakiego dokumentu są przekazywane ŚT

• Wartość początkową ŚT

• Symbol klasyfikacji rodzajowej (KŚT)

• Umorzenie, nr inwentaryzacyjny, datę i podpis osoby przekazującej i przyjmującej

Dowód LT dokumentuje postawienie ŚT w stan likwidacji na skutek jego zużycia czy nieprzydatności. Dokument LT zawiera:

• Datę likwidacji

• Kolejny nr dokumentu LT

• Nazwę ŚT oraz jego charakterystykę

• Nr inwentarzowy

• Miejsce użytkowania ŚT

• Orzeczenie komisji likwidacyjnej

• Datę i podpis osoby wchodzących w skład komisji likwidacyjnej

Dowód MT dokumentuje zmianę miejsca użytkowania ŚT wewnątrz jednostki. Dokument MT zawiera:

• Datę przekazania ŚT

• Kolejny nr MT

• Nazwę ŚT oraz jego charakterystykę

• Nr inwentarzowy

• Uzasadnienie zmiany miejsca użytkowania

• Skąd i dokąd ŚT został przekazany

• Poprzednie i obecne stanowisko kosztów

• Datę i podpis osoby przekazujące i przyjmującej

Dokumenty magazynowe związane z obrotem zapasami

Ewidencja księgi majątku obrotowego powinna być prowadzona wg zasad ustalonych w zakładowym planie kont zgodnie z UoR i potrzebami kontroli wewnętrznej jednostki. Ewidencja ta powinna zapewnić konkretne przychody, rozchody i zapasy oraz rozliczenie osób odpowiedzialnych z powierzonego im mienia. Obrót materiałami, towarami, WG, powinien być odpowiednio udokumentowany.

Do typowych dokumentów dokumentujących obrót magazynowy zaliczamy:

• Pz

• Pw

• Zw

• Mm

• Wz

• Rw

Dowód Pz dokumentuje przyjęcie do magazynu zakupionych materiałów i towarów. Na podstawie tego dokumentu możemy porównać ilość materiałów wyszczególnioną na fakturze z ilością przyjętą do magazynu. Dowód Pz stanowi podstawę przyjęcia materiałów i towarów do magazynu i rozliczenia zakupu.

Dokument Pz:

• Nr i datę dowodu zakupu

• Kolejny nr Pz

• Nazwę dostawcy

• Nazwę materiałów i towarów

• Datę przyjęcia składników majątku do magazynu

• Ilość przyjętą do magazynu

Dowód Pw dokumentuje przyjecie z produkcji do magazynu WG przeznaczonych do sprzedaży. Dokument Pw:

• Nr kolejny Pw

• Nazwę wyrobu

• Datę przyjęcia

• Ilość przyjętą do magazynu

• Jednostkę miary, cenę jednostkową oraz wartość

• Datę i podpis przekazującego i przyjmującego

Dowód Zw dokumentuje zwrot do magazynu wcześniej pobranych materiałów. Dokument ten ma zastosowanie w sytuacji, gdy z magazynu pobrano za dużą ilość materiałów lub pomyłkowo niewłaściwy towar. Dokument Zw:

• Datę zwrotu i przyjęcia do magazynu

• Kolejny nr Zw

• Nazwę wydziału dokonującego zwrotu

• Rodzaj materiału, ilość, jednostkę miary

• Powód zwrotu

• Data i podpis

Dowód MM dokumentuje przesunięcie składnika majątku pomiędzy magazynami tej samej jednostki. W jednym magazynie następuje zmniejszenie stanu magazynowego, a w drugim zwiększenie o te sama ilość i wartość. Zawiera:

• Nazwy magazynów

• Data wydania i przyjęcie

• Kolejny numer Mm

• Nazwa składnika majątku

• Ilość, jednostkę, wartość

• Data, podpis

Dowód Wz dokumentuje wydanie materiałów, towarów i WG na zewnątrz jednostki, np. przy ich sprzedaży.

Zawiera:

• Datę wystawienia dokumentu

• Kolejny nr Wz

• Nazwę odbiorcy

• Nazwę wydawanego składnika z magazynu

• Ilość wydanego materiału, towaru, WG, jednostkę miary, wartość

• Data i podpis

Dowód Rw dokumentuje wydanie materiałów, towarów i WG z magazynu w celu ich zużycia wewnątrz jednostki, np. do produkcji lub na potrzeby administracyjne, gospodarcze i biurowe jednostki. Zawiera:

• Datę wystawienia dokumentu

• Kolejny nr Rw

• Nazwę magazynu wydającego

• Nazwę działu otrzymującego

• Nazwę składnika

• Datę i podpis

Zasady kontroli dokumentów księgowych

Zarówno wymagania określone w art. 21 UoR, jak tez kontrola wewnętrzna dokumentów księgowych powinny być w praktyce realizowane w taki sposób, aby zabezpieczyć rzetelność dokumentów na wejściu, tzn. przed wprowadzeniem na ich podstawie danych do ksiąg rachunkowych.

W odniesieniu do dowodów dokumentujących szczególnie ważne operacje gospodarcze, kontrola pod względem formalno – rachunkowym i merytorycznym może być niewystarczalna.

Konieczne w takich przypadkach jest rozważenie zastosowania szczególnych zasad kontroli dowodów (od nabycia formularzy do ich wykorzystania).

Formularze, na których sporządza się dowody księgowe dokumentujące przemieszczenie składników majątku pomiędzy uczestnikami transakcji wchodzącymi w stosunki umowne z jednostką lub pomiędzy placówkami gospodarczymi tej jednostki oraz formularze spisów z natury przeznaczone do inwentaryzacji oraz inne dowody dokumentujące operacje szczególnie ważne z punktu widzenia ochrony interesów firmy mogą być traktowane jako druki ścisłej kontroli lub zarachowania.

W celu upewnienia się, że dowody księgowe zostały sporządzone właściwie powinny być poddane kontroli pod względem formalno – rachunkowym i merytorycznym przed zaksięgowaniem wynikających z nich operacji gospodarczych.

W prawdzie UoR w sposób ważny tego nie nakazuje, jednak wymaga rzetelności, kompletności i bezwzględności.

Dekretacja dowodów księgowych

Dowód księgowy stwierdzający dokonanie operacji gospodarczych będących podstawą zapisów w księgach rachunkowych powinien zawierać m.in.:

• Stwierdzenie sprawdzenia dowodu

• Stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych

Po sprawdzeniu dowód powinien być zakwalifikowany – zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt. 6 UoR – do ujęcia w księgach rachunkowych przez uprawnioną do tego osobę.

Stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych polega na wskazaniu miejsca, sposobu ujęcia (dekretacji).

Zakwalifikowanie powinno wskazywać:

• Datę, pod którą dokument ma być księgowany

• Konta i strony tych kont (Wn i Ma), na których nastąpi zapis

• Kwotę operacji gospodarczej

• Ewidencje analityczną

Osoba kwalifikująca dowód do ujęcia w księgach rachunkowych – na znak potwierdzenia wskazania okresu rachunkowego i sposobu ujęcia w księgach – powinna się podpisać.

UoR nie wskazuje formy sprawdzania dowodu i jego dekretacji, może to być zatem dowolna forma przyjęta przez jednostkę i określona w dokumentacji opisującej zasady rachunkowości (art. 10 UoR).

Dla ułatwienia przy sprawdzaniu dowodów oraz ich kwalifikowaniu do ujęcia w księgach można stosować pieczątki (pola do wymienionych wskazań).

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie księgowym sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych (art. 21 UoR).

System komputerowy powinien umożliwiać:

• Uzyskanie informacji o sposobie ewidencji dowodu na kontach księgi głównej zgodnie z zasadą podwójnego zapisu

• Ustalenie jednoznacznego powiązania dowodów księgowych wraz z nr w dzienniku

Elementy dowodu księgowego:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy osób, o których mowa w ust. 1 pkt. 5, mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie.

Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.

