Organizacja i technika rachunkowości
Księgi rachunkowe
Wymogi stawiane poprawnej ewidencji księgowej:
•
prowadzenie ewidencji księgowej w oparciu o zatwierdzony przez kierownika jednostki zakładowy plan kont,
•
stosowanie prawidłowej formy techniki księgowości, która powinna zapewniać:
- ujęcie wszystkich operacji gospodarczych w porządku chronologicznym,
- sprawdzenie prawidłowości zapisów księgowych przez stwierdzenie wzajemnej zgodności obrotów i sald kont syntetycznych i analitycznych oraz syntetycznych i dziennika za każdy miesiąc kalendarzowy i na koniec roku,
•
oparcie zapisów księgowych o prawidłowo wystawiane dowody księgowe (każdy zapis musi pozwolić na dotarcie do dowodu, który stanowi jego podstawę),
•
prawidłowość i terminowość dokonywania zapisów w księgach i uzgodnienie ksiąg ze sobą.
1
Księgi rachunkowe
Zapisy w ewidencji księgowej dokonywane są w układzie:
•
systematycznym – zapisy księgowe dokonywane na właściwych – z uwagi na treść operacji gospodarczej (aktywa, pasywa, koszty, przychody) – kontach syntetycznych i analitycznych.
Zbiór kont syntetycznych, na których dokonywana jest rejestracja, określany jest jako „Księga główna”.
•
chronologicznym - zapisy poprzedzające zapisy na kontach, lub dokonywane równocześnie z nimi. Ewidencja ta polega na rejestrowaniu operacji gospodarczych w kolejności czasu ich dokonywania.
Dla chronologicznego ujęcia zapisów stosuje się specjalne urządzenie księgowe, także zaliczane do ksiąg rachunkowych, zwane „Dziennikiem”.
Księgi rachunkowe
Zakładowy Plan Kont – usystematyzowany wykaz nazw i symboli kont służących jednostce gospodarczej do ewidencji ogółu posiadanych środków gospodarczych (aktywów), źródeł ich pochodzenia (pasywów), wszelkich następujących w nich zmian oraz procesów gospodarczych, powodujących przychody i koszty,
uzupełniony komentarzem wyjaśniającym treść i wzajemne powiązanie zapisów
dokonywanych na tych kontach.
Zgodnie z przepisami każda jednostka gospodarcza zobowiązana jest do posiadania zakładowego planu kont.
2
Księgi rachunkowe
Zakładowy plan kont powinien zawierać między innymi:
•
wykaz stosowanych urządzeń księgowych składających się na księgi rachunkowe,
•
wykaz kont syntetycznych oraz zasady księgowania na nich operacji gospodarczych,
•
zasady tworzenia i prowadzenia kont analitycznych do określonych kont
syntetycznych,
•
zasady wyceny aktywów i pasywów, jeżeli ustawa o rachunkowości pozostawia
jednostce prawo wyboru.
Księgi rachunkowe
Zakładowy plan kont powinien zapewnić, aby w oparciu o przyjęte w nim
rozwiązania, można było sporządzić, przedstawiając jasno i rzetelnie stan i sytuację finansową jednostki:
•
sprawozdanie finansowe,
•
statystyczne sprawozdanie finansowe,
•
rozliczenie podatkowe.
3
Księgi rachunkowe
W dzienniku zapisy operacji gospodarczych ujmowane są w kolejności ich
występowania, bez względu na to, na jakich kontach operacje te zostaną
zaksięgowane.
Ewidencja ta ułatwia sprawdzenie czy wszystkie operacje gospodarcze zostały zaksięgowane na kontach.
Dziennik spełnia w systemie finansowo-księgowym funkcję „bramy” kontrolującej wejście do systemu. Zestawienie obrotów i sald pełni natomiast funkcję „bramy”
kontrolującej wyjście z systemu. Suma dziennika porównana z sumą obrotów w
zestawieniu obrotów i sald, wskazuje czy to samo „wyszło” co „weszło”. Sumy te powinny być jednakowe.
Sposób prowadzenia dziennika i jego postać zależą od zastosowanej formy techniki księgowości.
Dowody księgowe
Dowód księgowy to charakterystyka operacji gospodarczej.
Dowody księgowe służą do:
•
zlecenia przez kierownictwo niektórych czynności określonym pracownikom i
kontrahentom (np. żądanie zapłaty od kontrahenta, polecenie likwidacji majątku trwałego),
•
utrwalenia zdarzeń i procesów gospodarczych wpływających na wielkość pozycji bilansowych,
•
kontroli zdarzeń, procesów i ich najwierniejszego odtworzenia w celu ochrony interesów przedsiębiorstwa, ich właścicieli, a także interesu społecznego.
Dowód księgowy jest warunkiem koniecznym rozpoczęcia kolejnego procesu rachunkowości – rejestracji operacji gospodarczych.
