Jakość- stopień doskonałości produktu lub usługi, który spełnia i zaspokaja potrzeby odbiorców, które zostały ustalone, przyjęte zwyczajowo lub są obowiązkowe.

Polityka Jakości- ogół zamierzeń i ukierunkowanie organizacji, dotyczące jakości formalnie wyrażanej przez zarząd.

Procedura Jakości- dokument uzupełniający Księgę Jakości, napisany w jednolitej formie, zawierający opis procesu i niezbędne dane związane z zapewnieniem jakości na obszarze jednej lub kilku jednostek organizacyjnych.

Zapisy jakości- wszystkie, ważne z punktu widzenia jakości, dokumenty i zapisy, które zawierają potwierdzenia spełnienia wymogów jakościowych.

Specjalista do spraw Jakości- pracownik, oddelegowany z ramienia zarządu do pracy nad Systemem Zapewnienia Jakości.

Postęp techniczny i technologiczny- proces zmian rozwojowych techniki wyrażający się przez wprowadzenie do procesu produkcji nowych, udoskonalonych maszyn, urządzeń, narzędzi i nowych technologii oraz przez wykorzystanie w sposób doskonalszy istniejących zasobów.

Innowacja- nowość, rzecz nowo wprowadzona, w ekonomii- wdrażanie nowych technologii, nowej formy organizacji, nowych metod produkcyjnych, finansowych i marketingowych czy instytucji służących zwiększeniu możliwości produkcyjnych, tworzeniu nowocześniejszych dóbr lub bardziej racjonalnemu ich wykorzystaniu.

Atest- dokument potwierdzający jakość produktu lub zgodność jego wykonania z obowiązującymi normami, wystawiany przez instytucję upoważnioną do oceny jakości towarów.

Audit - systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodu z auditu oraz jego obiektywnej oceny w celu określania stopnia spełnienia kryteriów auditu;

Niezgodność - niespełnienie wymagań;

Działania korygujące - działanie w celu wyeliminowania przyczyny potencjalnej niezgodności lub innej potencjalnej sytuacji niepożądanej;

Przeróbka - działanie wobec wyrobu niezgodnego, aby uczynić go zgodnym z wymaganiami;

Naprawa - działanie wobec wyrobu niezgodnego, aby uczynić go możliwym do przyjęcia do zamierzonego użycia;

Proces - uporządkowany w czasie ciąg zmian i stanów zachodzących po sobie.

Instrukcja - zbiór zasad, przepisów ustalających sposób postępowania w danej dziedzinie.

„Certyfikacja”

Certyfikacją nazywamy procedurę prowadzącą do wydania przez instytucję certyfikującą pisemnego zaświadczenia certyfikatu o uzyskaniu przez dana instytucje pozytywnej oceny jakości (gwarancji) kształcenia. Certyfikacja systemów jakości jest u nas dobrowolna i ma na celu upewnienie odbiorców produktów lub usług, że są one zgodne z przyjętymi w Polsce odpowiednikami norm ISO serii 9000. Prowadzi ją m.in. Polskie Centrum Badań i Certyfikacji.

Certyfikaty jakości i zarządzania środowiskiem stały się standardem w wielu branżach. Oprócz oczywistych korzyści dla działania firmy pozwalają na uzyskanie prestiżu i wiarygodności w oczach partnerów handlowych. Posiadanie certyfikatu jakości wg norm serii ISO 9001 jest coraz częstszym wymogiem w przetargach, eksporcie czy kooperacji z firmami zachodnimi. Coraz większego znaczenia nabiera także norma ISO 14001 dotycząca zarządzania środowiskiem. Presja klientów jest równie mocna jak nacisk otoczenia zakładów produkcyjnych czy usługowych, wszyscy domagają się aby wyroby czy usługi były jak najwyższej jakości i powstawały w sposób nie zagrażający warunkom środowiska naturalnego.

Obecnie niemal wszystkie firmy stać na wdrożenie i otrzymanie certyfikatu jakości ISO 9001, a warunki jakie muszą spełnić do jego uzyskania już istnieją w większości przedsiębiorstw. Uzyskanie dodatkowo certyfikatu na zgodność zarządzania środowiskiem z wymaganiami normy ISO 14001 stało się także dość proste ze względu na wymagania prawne, które i tak przecież firma musi spełniać.