Waluta i język obcy

Dowód księgowy opiewający w walucie obcej powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską wg kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej.

Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system komputerowy przelicza automatycznie, a potwierdza to odpowiedni wydruk.

Obowiązek przeliczania waluty na złotówki wynika z obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych w złotówkach, zapisy walutowe mogą mieć jedynie charakter uzupełniający.

Dowód księgowy nie musi być zawsze wystawiony w języku polskim, w niektórych jednostkach dokonujących transakcji międzynarodowych duża część wydanych faktur wystawiona jest w języku obcym.

Na zarządzenie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne tłumaczenie na język polski wskazanych przez nich dowodów sporządzonych w języku obcym. W praktyce oznacza to, że dokumenty wymagające tłumaczenia sporządza się od razu w dwóch wersjach językowych lub zaraz po podpisaniu oddaje się do tłumaczenia tłumaczowi przysięgłemu.

Korekty dowodów księgowych

Dowody księgowe powinny być:

• rzetelne, czyli zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji

• kompletne, zawierające ww. elementy

• wolne od błędów rachunkowych

Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

Taki sposób dokonywania korekty nie pozwala na stwierdzenie kiedy poprawka została wprowadzona i prześledzenie zmian od pierwszej wersji do wersji ostatecznej na dany dzień – podważa wiarygodność. Jedną z dopuszczalnych metod jest dokonywanie korekt w dowodach źródłowych zewnętrznych – zarówno obcych jak i własnych, to wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie (wraz z uzasadnieniem).

Organizacja obiegu dowodów księgowych

Od niej zależy kompletne i terminowe dostarczanie do działu księgowości, gdzie są podstawą czynności ewidencyjno – rozliczeniowych.

Obieg dokumentów rozpoczyna się od momentu ich wystawienia albo wpływu do firmy, a kończy w momencie zaksięgowania i przekazania do archiwizacji. W tym czasie dokument przechodzi przez różne ogniwa w firmie, które mogą dokonywać na nich różnych czynności.

Niewłaściwa organizacja obiegu dokumentów może powodować zakłócenia w pracy wielu ogniw w przedsiębiorstwie.

Dążąc do optymalnego obiegu dokumentów księgowych należy:

• określić rodzaje dokumentów stosowanych w przedsiębiorstwie, eliminując dokumenty dublujące się i zbędne oraz zapewniające ich maksymalną wartość w myśl zasady, że dana operacja powinna mieć jedno źródło informacji, z którego będą korzystać różni użytkownicy

• ustalić niezbędna liczbę kopii, uwzględniając zasadę maksymalnego wykorzystania jednego dokumentu przez różnych użytkowników

• ujednolicić układ dla rozbudowanych dokumentów

• ograniczyć do minimum liczbę dokumentów zaliczanych do druków ścisłego zarachowania i ścisłej kontroli, których obieg jest zwolniony ze względu na rozbudowane procesy kontroli

• wprowadzić odpowiedni system symboli kodów co ułatwia wypełnianie dokumentów i identyfikację określonych operacji gospodarczych lub ich elementów

• ustalić rodzaj, zakres i typ kontroli

• doprowadzić do skrócenia drogi i czasu obiegu dokumentów przez:

• wyznaczenia minimalnego czasu pozostawiania dokumentów w określonych ogniwach

• eliminację zbędnych ogniw

• jednorazowy przepływ

• określenie terminów przekazywania dokumentów między komórkami

• kontrolowanie terminowości przepływu dokumentów przez ogniwa pośrednie i terminowości wpływów do działu rachunkowości

W celu usprawnienia wystawiania obiegu i kontroli dokumentów księgowych w jednostce gospodarczej stosuje się instrukcję dokumentów. Instrukcja składa się z części:

• ogólnej

• szczegółowej – dotyczy poszczególnych dokumentów i ich obiegu

Elementy instrukcji:

• informacje wstępne

• dokumentacja ksiąg – zasięg

• zasady przyjmowania, wystawiania i kontroli

• zasady obiegu dokumentów wg rodzajów operacji

Zawartość:

• interpretacja skutków, symboli

• zakres instrukcji

• wykaz komórek i stanowisk zaangażowanych w obieg dokumentów

• określenie kompetencji do akceptacji określonych dowodów i zawartych w nich dyspozycji

Instrukcja wystawiona w obiegu i kontroli dokumentów ksiąg w formie zarządzenia kierownika jednostki powinna dotrzeć do wszystkich komórek organizacyjnych, które są związanie z ich obiegiem.

Od wywiązywania się przez nie z ustaleń zawartych w instrukcji co do przyjmowania, wystawiania dowodów, dokonywania adnotacji, obliczeń, kontroli zależy ich jakość.

Dowód księgowy a podatek dochodowy

Ustawa z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych nie wprowadza żadnych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych.

W art. 9 tejże ustawy zapisano jedynie, że podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych.

Zapis taki oznacza, że dowód księgowy – poprawny pod względem prawa bilansowego – stanowi wiarygodny dowód z punktu widzenia podatku dochodowego. Dotyczy to zwłaszcza kosztów uzyskania przychodu, które najczęściej są kwestionowane przez organy sądowe.

Czy jednak dowód księgowy sporządzony nieprawidłowo może być powodem wyłączenia danego wydatku z kosztów uzyskania przychodu? Wszystko zależy od tego na czym polega nieprawidłowość. Jeżeli nie ma daty to nie ma takiej możliwości.

Przechowywanie dokumentów księgowych

• podmioty gospodarcze obligatoryjnie muszą przechowywać dokumenty księgowe

• obowiązek taki wynika z kilku aktów prawnych (UoR, OP, UoUbezpSpoł)

• przepisy te regulują okres przechowywania dokumentów księgowych w różny sposób

• w praktyce oznacza to, że dla potrzeby UoR pewne dokumenty mogą być zniszczone, jednak dla celów podatkowych muszą być jeszcze przechowywane

Terminy przechowywania dokumentów księgowych w świetle UoR

Art. 4 ust. 3 pkt. 6 UoR nakłada na podmioty gospodarcze obowiązek gromadzenia i przechowywania dokumentów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą. Ponadto zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt. 4 UoR jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Podmioty gospodarcze mają obowiązek przechowywania w należyty sposób i chronienia dokumentów przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnieniem, uszkodzeniem lub zniszczeniem, do których zalicza się:

• księgi rachunkowe

• dowody księgowe

• dokumenty inwentaryzacyjne

• roczne sprawozdania finansowe

• dokumenty opisane w języku polskim przyjętą przez nie zasadą rachunkowości

Dowody księgowe – przechowuje się w siedzibie zarządu lub oddziału jednostki w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych w podziale na okresy sprawozdawcze w sposób pozwalający na ich łatwe odszukiwanie.

Roczne zbiory dowodów oznacza się określonymi nazwami ich rodzajów oraz symbolem końcowym lat i końcowym nr w zbiorze.

Okres przechowywania dokumentów księgowych wynosi dla:

• dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną

• dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów – 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym te transakcje ostatecznie zakończono, spłacono lub przedawniono

• dokumenty dotyczące rejkojmii i reklamacji – 1 rok po upływie terminu rejkojmii lub rozliczeniu reklamacji

• dokumenty przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - nie krócej niż 5 lat po upływie terminu ważności

• kartoteki wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedzialności – nie krócej niż 5 lat

• pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat

Terminy przechowywania dokumentów księgowych w świetle OP

Regulacje podatkowe dotyczące terminu przechowywania dokumentów nie są zgodne z UoR.

Na podstawie art. 86 §1 OP - podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Bieg terminu może nie rozpocząć się, a rozpoczęty może ulec zawieszeniu lub zostać przerwany co w konsekwencji przedłuża okres przechowywania ksiąg. Ponadto zobowiązanie podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym nie ulega przedawnieniu.

Czyli księgi z 2001 roku należy przechowywać do 2007 roku.