4
Dowody księgowe
Zdarzenia (operacje) gospodarcze powinny być udokumentowane.
Wymaga tego interes każdej ze stron, biorącej udział w operacji,
ostrożność na wypadek sporu, a także wymogi podatkowe.
Zdarzenia (operacje) gospodarcze można zapisać w księgach, gdy
jednostka posiada bezsporny, pisemny dowód ich zaistnienia.
Dowody księgowe
Dokumenty księgowe to podstawa dokonywania zapisów na kontach.
Każda operacja gospodarcza musi być uzasadniona odpowiednim
dokumentem, zawierającym jego opis.
Dopiero na tej podstawie może zostać zapisana na kontach, a więc
zaksięgowana.
Dokumenty księgowe posiadają moc dowodową w sprawach spornych.
5
Dowody księgowe
Dokumenty księgowe powstają w wyniku realizacji umów sprzedaży lub zakupu,
operacji z kontrahentami, bankami, pracownikami lub wydawanych dyspozycji.
Same umowy i dyspozycje nie są z reguły księgowane, gdyż nie wywołują one
zmian stanu aktywów i pasywów.
Zapis księgowy następuje dopiero wtedy, gdy następuje realizacja umowy,
dyspozycji, przyjęcie reklamacji, czy inne zdarzenia gospodarcze, a więc gdy nastąpiła operacja gospodarcza, a w ślad za tym powstał dokument stwierdzający wykonanie danej umowy lub dyspozycji.
Dowody księgowe
Wszystkie dowody księgowe powinny:
•
określać strony uczestniczące w danej operacji gospodarczej,
•
zawierać opis operacji gospodarczej (ilość, cena, wartość, data),
•
mieć podpisy wystawcy dokumentu,
•
mieć datę wystawienia, jeśli różni się ona od daty dokonania operacji,
•
zawierać dane porządkowe.
Dokumenty są na ogół wystawiane w języku polskim i w polskiej walucie.
Specyficznym dowodem księgowym jest dowód dokumentujący operację wyrażoną
w walucie obcej (np. eksport, import, WDT, WNT). Może on być wystawiony w
języku i walucie obcej, ale powinien on zawierać jej przeliczenie na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu dokonania operacji.
6
Dowody księgowe
Dowody księgowe można klasyfikować według różnych kryteriów.
Do podstawowych należą:
•
charakter dowodu,
•
tryb sporządzenia,
•
podmiot wystawiający dowód,
•
odbiorca dowodu,
•
rodzaj operacji, które dokumentują.
Dowody księgowe
Z punktu widzenia charakteru dowody księgowe dzielą się na:
•
dowody ruchu – są przeznaczone do utrwalenia operacji gospodarczych,
•
dowody stanu – dowody wyrażające stany składników majątkowych (np. bilans,
spisy z natury, potwierdzenia sald).
Ze względu na tryb sporządzenia wyodrębnia się dowody:
•
pierwotne (źródłowe) – podstawą ich wystąpienia są operacje gospodarcze,
•
wtórne – podstawa ich wystawienia są dokumenty pierwotne, najczęściej
obejmują dane pochodzące z wielu dokumentów pierwotnych, stanowiąc w ten
sposób dowód zbiorczy.
7
Dowody księgowe
Z punktu widzenia podmiotu wystawiającego dowód /odbiorcy wyróżnia się dowody:
•
własne – wystawiane w danej jednostce gospodarczej,
– sporządzane przez jednostkę dla osób trzecich, weryfikowane przez osoby z zewnątrz, np. faktury sprzedaży, noty korygujące, w jednostce zawsze zostaje kopia,
– sporządzane przez jednostkę dla potrzeb wewnętrznych, nie weryfikowane
przez osoby z zewnątrz jednostki, np. dowody przychodu i rozchodu z kasy,
magazynu, polecenie księgowania.
•
obce – wystawiane przez podmioty spoza jednostki i od nich otrzymane, zawsze jako oryginały, np. faktury od dostawców, wyciągi bankowe, nakazy płatnicze.
Dowody księgowe
Ze względu na rodzaj operacji, których dotyczą dowody dzielą się na: a) dokumenty dotyczące obrotu rzeczowym majątkiem trwałym:
•
OT – przyjęcie środka trwałego do używania,
•
LT – likwidacja środka trwałego,
•
PT – nieodpłatne przekazanie środka trwałego,
•
MT – zmiana miejsca użytkowania środka trwałego.
