Jak należy pisać protokół z Rady Pedagogicznej?


I. Ogólne cechy protokołu jako pisma użytkowego

Protokół to gatunek wypowiedzi użytkowej– bliski sprawozdaniu czy relacji– nastawiony na przekaz informacji o jakimś wydarzeniu. Obszerność i budowa protokołu zależy przede wszystkim od protokołowanego faktu.

Protokół może mieć charakter:
a) syntetyczny– problematyka zostaje ujęta w zwięzłe punkty,
b) narracyjny– problematyka zostaje przekazana w formie opowiadania.

Protokół ma stanowić zapis sprawozdawczy z jakiegoś wydarzenia (np. zebrania) lub zapis czynności przeprowadzonych zazwyczaj przez urzędową osobę (np. protokół po kontroli).
Wymogi stawiane przed protokołem to: szczegółowość, ścisłość, przejrzystość i wierność w relacjonowaniu faktów, wszystkich bądź wybranych zgodnie z ich ważnością (dlatego dobrze jest prowadzić notatki w trakcie protokołowanego spotkania, czasem wymagane jest uzgodnienie poszczególnych punktów z autorami wystąpień).

Protokół zakłada ponadto ustaloną kolejność zapisu poszczególnych elementów:
— tytuł„Protokół z ...”,
— przedmiot, rodzaj i cel zebrania,
— organizator zebrania,
— miejsce zdarzenia i data,
— lista obecnych bądź nieobecnych,
— porządek obrad,
— chronologiczny przebieg spotkania zanotowany osobno w formie uwag– osobnych akapitów– do punktów porządku obrad,
— podpis przewodniczącego zebrania, potwierdzający zgodność protokołu z wydarzeniem,
— podpis protokolanta.

Treść przebiegu wydarzenia może zostać:
— zaprotokołowana w formie dosłownej (ze stenogramu, zapisu magnetofonowego lub z dostarczonych wypowiedzi uczestników),
— syntetycznie streszczona (jednak skrótom nie podlegają wnioski i uchwały, ewentualnie występujący mogą domagać się zapisania ich głosu),
— zapisana w formie uproszczonej ( wtedy podaje się jedynie uchwały).

Protokół odznacza się stylem urzędowym, rzeczowo-sprawozdawczym, obecnością ustalonych zwrotów i wyrażeń, nierzadko obecnością specjalistycznego słownictwa. Od protokolanta wymaga się zdolności koncentracji uwagi, obserwacji oraz syntetyzowania danych i sprawnego formułowania wypowiedzi.


Słownictwo związane z porządkiem obrad:
zagaić dyskusję· przewodniczyć zebraniu· wystąpić z wnioskiem· wybrać przez aklamację·
zaproponować porządek obrad/zebrania· przeprowadzić wybory· dokonać wyboru· przedłożyć wniosek/ własne uwagi· złożyć oświadczenie· zabrać głos· wziąć udział w dyskusji· przegłosować propozycję· wstrzymać się od głosowania· wniosek przechodzi większością głosów/ upada / zostaje przyjęty / zostaje odrzucony· poddać pod dyskusję· wnieść poprawkę· wyrażać odmienne zdania· postawić wotum zaufania / nieufności· prosić o głos / o dopuszczenie do głosu· zaprotokołować· podjąć uchwałę· wystosować apel· zgłosić propozycję· zaprotestować· nie wyrazić zgody· przerwać / zawiesić obrady.


Osoby:
kandydat· kontrkandydat· dyskutant· oponent· uczestnik· przewodniczący.


Dyskusja:
przewlekła· ożywiona· chaotyczna· rzeczowa· odbiegająca od tematu· burzliwa· jałowa·
publiczna· konstruktywna.


Słownictwo wyrażające następstwo czasowe:
najpierw· na początku· na wstępie· zrazu· następnie· potem· później· dalej· z kolei· w dalszym ciągu· wreszcie· w końcu· na końcu· przy końcu· na zakończenie· ciągle· dopóki… dopóty· czasami· czasem· niebawem· wkrótce· w przyszłości.




II. Kompozycja protokołu

Rozpoczynamy od napisania na środku tytułu

Protokół
z posiedzenia Rady Pedagogicznej z dnia ............

