Autorzy: Oriana Dziedzic Martyna Fijak Anna Kaczmarek Dominika Kaczmarek

1.SPIS TREŚCI

2.WSTĘP

Celem naszego projektu jest przedstawienie poszczególnych etapów wdrażania systemu zarządzania jakością w Przedsiębiorstwie produkcyjnym ALROM.

Ponieważ firma ALROM nie ma wprowadzonego systemu zarządzania jakością opartego na normie PN-EN ISO 9001:2009 projekt ten będzie bazował na wiedzy teoretycznej.

Etapem na który zwróciliśmy szczególną uwagę jest mapowanie procesów.

3.OPIS FIRMY

Firma ALROM powstała w 1993 roku w miejscowości –Roszki. Swoją działalność rozpoczęła od produkcji świec kręconych. Rozwój firmy pozwolił na produkcję świec ogrodowych eksportowanych do Holandii w roku 1997.W miarę rozwoju przedsiębiorstwo zaopatrywało rynki: niemiecki,czeski i szwedzki.

W swojej ofercie posiada między innymi: świece ozdobne, okolicznościowe, zapachowe. Dodatkowo firma zawiera w katalogu wzory świeczników dopasowanych do produkowanych świec. Obecnie siedziba firmy znajduje się w Dusznej Górce.

Zebrane doświadczenie pozwala firmie na uzyskanie doskonałych pod względem jakości, wzorów i kolorystyki wyrobów, mogących zaspokoić nawet najbardziej wyszukane gusta. We współpracy z klientem wykonuje najbardziej unikatowe wyroby dopasowane do jego indywidualnych wymagań.

Najważniejszą rzeczą, jest satysfakcja naszych klientów.
4. PRZESŁANKI DECYZJI O WDROŻENIU SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ W FIRMIE ALROM

4.1 Korzyści i wady wdrożenia systemu zarzadzania jakością

Czynnikiem decydującym o wdrożeniu systemu zarządzania jakością jest uzyskanie certyfikatu dla przedsiębiorstwa produkującego świece. Uzyskanie certyfikatu jest wielkim wyzwaniem , ponieważ niewiele firm w tej branży posiada taki certyfikat. Będzie on dodatkowym atutem w rozmowach z klientami jako potwierdzenie wysokiej jakości oferowanych przez firmę produktów. Certyfikat ten wyróżni ją na tle konkurencji co pozwoli jej przyciągnąć nowych klientów i umocni relacje z obecnymi klientami.

Korzyści z wdrożenia systemu zarządzania jakością

Jedną z korzyści będzie ustalenie jasnego zakresu obowiązków dla wszystkich pracowników firmy ALROM. Usprawni to działanie przedsiębiorstwa przez dokładne sprecyzowanie zadań co znacznie zwiększy wydajność pracy. Świadomość posiadania systemu zarządzania jakością doprowadzi do większego zaangażowania i usprawni komunikację w firmie. Po wprowadzeniu systemu zarzadzania jakości firma będzie w stanie określić potrzeby swoich klientów i sprawdzić w jakim stopniu jest w stanie spełnić ich oczekiwania. Znając oczekiwania klientów będzie mogła ustalić odpowiednią drogę do zaspokojenia wymagań klientów. Zwiększenie staranności pracowników zmniejszy liczbę reklamacji .

Posiadany certyfikat sprawi że w oczach klientów i w otoczeniu innych przedsiębiorstw firma ALROM będzie postrzegana jako stabilna i wiarygodna firma oferująca świeczki wysokiej jakości. Pozyskanie nowych klientów dzięki certyfikatowi zwiększy produkcję a przez to powiększy zyski co umożliwi dalszy rozwój firmy ALROM.

Wady wdrożenia systemu zarządzania jakością

Jedną z wad wdrożenia systemu zarządzania jakością może być obawa pracowników przed nadmierną ilością obowiązków związanych z wprowadzeniem systemu. Wymagania systemu oraz ciągły nadzór mogą spowodować odczucia presji wśród pracowników firmy ALROM. Ponadto uzyskanie certyfikatu przez firmę ALROM wiąże się z kosztami i wymaga zaangażowania.

Podsumowując , należy zaznaczyć że zalety przeważają nad wadami wprowadzenia systemu dlatego firma ALROM zdecydowała się na wdrożenie systemu zarządzania jakością opartego na normie PN-EN ISO 9001:2009.

4.2 Harmonogram wdrożenia systemu zarządzania jakością

STYCZEŃ

Podjęcie decyzji o wprowadzeniu systemu zarządzania jakością oraz zdefiniowania celów.

LUTY

Powołanie zespołu odpowiedzialnego za wprowadzenie i wybór pełnomocnika.

MARZEC

Szkolenia dla zarządu i zespołu odpowiedzialnego za wdrożenie systemu.

KWIECIEŃ

Szkolenia dla pracowników.

MAJ

Tworzenie dokumentacji systemu zarządzania jakością i wybór lidera.

CZERWIEC

Sprawdzenie dokumentacji.