b) dokumenty dotyczące obrotu zapasami:
•
WZ – wydanie na zewnątrz (faktura sprzedaży),
•
PZ – przyjęcie z zewnątrz (faktura zakupu),
•
PW – przyjęcie produktu z produkcji do magazynu,
•
RW – rozchód wewnętrzny,
•
ZW – zwrot wewnętrzny (zwrot materiału z produkcji),
•
ZK – zwrot klienta (faktura korygująca sprzedaż),
•
ZD – zwrot do dostawcy (faktura korygująca zakup),
•
MM – przesunięcie międzymagazynowe,
c) dokumenty związane z obrotem środkami pieniężnymi:
•
KP – kasa przyjęła, dowód wpłaty,
•
KW – kasa wypłaciła, dowód wypłaty,
•
WB – wyciąg bankowy,
•
RK – raport kasowy,
•
wniosek o zaliczkę,
•
polecenie przelewu,
•
dowód wpłaty gotówkowej,
8
Dowody księgowe
d) dokumenty dotyczące rozrachunków z kontrahentami (zakupu i sprzedaży):
•
faktury,
•
Rachunki,
•
Noty,
e) dokumenty dotyczące płac:
•
LP - lista płac,
•
karty pracy.
Polecenie księgowania (PK) to szczególny rodzaj dokumentu własnego
wewnętrznego. Wystawiany jest przede wszystkim dla:
•
udokumentowania tych zapisów księgowych, które nie odzwierciedlają operacji gospodarczych i dlatego nie mogą być uzasadnione ani dokumentem zewnętrznym ani wewnętrznym, np. przeniesienie kosztów i przychodów na konto „Wynik
finansowy”, poprawianie błędów w księgowaniu,
•
udokumentowanie technicznego uproszczenia, polegającego na scaleniu sum
jednorodnych operacji, np. wydania z magazynu sprzedanych towarów.
Dowody księgowe
Przed księgowaniem, każdy dokument jest poddawany kontroli formalnej, merytorycznej i rachunkowej.
Kontrola formalna – sprawdzenie, czy dokument odpowiada przepisom, tj. czy zawiera wszystkie dane i czy właściwie charakteryzują one ujętą w nim operację gospodarczą
(nazwy i adresy kontrahentów, datę wystawienia, rodzaj i przedmiot operacji, podpisy osób reprezentujących wystawcę) oraz czy został wystawiony na właściwym formularzu.
Kontrola merytoryczna – ma na celu stwierdzenie, że wszystkie dane jakościowe, ilościowe i wartościowe, podane w dokumencie, odpowiadają rzeczywistości, a więc są rzetelne (np.
ujęte na fakturze ilości i ceny zakupionych towarów są zgodne z umową, czy zakup jest zasadny).
Kontrola rachunkowa – polega na stwierdzeniu, że dokument nie zawiera błędów arytmetycznych w obliczeniach (np. poprawne są iloczyny, ilości i ceny oraz ich sumowanie).
9
Dowody księgowe
Fakt przeprowadzenia kontroli dokumentu powinien być potwierdzony podpisami osób do tego upoważnionych oraz datą dokonanej kontroli. Dokumenty nie
poddane kontroli i nie podpisane nie powinny być księgowane.
Po przeprowadzeniu kontroli następuje dekretacja, tj.:
•
nadanie dowodowi numeru,
•
określenie sposobu jego zapisania na kontach księgowych,
•
określenie daty, pod którą dokument ma być zaksięgowany.
Dział księgowości nadaje dowodowi kolejny numer, pod którym ma on być zaksięgowany i przechowywany.
Po kontroli i dekretacji dokumentów księgowych są one grupowane według rodzaju dokumentów, a następnie księgowane.
Istota i typy zdarzeń gospodarczych
Na działalność gospodarczą składa się szereg czynności np. podpisanie
umowy, wysłanie zamówienia, wydanie towarów z magazynu, przyjęcie
materiałów.
Nie wszystkie te czynności są przedmiotem zainteresowania
rachunkowości.
10
Istota i typy zdarzeń gospodarczych
Rachunkowość dokonuje jedynie ewidencji tych zdarzeń i transakcji, które powodują te zmiany w składnikach bilansu. Określa się je operacjami
gospodarczymi.
Przez operację gospodarczą rozumie się w rachunkowości każde zdarzenie
gospodarcze i transakcję, które dając się wyrazić wartościowo wpływa na aktywa, pasywa lub wyniki finansowe podmiotu i w związku z tym podlega ewidencji.
Z definicji tej wynika, że każda operacja jest zdarzeniem gospodarczym,
ale nie każde zdarzenie jest operacją gospodarczą
Istota i typy zdarzeń gospodarczych
Cechy operacji gospodarczych:
•
dotyczą konkretnego podmiotu,
•
są wyrażone wartościowo (w mierniku pieniężnym),
•
są udokumentowane,
•
są określone co do daty ich zaistnienia,
•
wywierają wpływ na co najmniej dwa składniki bilansu przy czym zmiany te są kwotowo jednakowe,
•
nie powodują naruszenia równowagi bilansowej.
11
Istota i typy zdarzeń gospodarczych
Operacje gospodarcze mogą być różnicowane m.in. z uwagi na kryterium
charakteru zmian jakie wywołują. Zgodnie z nim wyróżnia się:
- operacje bilansowe,
- operacje wynikowe.
