Zajęcia nr 1

1. Organizacja jako system.

2. Otoczenie organizacji.

3. Proces zarządzania w organizacji.

Genezy terminu organizacja należy upatrywać w greckim słowie „organon” oznaczającym uporządkowanie całości, nadanie harmonii.

Organizację można zdefiniować jako „grupę ludzi, którzy współpracują ze sobą w sposób uporządkowany i skoordynowany, aby osiągnąć pewien zestaw celów”.

Pojęcie organizacji można rozpatrywać w trzech znaczeniach:

1. Rzeczowym – organizacja jest instytucją lub grupą funkcjonalną, w skład której wchodzą celowo zorganizowane zespoły ludzi i rzeczy. Mówi się tu o istniejących realnie w czasie i w przestrzeni, określonego typu, celowych grupach ludzkich ( o organizacji w tym znaczeniu mówimy w odniesieniu do różnych instytucji, tj. przedsiębiorstwa, stowarzyszenia, partie czy też zespoły pracownicze).

2. Czynnościowym – organizacja jest procesem polegającym na celowym zgrupowaniu ludzi i rzeczy w taki sposób, by sprawnie osiągały założone cele. Mówimy wówczas o organizowaniu. Znaczenie czynnościowe odnosi się do czynności, procesów; w tym znaczeniu pojęcie „organizacja” występuje w zwrotach „organizacja szkolenia zakończyła się sukcesem”.

3. Atrybutowym - organizacja to cecha rzeczy (przedmiotów) złożonych, czyli układ, architektura powiązanych z sobą elementów, składających się na określoną całość; eksponowane są tu właściwości rozpatrywanej organizacji, jej stopień zorganizowania lub niezorganizowania.

Cechy wyróżniające organizacje (atrybuty organizacji)

• organizacja ma cel - celowy, planowy, programowy i świadomy charakter

• organizacja ma strukturę (sformalizowana) – wewnętrzny układ, porządek organizacyjny, którego podstawowymi elementami są pozycje i role (przepisy wewnętrzne, regulaminy)

• stosunki w organizacji maja charakter rzeczowy (związany z pełniona rola i zajmowana pozycja, człowiek angażuje się w nie tylko częścią swej osobowości)

• organizacja kieruje się wartościami, normami i wzorami zachowań – które regulują zachowania członków organizacji (wstępowanie, uczestnictwo, występowanie)

• organizacja jest wyodrębniona z całości

Organizacja w ujęciu systemowym

System jest to wyodrębniona część rzeczywistości, posiadająca pewną wewnętrzną strukturę, a więc składającą się z elementów uporządkowanych według określonych reguł, które systematyzują relacje pomiędzy poszczególnymi elementami.

W ujęciu systemowym organizację można zdefiniować następująco: jest to celowy system, którego sposób uporządkowania polega na tym, że poszczególne części współprzyczyniają się do powodzenia całości, a więc osiągnięcia celu całości.

Organizacja jako system społeczno-techniczny wg modelu H. Leavitta.

Organizacja jest otwartym systemem społeczno-technicznym, zorientowanym celowo i mającym określoną strukturę (sposób uporządkowania). Składa się z podsystemów, które są ze sobą powiązane i wzajemnie na siebie wpływające.

Według H. J. Leavitta organizacja jest systemem zbudowanym z czterech elementów współtworzących dwa podsystemy:

1. Podsystem społeczny, który tworzą:

• Ludzie, wraz z ich indywidualnymi i zbiorowymi potrzebami, dążeniami, wartościami, postawami.

• Cele transponowane na zadania.

1. Podsystem techniczny tworzony przez:

• Wyposażenie materialno-techniczne i technologiczne oraz zasady posługiwania się nim.

• Formalną strukturę organizacyjną.

Rys. 1. Organizacja jako system społeczno-techniczny

Podsystemy organizacji współdziałają ze sobą i z otoczeniem na rzecz realizacji określonych celów. Tworzą się pomiędzy nimi wielowymiarowe relacje, które bardzo często mają charakter sprzężeń zwrotnych.