LIPIEC

Weryfikacja procesów i stworzenie mapy procesów firmy ALROM.

SIERPIEŃ

Rozprowadzenie dokumentów.

WRZESIEŃ

Wdrożenie systemu zarządzania jakością.

PAŹDZIERNIK

Powołanie zespołu audytów i szkolenia audytorów.

LISTOPAD

Sprawdzenie systemu i podjęcie działań korygujących.

GRUDZIEŃ

Wystąpienie z wnioskiem o certyfikat.

5.Mapa procesów

5.1 Mapowanie procesów- graficzne przedstawienie procesów zachodzących w firmie i powiązań pomiędzy nimi. Zawiera dane wejściowe i wyjściowe w ramach poszczególnych procesów.

Podejście procesowe- stosowanie systemu procesów w organizacji wraz z ich identyfikacją oraz wzajemnymi oddziaływaniami między tymi procesami i zarządzanie nimi w celu osiągnięcia zamierzonych wyników.

W naszym projekcie szerzej przedstawimy etap dotyczący mapowania procesów.

5.2 Procesy podstawowe

5.2.1

5.2.1.1 Wejscia: Wyniki ankiety, Materiały z targów dekoracyjnych

Przed rozpoczęciem projektowania należy zapoznać się z panującymi trendami aby dostosować nasze świeczki do panującej obecnie w dekoracji wnętrz mody. Wśród potencjalnych klientów wskazane byłoby przeprowadzenie ankiety na temat preferowanych typów świec. Pozwoli to dopasować nasze produkty do oczekiwań klientów.

5.2.1.2 Proces: PROJEKTOWANIE

Po zapoznaniu się z wynikami ankiet i obecnie panującymi trendami osoby odpowiedzialne za proces projektowania sporządzają projekty świec. Projekt ten weryfikuje się poprzez przeprowadzenie testów na prototypach świec. Przeprowadza się walidację w celu wykluczenia potencjalnych wad świecy.

5.2.1.3 Wyjścia: Gotowy projekt, Prototypy świec, Katalogi nowych świec

Umieszczamy projekt w odpowiednim katalogu świec. Po upewnieniu się że projekt spełnia założone wymagania przechodzimy do procesu planowania produkcji.

5.2.2

5.2.2.1 Wejście: Zamówienia od klientów

Klienci zainteresowani naszym produktem składają zamówienia za pomocą : poczty elektronicznej, fax lub telefonicznie.

5.2.2.2 Proces: PLANOWANIE PRODUKCJI

Na podstawie zebranych zamówień od klientów przydzielane są zadania dla poszczególnych osób zajmujących się produkcją. Każdy z pracowników ma jasno sprecyzowany cel z którym się zapoznaje. W tym procesie następuje również stwierdzenie ilości potrzebnych do wykonania zlecenia materiałów.

5.2.2.1 Wyjścia: Opracowanie zamówienia materiałów

Po stwierdzeniu jaka ilość materiałów jest potrzebna należy opracować zamówienia materiałów.

5.2.3

5.2.3.1 Wejścia: Oferta dostawców , zamówienie materiałów( parafiny, knotów)

Po opracowaniu zamówień należy zapoznać się z ofertami dostawców i wybrać najbardziej dla nas korzystną. Przy wyborze należy kierować się jakością oferowanych materiałów, ceną jak i czasem realizacji dostawy.

5.2.3.2 Proces : ZAKUPY

Gdy zostanie wybrana oferta zamawiamy potrzebną ilość materiałów do wykonania zamówienia.

5.2.3.3 Wyjście: Otrzymanie materiałów

Gdy firma ALROM odbierze zamówione materiały może przejść do kolejnego procesu.

5.2.4

5.2.4.1 Wejścia: Pracownicy, Maszyny, Opakowania, Surowce(parafina, knoty, lakiery, brokaty, farby)

Każdy pracownik firmy ma ustanowione stanowisku pracy na którym przy pomocy odpowiednich maszyn i zastosowaniu odpowiednich surowców wykonuje swoje obowiązki. Część pracowników odpowiedzialna jest za wyrób kształtu świecy, następna za knotowanie a kolejni za dekoracje i pakowanie.

5.2.4.2 Proces: PRODUKCJA

W ustalonych godzinach pracy każdy z pracowników wykonuje swoją pracę z największą starannością. W czasie pracy panuje miła atmosfera i wzajemna pomoc. Zawsze istnieje możliwość skonsultowania się z brygadzistą w razie ewentualnych problemów. Wadliwe świeczki powstałe w procesie produkcji są poddawane działaniom naprawczym albo poddawane są ponownemu przetopieniu.

5.2.4.3 Wyjście: Gotowe świece

W efekcie procesu produkcji powstają świece wysokiej jakości które są magazynowane a następnie trafiają do sprzedaży.

5.2.5

5.2.5.1 Wejścia: Umowy z dystrybutorem, Własne stanowisko handlowe

Przekazujemy wyprodukowane świece dystrybutorom oraz umożliwiamy klientom zakup naszych świec poprzez posiadanie własnego stoiska handlowego.