Z uwagi na kryterium zmiany składników bilansu wyróżnia się operacje:
•
A/A – operacje zachodzące jedynie po stronie aktywów i powodujące jednoczesny wzrost jednego składnika aktywów i zmniejszenie drugiego (bez zmiany sumy
bilansowej), np. zakup materiałów i zapłata z kasy,
•
P/P – operacje zachodzące jedynie po stronie pasywów i powodujące jednoczesny wzrost jednego składnika pasywów i zmniejszenie drugiego (bez zmiany sumy
bilansowej), np. przeznaczenie zysku na podwyższenie kapitału podstawowego,
•
+ A/P – operacje zachodzące w obrębie aktywów i pasywów i powodujące ich
jednoczesny wzrost (wpływ na wzrost sumy bilansowej), np. zakup towaru z
odroczonym terminem płatności,
•
- A/P – operacje zachodzące w obrębie aktywów i pasywów i powodujące ich
jednoczesny spadek (wpływ na zmniejszenie sumy bilansowej), np. spłata
zobowiązania z rachunku bankowego.
Pojęcie i funkcjonowanie konta
Dla ułatwienia obserwacji przebiegu procesów gospodarczych oraz rozszerzenia informacji o zmianach, które zachodzą w składnikach aktywów i pasywów bilansu, w rachunkowości stosuje się wyodrębnioną ewidencję każdego składnika majątku i źródeł jego finansowania.
Zadanie to jest spełnione dzięki zastosowaniu do ewidencji konta.
Konto pozwala na rejestrowanie w ujęciu wartościowym a niekiedy dla pełnej
charakterystyki w ujęciu ilościowym stanu początkowego składnika aktywów
i pasywów, zmian w nim zachodzących oraz stanu końcowego.
12
Pojęcie i funkcjonowanie konta
Postać konta może być różna zaś funkcjonowanie konta opiera się na dwóch
podstawowych działaniach: dodawaniu i odejmowaniu. Otwarcie konta polega na jego zatytułowaniu czyli wpisaniu nazwy i symbolu konta, oraz stanu początkowego z bilansu otwarcia lub kwoty pierwszej operacji gospodarczej. Każde konto ma dwie strony. Dwustronny układ konta został stworzony po to, aby jedna ze stron służyła do ewidencji operacji zwiększających stan początkowy, druga do ewidencji operacji zmniejszających stan początkowy. Po stronie stanu początkowego zapisuje się operacje zwiększające, zaś po stronie przeciwnej, operacje zmniejszające stan początkowy.
Pojęcie i funkcjonowanie konta
Układ graficzny konta może być różny, jednak każde konto powinno zawierać:
•
nazwę konta, która określa co jest przedmiotem ewidencji na koncie (towary, materiały, itd.),
•
symbol liczbowy konta,
•
dwie przeciwstawne strony konta dzielone jako:
- lewą – debet (Dt) lub winien (Wn),
- prawą – kredyt (Ct) lub ma (Ma),
•
datę każdego zapisu dd-mm-rrrr,
•
dokument na podstawie którego dokonano zapisu,
•
krótką treść operacji i znak operacji.
13
Pojęcie i funkcjonowanie konta
Tzw. konto teowe T
Dt (Wn)
Nazwa konta
Ct (Ma)
- debetowanie konta
- kredytowanie konta
- zapisanie po stronie debet
- zapisanie po stronie kredyt lub
winien
lub ma
- obciążenie konta
- uznanie konta
- zapisanie w ciężar konta
- zapisanie na dobro konta
Pojęcie i funkcjonowanie konta
Założenie konta polega na nadaniu mu nazwy oraz symbolu numerycznego.
Otwarcie konta polega na zapisaniu na jednej z jego stron wartości, jaka w dniu otwarcia ma rejestrowana na nim pozycja. Wartość ta to stan lub saldo początkowe konta (Sp), pochodzące z bilansu otwarcia.
Jeśli rejestrowana pozycja nie wykazuje stanu początkowego, to otwarcie konta polega na zapisaniu wartości pierwszej związanej z nim operacji gospodarczej.
Rejestracja operacji gospodarczych na danym koncie dokonywana jest albo po stronie Wn albo po stronie Ma. Zapisy:
•
po stronie Wn – nazywane są zapisami w ciężar konta, obciążeniem konta lub
debetowaniem konta,
•
po stronie Ma – nazywane są zapisami na dobro konta, uznaniem konta lub
kredytowaniem konta.
Podstawą dokonania zapisów na koncie jest zawsze odpowiedni dokument – dowód księgowy.
14
Pojęcie i funkcjonowanie konta
Dokonanie zapisu nie może naruszać zasady równowagi bilansowej,
dlatego rejestracja wymaga stosowania zasady podwójnego zapisu.