1. Cele i zadania – ludzie.

Cele i zadania oddziałują na ludzi, którzy są ich wykonawcami. W zależności od specyfiki celów i zadań należy dobrać ludzi o odpowiednich kwalifikacjach, umiejętnościach, cechach osobowościowych i fizycznych. Cele i zadania mogą oddziaływać na ludzi bardziej albo mniej motywująco. Jest to uzależnione od tego, w jakim stopniu ich realizacja wiąże się z osobistymi lub grupowymi celami wykonawców. Ludzie ustalają cele i zadnia, a następnie je interpretują. Mogą też modyfikować rozumienie celów i zadań, przez co osiągnięty efekt może być różny od zaplanowanego.

2. Cele i zadania – środki techniczne.

Specyfika ustalonych celów wymaga zastosowania takich metod, technik i narzędzi, które umożliwią ich realizację. Brak możliwości pozyskania odpowiednich środków technicznych utrudnia bądź uniemożliwia realizację pewnych celów.

3. Cele i zadania – struktura organizacyjna.

Cele i zadania wpływają na wybór takich rozwiązań strukturalnych, które sprzyjają ich realizacji. Niedostosowana pod względem podziału pracy, rozmieszczenia uprawnień decyzyjnych lub sposobu obiegu informacji struktura organizacyjna ogranicza możliwość urzeczywistnienia celów i realizacji zadań.

4. Ludzie – środki techniczne.

Ludzie dokonują wyboru środków technicznych i decydują o sposobie ich wykorzystania.

Środki techniczne zmuszają ludzi do opanowania umiejętności posługiwania się nimi. Produktywność środków technicznych decyduje o poziomie zatrudnienia i powoduje przesunięcia na stanowiskach pracy w ramach struktury organizacyjnej.

5. Ludzie – struktura organizacyjna.

Ludzie podejmują decyzje w zakresie przyjętych i formalnie ukonstytuowanych rozwiązań strukturalnych. Wskutek występowania nieformalnych relacji między członkami organizacji dochodzi do powstania nieformalnej struktury organizacyjnej.

Rozwiązania strukturalne przyczyniają się do kształtowania stosunków społecznych. Członkowie organizacji pełnią w nich różne role i funkcje, posiadają różne kompetencje i ponoszą różną odpowiedzialność. Na tym, tle kształtują się relacje nadrzędności i podporządkowania, które sprzyjają integracji ludzi i ich współpracy albo wzajemnej awersji, co z kolei może prowadzić do konfliktów.

6. Środki techniczne – struktura organizacyjna.

Wykorzystywane maszyny, urządzenia oraz technologia wywiera wpływ na przyjęte rozwiązania strukturalne, a w szczególności na zakres specjalizacji stanowisk pracy lub komórek organizacyjnych oraz na sposób koordynowania działań. Spetryfikowana struktura organizacyjna ogranicza możliwości stosowania pewnych środków technicznych bądź powoduje niepełne ich wykorzystanie.

7. Organizacja – otoczenie.

Każda organizacja jest ściśle powiązana z otoczeniem, dzięki któremu może trwać i rozwijać się. Organizacje czerpią z otoczenia niezbędne zasoby i dostarczają mu wytworów swojej działalności, które są potrzebne innym organizacjom lub poszczególnym jednostkom. Organizacje są więc systemami otwartymi. Zmiany zachodzące w otoczeniu mogą być dla organizacji szansami albo zagrożeniami. Szanse mogą umożliwić im przetrwanie i rozwój, zaś zagrożenia mogą zagrozić ich egzystencji. Organizacje są zmuszone do ciągłego dostosowywania się do zmiennych uwarunkowań. Powinny się charakteryzować elastycznością i zdolnościami adaptacyjnymi.

Otoczenie organizacji

Zasadnicze znaczenie dla skutecznego zarządzania organizacją ma ustalenie jakie jest idealne dopasowanie między otoczeniem i organizacją, a następnie działania w celu osiągnięcia i utrzymania tego dopasowania. Aby tego dokonać menedżer musi przede wszystkim dogłębnie zrozumieć różne rodzaje otoczenia organizacji i jej środowisko wewnętrzne.

Według J.A.F. Stonera otoczenie „to wszystkie elementy znajdujące się poza organizacją, mające związek z jej funkcjonowaniem, w tym elementy w bezpośrednim i pośrednim oddziaływaniu.”

