Do ewidencji kosztów w układzie rodzajowym, stosuje się konta zespołu „4″. Zaksięgowane na kontach zespołu „4″ koszty, rozlicza się następnie na koszty dotyczące okresu bieżącego oraz koszty podlegające rozliczeniu w czasie. Rozliczenia tego dokonuje się za pomocą konta o nazwie Rozliczenie kosztów.

Koszty niewymagające rozliczenia w czasie zostają przeksięgowane na konto Koszt wytworzenia sprzedanych produktów, natomiast koszty wymagające rozliczenia w czasie przeksięgowuje się na konto Rozliczenia międzyokresowe kosztów. Z tego konta tylko odpowiednia część kosztu – przynależna do danego okresu obrachunkowego zostaje przeniesiona na konto Koszt wytworzenia sprzedanych produktów. Po rozliczeniu kosztów, należy wycenić w drodze inwentaryzacji zapas wyrobów gotowych oraz produkcji niezakończonej.

Wyroby gotowe wycenia się stosując cenę sprzedaży pomniejszoną o przeciętny zysk możliwy do osiągnięcia przy sprzedaży, a produkcję niezakończoną wycenia się uwzględniając stopień jej przetworzenia. Wycena wyrobów gotowych i produkcji niezakończonej jest niezbędna dla ustalenia kosztu wytworzenia sprzedanych produktów.

Ewidencja i rozliczanie kosztów przebiega zatem w następujących etapach:

Etap 1. Ewidencja kosztów w układzie rodzajowym.

Etap 2. Wstępne rozliczenie kosztów na:

- koszty dotyczące okresu bieżącego,

- koszty podlegające rozliczeniu w czasie.

Etap 3. Rozliczenie kosztów podlegających rozliczeniu w czasie.

Etap 4. Wycena zapasów wyrobów gotowych i produkcji niezakończonej.

Zasady ewidencji i rozliczania kosztów według wariantu I przedstawia poniższy schemat:

Operacje:
1. Ewidencja kosztów prostych w układzie rodzajowym.
2. Przeksięgowanie kosztów niepodlegających rozliczeniu w czasie.
3. Przeksięgowanie kosztów do rozliczenia w czasie.
4. Raty kosztów rozliczanych w czasie obciążające bieżący okres sprawozdawczy.
Księgowania pod datą kończącą rok obrotowy:
I. Przeksięgowanie wartości zapasu wyrobów gotowych.
II. Przeksięgowanie wartości zapasu produkcji niezakończonej.
III. Przeksięgowanie kosztu własnego sprzedaży.
IV. Przeksięgowanie kosztów według rodzajów.
V. Przeksięgowanie zmiany stanu produktów (saldo konta Rozliczenie kosztów).
a) zwiększenie stanu produktów,
b) zmniejszenie stanu produktów.

Źródło: S. Sojak, J. Stankiewicz, Podstawy rachunkowości, TNOiK, Toruń 2004, s.396.

Zmiana stanu produktów, czyli saldo konta Rozliczenie kosztów, jest to różnica pomiędzy stanem końcowym a początkowym takich składników jak: wyroby gotowe, produkcja niezakończona oraz rozliczenia międzyokresowe kosztów.

Konto Rozliczenie kosztów może wykazywać saldo końcowe debetowe albo kredytowe, które na koniec okresu obrachunkowego jest przenoszone na odpowiednią stronę konta Wynik finansowy.
Saldo końcowe debetowe oznacza, że w danym okresie powstały zapasy. Saldo końcowe kredytowe wskazuje, że sprzedano zapasy pochodzące z wcześniejszych okresów.

Do ewidencji kosztów w układzie według nośników i miejsc powstawania, stosuje się konta zespołu „5″. Ponoszone koszty są księgowane na odpowiednich kontach zespołu „5″, o ile nie podlegają rozliczeniu w czasie. Koszty podlegające rozliczeniu w czasie najpierw są ewidencjonowane na koncie Rozliczenia międzyokresowe kosztów a następnie rozliczane na konta zespołu „5″. Dalsze rozliczenia kosztów sprowadzają się do ustalenia kosztu własnego sprzedaży. W tym celu należy rozliczyć koszty wydziałowe, co w konsekwencji prowadzi do określenia kosztu wytworzenia produktów sprzedanych. Koszt wytworzenia produktów sprzedanych oblicza się stosując odpowiednią metodę kalkulacji. Przeniesienie na konto Koszt wytworzenia sprzedanych produktów kosztu wytworzenia produktów sprzedanych, kosztów ogólnego zarządu oraz kosztów sprzedaży pozwala ustalić wysokość kosztu własnego sprzedaży.

Ewidencja i rozliczanie kosztów przebiega zatem w następujących etapach:

Etap l. Ewidencja kosztów niewymagających rozliczenia w czasie na kontach zespołu „5″, a kosztów wymagających rozliczenia w czasie na koncie Rozliczenia międzyokresowe kosztów.

Etap 2. Rozliczenie kosztów podlegających rozliczeniu w czasie.

Etap 3. Rozliczenie kosztów wydziałowych oraz ustalenie kosztu wytworzenia produktu.

Etap 4.Ustalenie kosztu wytworzenia produktów sprzedanych.

Etap 5. Ustalenie kosztu własnego sprzedaży.