Z zasady tej wynika konieczność ewidencjonowania operacji:
•
na dwóch kontach,
•
po przeciwnych stronach tych kont,
•
w tej samej kwocie, równej kwocie operacji.
Pojęcie i funkcjonowanie konta
Suma wszystkich zapisów dokonanych na jednej ze stron konta jest nazywana obrotami konta –
obrotami strony Wn (obroty debetowe) lub obrotami strony Ma (obroty kredytowe).
Takiego sumowania dokonuje się na koniec jakiegoś okresu, np. miesiąca, kwartału, roku.
Różnica miedzy sumą wszystkich zapisów strony Wn i sumy zapisów strony Ma nosi nazwę salda końcowego konta (Sk).
Jeśli zapisy strony Wn są większe niż zapisy strony Ma – saldo końcowe jest saldem Wn (debetowym) – na koncie teowym rejestrowane po stronie Ma.
Jeśli zapisy strony Ma są większe niż zapisy strony Wn – saldo końcowe jest saldem Ma (kredytowym) – na koncie teowym rejestrowane po stronie Wn.
15
Pojęcie i funkcjonowanie konta
Saldo końcowe:
•
oznacza wartość pozycji na koniec okresu,
•
jest przenoszone do bilansu zamknięcia (konta bilansowe),
•
staje się saldem początkowym w następnym okresie,
•
ustalenie go oznacza zamkniecie konta.
Jeżeli w ciągu roku nie było żadnych operacji gospodarczych to saldo końcowe będzie w takiej samej wartości jak saldo początkowe.
Jeśli sumy zapisów po stronach Wn i Ma są równe, to konto to nie ma salda
końcowego.
Pojęcie i funkcjonowanie konta
Klasyfikacja kont księgowych
•
bilansowe,
•
wynikowe (niebilansowe),
•
korygujące,
•
pozabilansowe,
•
rozliczeniowe.
16
Pojęcie i funkcjonowanie konta
Konta bilansowe służą do ewidencjonowania zmian w pozycjach bilansowych.
Wyróżnia się w nich konta aktywne, pasywne oraz aktywno-pasywne.
Konta aktywne – służą do rejestrowania zwiększeń i zmniejszeń wartości aktywów.
Po stronie Wn tych kont rejestrowane są:
•
saldo początkowe (debetowe),
•
zwiększenia wartości aktywów.
Po stronie Ma rejestrowane są zmniejszenia wartości aktywów.
Jeżeli na kontach aktywnych wystąpi saldo końcowe to zawsze jest saldem
debetowym. Informuje ono o wartości danego składnika aktywów na koniec
okresu i jest przenoszone do bilansu zamknięcia.
Np.: Kasa, Rachunek bieżący, Materiały, Środki trwałe.
Pojęcie i funkcjonowanie konta
Konta pasywne – służą do rejestrowania zwiększeń i zmniejszeń wartości pasywów.
Po stronie Ma tych kont rejestrowane są:
•
saldo początkowe (kredytowe),
•
zwiększenia wartości pasywów.
Po stronie Wn rejestrowane są zmniejszenia wartości pasywów.
Jeżeli na kontach pasywnych wystąpi saldo końcowe to zawsze jest saldem kredytowym.
Informuje ono o wartości danego składnika pasywów na koniec okresu i jest przenoszone do bilansu zamknięcia.
Np.: Kapitał podstawowy, Kredyty, Zobowiązania.
Konta aktywno-pasywne – służą do rejestrowania zmian wartości zarówno aktywów jak i pasywów. Konta te mogą wykazywać dwa salda początkowe i dwa salda końcowe –
debetowe, oznaczające stan aktywów i kredytowe, oznaczające stan pasywów.
Np. Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami.
Decyzję, czy należności i zobowiązania zapisywać na koncie aktywno-pasywnym czy na oddzielnych kontach podejmuje kierownik jednostki.
17
Pojęcie i funkcjonowanie konta
Konta wynikowe – służą do ewidencjonowania operacji wynikowych powodujących ponoszenie kosztów lub uzyskiwanie przychodów.
Konta kosztów - funkcjonują podobnie jak konta aktywów – poniesione koszty rejestruje się po stronie Wn, po stronie Ma natomiast ich korekty lub przeniesienie na inne konto.
Np.: Koszty działalności operacyjne, koszty finansowe
Konta przychodów - funkcjonują podobnie jak konta pasywów – uzyskane przychody rejestruje się po stronie Ma, po stronie Wn natomiast ich korekty lub przeniesienie na inne konto.
Np: Przychody ze sprzedaży, Zyski nadzwyczajne.
Konta wynikowe nie wykazują stanów początkowych ani stanów końcowych, posiadają jedynie obroty.
Na koniec okresu obroty tych kont przenoszone są na konto: Wynik finansowy w celu ustalenia zysku lub straty za dany okres. Wartość wyniku finansowego wprowadzana jest następnie do pasywów bilansu.