Z punktu widzenia organizacji istotne są: otoczenie zewnętrzne oraz środowisko wewnętrzne. Pewne części otoczenia zewnętrznego (otoczenie ogóle) mają charakter bardziej ogólny, podczas gdy inne są bardziej skonkretyzowane i możliwe do zdefiniowania (otoczenie szczegółowe).

Otoczenie zewnętrzne dzieli się na:

1. Otoczenie dalsze (ogólne) – zespół różnych wymiarów i sił, wśród których działa organizacja i które tworzą ogólny kontekst tych działań. Otoczenie ogólne większości organizacji ma:

   • Wymiar ekonomiczny - ogólna kondycja i żywotność systemu gospodarczego, w którym działa organizacja. Do czynników ekonomicznych szczególnie ważnych dla przedsiębiorstw należą: ogólny wzrost gospodarczy, inflacja, stopy procentowe i bezrobocie.

   • Wymiar techniczny - odnosi się do tych dostępnych metod, które pozwalają przekształcać zasoby w produkty lub usługi.

   • Wymiar społeczno-kulturowy - obejmuje wartości, obyczaje, nawyki, cechy demograficzne społeczeństwa, w którym funkcjonuje organizacja. Procesy społeczno-kulturowe mają duże znaczenie gdyż określają one, jakie produkty, usługi i normy postępowania społeczeństwo będzie prawdopodobnie ceniło najwyżej.

   • Wymiar polityczno-prawny - państwowa regulacja działalności gospodarczej i ogólne stosunki pomiędzy gospodarką i państwem. Wymiar ten ma duże znaczenie z trzech podstawowych przyczyn. Po pierwsze system prawny częściowo określa to co organizacja może robić, a czego robić nie może. Po drugie na działalność gospodarczą wpływają nastroje w kołach rządowych (gdy przeważają nastroje przychylne – firmom łatwiej jest konkurować, mniej troszczą się o ustawodawstwo antytrustowe, gdy dominują nastroje nieprzychylne dla działalności gospodarczej – firmy stwierdzają, że ich strategie konkurencyjne napotykają więcej ograniczeń, możliwości fuzji i zakupów innych firm zmniejszają się powodu obaw przez przepisami antymonopolowymi). Po trzecie, pewne konsekwencje dla planowania ma również stabilność polityczna.

   • Wymiar międzynarodowy – zakres, w jakim organizacja uczestniczy w działalności gospodarczej w innych krajach lub pozostaje pod jej wpływem.

1. Otoczenie bliższe (szczegółowe) – konkretne organizacje lub grupy, które mogą wpływać na organizację. Otoczenie szczegółowe tworzą:

• Konkurenci - to inne organizacje, które konkurują o zasoby (o środki pieniężne konsumentów, o zyskanie kredytu od banku dysponującego ograniczonymi środkami na akcję kredytową, o prawo do zakupu działki w atrakcyjnej okolicy, o siłę roboczą

• Klienci (konsumenci) - każdy kto płaci za nabycie wyrobów lub usług organizacji.

• Dostawcy - organizacje, które dostarczają zasobów innym organizacjom.

• Regulatorzy - jednostki, które mogą kontrolować i regulować na drodze prawnej politykę i sposób działania organizacji lub w inny sposób oddziaływać na nią.

• Partnerzy strategiczni - dwie lub więcej firm współpracujących ze sobą w ramach wspólnego przedsięwzięcia lub innej formy partnerstwa .

Menedżerowie muszą pamiętać, że swoją pracę wykonują w wewnętrznym środowisku organizacji.

Środowisko wewnętrzne – warunki panujące i siły działające wewnątrz organizacji. Środowisko wewnętrzne tworzą:

• Właściciele – osoby dysponujące prawnym tytułem własności organizacji.

• Zarząd – organ sprawujący władzę w firmie, wybrany przez akcjonariuszy i powołany do nadzoru nad ogólnym zarządzaniem firmą po to, aby zapewnić jej prowadzenie w sposób, który najlepiej służy interesom akcjonariuszy.

• Pracownicy - dla dzisiejszych menedżerów szczególnym przedmiotem zainteresowania jest zmiana charakteru siły roboczej, wynikająca z jej rosnącego zróżnicowania pod względem płci, pochodzenia etnicznego, wieku i innych cech. Pracownicy domagają się również szerszego udziału we własności – albo częściowego udziału w kapitale firmy, albo przynajmniej udziału w określaniu sposobu wykonywania swojej pracy.