Definicja ksiąg podatkowych – rozumie się przez to księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.

Powiązany z okresem przedawnienia obowiązek przechowywania ksiąg podatkowych nakazuje przyjąć, iż ryzykiem podatnika jest zabezpieczenie urządzeń księgowych dla ewentualnego wykorzystania ich w postępowaniu podatkowym, kontrolnym lub sprawdzającym.

Terminy przechowywania dokumentów księgowych w świetle ustawy o podatku od towarów i usług

Zgodnie z art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Terminy przechowywania dokumentów księgowych w świetle innych aktów prawnych

Regulacje dotyczące okresu przechowywania dokumentów zawiera także ustawa z dnia 10 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych – płatnik składek jest obowiązany przechowywać przez okres 5 do 10 lat, kopie przekazywać do ZUS.

Zgodnie z art. 36 ust. 8 UoSUS, jeżeli płatnik składek przekazał do ZUS dokumenty zgłoszeniowe (ZUA, ZZA, ZPA, ZFA) w postaci elektronicznej to jest obowiązany przez 5 lat przechowywać je w formie papierowej. Z kolei kopie deklaracji rozliczeniowych przez 10 lat od dnia ich przekazania do ZUS w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.

Ze względu na fakt, iż płatnik składek jest obowiązany:

• na żądanie organu rentowego do wystawienia dokumentu w celu udowodnienia okresów składkowych

• do wystawienia dokumentów w celu udowodnienia pracy w szczególnych warunkach i w szczególnym charakterze

• do wystawienia zaświadczenia o wysokości przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne

to zgodnie z art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 roku o emeryturach i rentach z FUS – jest on obowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń przez 50 lat.

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w rozdziale 4b reguluje postępowanie z dokumentacją osobową i płacową w przypadkach likwidacji lub upadłości pracodawcy. Zgodnie z przepisami 50-letni okres przechowywania dokumentacji liczony od dnia:

• rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy – dokumentacja osobowa

• wytworzenia – dla dokumentacji płacowej.

W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek pracodawcy, niemożliwości zapewnienia środków na dalsze przechowywanie dokumentacji, wtedy koszty tego przechowywania przejmują archiwa państwowe. Sąd musi zasięgnąć opinii naczelnika US o stanie majątku przedsiębiorstwa. Dokumentacja powinna być uporządkowana.

Organizacja dokumentacji księgowej

Księgi rachunkowe są urządzeniami, w których dokonuje się zapisów księgowych, a także wykazuje obroty ustalone w drodze sumowania zapisów księgowych oraz salda wyrażające stany poszczególnych składników aktywów i pasywów na określony dzień. Należą do nich:

• dzienniki

• księga główna

• księgi pomocnicze

• zestawienie obrotów i sald

• inwentarz.

Dziennik – jest przeznaczony do chronologicznego ujmowania zdarzeń gospodarczych, które wystąpiły w okresie sprawozdawczym. Zapisy w dzienniku są dokonywane na podstawie zweryfikowanych i zatwierdzonych dowodów księgowych w kolejności czasowej wg dat. Każdy zapis w dzienniku musi być powiązany z dowodem księgowym, w związku z czym należy podać nazwę i nr dowodu, który jest źródłem zapisu.

Oprócz określenia dowodów księgowych, każdy zapis w dzienniku powinien zawierać:

• kolejny nr pozycji w dzienniku

• datę operacji

• treść operacji

• kwotę operacji

W razie stosowania skrótów muszą być one wyjaśnione na piśmie.

Zapisy w dzienniku sumowane są w sposób ciągły z podziałem na okresy sprawozdawcze (miesiące).

W jednostce gospodarczej mogą być przyjęte dwa rozwiązania w zakresie prowadzenia dziennika:

• jest prowadzony jeden dziennik dla wszystkich operacji

• prowadzi się dzienniki częściowe dla poszczególnych rodzajów zdarzeń

W przypadku prowadzenia dzienników częściowych jest konieczne sporządzenie na koniec okresu sprawozdawczego zbiorczego zestawienia obrotów wszystkich dzienników częściowych.

Księga główna – tworzona przez konta syntetyczne ujęte w zakładowym planie kont. Na kontach tych prowadzi się ewidencję operacji gospodarczych w porządku systematycznym zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Każda operacja zostaje tematycznie podporządkowana określonym kontom, na których kolejne operacje księguje się chronologicznie z powołaniem się na dowody księgowe. W księdze głównej są ujmowane operacje, które wcześniej lub jednocześnie zostały zarejestrowane w dzienniku. Konta księgi głównej stanowią podstawę sporządzenia obligatoryjnego sprawozdania finansowego, a także uzyskania innych potrzebnych informacji.

Księgi pomocnicze (uzupełniające) – składają się z kont analitycznych, które z praktycznych względów prowadzi się w celu rozwinięcia i uzupełnienia zapisów w księdze głównej. Konta analityczne mają za zadanie dostarczyć informacji bardziej szczegółowych niż te, które zawarte są na kontach syntetycznych.

W praktyce konta księgi pomocniczej prowadzi się w odniesieniu do :

• ŚT oraz ŚT w budowie

• WNIP

• Odpisów umorzeniowych ŚT i WNIP

• Rozrachunków

• Operacji gotówkowych

• Innych istotnych składników aktywów

• Operacji sprzedaży

• Operacji zakupu

• Kosztów

Konta analityczne powstają w drodze poziomego podziału kont syntetycznych, do których są prowadzone.

Do jednego konta syntetycznego może być utworzone kilka zbiorów kont analitycznych, w zależności od przyjętych kryteriów podziału.

Księgi rachunkowe

Stopnie analityki do konta „Materiały”:

• Analityka I stopnia: Analityka II stopnia:

• Materiały podstawowe tkaniny wełniane, bawełniane, jedwabne

• Materiały pomocnicze guziki, nici

Konta analityczne funkcjonują na zasadzie pojedynczego zapisu, który jest powtórzeniem księgowania na koncie syntetycznym.

Zamieszcza się go po tej samej stronie jednak bez korespondencji z innymi kontami.

Kwota operacji ujmowanej na koncie syntetycznym zostaje rozdzielona między konta analityczne.

Przy ewidencji na kontach analitycznych obowiązuje zasada, że suma obrotów i sald wszystkich kont analitycznych prowadzących do danego konta syntetycznego.

Zestawienie obrotów i sald sporządza się do kont księgi głównej oraz kont ksiąg pomocniczych.

ZOiS kont syntetycznych sporządza się nie rzadziej niż na koniec każdego miesiąca na podstawie zapisów na kontach księgi głównej.

W zestawieniu zawiera się:

• Nazwa konta lub symbol

• Salda na dzień otwarcia księgi rachunkowej (salda początkowe)

• Obroty za okres sprawozdawczy, narastająco od początku roku, muszą być zgodne z bieżącymi i narastającymi obrotami w dzienniku albo w zestawieniu obrotów dziennika

• Saldo na koniec okresu sprawozdawczego

• Łączne sumy sald początkowych, obrotów i sald końcowych

Zestawienie sald wszystkich kont pomocniczych sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.

Umożliwia ono sprawdzenie zgodności zapisów w księgach pomocniczych z zapisami na odpowiednich kontach syntetycznych.

Inwentarz – jest wykazem aktywów i pasywów zgodnymi z wynikami inwentaryzacji. Sporządzają go jednostki, które nie prowadziły wcześniej ksiąg rachunkowych. Wykazane w inwentarzu pozycje powinny być odpowiednikami pozycji występujących w bilansie otwarcia lub stanowić jego rozwinięcie. W przypadku kontynuacji prowadzenia ksiąg rachunkowych rolę inwentarza spełnia ZOiS.

Powiązanie ksiąg rachunkowych

Zakładowy plan kont

Zgodnie z UoR każda jednostka gospodarcza prowadząca księgi rachunkowe w sposób zgodny z ustawą musi mieć opracowaną w języku polskim dokumentację zasad (polityki) rachunkowości.