Następnie wymieniamy osoby biorące udział w posiedzeniu Rady Pedagogicznej, czasem wymieniamy osoby nieobecne, które powinny brać w nim udział, podając powód nieobecności.

W posiedzeniu udział wzięli: dyrektor Gimnazjum ..........................................................
oraz nauczyciele............................................................................................................................

Jeśli istnieje taka potrzeba, możemy rozpocząć od określenia przedmiotu, który stał się przyczyną danego zebrania np. w przypadku nadzwyczajnego zebrania Rady Pedagogicznej zwołanego w terminie nie podanym wcześniej.

Możemy podać typ posiedzenia Rady Pedagogicznej np.:
— organizacyjne,
— szkoleniowe,
— klasyfikacyjne,
— analityczno– programujące
— podsumowujące.

W dalszej kolejności podajemy porządek zebrania.

Porządek zebrania:
1. Otwarcie zebrania i powitanie zebranych.
2. Przedstawienie porządku zebrania i jego zatwierdzenie.
3. Odczytanie i zatwierdzenie protokołu z ostatniej Rady Pedagogicznej z dnia… (ewentualnie wprowadzenie poprawek zgłoszonych przewodniczącemu obrad).
4. .......
5. .......
6. .......
7. Sprawy różne.
8. Uchwały i wnioski.

Dalej przedstawiamy chronologiczny przebieg spotkania zanotowany w formie uwag– osobnych akapitów, odnoszących się do poszczególnych punktów porządku obrad. Np.

Ad.1 Posiedzenie Rady Pedagogicznej otworzył Dyrektor… przywitaniem wszystkich zebranych nauczycieli.

Ad.2 Porządek zebrania odczytany został przez… i jednogłośnie przyjęty przez zebranych.

Ad.3 Odczytano (można podać Imię i Nazwisko osoby odczytującej) protokół z posiedzenia Rady Pedagogicznej odbytego dnia ..............., który jednomyślnie został zatwierdzony przez uczestników posiedzenia.

W przypadku zgłoszonych poprawek przewodniczący zebrania odczytuje je, a Rada poprzez głosowanie decyduje o ich ewentualnym wprowadzeniu. Jeśli poprawki zostaną przyjęte, to należy je wpisać do protokołu.

W dalszej części protokołu należy opisać przebieg zebrania trzymając się podanego porządku. Opisując przebieg zebrania należy robić to zwięźle i przejrzyście, pamiętając o stosowaniu akapitów. W przypadku przedstawiania przez kogoś informacji z narady, spotkania czy szkolenia wystarczy podać w punktach najważniejsze informacje bez ich szczegółowego opisywania. Czasami mniej istotne fakty można pominąć, ale należy to omówić z autorami wystąpień lub z przewodniczącym zebrania.

Na zakończenie protokołu pod tekstem po lewej stronie czytelnie podpisuje się protokolant, na środku przewodniczący zebrania (dyrektor Szkoły), a po prawej wszyscy uczestnicy zebrania (Rada Pedagogiczna).

Protokołował(a) Przewodniczący Rady Pedagogicznej Rada Pedagogiczna
(Dyrektor Szkoły)
Pisząc protokół należy zaczynać go pisać od nowej strony i nie należy go kończyć w ten sposób, że do końca strony pozostają dwie lub trzy linijki, gdyż nie ma wtedy miejsca na złożenie podpisów, które przecież zaświadczają o zgodności protokołu z opisanymi wydarzeniami.
Pisząc protokół nie wolno używać korektora, jeśli się pomyliliśmy należy przekreślić pomyłkę, poprawić ją na czerwono i złożyć podpis przy poprawce.

Bardzo ważnym punktem w protokole jest punkt ostatni„Uchwały i wnioski”. Pisząc protokół należy w odpowiednim punkcie (wynikającym z chronologicznego porządku obrad napisać, że np.„Uchwałą Rady Pedagogicznej wszyscy uczniowie klas I–III zostali promowani do klasy programowo wyższej” lub„Uchwałą Rady Pedagogicznej został zatwierdzony Szkolny Program Profilaktyki”, dodatkowo w tym miejscu należy dopisać, że uchwała została przyjęta jednomyślnie lub podać ile osób głosowało za przyjęciem uchwały, ile osób wstrzymało się od głosu, a ile osób było przeciwko przyjęciu uchwały. Natomiast w punkcie ostatnim„Uchwały i wnioski” należy jeszcze raz wypisać wszystkie uchwały podjęte na danym zebraniu podając tylko ich treść (czego dotyczy) i odpowiednio je numerując.