Pojęcie i funkcjonowanie konta
Konta korygujące – są jedynie kontami pomocniczymi. Konto korygujące prowadzone jest razem z kontem podstawowym (zwykle bilansowym).
Saldo końcowe konta korygującego zwiększa lub zmniejsza stan końcowy
konta podstawowego.
Np.: Konto Umorzenie środków trwałych prowadzone jest do konta
podstawowego Środki trwałe. Na koncie Umorzenie rejestruje się
zmniejszenie wartości środków trwałych na skutek ich eksploatacji. Na
koncie Środki trwałe są one ewidencjonowane w wartości początkowej.
Aby obliczyć wartość bieżącą (księgową) środków trwałych należy od salda
końcowego konta Środki trwałe odjąć saldo końcowe konta Umorzenie.
18
Pojęcie i funkcjonowanie konta
Konta pozabilansowe – służą do ewidencjonowania zdarzeń, które nie są operacjami gospodarczymi, ponieważ nie wpływają ani na wartość aktywów, ani na wartość pasywów, ani na wynik finansowy.
Informacji zapisywanych na tych kontach nie wykazuje się w bilansie.
Konta te prowadzone są w celu kontrolowania przedmiotów objętych ewidencją pozabilansową, np.:
•
dzierżawionych lub wynajmowanych środków trwałych,
•
własne środki trwałe przeznaczone do likwidacji (nieużywane, umorzone, ale istniejące fizycznie),
•
wątpliwe zobowiązania, potencjalne zobowiązania (np. wynikające z udzielenia gwarancji, operacji kredytowych),
•
obce rzeczowe środki obrotowe znajdujące się w jednostce na przechowaniu, przeznaczone do komisyjnej sprzedaży lub przerobu.
Pojęcie i funkcjonowanie konta
Konta rozliczeniowe – konta pomocnicze, pozwalające na rozliczenie pewnych wielkości, np.
ponowne zapisanie zaksięgowanych już operacji według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.
Np. rozliczenie kosztów wg rodzaju na koszty w układzie funkcjonalnym, rozliczenie dostaw materiałów lub towarów.
19
Zestawienie obrotów i sald
Poprawność zapisów na kontach podlega okresowej weryfikacji w zestawieniu obrotów i sald.
Jest ono sporządzane przed bilansem zamknięcia.
W zestawieniu tym sprawdza się:
•
poprawność otwarcia konta saldami początkowymi – jeśli aktywa są równe pasywom, to suma sald początkowych wszystkich kont aktywnych jest równa sumie sald początkowych wszystkich kont pasywnych,
•
zgodność ewidencji operacji gospodarczych z zasadą podwójnego zapisu – operacja musi być zaksięgowana w tej samej kwocie po przeciwnych stronach dwóch kont – wtedy suma obrotów debetowych wszystkich kont jest równa sumie obrotów kredytowych wszystkich kont,
•
prawidłowość ustalenia sald końcowych – spełnienie powyższych warunków oznacza równość sumy sald końcowych debetowych kont aktywnych z suma sald końcowych kredytowych kont pasywnych.
Zestawienie obrotów i sald
W praktyce zestawienie obrotów i sald ma postać tabeli i obejmuje:
•
symbole i nazwy kont
•
salda początkowe,
•
obroty za dany miesiąc,
•
obroty narastająco od początku roku,
•
salda końcowe.
20
Zestawienie obrotów i sald
Zestawienie obrotów i sald pozwala na wykrycie błędów, które wynikających z naruszenia zasady dwustronnego księgowania i błędów, które powstały w wyniku błędnego sumowania. Zalicza się do nich:
– zaksięgowanie operacji gospodarczej na dwóch kontach w tej samej kwocie ale po tej samej stronie,
– zaksięgowanie operacji gospodarczej na dwóch kontach po przeciwstawnych
stronach lecz w różnych kwotach,
– zaksięgowanie operacji gospodarczej tylko na jednym koncie,
– błędne zsumowanie obrotów i sald kont.
Zestawienie obrotów i sald
Zestawienie obrotów i sald nie wykryje następujących błędów:
•
zaksięgowano operację na dwóch kontach po przeciwstawnych stronach lecz w błędnej sumie,
•
zaksięgowano operację na niewłaściwych kontach lecz po prawidłowych stronach,
•
niezaksięgowano danej operacji w ogóle,
•
zaksięgowano operację odwrotnie niż należało, obciążono konto, które należało uznać, zaś uznano konto, które należało obciążyć.
21
Zestawienie obrotów i sald
Zestawienie obrotów i sald może być sporządzone w układzie prostym, albo w układzie rozwiniętym.
Układ prosty może być stosowany w małych jednostkach, gdzie liczba księgowanych operacji jest niewielka.