• Fizyczne otoczenie pracy - miejsce wykonywania pracy.

• Kultura organizacyjna – zestaw wartości, przekonań, zachowań, obyczajów i postaw, który pomaga członkom organizacji zrozumieć za czym organizacja się opowiada, jak działa i co uważa za ważne.

Zarządzanie

Zasoby - wszystko to co pozostaje w dyspozycji przedsię­biorstwa a może wpływać na jego funkcjonowanie. Organizacje wykorzystują w sowim funkcjonowaniu cztery podstawowe rodzaje zasobów:

1. Zasoby ludzkie – siła robocza, umiejętności, wiedza, zdolności oraz predyspozycje wszystkich osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie.

2. Zasoby finansowe – kapitał finansowy wykorzystywane przez organizację do finansowania bieżących oraz długofalowych zadań

3. Zasoby rzeczowe – surowce, środki trwałe itp.

4. Zasoby informacyjne – dane i informacje niezbędne do podejmowania decyzji.

Menedżerowie odpowiadają za powiązanie i koordynację różnych zasobów pozostających w dyspozycji organizacji dla osiągnięcie założonych celów organizacyjnych. W jaki sposób menedżerowie dysponują zasobami? Realizując podstawowe funkcje (działania) kierownicze: planowanie i podejmowanie decyzji, organizowanie, przewodzenie (motywowanie), kontrolowanie.

Zarządzanie – to zestaw działań (obejmujący planowanie i podejmowanie decyzji, organizowanie, przewodzenie tj. kierowanie ludźmi oraz kontrolowanie) skierowanych na zasoby organizacji (ludzkie, finansowe, rzeczowe i organizacyjne) wykonywanych z zamiarem osiągnięcia celów organizacji w sposób sprawny (tj. wykorzysujący zasoby mądrze i bez zbędnego marnotrawstwa) i skuteczny (tj. podejmujący właściwe decyzje i z powodzeniem wprowadzający je w życie).

Zarządzanie obejmuje cztery podstawowe typy działań kierowniczych (tzw. funkcje zarządzania): planowanie i podejmowanie decyzji, organizowanie, motywowanie, kontrolowanie. Przebieg procesu zarządzania został zaprezentowany na rys. 2.

Ciągłe strzałki wskazują na kolejność następowania poszczególnych czynności kierowniczych. Warto zwrócić uwagę, że większość menedżerów uczestniczy jednocześnie w więcej niż jednym typie działalności i często w sposób nieprzewidywalny przechodzi z jednego do drugiego obszaru funkcji kierowniczych (przerywane strzałki).

Rys. 2. Proces zarządzania

Funkcje zarządzania

1. Planowanie i podejmowanie decyzji

Planowanie definiowane jest jako proces określania celów organizacji oraz skutecznych metod ich realizacji. Natomiast decydowanie to fragment procesu planowania, który polega na dokonaniu wyboru sposobu działania ze zbioru potencjalnych możliwości.

1. Organizowanie

Przez organizowanie rozumie się „logiczne grupowanie działań i zasobów”. Proces organizowania polega na podziale pracy, grupowaniu stanowisk roboczych w wydziały, określeniu zależności władczych, umiejscowieniu uprawnień decyzyjnych, zapewnieniu oraz alokacji w organizacji zasobów ludzkich, finansowych, rzeczowych i informacyjnych.

1. Motywowanie

Jest to proces obejmujący kreowanie odpowiednich warunków oraz wykorzystywanie różnorakich bodźców mających na celu doprowadzenie do tego, by podwładni działali zgodnie z wolą kierownika, przy jednoczesnym zachowaniu poczucia samodzielności decyzyjnej.

1. Kontrolowanie

Kontrola polega na opracowaniu zasad działania, porównywaniu rzeczywistych wyników z opracowanymi zasadami oraz podejmowaniu czynności korygujących (w razie potrzeby) w celu osiągnięcia wyników jak najbardziej zbliżonych do założonych planów.

Menedżerowie powinni zdawać sobie sprawę z faktu, że skuteczność ich pracy polega na umiejętnym wykonywanie każdej z nich oraz dolności przechodzenia od jednej funkcji do drugiej, jak również niekiedy wykonywaniem poszczególnych funkcji jednocześnie.