Załatwianie spraw w urzędzie

0. Jak wszcząć postępowanie administracyjne?

1. Czas rozpatrzenia sprawy przez urząd

2. Odpowiedzi urzędu na złożone podanie i możliwości odwołania się od nich

3. Skarga do sądu administracyjnego

4. Podstawa prawna:

5. Inne poradniki / strony www

Jak wszcząć postępowanie administracyjne?

Zanim udamy się do urzędu, aby załatwić jakąś sprawę, warto najpierw telefonicznie lub poprzez internet sprawdzić, czy w danym urzędzie załatwimy interesującą nas sprawę oraz jakie powinniśmy mieć ze sobą dokumenty, aby nadać sprawie bieg.

Chcąc załatwić sprawę w urzędzie najlepiej jest zwrócić się ze swoją prośbą w formie pisemnej, tzn. złożyć w odpowiednim wydziale urzędu podanie opisujące swoją sprawę. Jeśli urzędnik nie będzie chciał przyjąć takiej prośby należy ją złożyć w kancelarii urzędu lub przesłać listem poleconym. Składając podanie, na kopii powinniśmy otrzymać potwierdzenie złożenia pisma.

W niektórych sprawach podanie składamy na specjalnym formularzu dostępnym w urzędzie (np. jeśli chcemy się zameldować, wówczas wypełniamy specjalny druk).

Urząd, co prawda jest zobowiązany zareagować na złożoną prośbę nawet, jeśli zostanie zgłoszona ustnie, (co więcej w takiej sytuacji jest także zobowiązany odpowiedzieć nam w formie pisemnej), ale jeśli tego nie zrobi, a jedynie uzyskamy ustną odpowiedź i w dodatku negatywną, to trudno nam będzie dochodzić wówczas swoich praw. Od takiej odpowiedzi nie można się skutecznie odwołać, trudno będzie bowiem udowodnić, udokumentować uzyskaną ustnie od urzędnika informację (art. 14 Kodeksu postępowania administracyjnego).

Pisząc podanie powinniśmy w nim zawrzeć:

0. swoje podstawowe dane tzn. imię i nazwisko, adres zamieszkania

1. dane instytucji do której pismo jest skierowane tzn. nazwa i adres instytucji

2. informację czego pismo dotyczy, opisujące sprawę i uzasadniające cel złożenia pisma

3. swój podpis.

W razie potrzeby do podania można załączyć kserokopie dokumentów, które potwierdzają treści zawarte w piśmie.

Podanie najlepiej przygotować w dwóch egzemplarzach, tak, aby na jednym uzyskać potwierdzenie złożenia pisma. Potwierdzenie oraz kopię podania należy przechowywać, aby w razie konieczności mieć dowód na to, że pismo zostało przyjęte przez daną instytucję. Podanie można złożyć także za pośrednictwem poczty tzn. wysłać je listem poleconym. W takim przypadku należy przechowywać dowód nadania pisma.

Warto wiedzieć, że przepisy kodeksu postępowania administracyjnego zobowiązują urząd do tego, aby każda sprawa była załatwiana w sposób rzetelny i wnikliwy, a wszelkie niejasności i niedopowiedzenia powinny być interpretowane na korzyść obywatela. Kodeks postępowania administracyjnego mówi iż przy rozpatrywaniu danej sprawy urząd powinien uwzględniać „słuszny interes” osoby składającej swoją prośbę „bez naruszenia słusznego interesu obywateli”, czyli każda sprawa jeśli to tylko jest możliwe powinna być rozpatrywana na korzyść osoby składającej prośbę, ale także uwzględniając dobro ogółu.

Ponadto urząd jest zobowiązany do informowania każdej strony postępowania o faktycznych i prawnych okolicznościach sprawy tak, aby żadna osoba nie poniosła szkody z powodu nieznajomości prawa (art. 9 Kodeksu postępowania administracyjnego).

Czas rozpatrzenia sprawy przez urząd

Urząd jest zobowiązany załatwić zgłoszoną sprawę „bez zbędnej zwłoki” tzn. jak najszybciej (art. 35 Kodeksu postępowania administracyjnego). Nie w każdej sytuacji jest to jednak możliwe, dlatego w sprawach, które wymagają wyjaśnienia jakichkolwiek kwestii urząd ma na ich rozpatrzenie i udzielenie odpowiedzi jeden miesiąc.
Ale zdarzają się sprawy bardzo skomplikowane i w takich sytuacjach urząd może je załatwić w okresie do dwóch miesięcy.

Uwaga:

W sytuacji, gdy urząd nie może dotrzymać obowiązującego terminu załatwienia sprawy powinien o tym poinformować osobę zainteresowaną, wyjaśniając co jest przyczyną przedłużającego się postępowania oraz podając termin, kiedy sprawa zostanie rozpatrzona.

