Wykład 3, 25.03.2009
System służący ochronie danych:
Wymiana danych
sporządzenie obowiązujących sprawozdań finansowych, szczególnie ważne w tym zakresie jest roczne sprawozdanie finansowe, ale równie ważne są deklaracje podatkowe, ponad to dokumentacja powinna zawierać metody kontroli wszelkiego rodzaju rozrachunków, a także kontroli powierzonego mienia pracownikom, czyli ustalanie odpowiedzialności.
Przyjęte rozwiązania powinny przede wszystkim uwzględniać potrzeby w zakresie bieżącej oceny i analizy sytuacji majątkowej i finansowej przedsiębiorstwa; ponad to te rozwiązania powinny umożliwiać sprawowanie skutecznej kontroli dokonywanych operacji gospodarczych, w tym głównie operacje o charakterze finansowym;
Kierownikiem jednostki ustalającym w formie pisemnej i aktualizującym dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości jest osoba lub organ jedno – lub wieloosobowy, np. zarząd, który z odpowiednimi przepisami, statutem, umową lub na mocy prawa własności, jest upoważniony do zarządzania daną jednostką. Z tej funkcji są wyłączeni pełnomocnicy- nie mogą zatwierdzać zasad rachunkowości.
W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność za kierownika uznaję się właściciela, czyli tę samą osobę; tak samo tyczy się to osób wykonujących wolne zawody
W przypadku likwidacji przedsiębiorstwa za kierownika uznaje się likwidatora albo syndyka; w przypadku sp. jawnej za kierowników jednostki traktuje się wspólników prowadzących działalność, a przypadku sp. partnerskiej jest to zarząd lub wspólnicy prowadzący sprawy spółki; w odniesieniu sp. komandytowej i komandytowo-akcyjnej kierownikiem zostają komplementariusze, którzy prowadzą wszystkie sprawy spółki .
Dokonując wyboru zasad, a także metod prowadzenia ksiąg rachunkowych spośród określonych ustawą i dostosowując te zasady do potrzeb jednostki należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych, które pozwolą na ocenę sytuacji majątkowo finansowej danego przedsiębiorstwa a także wyniku finansowego.
Za nadrzędne zasady rachunkowości uznaje się:
Przewaga treści nad formą
Wiarygodności
Ostrożności (ostrożnej wyceny)
Kontynuacji
Memoriału
Współmierności przychodów i kosztów
Istotności
W sprawach, które nie są uregulowane przepisami ustawy przyjmując politykę rachunkowości w danej jednostce przedsiębiorstwa mogą stosować Krajowe Standardy Rachunkowości (KRS) wydane przez Komisję Standardów Rachunkowości, a jeżeli w odniesieniu do danego obszaru zagadnień nie został wydany krajowy standard stosuje się MSR i MSSF.
Jednostki, które mają obowiązek stosowania MSR, a poprzednio opierały politykę wyłącznie na przepisach UoR muszą dokonać zmiany, chodzi głównie o przedsiębiorstwa z kapitałem zagranicznym. W przyjętych przez dane przedsiębiorstwo zasadach rachunkowości można stosować pewne uproszczenia. Zakres tych uproszczeń wynika z art. 4 UoR:
Uproszczenia można stosować, jeżeli nie wywierają istotnie ujemnego wpływu na rzetelny i jasne przedstawianie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego przedsiębiorstwa.
Możliwość stosowania uproszczeń ma duże znaczenie, zwłaszcza dla przedsiębiorstw prowadzących działalność na niewielką skalę, stosunkowo jednorodną (przedsiębiorstwa będące własnością osób fizycznych, więc jednostki prowadzone przez właściciela w oparciu o wpis do działalności gospodarczej. Dotyczy to również spółek cywilnych, które zostały utworzone na podstawie umowy Spólników. W tych jednostkach właściciele podejmują wszystkie istotne dla danego przedsiębiorstwa decyzje, podejmują również bieżącą kontrolę nad przebiegiem działalności danej jednostki. Zazwyczaj tę kontrolę przeprowadzają samodzielnie, w wielu przypadkach przedsiębiorstwa mają charakter rodzinny.