Istotnym elementem jest zakładowy plan kont stanowiący trzon systemu rachunkowego jednostki gospodarczej. Zależy od niego sposób prowadzenia ewidencji, pracochłonność i potencjał informacyjny jednostki.

Korzystając z ZPK należy uwzględnić:

• Obowiązki informacyjne wynikające z UoR

• Potrzeby informacyjne otoczenia

• Potrzeby informacyjne zarządzania jednostką

Należy opracować ZPK aby zastosowany w nim podział na konta syntetyczne i analityczne oraz zasady ich funkcjonowania umożliwiały sporządzenie:

• Obowiązkowych sprawozdań finansowych (wg prawa bilansowego)

• Inne sprawozdania: deklaracje podatkowe, rozliczenia finansowe.

Pomocą w opracowaniu ZPK może być wzorcowy plan kont.

UoR zawiera delegację dla Ministra Finansów do wydania w drodze rozporządzenia wzorcowych planów kont dla różnych jednostek.

W odniesieniu do pozostałych jednostek Minister nie skorzystał z delegacji ustawy i nie wydał wzorcowego planu kont.

Taką rolę może spełniać wzorcowy wykaz kont z wyjaśnieniami i wykazem księgowań typowych operacji gospodarczych i opracowanych przez wyd. Rach. a zalecany przez Zarząd Główny Stowarzyszenia Księgowych w Polsce. Wykaz nie ma charakteru obligatoryjnego, jest zbiorem fachowych propozycji.

Celem wydania wzorcowego planu kont jest ujednolicenie rozwiązań dotyczących grupowania operacji gospodarczych, a także dostarczanie jednostce gospodarczej wzorca umożliwiającego zmniejszenie nakładów pracy na opracowanie ZPK oraz przy sporządzaniu programów komputerowych z zakresu rachunkowości.

Wzorcowy plan kont nie może zostać potraktowany jako ZPK konkretnej jednostki gospodarczej ponieważ:

• Księga główna ma charakter ogólny

• Konta mogą wymagać rozbudowy

• Zawiera warianty w sytuacji gdy UoR dopuszcza swobodę wyboru. W ZPK musi być przedstawione konkretne rozwiązanie stosowane w jednostce.

• Nie ujmuje się we wzorcowym planie kont zagadnień ewidencji analitycznej, które mają bardzo indywidualny charakter i wynikają ze specyfiki jednostki

Przyjęto we wzorcowym planie kont klasyfikację kont księgi głównej, zasady ich funkcjonowania są podporządkowane obowiązkom sprawozdawczym jednostki gospodarczej.

Przyjmuje się 9 zespołów kont oznaczonych symbolami 0 – 8:

• 0 – majątek trwały

• 1 – środki pieniężne, rachunek bankowy, krótkoterminowe aktywa finansowe

• 2 – rozrachunki i roszczenia

• 3 – materiały i towary

• 4 – koszty wg rodzajów ich rozliczania

• 5 – koszty wg układu funkcjonalnego

• 6 – produkty i rozliczenia międzyokresowe

• 7 – przychody i koszty ich osiągania

• 8 – kapitał własny, fundusze specjalne, rezerwy i wynik finansowy

Kryterium wyodrębniania poszczególnych zespołów jest treść ekonomiczna należących do nich kont oraz sposób ich funkcjonowania. Zgrupowane w zespoły konta otrzymują symbole cyfrowe. Każdy symbol rozpoczyna cyfra oznaczająca przynależność do określonego zespołu.

We wzorcowym planie kont oprócz wykazu kont księgi głównej znajduje się komentarz, który zawiera objaśnienia co do istoty zapisów na danym koncie oraz zasady jego funkcjonowania.

Dla stron Wn i Ma każdego konta są podane typowe operacje i sposób ich zaksięgowania w powiązaniu z korespondującymi kontami. Korzystając z wzorcowego planu kont jednostki mogą opracować własny ZPK co jest korzystne ze względu na:

• Wzorcowy plan kont zawiera regulacje z UoR

• Układ jest dostosowany do wynikających z ustawy obowiązków sprawozdawczych jednostki gospodarczej

• Wyjaśnienia i interpretacje Ministra Finansów odwołują się do wzorcowego planu kont

• Wzorcowy wykaz kont jest wykorzystywany w szkoleniach

• Służy do wymiany doświadczeń między księgowymi

• Na wzorcowym planie kont oparte są różne wydawnictwa księgowe do wykorzystania przez jednostkę gospodarczą

Konstrukcja zakładowego planu kont

• Autonomiczne opracowanie

• Adaptacja wzorcowego planu kont

• Wykorzystanie wydawnictw zawierających propozycje ZPK

Inwentaryzacja i jej organizacja

Inwentaryzacja – ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki w określonym momencie

Celem inwentaryzacji jest weryfikacja danych ewidencyjnych przez ich porównanie ze stanem faktycznym. Inwentaryzacja zapewnia realizację naczelnej koncepcji rachunkowości jaką jest prezentacja wiernego, rzetelnego obrazu przedsiębiorstwa. Jest nadrzędną forma kontroli w jednostce.

W rezultacie prawidłowo przeprowadzonej inwentaryzacji następuje:

• Ustalenie faktycznego stanu aktywów i pasywów jednostki

• Ustalenie różnic między stanem faktycznym a ewidencją księgową

• Rozliczenie materialnie odpowiedzialnych za powierzone im składniki majątku

• Ocena przydatności inwentaryzowanych składników

• Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych w celu doprowadzenia do zgodności danych księgowych ze stanem rzeczywistym

Inwentaryzacji podlegają wszystkie aktywa i pasywa jednostki, a także powierzone jednostce składniki majątku będące własnością innych podmiotów. Obowiązek objęcia inwentaryzacją obcych aktywów majątkowych nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne, składowania.

+

Prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji wymaga odpowiedniego przygotowania organizacyjnego jednostki.

Odpowiedzialność za właściwy przebieg inwentaryzacji ponosi kierownik jednostki. Cała procedura powinna przebiegać zgodnie z przepisami prawa i zasadami wypracowanymi w praktyce. Każda jednostka musi więc wypracować szczegółowe uregulowania w zakresie inwentaryzacji, które powinny uwzględnić specyfikę jej działalności.

Instrukcja inwentaryzacyjna

Najczęściej spotykane rozwiązanie polega na tym, że związane z inwentaryzacją zagadnienia, które się corocznie powtarzają ujmowane są w instrukcji inwentaryzacyjnej, opracowane przez głównego księgowego lub kierownika komórki inwentaryzacyjnej, a zatwierdzane przez kierownika jednostki.

Instrukcja inwentaryzacyjna zawiera podstawowe elementy:

• Ogólne zasady prowadzenia inwentaryzacji

• Wyszczególnione osoby odpowiedzialne za inwentaryzację

• Zasady szkolenia przedinwentaryzacyjnego

• Opis czynności związanych z przygotowaniem inwentaryzacji

• Rodzaje dokumentacji inwentaryzacyjnej

• Sposób przygotowania składników objętych inwentaryzacją

• Zasady wyceny inwentaryzowanych składników

• Zasady rozliczania różnic inwentaryzacyjnych

Z kolei problemy charakterystyczne dla danego roku ujmowane są w zarządzeniach kierownika jednostki, takich jak: zarządzenie o inwentaryzacji, plan inwentaryzacji, harmonogram inwentaryzacji.

Zarządzenie o inwentaryzacji

Wydane jest po wstępnym ustaleniu dotyczącym inwentaryzacji w danym roku, zawiera następujące informacje:

• Wyszczególnienie składników majątkowych objętych inwentaryzacją

• Listę osób materialnie odpowiedzialnych

• Określenie dnia spisu

• Skład komisji inwentaryzacyjnej

Plan inwentaryzacyjny

Plan inwentaryzacyjny sporządza się odrębnie dla każdego roku z podziałem na miesiące. Terminy określone w planie inwentaryzacyjnym powinny przypadać na okresy, kiedy stany spisanych składników znajdują się na minimalnym poziomie, aby nie zakłócać normalnego działania jednostki.