Tryb Certyfikacji Systemów Zarządzania Jakością

Tryb certyfikacji systemu zarządzania jakością określa schemat blokowy. Podstawowymi elementami tego procesu są:

• zgłoszenie systemu zarządzania jakością na druku wniosku ze wszystkimi wymaganymi załącznikami,

• przeprowadzenie auditu (na życzenie Wnioskodawcy - także auditu wstępnego i ocen wstępnych),

• podjęcie decyzji o wydaniu certyfikatu,

• nadzór nad stosowaniem wydanego certyfikatu.

Zasady certyfikacji

a) wniosek o certyfikację

Proces certyfikacji rozpoczyna się po złożeniu do Ośrodka Certyfikacji Instytutu Mechanizacji Budownictwa i Górnictwa Skalnego (IMBiGS) przez Wnioskodawcę wniosku o przeprowadzenie certyfikacji wraz z niezbędnymi załącznikami wymienionymi w wykazie załączników, oraz ewentualnie innymi, uzgodnionymi z Ośrodkiem Certyfikacji.

b) ocena kompletności wniosku

Personel Ośrodka Certyfikacji sprawdza kompletność wniosku. W przypadku konieczności uzupełnienia wniosku bądź załączników dokonywane są stosowne uzgodnienia pomiędzy Ośrodkiem Certyfikacji a Wnioskodawcą. W przypadku nie uzupełnienia dokumentów w uzgodnionym terminie proces certyfikacji zostaje zawieszony, a po upływie sześciu miesięcy od daty złożenia wniosku - przerwany.

c) rejestracja wniosku

Po stwierdzeniu kompletności dokumentacji oraz po potwierdzeniu wniesienia przez Wnioskodawcę opłaty wstępnej Ośrodek Certyfikacji rejestruje wniosek, przygotowuje umowę o przeprowadzenie procesu certyfikacji i przekazuje ją Wnioskodawcy.

Koszty postępowania certyfikacyjnego nie obejmują kosztów dodatkowego (także wstępnego) badania dokumentacji i/lub auditów. Jeśli Wnioskodawca uznałby za stosowne dokonanie wstępnej oceny dokumentacji oraz ewentualnie przeprowadzenie auditu wstępnego, to te działania mogą być także przedmiotem umowy.

Koszty postępowania certyfikacyjnego ustalane są według obowiązującego cennika opłat za certyfikację obowiązującego w Ośrodku Certyfikacji. Szczegóły określenia kosztów oraz sposób ich regulowania zawarto w cenniku udostępnianym klientowi przed złożeniem Wniosku.

d) audit certyfikacyjny systemu zarządzania jakością

Celem auditu jest sprawdzenie funkcjonowania elementów systemu zarządzania jakością wymienionych w dokumentach odniesienia. Audit przeprowadza się zgodnie z odpowiednimi wymaganiami normy PN-EN ISO 19011:2003.

Po podpisaniu przez Wnioskodawcę umowy o przeprowadzenie procesu certyfikacji Ośrodek Certyfikacji powołuje zespół auditujący, a jeśli to niezbędne - także ekspertów. Listę zespołu auditującego przekazuje się Wnioskodawcy wraz z informacją o możliwości zgłoszenia sprzeciwu wobec konkretnej osoby lub całego zespołu.

W uzgodnionym z Wnioskodawcą terminie zespół auditujący przeprowadza audit systemu zarządzania jakością Wnioskodawcy w obszarze objętym wnioskiem. Jeden egzemplarz Raportu z auditu Ośrodek przekazuje niezwłocznie auditowanej organizacji. W przypadku pozytywnego wyniku auditu Ośrodek kieruje dokumenty na posiedzenie Komitetu Technicznego.

Jeżeli wynik auditu jest negatywny Ośrodek Certyfikacji IMBiGS uzgadnia z Wnioskodawcą dalszy tryb postępowania, w tym ewentualnie przeprowadzenie odpowiednich działań korygujących. Ośrodek Certyfikacji poinformuje Wnioskodawcę o formie oceny skuteczności podjętych działań korygujących. Decyzję w tym zakresie podejmuje Kierownik Ośrodka Certyfikacji.