Uproszczenia
Uproszczenia zgodnie z ustawą, które dana jednostka przyjęła w zakresie UoR mogą dotyczyć różnych faz działalności, jednak podstawowym warunkiem wprowadzenia uproszczeń w systemie rachunkowości, jest to, że przyjęcie uproszczeń nie zakłóci rzetelnego i jasnego obrazu sytuacji majątkowej i finansowej przedsiębiorstwa, zatem te uproszczenia nie mogą wpłynąć na nie właściwe ustalenie wyniku finansowego, podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym a także samego podatku oraz innych podatków obciążających dane przedsiębiorstwo. Nie mogą również zakłócić terminów składania deklaracji i sprawozdań, które są opracowywane w oparciu o dane z rachunkowości.
Uproszczenia dopuszczone przepisami prawa można podzielić na dwie grupy:
uproszczenia dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych
uproszczenia dotyczące sporządzenia sprawozdania finansowego.
Uproszczenie dotyczące bilansu:
Bilans może mieć formę uproszczoną, która dotyczy podawania niektórych pozycji w formie zagregowanej, np. przedsiębiorstwa małe i średnie, które nie podlegają corocznemu badaniu, a także ze względu na swoją wielkość prezentują dane w bilansie wyłącznie w częściach oznaczonych literami oraz cyframi rzymskimi, bez szczegółowych … poszczególnych pozycji, np. środki trwałe, środki trwałe w budowie, WNiP bez szczegółowej informacji, nie ma dalszego podziału na budynki, budowle itd.
Odpowiedzialność za prawidłowe wykonywanie zadań w zakresie rachunkowości ponosi kierownik jednostki. Ta odpowiedzialność dotyczy nadzoru nad rachunkowością, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Z tej zasady wyłączona jest odpowiedzialność kierownika za przeprowadzenie spisów z natury. Jeżeli część odpowiedzialności jest powierzona innej osobie, to powinno mieć to formę pisemną. W przypadku, gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy a nie została wskazana osoba odpowiedzialna za rachunkowość, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.
Każda jednostka prowadząca rachunkowość musi ustalić politykę rachunkowości, a za niedopełnienie tego obowiązku odpowiada kierownik jednostki. W praktyce ten obowiązek jest traktowane jako zło konieczne-takie podejście jest z natury błędne. Polityka rachunkowości jest dokumentem, który powinien być ściśle dostosowany do zakresu działania danej jednostki. W polityce należy zawrzeć rozwiązania, które nie są sprzeczne z UoR. Przepisy ustawy precyzują zakres możliwych uproszczeń.
Zgodnie z zasadą ciągłości raz przyjęte zasady powinny być stosowane w sposób ciągły, tzn poprzez dokonywania w kolejnych latach obrachunkowych identycznych zasad grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym również zasad dokonywania odpisów aktualizujących (gł. odpisy amortyzacyjne i umorzeniowe, zasad ustalania WF a także zasad sporządzania sprawozdania finansowego). Chodzi o to, aby dzięki tym jednolitym zasadom można było dokonywać porównań, a z drugiej strony obowiązkiem każdej jednostki gospodarczej jest jasna i rzetelne prezentacja sytuacji majątkowo finansowej, a w związku ze zmianami zasad prowadzenia działalności gospodarczej zachodzi również potrzeba weryfikacji przyjętych zasad, w stosunku do zmieniającej się rzeczywistości gospodarczej. Oznacza to, że przyjęte zasady rachunkowości mogą być zmieniane i dostosowane do zmieniających się potrzeb danego przedsiębiorstwa. Taką możliwość przewiduje art. 8 UoR. Zmiany można wprowadzać w ciągu roku obrotowego ze skutkiem od pierwszego dnia obrotowego. Jeżeli ta zmiana w ciągu roku obrotowego nastąpiła to musi być ona odnotowana w sprawozdaniu finansowym za dany rok obrotowy w informacji dodatkowej, należy nie tylko poinformować o zakresie zmian, ale także należy przedstawić wpływ tych zmian na ostateczny WF przedsiębiorstwa. Jeżeli ten wpływ jest istotny należy pokazać jego wielkości przyczyny, które skłoniły przedsiębiorstwo do zmian (chodzi o zapewnienie porównywalności danych sprawozdania finansowego bieżącego z sprawozdaniem za rok poprzedni).