W dużych jednostkach, gdzie księgowana jest duża liczba operacji a tym samym trudniej o wykrycie błędu stosuje się układ rozwinięty.
Zestawienie obrotów i sald
Układ prosty
Symbol konta
Nazwa konta
SP + Obroty
SK
Dt
Ct
Dt
Ct
22
Zestawienie obrotów i sald
Układ złożony
Symbo Nazwa
SP
O
SP + O
SK
l konta
konta
Dt
Ct
Dt
Ct
Dt
Ct
Dt
Ct
Poprawianie błędnych zapisów księgowych
Błędy księgowe mogą być poprawiane za pomocą korekty lub za pomocą storna.
Korektę można stosować do błędów dostrzeżonych natychmiast po ich popełnieniu, przed zamknięciem miesiąca.
Korekta polega na przekreśleniu nieważnego zapisu z zachowaniem jego czytelności oraz naniesieniu zapisu prawidłowego.
Fakt przekreślenia kwoty nieprawidłowej powinien być potwierdzony złożonym podpisem osoby dokonującej poprawki np.: 50003000 podpis , data
Korekta jest stosowana w przypadku błędów naruszających zasadę podwójnego zapisu.
Dotyczy poprawiania dokumentów źródłowych, w systemie komputerowym raczej nie funkcjonuje.
23
Poprawianie błędnych zapisów księgowych
Zapisy korygujące – stosowane w przypadku błędów nienaruszających zasady podwójnego zapisu i wykrywanych już po zamknięciu miesiąca, w wyniku inwentaryzacji lub uzgodnień zapisów i stanów.
Zapis korygujący to inaczej STORNO.
Błędy dostrzeżone po pewnym czasie nie mogą być poprawiane za pomocą korekty ponieważ na kontach obowiązuje chronologia zapisów, a ponadto w oparciu o błędne zapisy ustalono obroty i salda końcowe, które to należy odpowiednio skorygować.
Błędy księgowe w takich przypadkach będą poprawiane za pomocą storna.
Wyróżnia się storno czarne i storno czerwone.
Poprawianie błędnych zapisów księgowych
Storno czarne – wyksięgowanie błędnego zapisu po przeciwnych stronach kont, a następnie dokonanie zapisu poprawnego:
a) storno czarne całkowite (błąd na jednym, dwóch kontach),
b) storno czarne częściowe (błąd na jednym koncie)
np. zakup materiału, zaksięgowany na towary (całkowite i częściowe),
zakup towaru za 500, zaksięgowano 50 (doksięgowanie 450),
zakup towaru za 500, zaksięgowano 5.000 (sksięgowanie 4.500)
Storno czarne eliminuje błąd, ale może sztucznie zawyżać obroty.
Nie może być dlatego stosowane na kontach, których obroty nie powinny być zniekształcane, np. na kontach kosztów i przychodów.
24
Poprawianie błędnych zapisów księgowych
Storno czerwone – powtórzenie zapisu błędnego, ale ze znakiem minus (redukuje błąd, lecz nie zawyża obrotów). Ma postać zapisu czerwonego, ujętego w ramkę lub w nawias. Zapis ten odejmuje się przy sumowaniu obrotów konta.
np. zakup materiału, zaksięgowany na towary.
Storno czerwone eliminuje błąd, bez sztucznego zawyżania obrotów. Może być dlatego stosowane na kontach, których obroty nie powinny być zniekształcane, np. na kontach kosztów i przychodów.
Dzielenie kont
Jeżeli ewidencja określonego składnika aktywu lub pasywu
nie dostarcza dostatecznych informacji o stanie lub zmianach danego składnika, wówczas może być podjęta decyzja o podzieleniu konta bilansowego.
Podzielenie konta stanowi podstawę do tworzenia w miejsce jednego konta,
kilku nowych kont różniących się bądź zakresem gromadzonych danych,
bądź stopniem szczegółowości w rejestracji jednorodnych operacji.
25
Dzielenie kont
Podzielność konta polega na tym, że z ogółu operacji rejestrowanych na koncie wydziela się pewne grupy operacji i rejestruje na nowopowstałych w tym celu kontach.
Z punktu widzenia sposobu dokonywania podziału rozróżnia się
poziomy podział konta i pionowy podział konta.
Dzielenie kont
Poziomy podział konta polega na wydzieleniu z konta ulegającego podziałowi zapisów debetowych i kredytowych dotyczących określonych grup operacji.
Podział ten może odbywać się w dwóch wariantach:
•
wariant – polega na tym, że konto dzielone przestaje funkcjonować a w jego
miejsce pojawiają się nowopowstałe w tym celu konta np. możemy podzielić
należności na krajowe i zagraniczne,
•
wariant – polega na tym, że konta uzyskane z podziału poziomego nie zastępują kont podlegających podziałowi lecz funkcjonują jednocześnie tworząc zwarty
system ewidencji. Uzyskujemy wówczas informacje ogólną syntetyczną i informacje szczegółowe analityczne. Powyższy podział pozwala na wyodrębnienie kont syntetycznych (konta podlegają podziałowi) i kont analitycznych (nowo powstałe konta w wyniku podziału).