W przypadku nie przeprowadzenia przez Wnioskodawcę skutecznych działań korygujących w uzgodnionych obustronnie terminach, proces certyfikacji zostaje przerwany po upływie trzech miesięcy po upływie ostatniego terminu.

e) raport z auditu

Komitet Techniczny na podstawie całości materiałów zgromadzonych w trakcie postępowania certyfikacyjnego i wniosku zaprezentowanego przez auditora wiodącego dokonuje oceny systemu zarządzania jakością Wnioskodawcy i wydaje w tej sprawie orzeczenie.

f) podjęcie decyzji dotyczącej przyznania certyfikatu

Kierownik Ośrodka Certyfikacji podejmuje decyzję dotyczącą udzielenia certyfikatu, biorąc pod uwagę orzeczenie Komitetu Technicznego, informacje zebrane podczas procesu certyfikacji oraz ocenę auditora. Decyzję odmowy wydania certyfikatu Wnioskodawca otrzymuje wraz z uzasadnieniem.

g) podpisanie umowy dotyczącej stosowania certyfikatu

W przypadku pozytywnej decyzji dotyczącej przyznania certyfikatu Ośrodek Certyfikacji przygotowuje umowę o stosowaniu certyfikatu pomiędzy Wnioskodawcą a IMBiGS, w której określone są między innymi:

• zasady posługiwania się certyfikatem,

• częstość auditów w trakcie nadzoru,

• zobowiązania finansowe związane z nadzorem oraz prawem do posługiwania się certyfikatem,

• zasady i tryb rozszerzania, przedłużania, zawieszania, cofania i unieważniania certyfikatu,

• inne ustalenia konieczne do sprawowania nadzoru przez Ośrodek Certyfikacji (w tym zasady wzajemnego informowania o zmianach istotnych dla stron).

h) wydanie certyfikatu

Wnioskodawca otrzymuje dwa egzemplarze certyfikatu po podpisaniu umowy o stosowaniu certyfikatu oraz uregulowaniu kosztów postępowania certyfikacyjnego. Forma przekazania certyfikatu uzgadniana jest indywidualnie.

i) nadzór nad systemem jakości

Ośrodek Certyfikacji sprawuje nadzór nad prawidłowym stosowaniem certyfikatu przez jego posiadacza i dokonuje oceny w celu upewnienia się, że organizacja, której systemu zarządzania jakością został certyfikowany, w dalszym ciągu spełnia wymagania stawiane przy certyfikacji. Planowe audity kontrolne przeprowadzane w ramach nadzoru odbywają się z częstotliwością określoną w umowie o stosowaniu certyfikatu.

W przypadkach, gdy zachodzi wątpliwość odnośnie spełnienia warunków stosowania certyfikatu przez jego posiadacza, na wniosek jednej ze stron audity kontrolne mogą być przeprowadzane częściej.

Posiadacz certyfikatu może stosować certyfikat wyłącznie w sposób zgodny z zawartą umową o jego stosowaniu. W przypadku wykrycia niezgodności, Ośrodek Certyfikacji może podjąć decyzję o przeprowadzeniu przez posiadacza certyfikatu odpowiednich działań korygujących.

Certyfikat jest ważny przez trzy lata od daty wystawienia. W celu uzyskania pewności, że klient przestrzega wymagań będących podstawą norm ISO 9000, PCBC jest uprawnione do prowadzenia w tym okresie nadzoru.

j) przedłużenie ważności certyfikatu

Proces przedłużenia ważności certyfikatu (ponownej oceny) następuje na podstawie wniosku złożonego przez posiadacza certyfikatu przynajmniej na 3 miesiące przed upływem ważności certyfikatu. Tryb rozpatrywania wniosku i postępowania certyfikacyjnego jest identyczny z trybem przyjmowania wniosku po raz pierwszy, podobnie jak kalkulacja kosztów.

Audit odnowieniowy odbywa się w terminie umożliwiającym zachowanie ciągłości istniejącego certyfikatu.

Zawieszenie lub cofnięcie certyfikatu

W przypadku nie respektowania przez posiadacza certyfikatu warunków określonych w umowie o stosowaniu certyfikatu oraz wymagań normy odniesienia możliwe jest zawieszenie bądź cofnięcie certyfikatu. Szczegółowy tryb postępowania zawierają stosowne procedury Ośrodka Certyfikacji.

Decyzję o zawieszeniu certyfikatu podejmuje Kierownik Ośrodka Certyfikacji. Decyzja Ośrodka Certyfikacji jest przekazywana na piśmie z uzasadnieniem. Po zawieszeniu lub cofnięciu certyfikatu jego posiadacz nie może powoływać się już na certyfikat.