5.2.5.2 Proces: SPRZEDAŻ

Sprzedaż powinna odbywać się w sposób dogodny dla klienta, zgodnie z prawem. Personel sprzedający powinien być miły i uprzejmy dla swoich klientów. Powinien zapoznać się z cechami charakterystycznymi świec aby móc doradzić klientom przy wyborze świece. Za pośrednictwem własnego stanowiska oraz dystrybutorów następuje sprzedaż.

5.2.5.3 Wyjście : Sprzedany wyrób

Przedsiębiorstwo ALROM uzyskuje satysfakcje ze sprzedaży swoich produktów. Jeżeli wszystkie procesy przebiegły prawidłowo, firma może liczyć na to , że klient będzie zadowolony z naszych świec i będzie skłonny kupić kolejne. Posiadanie stałych klientów zapewni firmie ciągły zysk.

5.2.6

5.2.6.1 Wejścia: Reklamacje, Zażalenia, Zwroty

Każdy klient ma prawo wyrażenia swojej opinii na temat ewentualnych wad produktu poprzez złożenie reklamacji czy zażalenia. W przypadku potwierdzenia wadliwości produktu istnieje możliwość jego zwrotu.

5.2.6.2 Proces: OBSŁUGA PO SPRZEDAŻY

Personel ma obowiązek przyjąć reklamację która zostanie rozpatrzona w ciągu 14 dni roboczych. W przypadku pozytywnie rozpatrzonej reklamacji firma zobowiązuje się do naprawienia wad produktu albo przekazania nowych niewadliwych świec.

5.2.6.3 Wyjście: Działania korygujące

Wszystkie informacje uzyskane dzięki wpływającym informacjom należy wykorzystać do doskonalenia świec i eliminowania dalszych błędów.

6.UKŁAD DOKUMENTACJI SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ

6.1 POLITYKA JAKOŚCI

Dokument zawierający konkretne zobowiązania do spełnienia wymagań i ciągłego doskonalenia skuteczności systemu zarządzania jakością. Jest zakomunikowana i zrozumiała w organizacji oraz przeglądana pod względem jej ciągłej przydatności. Nadzór nad polityką jakości pełni Prezes Zarządu.

6.2 KSIĘGA JAKOŚCI

Jest to dokument ustalający politykę jakości i opisujący system zarządzania organizacji w ujęciu procesowym.Za nadzór nad Księgą Jakości odpowiada Pełnomocnik SZJ który jest powołany przez Najwyższe Kierownictwo Przedsiębiorstwa.

6.3 PROCEDURY I INSTRUKCJE

PROCEDURY-są to dokumenty opisujące cele, odpowiedzialność i przebieg realizacji odpowiednich elementów systemu zarządzania.

INSTRUKCJE-są to dokumenty opisujące szczegółowo, jak elementy systemu zarządzania ustanowione w procedurach są realizowane przez komórki funkcyjne organizacji.

Nadzór nad instrukcjami i procedurami pełni Lider Dokumentu i Pełnomocnik SZJ.

6.4 ZAPISY

Zapisy powinny być zawsze czytelne, łatwe do zidentyfikowania i odszukania. Zapisy ustanowione w celu dostarczenia dowodów zgodności z wymaganiami i dowodów skuteczności działania systemu zarządzania jakością powinny być nadzorowane. Nie można ich w żaden sposób modyfikować przez kogokolwiek.

6.5 POZOSTAŁE DOKUMENTY

Nadzór nad pozostałymi dokumentami nie jest zapewniony gdyż nie wymaga tego norma.

7.AUDITY WEWNĘTRZNE

7.1 Cele auditu wewnętrznego

Audit to systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodu z auditu oraz jego obiektywnej oceny w celu określenia stopnia spełnienia kryteriów z auditu.

Audit wewnętrzny(pierwszej strony) realizowany jest najczęściej przez wewnętrzny zespół audytorów. Celem autidów nie jest wykrywanie błędów a potwierdzenie zgodności, wskazanie obszarów do doskonalenia oraz ustalenia efektywności.

7.2 Audytor

Jest to osoba która posiada kompetencje do przeprowadzenia audytów. Auditor powinien odznaczać się następującymi cechami : otwartość, cierpliwość, wytrwałość, profesjonalizm, spostrzegawczość, ciekawość, uczciwość, skromność oraz wnikliwość.

7.3 Częstotliwość przeprowadzania audytów

Audit w firmie ALROM jest przeprowadzany dwa razy do roku i trwa od 4 do 6 dni. Kończy się sporządzeniem raportu

7.4 Wzór raport z audytu wewnętrznego

Raport z audytu wewnętrznego nr…
Nazwa audytowanego procesu
Audytor wiodący:
Audytorzy:
Zakres auditu:
Spostrzeżenia z auditu:
Pozytywne:
Wnioski z auditu:

8.PODSUMOWANIE