Harmonogram inwentaryzacji

Zawiera terminy, tj. dni i godziny przeprowadzania określonych czynności inwentaryzacyjnych. Szczegółowość harmonogramu zależy od potrzeb jednostki. Mając na uwadze zasadę istotności należy rozważyć sensowność tworzenia harmonogramu bo zajmuje to dużo czasu.

Etapy inwentaryzacji

Proces inwentaryzacji w poszczególnych przedsiębiorstwach przebiega w różny sposób w zależności od rozmiaru i przedmiotu prowadzonej działalności.

Generalnie w każdej jednostce można wydzielić 3 etapy inwentaryzacji:

1. Przygotowanie inwentaryzacji

• Opracowania planu i harmonogramu

• Wydanie zarządzenia o przeprowadzeniu inwentaryzacji

• Przeprowadzenie szkolenia

• Przygotowanie dokumentacji

• Uporządkowanie pól spisowych

1. Przeprowadzenie inwentaryzacji

• Sposób przeprowadzenia inwentaryzacji zależy od rodzaju składników aktywów lub pasywów podlegających tej procedurze

1. Rozliczenie inwentaryzacji

• Polega na ustaleniu różnic inwentaryzacyjnych, wyjaśnieniu przyczyn powstania tych różnic i podjęcia decyzji o ich rozliczeniu.

Sposoby przeprowadzania inwentaryzacji

UoR przewiduje 3 sposoby przeprowadzenia inwentaryzacji:

• Spis z natury

• Potwierdzenie prawidłowego stanu

• Porównanie danych księgowych z dokumentacją

Sposób przeprowadzenia inwentaryzacji zależy od rodzajów składników aktywów lub pasywów będących przedmiotem procedury.

Spis z natury

Obejmuje składniki, które można policzyć, zmierzyć lub zważyć, takie jak:

• Aktywa pieniężne (z wyjątkiem tych zgromadzonych na rachunku bankowym)

• ŚT (z wyjątkiem gruntów i ŚT trudno dostępnych)

• Nieruchomości zaliczane do inwestycji

• Maszyny i urządzenia wchodzące w skład ŚT w budowie

• Rzeczowe składniki aktywów obrotowych

• Papiery wartościowe w postaci materialnej

• Składniki będące własnością innych podmiotów powierzone jednostce w celu ich sprzedaży, przechowania, przetworzenia lub zużycia

Metody spisu z natury

Ustalenie rzeczywistego stanu aktywów może być przeprowadzone różnymi metodami w zależności od właściwości fizycznych danego składniki, jego dostępności i warunków składowania. Podstawowe metody spisu z natury to:

• Mierzone

• Ważone

• Liczenie

• Szacunek

Wybór właściwych jednostek miary, wagi lub ilości dla inwentaryzowanych składników zależy od tego, w jakich jednostkach prowadzona jest ich ewidencja. Najczęściej stosowane w inwentaryzacji jednostki to:

• Szt.

• Kg

• M

• M²

• M³

• Jednostki pochodne od nich (gramy ,cm, egzemplarze)

Jeżeli składniki majątku są niedostępne, niepoliczalne, niemierzalne lub dostęp do nich jest utrudniony wówczas ich stan określa się metoda szacunkową, metodą tą mogą być objęte np.: substancje płynne, materiały sypkie składowane w pryzmach, kopcach, elewatorach lub produkcja w toku.

Szacunkowe określenie stanu inwentaryzacji aktywów powinno być przeprowadzone przez osobę o odpowiednich kwalifikacjach. Jeżeli ustalony w ten sposób stan nie różni się od stanu wynikającego z ewidencji księgowej więcej niż 5 – 10% uznaje się, że stan księgowy jest zgodny ze stanem faktycznym.

Skład komisji spisowej

Ważnym elementem decydującym o sprawnym i prawidłowym przebiegu spisu z natury jest dobór odpowiednich osób, które spis zorganizują i przeprowadzą.

Przy ustaleniu składu komisji spisowej należy wziąć pod uwagę następujące zalecenie:

• Do komisji spisowej nie powinno się powoływać osób, które nie zapewniają bezstronności spisu, tj.:

• Osób niemających kwalifikacji

• Osób materialnie odpowiedzialnych za składniki objęte spisem

• Pracowników działu księgowości, bo oni wiedzą ile powinno być w rzeczywistości

Należy podkreślić, że zespoły spisowe nie mogą być poinformowane o ilości inwentaryzowanych aktywów wynikającej z ewidencji.

W celu uniknięcia błędów podczas prowadzenia spisu komisja powinna ustalić zasady postępowania. Podstawowa zasadą prawidłowego zliczania jest zasada podwójnej kontroli spisu przez osoby spisujące.

Arkusze spisowe

Wyniki inwentaryzacji umieszczane są na arkuszach spisowych. Są to druki ścisłego zarachowania i jako takie wymagają szczegółowego traktowania. Wydawane są zespołom spisowym po uprzednim ponumerowaniu, za pokwitowaniem, do rozliczenia po zakończeniu spisu. Arkusze spisowe stanowią dowód księgowy, powinny więc spełniać wymogi ustawowe:

• Nazwę jednostki i pola spisowego

• Nr arkusza

• Skład komisji inwentaryzacyjnej, nazwiska osób materialnie odpowiedzialnych

• Datę rzeczywistego rozpoczęcia i zakończenia spisu

• Datę na jaką przypada termin spisu

• Dane dotyczące spisywanych składników

• Nazwę jednostek miary

• Podsumowanie arkusza

Sporządza się co najmniej dwa egzemplarze. Oryginał trafia do komórki księgowej, a kopia do osoby materialnie odpowiedzialnej za zinwentaryzowane składniki. Błędy popełnione przy wypełnianiu arkusza można poprawić wyłącznie przez skreślenie błędnego zapisu, a następnie wpisanie zapisu prawidłowego. Korekta powinna być potwierdzona podpisem osoby dokonującej spisu.

Zadaniem inwentaryzacji nie jest tylko ustalenie ilości danego składnika, ale także jego przydatność dla jednostki.

Zidentyfikowane niepełnowartościowe składniki ujmuje się przeważnie na oddzielnych arkuszach. Wyceny dokonuje dział księgowości lub zespół spisowy.

Komisja inwentaryzacyjna

Powinna przeprowadzać spis w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej za inwentaryzowane mienie. Po zakończeniu przeprowadzenia spisu osoby te powinny złożyć oświadczenie, że wszystkie składniki objęte zostały spisem i że osoby te nie wnoszą zastrzeżeń do pracy zespołu spisowego.

Kontrola przebiegu inwentaryzacji

W trakcie inwentaryzacji możliwe są kontrole w celu sprawdzenia prawidłowości przebiegu inwentaryzacji. Kontrolerami spisowymi mogą być:

• Główny księgowy

• Kierownik jednostki

• Członek komisji inwentaryzacyjnej

• Powołani kontrolerzy

• Biegli rewidenci

• Urzędy Kontroli Skarbowej

Obowiązkiem jednostek, które podlegają badaniu przez biegłego rewidenta jest poinformowanie audytora o terminie inwentaryzacji, aby mógł w niej uczestniczyć.

Dokumentu spisu z natury

Po przeprowadzeniu inwentaryzacji komisja inwentaryzacyjna zobowiązana jest do skompletowania dokumentacji spisu z natury, na którą składa się:

• Wypełnione arkusze spisowe

• Protokół dotyczący nieprawidłowości

• Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej

• Sprawozdanie komisji spisowej

• Sprawozdanie kontrolera spisu

Termin przeprowadzania spisu z natury

Prawo bilansowe określa termin przeprowadzenia inwentaryzacji. Co do zasady spisu z natury przeprowadza się:

• Na ostatni dzień roku obrotowego, jednakże zachowanie tego terminu i częstotliwość inwentaryzacji zostanie uznane za dotrzymane, jeżeli inwentaryzacja:

• Składników majątku rozpocznie się nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończy do 15 dnia następnego roku.

• Zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych, półfabrykatów znajdujących się na strzeżonych składowiskach odbywa się raz w ciągu 2 lat w dowolnym terminie

• Nieruchomości oraz inwestycji znajdujących się na terenie strzeżonym (maszyn, urządzeń wchodzących w skład ŚT w budowie) raz na 4 lata w dowolnym terminie.

Obowiązkowo na dzień bilansowy przeprowadza się spis aktywów pieniężnych i papierów wartościowych w postaci materialnej.

Nie później niż na dzień bilansowy sporządza się spis z natury materiałów, towarów, produktów gotowych, produkcji w toku, odpisywane w koszty w momencie ich zakupu lub wytworzenia.

Potwierdzenie prawidłowości stanu

Inwentaryzacja za pomocą uzyskania potwierdzenia prawidłowości stanu ma zastosowanie do:

• Aktywów finansowych zgromadzonych na rachunku bankowym

• Należności w tym udzielonych pożyczek i zobowiązań

• Własnych składników aktywów powierzonych kontrahentom

Weryfikacja prawidłowości sald na rachunku bankowym odbywa się na bieżąco na podstawie wyciągów wysyłanych przez bank posiadaczowi rachunku.

Inwentaryzację rachunków można rozpocząć na 3 miesiące przed końcem roku obrotowego.

Jeżeli potwierdzenie należności nastąpiło na dzień wcześniejszy niż dzień bilansowy, to uzgodnienie ich wielkości trzeba skorygować w bilansie o obroty, jakie miały miejsce w okresie między dniem bilansowym.

Biegły rewident może powtórnie wystąpić do wybranych kontrahentów o potwierdzenie salda. W piśmie kontrahenta powinny być wymienione nazwy składników majątku.

Porównanie danych księgowych z dokumentacją

Dotyczy ono aktywów i pasywów, których co do zasady nie da się zinwentaryzować w inny sposób oraz dla których dwa poprzednie sposoby nie mogą być zastosowane w wyjątkowych sytuacjach.

Tym sposobem inwentaryzacji objęte będą:

• Grunty

• Prawa zakwalifikowania do nieruchomości

• Trudno dostępne ŚT

• ŚT w budowie

• Należności sporne i wątpliwe

• Należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych

• Należności i zobowiązania z tytułów publiczno-prawnych

• Należności i zobowiązania wobec pracowników

• WNiP

• Kapitały własne

• Rezerwy

• Rozliczenie między kosztami

• Przychody przyszłych okresów

• Pozostałe składniki aktywów i pasywów

W rachunkowości obowiązuje zasada, że na koniec roku obrotowego w jednostce nie może być składników niezinwentaryzowanych, dlatego niewymienione powyżej aktywa i pasywa inwentaryzuje się metodą weryfikacji. Inwentaryzacja zgodnie z prawem bilansowym przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Inwentaryzacja jest czynnością czasochłonną, dlatego też termin uważa się za dotrzymany jeżeli rozpoczęto ją nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego. Odpowiedzialna za to komórka księgowości za pomocą weryfikacji. Po zakończeniu inwentaryzacji wskazane jest sporządzenie protokołu zbiorczego, który stanowi załącznik do sprawozdania finansowego.

W protokole powinny się znajdować:

• Nr konta na jakim są ewidencjonowane

• Składniki majątku podlegające inwentaryzacji

• Stan ustalony w wyniku inwentaryzacji

• Uwagi osoby przeprowadzającej inwentaryzację

Dokument musi być podpisany przez osobę dokonującą weryfikacji oraz zaakceptowany przez kierownika jednostki.

Formy inwentaryzacji

3 formy inwentaryzacji:

• Pełna okresowa

• Pełna ciągła

• Niepełna (częściowa, wycinkowa, wyrywkowa)

Pełna inwentaryzacja okresowa

• Polega na ustaleniu rzeczywistości, stanu wszystkich aktywów i pasywów

• Stosowana dla potrzeb inwentaryzacji prowadzonej na dzień bilansowy

• Inwentaryzacja roczna

Pełna inwentaryzacja ciągłą

• Systematyczne ustalanie rzeczywistego stanu poszczególnych składników majątku

• W różnych, planowo określonych terminach

• W wyznaczonym okresie stan ten został ustalony dla wszystkich pozycji aktywów i pasywów

Inwentaryzacja niepełna

• Ustalenie rzeczywistego stanu wybranych składników majątkowych na określony dzień

• Formą tą inwentaryzowane są wyłącznie zapasy materiałów, towarów, półfabrykaty, WG

• Inwentaryzacja niepełna znajduje zastosowanie:

• Kontrolnego rozliczenia osoby odpowiedzialnej materialnie z powierzonych jej zasobów

• Zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej

• Oszacowaniu strat w wyniku zdarzeń losowych

Organizacja sprawozdawczości finansowej

Elementy sprawozdania finansowego

Końcowym etapem cyklu informacyjnego rachunkowości jest sporządzenie sprawozdania finansowego. Sprawozdanie finansowe sporządza się:

• Na dzień kończący rok obrotowy

• Na dzień zakończenia działalności jednostki (likwidacji, upadłości, sprzedaży)

• Na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej w przypadku:

• Przekształcenia spółki osobowej raz cywilnej w inną spółkę osobową

• Połączenia jednostek

• Ogłoszenia upadłości jednostki z możliwością zawarcia układu

• W jednostce przejmowanej na dzień połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę (dzień wpisu do rejestru)

• Na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek (wpis do rejestru)

• Na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości

• Na inny dzień bilansowy określony innymi przepisami nie później niż 3 miesiące od dnia zaistnienia tych zdarzeń

Tak zwany dzień bilansowy to dzień, na który jednostka sporządza sprawozdanie finansowe.

Najczęściej sporządza się „zwykłe” sprawozdanie finansowe, na dzień kończący rok obrotowy albo rok kalendarzowy lub 31 marca roku następnego.

Rok obrotowy trwa 12 miesięcy kalendarzowych, ten sam okres stosowany jest także dla celów podatkowych. Rok obrotowy określa statut lub umowa, na podstawie której utworzono jednostkę.

Jeżeli jednostka rozpoczęła działalność w drugiej połowie roku to może połączyć księgi rachunkowe i sprawozdanie finansowe za ten okres z księgami rachunkowymi i sprawozdanie finansowe za rok następny – wyjątek od zasady sporządzania sprawozdania za okres 12 miesięcy. W przypadku zmiany roku obrotowego, pierwszy po zmianie rok obrotowy powinien być dłuższy niż 12 kolejnych miesięcy.

Odpowiedzialność za sporządzenia sprawozdania finansowego

Za termin sporządzenia sprawozdania finansowego odpowiada kierownik jednostki, czyli osoba lub organ, który uprawniony jest do zarządzania jednostką, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę ( nie później niż 3 miesiące od dnia bilansowego).

Kierownik jednostki odpowiada za termin sporządzenia sprawozdania finansowego nawet, gdy obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości przekazał innej osobie (najczęściej jest to główny księgowy).

Wynika to z art. 4 ust. 5 UoR zgodnie z którym kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.

Kierownik jednostki jest także zobowiązany wraz z osobą, której powierzono prowadzenia ksiąg rachunkowych, do podpisania sprawozdania finansowego. Jeżeli jednostką kieruje zespół wieloosobowy to podpis musi złożyć każda z tych osób. Odmowa podpisania wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego. Należy pamiętać, aby podpisany był każdy element sprawozdania, zarówno bilans, jak i rachunek wyników i informacja dodatkowa. Koniecznym elementem dla uznania sprawozdania za prawidłowe i ważne w świetle prawa jest data podpisu – która stanowi dowód dotrzymania terminu.