Ośrodek Certyfikacji, jako jednostka certyfikująca akredytowana przez Polskie Centrum Akredytacji, deklaruje zachowanie poufności wszelkich informacji udostępnionych w trakcie postępowania związanego z certyfikacją systemu zarządzania jakością.

Korzyści płynące z certyfikacji systemów jakości

Na podstawie badań ankietowych przeprowadzonych w polskich przedsiębiorstwach zainteresowanych systemami zapewniania jakości opartych na normach ISO 9000 - dokonano analizy produkcyjnych uwarunkowań ich wprowadzania i stosowania. W badaniach wzięło udział trzydzieści firm z różnych branż. 60% z nich otrzymało już certyfikat ISO serii 9000. Pozostałe są w trakcie wdrażania.

Wśród powodów, dla których przedsiębiorstwa zdecydowały się na podjęcie tych prac wymieniono:

• zwiększenie konkurencyjności producenta, co za tym idzie podniesienie atrakcyjności oferowanych przez niego towarów lub usług,

• podniesienie prestiżu producenta w oczach zagranicznych klientów oraz zdobycie nowych rynków zbytu,

• zmniejszenie kosztów oraz zapewnienie właściwej jakości produktu,

• umieszczenie danych producenta w rejestrze dostawców posiadających certyfikowany system jakości PCBC,

• wzrost siły negocjacyjnej,

• presja klientów,

• podniesienie prestiżu firmy,

• ograniczenie liczby reklamacji,

• ograniczenie audytów ze strony klientów,

• stworzenie międzynarodowego standardu oraz wspólnego języka dotyczącego jakości, co ułatwia kontakty z klientami,

• uporządkowanie spraw związanych z odpowiedzialnością za poszczególne działania,

• ułatwienie przeszkolenia nowych pracowników

Podsumowując , wprowadzenie systemu jakości i jego certyfikowanie jest dla polskich producentów i handlowców ważnym narzędziem strategii marketingowej i sprawniejszej organizacji zarządzania. Na pewno firma posiadająca certyfikat ma się czym pochwalić i szczycić , wyróżnia się spośród innych firm, nie posiadających takiego certyfikatu.

Polskie Centrum Badań i Certyfikacji

Certyfikację systemów jakości prowadzi miedzy innymi Polskie Centrum Badań i Certyfikacji S.A. Jest to wiodąca organizacja z ponad 46-letnim doświadczeniem w zakresie badań i certyfikacji wyrobów, certyfikacji systemów zarządzania oraz szkolenia personelu. Jest liderem wśród jednostek certyfikujących systemy zarządzania oraz wśród jednostek szkolących na polskim rynku..

Jako członek Europejskiej Organizacji Jakości PCBiC S.A. jest organizacją uprawnioną do szkolenia europejskich menedżerów i auditorów na podstawie ramowych programów szkoleń EOQ. Posiada akredytację w zakresie certyfikacji europejskich menedżerów i auditorów systemu zarządzania jakością, środowiskowego oraz bezpieczeństwa i higieny pracy. Wydaje również certyfikaty asystentów, auditorów wewnętrznych i pełnomocników.

Personel przeszkolony w Centrum, zajmujący się w gospodarce narodowej problematyką badań i certyfikacji, posiada wysokie kwalifikacje i promuje działania projakościowe w polskiej gospodarce. Dotychczas przeszkolonych zostało ponad 40 000 osób.

PCBC S.A. prowadzi działalność w zakresie:

• organizowania systemu certyfikacji na znaki: B, Q, Eko, Ecolabel,

• certyfikowania systemów zarządzania (certyfikaty PCBC S.A. i IQNet),

• certyfikowania wyrobów,

• oceny zgodności w zakresie 9 dyrektyw,

• certyfikowania personelu,

• organizowania szkoleń i doskonalenia kadr w dziedzinie jakości (badania, certyfikacja, akredytacja, systemy zarządzania, TQM),

• badań wyrobów,

• certyfikowania gospodarstw ekologicznych.

Centrum jest członkiem międzynarodowych organizacji działających w obszarze badań i certyfikacji: EOQ (Europejska Organizacja Jakości), EFQM (Europejska Fundacja Zarządzania Jakością), IQNet (Międzynarodowa Sieć Jednostek Certyfikujących), IECEE (Międzynarodowy System Certyfikacji Wyrobów Elektrotechnicznych), CCA (Europejski System Certyfikacji Wyrobów Elektrotechnicznych.

---