Jeżeli następują zmiany w polityce rachunkowości, to te zmiany są dokonywane przez kierownika i muszą mieć formę pisemną (najczęściej zarządzenie wewnętrzne). Na kierowniku ciąży również odpowiedzialność za aktualizację informacji dotyczącej polityki rachunkowości. Nie stanowi zmiany zasad m.in.:
podjęcie decyzji o amortyzowaniu nowych, nabytych środków trwałych inną metodą niż pozostałe lub też za pomocą innych stawek,
zmiana stawek amortyzacyjnych na skutek ich weryfikacji ( raz przyjęta metoda amortyzacji w momencie przyjęcia środka trwałego do eksploatacji musi być stosowana przez cały okres eksploatacji, nawet gdyby w czasie użytkowania wystąpiły zmiany na korzystniejszą dla korzystności przedsiębiorstwa, to przyjętej raz metody nie można zmieni; w ramach przyjętej metody można jedynie zmienić stawkę amortyzacji, gdy zmieniają się warunki użytkowania środka trwałego, np. zmiana środowiska, w którym dany środek jest eksploatowany z warunków normalnych na złe lub pogorszone (np. do środowiska kwaśnego), nie można jednak zmienić przyjętej metody.
Nie jest zmianą przekwalifikowanie gruntu z działalności statutowej do inwestycji i na odwrót
Przekwalifikowanie inwestycji z krótkoterminowych na długo i na odwrót, ma to miejsce gdy zmienia się zamiar posiadanial,
Zmianą nie jest również zmiana ustalania rezerw z tytułu odroczonego podatku dochodowego, jeżeli jednostka ma takie prawo zgodnie z UoR,
Takich zmian można dokonać w dowolnym momencie roku obrotowego, ale skutki tych zmian należy wprowadzić do ksiąg od początku roku. Zmiany muszą być uwidocznione i uzasadnione w sprawozdaniu finansowym, w informacji dodatkowej. Jeżeli zmiana nastąpi należy przedstawić liczbowy wpływ na wynik finansowy. Wprowadzone zmiany nie mogą jednak zakłócić porównywalności danych za lata ubiegłe.
Księgi rachunkowe
Do ksiąg rachunkowych należą następujące urządzenia:
Dziennik
Księga główna
Księgi pomocnicze
Zestawienie obrotów i sald
Inwentarz
Dziennik- jest przeznaczony do ujmowania w sposób chronologiczny zdarzeń gospodarczych w poszczególnych okresach sprawozdawczych, zapisy w dzienniku są dokonywane na podstawie sprawdzonych i zaakceptowanych dokumentów, tzw. dowodów księgowych, przy czym zapisy w dzienniku są dokonywane w kolejności czasowej, czyli wg chronologii dat. Każdy zapis musi być odpowiednio przedstawiony co oznacza, że każdy zapis powinien mieć swój odrębny nr w dzienniku, datę, określenie dowodu księgowego, na [podstawie którego został dokonany (nazwa, symbol, numer). W dzienniku należy podać również treść i kwotę. Sumy zapisów w dzienniku są ustalane w sposób ciągły narastająco od początku roku. Zapisy muszą być zgodne z obrotami przedstawionymi w zestawieniu obrotów i sald kont syntetycznych.
Księga główna-tworzą ją konta syntetyczne ujęte w zakładowym planie kont. Na kontach dokonuje się ewidencji operacji gospodarczych porządku systematycznym, tzn. zgodnie z zasadą podwójnego zapisu, co można określić, że każda operacja zostaje tematycznie przyporządkowana określonym kontom. Kolejne operacje na poszczególnych kontach księguje się chronologicznie. Podstawą ujęcia operacji w księdze głównej są zapisy w dzienniku. Konta księgi głównej stanowią podstawę, bazę sporządzania sprawozdań finansowych.
Księgi pomocnicze- składają się z kont analitycznych, które z praktycznych względów prowadzi się dla uszczegółowienia i uzupełnienia zapisów z księgi głównej. Księgi pomocnicze mają za zadanie dostarczyć informacje szczegółowe, drobiazgowe, niż te, które są zawarte na kontach syntetycznych, które stanowią uogólnienie. Zapisy na kontach analitycznych są porządkowane w układzie systematycznym z zachowaniem chronologii dat.