Sankcje za nieprzestrzeganie przepisów w zakresie sprawozdania finansowego wprowadza art. 77 UoR stanowiąc, że kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:

• nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych,

• niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych

podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.

Zakres sprawozdania finansowego

Sprawozdanie finansowe składa się z:

• bilansu

• rachunku zysków i strat

• informacji dodatkowej (wprowadzenia do sprawozdania oraz dodatkowe informacje i objaśnienia)

• zestawienia zmian w kapitale własnym

• rachunku przepływów pieniężnych

Ostatnie 2 elementy dotyczą banków, zakładów ubezpieczeniowych i zakładów reasekuracji, jednostek działających na podstawie przepisów o publicznym obrocie papierami wartościowymi i fundacjach powierniczych oraz przepisów o funduszach inwestycyjnych, jednostek działających na podstawie przepisów o organizowaniu i funkcjonowaniu funduszów emerytalnych, spółek akcyjnych i pozostałych jednostek, które w poprzednim roku obrotowym spełniły następujące warunki:

• średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,

• suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2.500.000 euro,

• przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5.000.000 euro.

W przypadku spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółdzielni, przedsiębiorstw państwowych, kierownik jednostki sporządza wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym sprawozdanie z działalności jednostki.

Sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności jednostki sporządza się w języku polskim i w walucie polskiej. Dane liczbowe można wykazywać w zaokrągleniu do tysięcy złotych, jeżeli nie zniekształca to obrazu jednostki zawartego w sprawozdaniu finansowym oraz w sprawozdaniu z działalności.

Cechy sprawozdania finansowego

Rzeczowość – dążenie do zaspokojenia potrzeb użytkowników w zakresie informacji użytecznych przy podejmowaniu decyzji.

Zrozumiałość – użytkowników informacji cechuje różna zdolność do percepcji informacji, dlatego należy je dostarczać w najprostszej formie

Wiarygodność – użytkownik powinien być przekonany o wiarygodności informacji

Kompletność – sprawozdania finansowe powinny zapewniać całkowity obraz działalności ekonomicznej przedsiębiorstwa

Obiektywizm – informacje ujęte w sprawozdaniu finansowym powinny być wolne od celowej stronniczości

Aktualność – użyteczne są informacje, które zostają dostarczone w odpowiednim czasie

Porównywalność – informacje finansowe powinny pozwalać na porównanie przy podejmowaniu decyzji co wymaga spójności zasad rachunkowości

Zatwierdzenia sprawozdania finansowego

Zgodnie z art. 53 ust. 1 UoR roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.

Organem zatwierdzającym jest organ określony w statucie, umowie spółki i dla poszczególnych podmiotów jest to:

• w spółkach komandytowo-akcyjnych: walne zgromadzenia akcjonariuszy i komplementariuszy

• w sp. z o.o.: zgromadzenie wspólników

• w sp. SA.: walne zgromadzenie akcjonariuszy

• w spółdzielni: zgromadzenie członków lub przedstawicieli członków

• w przedsiębiorstwach państwowych: Minister Skarbu Państwa lub inny organ założycielski

• w sp. Osobowych: wspólnicy spółki

• w przedsiębiorstwach prywatnych: właściciel/ele

Uproszczona forma sprawozdania finansowego

Jednostka, która w roku obrotowym, za który sporządza sprawozdanie finansowe, nie osiągnęła dwóch z następujących trzech wielkości:

• Średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło nie więcej niż 50 osób

• Suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego w walucie polskiej nie przekroczyła równowartości 2.000.000 euro

• Przychody netto ze sprzedaży produktów i towarów oraz operacji finansowych w walucie polskiej nie przekroczyły równowartości 4.000.000 euro

może sporządzać sprawozdanie finansowe w formie uproszczonej, wykazując informacje w zakresie ustalonym w załączniku nr 1 UoR literami i cyframi rzymskimi.

Informację dodatkową także sporządza się wówczas w odpowiednio uproszczonej formie.

W przypadku, gdy informacje dotyczące poszczególnych pozycji sprawozdania finansowego nie wystąpiły w jednostce zarówno w roku obrotowym, jak i za rok poprzedzający rok obrotowy, to przy sporządzaniu sprawozdania finansowego pozycje te można pominąć.

Możliwość sporządzenia sprawozdania finansowego w uproszczonej formie nie dotyczy banków, zakładów ubezpieczeń i zakładów reasekuracji, bez względu przez osiągnięte przez te podmioty podanych wyżej wielkości zatrudnienia, obrotów i sumy bilansowej.

Bilans

Bilans jest podstawowym sprawozdaniem finansowym.

Zawiera on wzajemnie powiązane dane wartościowe, charakteryzujące stan środków przedsiębiorstwa.

Specyficzną cechą bilansu jest odzwierciedlenie środków gospodarczych przedsiębiorstwa tylko w wyrażeniu wartościowym oraz dwóch organicznie powiązanych ze sobą przekrojów podziału majątku – według środków gospodarczych i pasywów.

Bilans ma układ zagadnieniowy, co znacznie ułatwia dokonywanie oceny, prawidłowości finansowania środków i źródeł ich pochodzenia. W ramach grupy występuje dalszy ich podział na podgrupy i pozycje sprawozdawcze.

Stosowany w praktyce układ bilansu na grupy i ujmowanie poszczególnych środków i źródeł ich finansowania w ściśle określonej kolejności nie ma charakteru przypadkowego. Przy grupowania A i P przyjmuje się kryteria ekonomiczne tj. aktywa SA ułożone wg rosnącego stopnia płynności, natomiast pasywa wg rosnącego stopnia wymagalności.

Obecnie stosowana metoda sporządzania bilansu jest tzw. metoda netto.

Polega ona na tym, że wybrane pozycje bilansowe pomniejsza się o odpowiednie wielkości je korygujące a nie wykazuje oddzielnie, np.:

• Składniki aktywów pomniejsza się o odpisy aktualizujące ich wartość

• Kapitał podstawowy pomniejsza się o należne kwoty na poczet kapitału oraz udziały własne do umorzenia

• ŚT i WNIP wykazuje się po odjęciu odpisów umorzeniowych

• Wynik finansowy, bez względu na jego wartość, wykazuje się zawsze w pasywach

Rachunek zysków i strat

Drugim elementem sprawozdawczości jest rachunek zysków i strat. Zestawia się w nim elementy kształtujące wynik finansowy, a więc: przychody, koszty, zyski i straty nadzwyczajne oraz podatek dochodowy.

Ogólnie definicje elementów kształtujących wynik finansowy są określone w art. 3 ust. 1 pkt. 30 i 31 UoR w następujący sposób: przychodach i zyskach - rozumie się przez to uprawdopodobnione powstanie w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych, o wiarygodnie określonej wartości, w formie zwiększenia wartości aktywów, albo zmniejszenia wartości zobowiązań, które doprowadzą do wzrostu kapitału własnego lub zmniejszenia jego niedoboru w inny sposób niż wniesienie środków przez udziałowców lub właścicieli, kosztach i stratach - rozumie się przez to uprawdopodobnione zmniejszenia w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych, o wiarygodnie określonej wartości, w formie zmniejszenia wartości aktywów, albo zwiększenia wartości zobowiązań i rezerw, które doprowadzą do zmniejszenia kapitału własnego lub zwiększenia jego niedoboru w inny sposób niż wycofanie środków przez udziałowców lub właścicieli.

Przez koszty i straty rozumie się uprawdopodobnione zmniejszenia w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych, o wiarygodnie określonej wartości, w formie zmniejszenia wartości aktywów, albo zwiększenia wartości zobowiązań i rezerw, które doprowadza do zmniejszenia kapitału własnego lub zwiększenia jego niedoboru w inny sposób niż wycofanie środków przez udziałowców lub właścicieli.