Zasady ewidencji i rozliczania kosztów według wariantu II przedstawia poniższy schemat:

Operacie:
1. Ewidencja kosztów obciążających:
a) produkty (koszty bezpośrednie),
b) wydziały produkcji podstawowej,
c) rozliczenia międzyokresowe kosztów i fazę zaopatrzenia,
d) zarząd i komórki ogólno produkcyjne,
e) fazę zbytu.
2. Rozliczenie kosztów zakupu i innych kosztów rozliczonych w czasie. Koszty obciążające:
a) wydziały produkcji podstawowej,
b) produkty (koszty bezpośrednie),
c) zarząd i komórki ogólno produkcyjne.
3. Rozliczenie kosztów wydziałowych na produkty.
4. Koszt wytworzenia sprzedanych produktów.
5. Przeniesienie kosztów ogólnego zarządu.
6. Przeniesienie kosztów sprzedaży.
Księgowania pod datą kończącą rok obrotowy:
I. Przeksięgowanie kosztu własnego sprzedaży.

Ewidencja kosztów według wariantu trzeciego polega na ich wstępnym wykazywaniu na kontach zespołu „4″, a następnie na ich przeniesieniu na konta zespołu „5″. Przeksięgowanie kosztu z jednego układu drugi jest możliwe dzięki zastosowaniu konta Rozliczenie kosztów, utworzonego przez podział pionowy wszystkich kont układu rodzajowego kosztów. Przenoszone z układu rodzajowego koszty są księgowane po stronie kredytowej tego konta i zgodnie z zasadą podwójnego zapisu – po stronie debetowej odpowiedniego konta zespołu „5″.

Strona debetowa konta Rozliczenie kosztów służy do ewentualnych korekt oraz do przeksięgowania zapisów na konto: Koszt wytworzenia sprzedanych produktów pod datą kończącą rok obrotowy. Konto Rozliczenie kosztów może wykazywać saldo końcowe debetowe albo kredytowe, które na koniec okresu obrachunkowego jest przenoszone na odpowiednią stronę konta Wynik finansowy. Saldo końcowe debetowe oznacza, że w danym okresie powstały zapasy. Saldo końcowe kredytowe wskazuje, że sprzedano zapasy pochodzące z wcześniejszych okresów.

Przeksięgowania z jednego układu kosztów na drugi można dokonywać dwojako:

a) na bieżąco – oznacza to, że każdą operację gospodarczą dotyczącą ewidencji kosztów księguje się dwukrotnie na podstawie tych samych dokumentów źródłowych: ujmując koszty według rodzajów, a następnie według nośników i miejsc powstawania.

b) raz na koniec miesiąca na podstawie rozdzielników albo arkuszy rozliczeniowych. Są to zestawienia miesięczne kosztów wynikające z sumowania jednorodnych dokumentów źródłowych sporządzane odrębnie dla poszczególnych rodzajów kosztów.

Na odpowiednim koncie zespołu „4″ księguje się powstały koszt. Koszt ten następnie jest przenoszony na odpowiednie konto zespołu „5″, o ile nie wymaga rozliczenia w czasie. Koszty podlegające rozliczeniu w czasie są ewidencjonowane na koncie Rozliczenia międzyokresowe kosztów. Z konta Rozliczenia międzyokresowe kosztów
na konta zespołu „5″ zostaje w drugiej kolejności przeksięgowana rata kosztu przypadająca na bieżący okres sprawozdawczy. Dalsze rozliczenia kosztów sprowadzają się do ustalenia kosztu własnego sprzedaży. W tym celu należy rozliczyć koszty wydziałowe, co w konsekwencji prowadzi do określenia kosztu wytworzenia sprzedanych produktów. Koszt wytworzenia sprzedanych produktów oblicza się stosując odpowiednią metodę kalkulacji. Przeniesienie na konto Koszt wytworzenia sprzedanych produktów kosztu wytworzenia produktów sprzedanych, kosztów ogólnego zarządu oraz kosztów sprzedaży pozwala ustalić wysokość kosztu własnego sprzedaży.

Ewidencja i rozliczanie kosztów przebiega, zatem w następujących etapach:

Etap 1.Ewidencja kosztów w układzie rodzajowym.

Etap 2. Przeksięgowanie kosztów niewymagających rozliczenia w czasie na kontach zespołu „5″, a kosztów wymagających rozliczenia w czasie na konto Rozliczenia międzyokresowe kosztów.

Etap 3. Rozliczenie kosztów podlegających rozliczeniu w czasie.

Etap 4. Rozliczenie kosztów wydziałowych i ustalenie kosztu wytworzenia produktów.

Etap 5.Ustalenie kosztu własnego sprzedaży.

Zasady ewidencji i rozliczania kosztów według wariantu III przedstawia poniższy schemat:

Operacje:
1. Ewidencja kosztów prostych w układzie rodzajowym.
2. Rozliczenie kosztów z układu rodzajowego, koszty proste obciążające:
a) produkty (koszty bezpośrednie),
b) wydziały produkcji podstawowej (koszty pośrednie wytwarzania),
c) fazę zaopatrzenia oraz inne koszty rozliczane w czasie,
d) zarząd i komórki organizacyjne,
e) fazę zbytu.
3. Raty kosztów rozliczanych w czasie obciążające bieżący okres sprawozdawczy.
4. Rozliczenie kosztów wydziałowych i ustalenie kosztu wytworzenia produktu.
5. Ustalenie kosztu wytworzenia sprzedanych produktów.
I. Przeniesienie kosztów ogólnego zarządu.
II. Przeniesienie kosztów sprzedaży.