26
Dzielenie kont
Konta syntetyczne są to konta na których ujmuje się zapisy dotyczące całych grup majątku i źródeł jego pochodzenia. Zapisy w tych kontach dokonywane są tylko w jednostkach pieniężnych. O liczbie tych kont decydują potrzeby
sprawozdawczości.
Na kontach tych obowiązuje zasada podwójnego zapisu.
Konta analityczne służą do szczegółowego rozwinięcia obrotów i sald kont syntetycznych.
Na kontach analitycznych zapasów oprócz ewidencji wartościowej prowadzi się również ewidencję ilościowo – wartościową. Na kontach analitycznych dotyczących rozrachunków z kontrahentami zagranicznymi, oprócz ewidencji złotych polskich, prowadzi się również ewidencję w walucie obcej.
Dzielenie kont
Na kontach analitycznych stosowany jest zapis powtarzalny, jednostronny, który polega na tym, że zapis na koncie analitycznym dokonywany jest w tej samej kwocie i po tej samej stronie co na koncie syntetycznym. Z powyższego wynika, że obrót debet konta syntetycznego jest równy sumie obrotów debetowych kont
analitycznych. Obrót kredyt konta syntetycznego będzie równy sumie obrotów
kredytowych kont analitycznych. Saldo debet konta syntetycznego będzie równe sumie sald debetowych kont analitycznych. Saldo kredyt konta syntetycznego =
sumie sald kredytowych kont analitycznych.
27
Dzielenie kont
Pionowy podział konta polega na wydzieleniu z jednej ze stron konta grupy operacji, które ze względów poznawczych powinny podlegać wyodrębnionej obserwacji i
ewidencji. Z reguły podlegające podzieleniu pionowemu zachowuje swą pierwotną nazwę natomiast zmniejsza się na nim liczba i rodzaj operacji, o grupę operacji wydzielonych do księgowania na odrębnych kontach. W wyniku podziału
pionowego powstaje konto główne zwane podstawowym i konta pomocnicze
zwane kontami korygującymi. Kontem głównym jest konto z którego wyodrębnione zostały określone grupy operacji gospodarczych, zaś kontami korygującymi są nowopowstałe konta służące do ewidencji tych wyodrębnionych operacji
gospodarczych. Jeżeli wyodrębnieniu podlegały operacje ze strony debet konta głównego, to na nowopowstałym koncie też będą ewidencjonowane po debetowej
stronie konta. Jeżeli wyodrębnieniu podlegały operacje ze strony kredyt konta głównego, to na nowopowstałym koncie też będą ewidencjonowane po
kredytowej stronie konta.
Np. konto Środki Trwałe i Umorzenie środków trwałych.
Łączenie kont
Zastąpienie dwóch lub więcej kont jednym nazywamy łączeniem kont. Za łączeniem kont przemawia zmniejszenie pracochłonności w dokonywaniu zapisów na kontach albo niewielka liczba operacji księgowanych na kontach.
1. Można łączyć konta aktywów
2. Można łączyć konta pasywów
3. Łączenie kont aktywów z kontami pasywów. Powstaje wówczas konto aktywno-
pasywne.
28
Łączenie kont
Na koncie aktywno-pasywnym można ustalać salda w dwojaki sposób:
•
poprzez skompensowanie ich dotychczasowych sald i na koncie połączonym
powstaje tylko jedno saldo debet, które jest pozostałością aktywów i kredyt, które jest pozostałością pasywów. Przykładem takiego połączenie jest połączenie konta: środki pieniężne w banku z kontem kredyty bankowe,
•
salda kont połączonych nie kompensują się wzajemnie lecz na koncie połączonym wystąpić mogą jednocześnie dwa salda – debet i kredyt; może wystąpić tylko jedno saldo i może go nie być w ogóle. Przykładem takiego połączenia jest połączenie konta należności z kontem zobowiązań w jedno konto rozrachunki.
Łączenie kont
Na dzień 31.12.20XX przedsiębiorstwo posiadało:
•
zobowiązania wobec pracownika X – 4000 zł.
•
należności od pracownika Y – 6000 zł.
•
środki pieniężne w kasie 1000 zł.
Operacje gospodarcze stycznia:
•
1 – pracownik Z zakupił za własne środki pieniężne materiały biurowe o wartości 3000 zł, które przyjęto do magazynu
•
2 – raport kasowy
• spłacono zobowiązanie wobec pracownika X = 4000
• spłacono zobowiązanie wobec pracownika Z = 2000
• otrzymano środki pieniężne od pracownika Y z tytułu likwidacji należności
= 5000
29