Wykład VI: Organizacja prac kontrolno-analitycznych

Istotą kontroli jest porównanie. Pozwala ono ocenić realizację zamierzeń, pod warunkiem istnienia podstawy, stanowiącej punkt od­niesienia dla ustaleń kontrolnych. W przebiegu kontroli można wyodrębnić na­stępujące fazy:

• stworzenie bazy porównawczej,

• poznanie stanu faktycznego,

• ustalenie odchyleń w drodze porównania stanu faktycznego z za­kładanym,

• badanie przyczyn odchyleń.

Przyczyny odchyleń

Kryterium podziału	Rodzaj przyczyny	Charakterystyka
Miejsce powstania	Zewnętrzne Wewnętrzne	Poza jednostką gospodarczą (ceny, stawki) W jednostce gospodarczej (plany, ewidencja, or­ganizacja, technologia, kadry)
Źródła powstania	Baza porównawcza Realizacja Informacje Wyniki kontroli i analizy Zarządzanie	Wadliwe plany, normy, standardy itp. Niewłaściwa organizacja, technologia, względy kadrowe, nadużycia, niegospodarność itp. Błędy w dokumentacji, ewidencji, rozliczaniu Niewłaściwa organizacja i technika badań, nie­trafny dobór metod, pomyłki w badaniach Błędne decyzje, brak reakcji, opóźnienia decy­zji

Szczególne znaczenie dla skuteczności kontroli ma jakość bazy porównawczej. Porównania mogą być przeprowadzone
w następujących płaszczyznach:

• w odniesieniu do założeń,

• w czasie,

• w przestrzeni.

Klasyfikacja materiałów źródłowych

Kryterium podziału	Rodzaje materiałów źródłowych	Przykłady
Aspekt czasowy	Ex ante Ex post	Plany, normy, preliminarze Sprawozdania, raporty
Szczegółowość	Syntetyczne Analityczne	Ogólne plany, syntetyczne sprawozdania Dokumentacja źródłowa, wycinkowe plany, ewidencja ana­lityczna, normy
Pochodzenie	Ewidencyjne Pozaewid.: - wewnętrzne, - zewnętrzne.	Ewidencja księgowa, sprawozdawczość finansowa Plany, kosztorysy, wyniki wcześniejszych badań, Dane z innych jednostek, średnie branżowe, krajowe, za­graniczne
Znaczenie	Podstawowe Uzupełniające	Plany, normy, dokumentacja, ewidencja, sprawozdawczość Szczegółowe dane wykorzystywane w planowaniu, normo­waniu, zapisy pomocnicze, wyniki badań z innych okresów, załączniki itp.

Przez pojęcie metod badań kontrolno-analitycznych rozumie się sposób badania zja­wisk objętych kontrolą. W praktyce wyróżnia się wiele różnych metod, które się stosuje w zależności od specyficznych cech przedmiotu badania i jego rozmiarów, momentu przeprowadzania badań, potrzeb użytkow­ników informacji pochodzących z badań kontrolno-analitycznych.

Klasyfikacja metod badań kontrolno-analitycznych

1. Podejście do badań

• metoda indukcyjna (od szczegółu do ogółu),

• metoda dedukcyjna (od ogółu do szczegółu).

Zakres badań

• metoda elementarna (badanie oderwanych elementów jakiejś całości),

• metoda funkcyjna (badanie związków między elementami),

• metoda logiczna (poszukiwanie logicznych zależności między elementami).

3. Sposób ujęcia badanych zjawisk

• metody jakościowe (werbalny opis elementów i zależności między nimi),

• metody ilościowe (kwantyfikacja związków i zależności między elementami)

• metody deterministyczne (jednoznaczne powiązanie skutku z przyczyną),

• metody probabilistyczne (prawdopodobne powiązanie przyczyny ze skutkiem: metody statystyczne, ekonometryczne itp.).

Etapy organizacji czynności kontrolno-analitycznych

1. Etap przygotowawczy

1. opracowanie założeń kontroli

• określenie przedmiotu i zakresu kontroli,

• wyznaczenie bazy porównawczej,

• wytypowanie wykonawców kontroli,

• dobór i zgromadzenie materiału źródłowego,

• opracowanie planu i harmonogramu badań

• określenie metody i techniki badań,

• ustalenie terminów badań,

• podział pracy między wykonawców badań (określenie obowiązków i odpowiedzialności).

2. Etap właściwy

1. kontrola formalno-rachunkowa

• ocena materiału źródłowego co do kompletności i wiarygodności,

• poprawność działań arytmetycznych,

• porównywalność danych,

2. kontrola merytoryczna

• dobór metody badań kontrolnych,

• ocena merytorycznej poprawności zjawiska,

• ujawnienie nieprawidłowości,

1. ustalenie odchyleń

• ustalenie wielkości odchyleń,

• ustalenie charakteru odchyleń (korzystne i niekorzystne).

3. Opracowanie wyników badań i sformułowanie wniosków

1. badanie odchyleń

• wybór metody badań analitycznych,

• dobór i opracowanie danych do badań,

• analiza odchyleń,

• sformułowanie wniosków

• opracowanie wyników badań,

• określenie formy prezentacji,

• sformułowanie wniosków oraz propozycji podjęcia określonych działań.

Prace kontrolno-analityczne spełniają następujące funkcje:

1. informacyjno-sygnalizacyjne (kontrola jako „system alarmowy” w przedsiębiorstwie),

2. profilaktyczne (kontrola jako instrument zapobiegania),

3. instruktażowe (wykorzystanie wniosków z kontroli),

4. pobudzające (powiązanie wniosków wynikających z kontroli z systemem motywacyjnym).

Organizacja kontroli musi być powiązana z organizacją jednostki gospodarczej, z której wynika podział na szczeble i ogniwa zarządzania, zakresy odpowiedzialności i kompetencji. W związku z tym wyróżnia się:

• kontrolę instytucjonalną (specjalnie powołane do tego komórki),

• kontrolę funkcjonalną (poszczególne stanowiska kierownicze),

• samokontrolę (bezpośredni wykonawcy określonych zadań).

W celu realizacji założeń organizacyjnych kontroli i analizy w jednostce gospodarczej można się posłużyć następującymi instrumentami:

• regulaminem lub instrukcją prac kontrolno-analitycznych, w których należy wyraźnie dokonać podziału tych prac między różne ogniwa, określając zakresy ich czynności, prawa i obowiązki, kompetencje, sposób przeprowadzania badań i ich dokumentowania, odpowiedzialność za niedociągnięcia,

• harmonogramem lub planem czynności kontrolno-analitycznych, wykazując kolejność i terminy przeprowadzanych badań, ich przedmiot, a także miejsce wykonywania oraz podmioty realizujące badania,

• szkoleniami w zakresie sposobu przeprowadzania czynności kontrolno-anali­tycznych (dokonywanie pomiarów, wyceny, inwentaryzacji, stosowanie metod badawczych, korzystanie z materiałów źródłowych, dokumentowanie badań).

Jest także wskazane powołanie zespołu/pracownika, który będzie czuwał nad funkcjonowaniem systemu kontroli wewnętrznej w jednostce gospodarczej, a w ra­zie potrzeby zainicjuje jego modyfikację. Warto podkreślić, że opracowując założenia organizacyjne systemu kontroli, należy zapewnić jego ścisłe powiązania z rachunkowością jako wiarygodnym systemem informacji w jednostce. W prze­ciwnym razie kontrola nie będzie sprawnie przeprowadzona.

16

---