Przedstawione określenia przychodów, zysków, kosztów i strat SA zbieżne z interpretacja wyniku finansowego, wg której wynik finansowy informuje o zmianie kapitału własnego.

Wyróżnić można dwa warianty sporządzania rachunku zysków i strat:

• Wariant porównawczy

• Wariant kalkulacyjny

Rachunek zysków i strat sporządza się wg metody mieszanej , co oznacza, że niektóre procesy kształtujące wynik finansowy zestawia się wg metody brutto np.: przychody ze sprzedaży produktów oraz koszt wytworzenia sprzedanych produktów. Jednak pewne składniki ujmuje się metodą netto.

Informacja dodatkowa

Prawidłowo sporządzona informacja dodatkowa ułatwia czytanie bilansu, rachunku zysków i strat oraz sprawozdania z przepływu środków pieniężnych.

W strukturze informacji dodatkowej wydziela się wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.

Wprowadzenie poprzedza prezentacje elementów sprawozdania finansowego. Zawiera informacje charakteryzujące jednostkę, której sprawozdanie dotyczy, a mianowicie: nazwa jednostki, siedziba, przedmiot działalności, organ rejestrowy. Ponadto ujmuje się w nim informacje o:

• Przyjętym okresie sprawozdawczym

• Zakresie sprawozdania, jeżeli jest to sprawozdanie łączne lub powstało po polaczeniu jednostki

• Stosowanych przez jednostkę zasad rachunkowości

• Zdolności firmy do kontynuacji działalności w dającej się przewidzieć przyszłości.

Dodatkowe informacje i objaśnienia zamiesza się na końcu sprawozdania finansowego, należy podkreślić ze forma ich prezentacji może być zróżnicowana, zależy to od preferencji osób sporządzających informacje dodatkowa.

Zakres dodatkowych informacji i objaśnień obejmuje:

• Dodatkowa informacje do bilansu (zakres zmian wartości grup rodzajowych aktywów trwałych, dane o strukturze kapitału podstawowego, podział zobowiązań wg terminów wymagalności)

• Dodatkową informacje do rachunku zysków i strat (strukturę przychodów, koszty z tytułu odpisów aktualizujących wartość aktywów)

• Strukturę środków pieniężnych

• Informacje dotyczące zatrudnienia i wynagrodzenia

• Informacje o znaczących zdarzeniach, które dotyczą poprzednich lat oraz zdarzeniach jakie nastąpiły po dniu bilansowym

• Informacje charakteryzujące grupę kapitałową

• Informacje o wspólnych przedsięwzięciach

• Informacje dotyczące połączenia z inna jednostką

• Dodatkowe dane które maja wpływ na ocenę sytuacji majątkowej

Można stwierdzić, że zakres dodatkowych informacji i objaśnień jest bardzo rozbudowany, co sprzyja pogłębianiu badania bilansu i rachunku zysków i strat.

Korzystając z informacji dodatkowej można przykładowo uzyskać informacje o:

• Rentowności rodzajów działalności podstawowej oraz sprzedaży krajowej i eksportowej

• Perspektywicznej wypłacalności jednostki, ponieważ informacja dodatkowa zawiera dane dotyczące terminów spłaty zobowiązań długoterminowych

• Poziomie umorzenia grup rodzajowych ŚT co pozwala na ustalenia stopnia ich zużycia

• Wielkość zysku przypadającego na jedna akcje (umieszcza się liczbę wyemitowanych akcji)

Rachunek przepływów pieniężnych

Na wymowę informacyjną rachunku przepływów pieniężnych wpływa metoda jego sporządzania.

Może to być metoda pośrednia lub bezpośrednia.

Różnice pomiędzy metodami sporządzania rachunków przepływów pieniężnych dotyczą sposobu ujmowania przepływów dla działalności operacyjnej.

W każdej metodzie przepływów środków pieniężnych z działalności inwestycyjnej i finansowej zestawia się wg poszczególnych tytułów wpływów i wydatków.

W metodzie bezpośredniej zestawia się podstawowe grupy wpływów i wydatków, np. wpływ od odbiorców za sprzedane produkty, towary, wydatki na zakupy materiałów, płatności na rzecz pracownika.

Informacje na potrzeby zestawienia przepływów można uzyskać:

• Bezpośrednio z ewidencji księgowej

• W drodze skorygowania wielkości sprzedaży, kosztów wytworzenia sprzedanych produktów i innych pozycji rachunku zysków i strat o zmiany stanu należności, zobowiązań, zapasów.

W metodzie pośredniej za punkt wyjścia przyjmuje się wynik finansowy, a wiec wielkość ustalona według zasady memoriałowej, a następnie dokonuje się korekty wyniku o te pozycje, które:

• Są kosztami, z którymi jednak nie wiążą się wydatki środków pieniężnych

• Są przychodami, które nie spowodowały wpływów środków pieniężnych

• Kształtują wynik finansowy, ale nie dotyczą działalności operacyjnej

Zestawienie zmian w kapitale/funduszu własnym

Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym dostarcza informacji o zmianie poszczególnych składników kapitału (funduszu) własnego za bieżący i poprzedni rok obrotowy.

Układ sprawozdania dla jednostek innych niż banki, zakłady bezpieczeństwa, zakłady reasekuracji określa załącznik nr 1 do UoR.

Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym stanowi rozwinięcie kapitałów własnych ujmowanych w bilansie – zatem informacje uzyskane z analiz obu sprawozdań są zbieżne.

Na podstawie zestawienie można ustalać wskaźniki struktury, dynamiki oraz określać efektywność wykorzystania poszczególnych kapitałów.

Zakres badań analitycznych jest szerszy niż w przypadku danych z bilansu.

Wynika to z dynamicznego charakteru zestawienia zmian w kapitale własnym, co pozwala nie tylko porównać stany poszczególnych kapitałów na początek i koniec okresu, ale również określić przyczyny zmian kapitałów.

Sprawozdanie z działalności

Sprawozdanie z działalności jednostki, sporządzają zarządy spółek kapitałowych, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, przedsiębiorstwa państwowe oraz spółdzielnie.

W wymienionym elemencie zamknięcia rocznego należy wykazać następujące informacje:

• Ważniejszych zdarzeń mających istotny wpływ na działalność jednostki

• Dotyczące przewidywanego rozwoju jednostki

• Ważniejszych osiągnięciach w dziedzinie badań i rozwoju technicznego

• Dotyczące aktualnej i przewidywanej sytuacji finansowej

• Nabycia udziałów, akcji

• Posiadanych przed jednostkę oddziałach

• Instrumentach finansowych w zakresie ryzyka

Obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego z działalności wynika z:

• Art. 49 ust. 1 UoR

• Art. 55 ust. 2 UoR

Żaden z aktów prawnych nie określa szczegółowości oraz formy sporządzania sprawozdania finansowego.

W związku z tym forma sprawozdania finansowego może być różnorodna, a mianowicie liczbowa, graficzna, opisowa.

Organizacja prac kontrolno – analitycznych

Istota i funkcje kontroli wewnętrznej

Zarządzanie jest celową działalnością, przejawiającą się w wykonywaniu następujących funkcji:

• Planowania

• Organizowani i koordynacji

• Motywacji

• Kontroli.

Wymienione funkcje są ze sobą sprzężone.

Dzięki sprzężeniu zwrotnemu jest możliwe oddziaływanie na przyszłość na podstawie wniosków wynikających z kontroli odnoszącej się do przyszłości.

Istotą kontroli jest porównanie. Porównanie pozwala ocenić realizację zamierzeń.

W przebiegu kontroli można wyodrębnić następujące fazy:

• Stworzenie bazy porównawczej

• Poznanie stanu faktycznego

• Ustalenie odchyleń w drodze porównania stanu faktycznego z zakładowym

Szczególnie ważnym dla skuteczności i efektywności kontroli ma jakość bazy porównawczej. Porównania mogą być przeprowadzone w następujących płaszczyznach:

• W odniesieniu do założeń

• W czasie

• W przestrzeni