IV. Formatowanie danych.

Opcje formatowania:

Formatowanie liczb — pozwala na modyfikację sposobu wyświetlania liczb, dat i czasu.

Wyrównywanie — pozwala na zmianę sposobu wyrównywania danych wyświetlanych w poszczególnych komórkach.

Formatowanie czcionek — pozwala na zmianę wyglądu czcionek, za pomocą których są prezentowane teksty i liczby.

Obramowania — pozwalają na tworzenie obramowań dookoła poszczególnych komórek

Kreskowania — pozwalają na wypełnianie tła komórek kolorami, cieniowanie komórek oraz dodawanie różnego rodzaju kreskowania

Formatowanie kolumn i wierszy — pozwala na zmianę szerokości kolumn oraz wysokości wierszy co umożliwia dopasowanie rozmiarów komórek do rozmiarów zapisanych w nich informacji.

1. Formatowanie liczb

Domyślnie Excel nadaje wszystkim komórkom arkusza format Ogólny, który powoduje wyświetlanie liczb w komórkach w taki sposób, w jaki zostały wprowadzone.
Excel oferuje cały szereg predefiniowanych rodzajów formatowania liczb, przeznaczonych do różnych zastosowań:

Liczbowe— przeznaczone ogólnie do wyświetlania liczb

Walutowe— przeznaczone do wyświetlania ogólnych wartości pieniężnych

Księgowe — zastosowanie formatu księgowego powoduje, że symbole waluty i przecinek dziesiętny są wyrównywane w jednej kolumnie

Data— przeznaczony do wyświetlania dat

Czas — przeznaczony do wyświetlania czasu

Procentowe — przeznaczone do wyświetlania wartości procentowych

Ułamkowe— przeznaczone do wyświetlania wartości dziesiętnych jako ułamków

Naukowe— przeznaczone do wyświetlania liczb w formacie naukowym

Tekstowe— przeznaczone do wyświetlania zawartości komórek w postaci tekstu, niezależnie od tego jaki rodzaj danych zawierają

Specjalne— udostępnia kilka specjalnych opcji formatowania

Niestandardowe— pozwala na utworzenie swojego własnego sposobu formatowania

Formatować liczby można na kilka sposobów:

Korzystając z paska narzędzi Formatowanie

Gdzie :

- przycisk Waluta powoduje wyświetlenie liczby w zapisie walutowym

- przycisk Zapis procentowy przedstawia liczbÄ™ w zapisie procentowym

- przycisk Zapis dziesiętny - powoduje wyświetlenie liczby w zapisie dziesiętnym

- Przycisk Zwiększ dziesiętne - powoduje zwiększanie liczby wyświetlanych miejsc dziesiętnych

- Zmniejsz dziesiętne - powoduje zmniejszenie liczby wyświetlanych miejsc dziesiętnych

Korzystając z okna dialogowego Formatuj komórki

1. Z menu głównego wybierz polecenie Format -Komórki lub naciśnij kombinację klawiszy CTRL-1.
2. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Formatuj komórki — przejdź na zakładkę Liczby
3. Z listy Kategoria wybierz żądany sposób formatowania.
4. Jeżeli to konieczne, ustaw dodatkowe opcje formatowania. Dostępne opcje różnią się w zależności od wybranej kategorii
5. Naciśnij OK.

Przykładowy zapisy liczb:

2. Wyrównanie

Excel oferuje szereg opcji umożliwiających zmianę sposobu wyrównywania danych zapisanych w komórkach

Opcje wyrównywania tekstu pozwalają na zmianę położenia tekstu w obrębie komórki.

Opcje orientacji pozwalają na modyfikację kąta, o jaki obrócony będzie tekst wyświetlany w komórkach.

Opcje kontroli wyświetlania pozwalają na modyfikację sposobu wyświetlania tekstu w komórce.

Opcje kierunku tekstu pozwalają na zmianę kierunku wyświetlania tekstu (opcje te są szczególnie użytecznie w przypadku używania języków, w których słowa zapisywane są od prawej do lewej).

Aby zmienić sposób wyrównywania komórki za pomocą paska narzędzi formatowania z przycisków

lub okna dialogowego Formatuj komórki – zakładka wyrównanie:

Przykłady sformatowania komórek:

Aby scalić i wyśrodkować komórki za pomocą paska narzędzi formatowania

1. Zaznacz komórkę(ki), której zawartość chcesz wyśrodkować, łącznie z sąsiednimi komórkami

2. Naciśnij przycisk Scal i wyśrodkujznajdujący się na pasku narzędzi formatowania. Zawartość zaznaczonej komórki zostanie przesunięta i umieszczona pośrodku zaznaczonego obszaru

3. Formatowanie czcionek

Formatowania czcionki za pomocą paska narzędzi formatowania:

klawiszy skrótu:

Pogrubienie- Ctrl + B

Kursywa – Ctrl +I

Podkreślenie- Ctrl + U

Lub wybierając z menu Format – komórki zakładkę czcionka

4. Obramowanie

Aby dodać obramowanie za pomocą okna dialogowego Formatuj komórki

1. Zaznacz komórkę(ki), do których chcesz dodać obramowanie.
2. Z menu głównego wybierz polecenie Format - Komórki lub naciśnij kombinację klawiszy CTRL-1.

lub obramowanie można dodać korzystając z przycisku napasku narzędzi formatowanie – obramowanie.