Uchwały:
Nr 5/15/06/2003 Uczniowie klas I-III zostali promowani do klas programowo wyższych.

Nr 6/15/06/2003 Zatwierdzenie Szkolnego Programu profilaktyki.

Uchwały są numerowane w danym roku kalendarzowym zaczynając od numeru 1 łamanego przez dzień, miesiąc i rok czyli dokładną datę posiedzenia Rady Pedagogicznej, na którym dana uchwała została podjęta.
Uchwały podejmowane są zwykłą większością głosów w obecności przynajmniej połowy członków Rady. Przyjmuje się je w głosowaniu jawnym.

Analogicznie należy postąpić w przypadku wniosków. Pisząc protokół należy w odpowiednim miejscu napisać kto wystąpił z wnioskiem i czego on dotyczył np.„Kończąc posiedzenie Rady Pedagogicznej Dyrektor Gimnazjum wystąpił z wnioskiem o dokonanie pewnych zmian w Wewnątrzszkolnym Systemie Oceniania z zachowania”. W ostatnim punkcie protokołu należy jeszcze raz wypisać wszystkie wnioski wysunięte na danym posiedzeniu Rady Pedagogicznej odpowiednio je numerując.

Wnioski:
Nr 13/15/06/2003 Należy dokonać zmian w Wewnątrzszkolnym Systemie Oceniania z zachowania.
Wnioski, tak jak uchwały są numerowane w danym roku kalendarzowym zaczynając od numeru 1 łamanego przez dzień, miesiąc i rok czyli dokładną datę posiedzenia Rady Pedagogicznej, na którym dany wniosek został wysunięty.


Błędy popełniane w trakcie pisania protokołów:
1. Brak w porządku obrad punktu„Uchwały i wnioski”, a na pewno te uchwały były podejmowane bo np. Rada Pedagogiczna była poświęcona klasyfikacji uczniów.
2. Nie trzymanie się porządku zebrania czyli pisanie protokołu w innej kolejności niż w rzeczywistości przebiegało zebranie.
3. Nie stosowanie akapitów przez co protokół jest bardzo nieczytelny i trudno odszukać w nim istotnych informacji.
4. Pisanie uchwał i wniosków w innych punktach, przez co trudno je odszukać. Bardzo często wnioski i uchwały pisane są w punkcie„Sprawy różne”. Uchwały pisane są tylko w tym punkcie, gdzie zostały podjęte, a już w punkcie dotyczącym uchwał nie. Podobnie jest z wnioskami.
5. Uchwały i wnioski należy pisać krótko i zwięźle.



III Uwagi dotyczące protokołu z Zebrania Rady Pedagogicznej wypisane z
Regulaminu organizacji i działalności Rady Pedagogicznej


1. Z zebrania rady oraz zebrań zespołów sporządza się protokół i w terminie 7 dni od daty zebrania wpisuje się go do księgi protokołów rady pedagogicznej.
2. Protokół zebrania rady, wraz z listą obecności członków podpisuje przewodniczący obrad i protokolant. Członkowie rady zobowiązani są w terminie 14 dni od sporządzenia protokołu do zapoznania się z jego treścią i zgłoszenie odpowiednich poprawek przewodniczącemu obrad. Rada na następnym zebraniu decyduje o wprowadzeniu zgłoszonych poprawek do protokołu.
3. Podstawowym dokumentem działalności rady są książki protokołów. Zesznurowaną, opieczętowaną, podpisaną przez dyrektora księgę zaopatruje się w klauzulę–„Księga zawiera stron… i obejmuje okres pracy rady pedagogicznej od dnia… do dnia...”.
4. Księgi protokołów należy udostępnić na terenie szkoły jej nauczycielom, zatrudnionym w organach nadzorującym szkołę, upoważnionym przedstawicielom związków zawodowych zrzeszających nauczycieli.


Bibliografia:
Michał Kuziak, Sławomir Rzepczyński, Jak pisać?, Copyright by PPU„Park” Sp. z o.o., Bielsko-Biała, wydanie II
Regulamin Rady Pedagogicznej Szkoły,
Księga protokołów Szkoły