5. Dodawanie tła do komórki

Aby dodać cieniowanie komórek za pomocą paska narzędzi formatowania

1. Zaznacz komórkę(ki), do których chcesz dodać cieniowanie.
2. Kliknij przyciskKolor wypełnienia na pasku narzędzi formatowanie

Lub z menu głównego wybierz Format -komórki wybierając w oknie dialogowym zakładkę desenie.

6. Formatowanie warunkowe.

Excel udostępnia mechanizm formatowania warunkowego, który pozwala na automatyczne nadawania poszczególnym komórkom określonych sposobów formatowania w zależności od zawartości tych komórek.

Przykład:

Załóżmy, że posiadasz arkusz zawierający dane o wysokości obrotów uzyskanych przez poszczególnych sprzedawców Twojej sieci sklepów. Chciałbyś teraz aby komórki zawierające dane sprzedawców, którzy uzyskali obroty powyżej 5000,-zł były wyróżnione niebieskim kolorem, pogrubioną czcionką i czarnym obramowaniem. Do prostego przeprowadzenia takiej operacji możesz użyć wspomnianego mechanizmu formatowania warunkowego.

Aby skorzystać z mechanizmu formatowania warunkowego

1. Zaznacz komórkę(ki), w których chcesz zastosować formatowanie warunkowe.

2. Z menu głównego wybierz polecenie Format - Formatowanie warunkowe Na ekranie pojawi się okno dialogowe Formatowanie warunkowe

3. Korzystając z pól tekstowych i list rozwijanych ustaw kryteria pierwszego warunku formatowania
4.Naciśnij przycisk Formatuj. Na ekranie pojawi się specjalna wersja okna dialogowego Formatuj komórki, zawierająca tylko zakładki Czcionka, Obramowanie i Desenie Użyj opcji tego okna do ustawienia żądanego formatowania komórek spełniających kryteria pierwszego warunku formatowania.
5. Aby dodać kolejny warunek formatowania, naciśnij przycisk Dodaj. Okno dialogowe zostanie rozszerzone o kolejny zestaw opcji umożliwiający wprowadzenie nowych kryteriów formatowania.
6. Po zakończeniu naciśnij przycisk OK.

7. Zmiany szerokości kolumn i wierszy

Jeżeli wprowadzone do komórki dane przekraczają jej rozmiar, to możesz tak powiększyć szerokość kolumny, aby odpowiednio dopasować rozmiar komórki.

Aby zmienić szerokość kolumny lub wysokość wiersza przy użyciu myszki

1. Ustaw wskaźnik myszki na linii dzielącej nagłówki kolumn lub wierszy, których szerokość/wysokość chcesz zmodyfikować. Wskaźnik myszki zmieni kształt na czarną belkę z dwiema małymi strzałkami.

2. Wciśnij i przytrzymaj lewy przycisk myszki i przeciągnij:
aby zmniejszyć szerokość kolumny przeciągnij myszkę w lewo
aby zwiększyć szerokość kolumny przeciągnij myszkę w prawo
aby zmniejszyć wysokość wiersza przeciągnij myszkę w górę
aby zwiększyć wysokość wiersza przeciągnij myszkę w dół
3. Zwolnij przycisk myszki szerokość kolumny/wysokość wiersza zostanie zmodyfikowana.

Aby zmienić szerokość kolumny lub wysokość wiersza przy pomocy polecenia Format

1. Zaznacz kolumny/wiersze, których szerokość/wysokość chcesz zmodyfikować.
2. Z menu głównego wybierz polecenie Format - Kolumna -Szerokość lub Format -Wiersz -Wysokość
3. W oknie dialogowym Szerokość kolumn lub Wysokość wierszy wprowadź nowe wartości. Jednostką szerokości kolumny jest rozmiar standardowej czcionki Excela, natomiast wysokość wiersza jest mierzona w punktach (1 punkt = 1/72 cala).
4. Naciśnij przycisk OK.

8. Ukrywanie i odkrywanie kolumn i wierszy

Aby ukryć kolumnę lub wiersz

1. Zaznacz kolumnę lub wiersz, który chcesz ukryć.

2. Z menu głównego wybierz polecenie Format -Kolumna -Ukryj lub Format - Wiersz -Ukryj

Zaznaczone kolumny/wiersze zniknÄ… z ekranu

Aby odkryć kolumnę lub wiersz

1. Zaznacz sÄ…siednie kolumny/wiersze ukrytej kolumny/wiersza
2. Z menu głównego wybierz polecenie Format -Kolumna -Odkryjlub Format - Wiersz -Odkryj
Ukryte do tej pory kolumny ponownie pojawiÄ… siÄ™ na ekranie

9. Usuwanie formatów

Czasem zachodzi konieczność usunięcia formatu komórki. Nie jest to jednoznaczne z usunięciem zawartości komórki. Aby usunąć format, należy użyć polecenia Wyczyść z menu Edycja.