Sprawy rozpatrywane przez organ II instancji czyli organ, który rozpatruje odwołanie od wydanej wcześniej decyzji czy postanowienia, powinny zostać załatwione w ciągu jednego miesiąca (art. 35 Kodeksu postępowania administracyjnego).

Odpowiedzi urzędu na złożone podanie i możliwości odwołania się od nich

Urząd udziela odpowiedzi na złożone podanie w formie postanowienia lub decyzji.

Uwaga:

Nie w każdej jednak sprawie urząd musi wydać postanowienie lub decyzję np. w sprawach o przyznanie mieszkania komunalnego urząd udziela jedynie pisemnej odpowiedzi, w której między innymi informuje o opinii komisji mieszkaniowej. Nie jest to decyzja, a więc nie można się od takiego pisma odwołać. Można jedynie wnosić o ponowne rozpatrzenie sprawy przedstawiając nowe dowody lub wykazując, iż jakaś sytuacja nie była brana pod uwagę.

Postanowienie

Postanowienie jest odpowiedzią urzędu, które kończy daną sprawę, bądź odnosi się tylko do części danej sprawy i jest wtedy wydawane z reguły w toku takiego postępowania, którego zakończeniem jest wydanie decyzji.

Postanowienie powinno zawierać:

0. nazwę i adres instytucji/urzędu wydającego postanowienie

1. datę wydania postanowienia

2. dane osoby (osób) do której postanowienie jest skierowane

3. podanie podstawy prawnej na mocy której wydano postanowienie

4. treść postanowienia

5. informacja o możliwości, terminie złożenia zażalenia na dane postanowienie

6. dane osoby wydającej postanowienie – imię i nazwisko, funkcja, podpis

Zażalenie na postanowienie

Jeśli nie zgadzamy się z treścią postanowienia możemy się od niego odwołać składając zażalenie.

Zażalenie należy złożyć do organu wyższego stopnia za pośrednictwem tego urzędu, który wydał postanowienie. To oznacza, iż zażalenie powinno być adresowane do organu nadrzędnego, ale złożone w tym urzędzie, który je wydał.

Możliwość złożenia zażalenia istnieje wtedy, gdy w treści postanowienia jest informacja o tym środku odwoławczym. Jeśli nie ma możliwości złożenia zażalenia na dane postanowienie, ale rozstrzyga ono o części postępowania, które zakończy się wydaniem decyzji, to istnieje możliwość wniesienia odwołania od całej decyzji.

Zażalenie składa się w terminie 7 dni od dnia otrzymania postanowienia, a w przypadku ustnego załatwiania sprawy – od ustnego ogłoszenia treści postanowienia.

Decyzja

Decyzja jest formą odpowiedzi instytucji/urzędu na złożone podanie. Decyzja w przeciwieństwie do postanowienia rozstrzyga całość sprawy i kończy jej rozpatrywanie w danej instytucji (art.104 §1 Kodeksu postępowania administracyjnego).

Decyzja powinna zawierać:

0. oznaczenie organu, który decyzję wydał

1. datę wydania decyzji

2. oznaczenie strony

3. podanie przepisów prawnych, na podstawie których wydano decyzję

4. rozstrzygnięcie

5. uzasadnienie decyzji

6. pouczenie o możliwości i trybie odwołania

7. podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby wydającej decyzję lub osoby do tego upoważnionej (art.107 §1 Kodeksu postępowania administracyjnego).

Uwaga:

Organ, który wydaje decyzję może nie pisać uzasadnienia, gdy decyzja uwzględnia w całości żądanie strony. Nie dotyczy to jednak tych decyzji, które rozstrzygają sporne interesy stron oraz decyzji wydanych na skutek odwołania (art.107 §4 Kodeksu postępowania administracyjnego).

Decyzja powinna być dostarczona na piśmie (art.109 §1 Kodeksu postępowania administracyjnego).

Odwołanie od decyzji

Odwołanie od decyzji należy wnieść do właściwego organu odwoławczego (musi być podany w decyzji) za pośrednictwem tego organu, który decyzję wydał (art. 129 §1 Kodeksu postępowania administracyjnego), np. odwołanie od decyzji Ośrodka Pomocy Społecznej adresuje się do Samorządowego Kolegium Odwoławczego, ale składa się w Ośrodku. Formalnie rzecz biorąc odwołanie od decyzji nie musi być uzasadnione - wystarczy stwierdzenie, że nie jesteśmy zadowoleni z decyzji, jednak składając odwołanie warto wskazać jakie są motywy naszego odwołania i jakie mamy zarzuty wobec decyzji.

Organ, który wydał decyzję ma obowiązek przesłać odwołanie wraz z aktami sprawy organowi odwoławczemu w ciągu 7 dni, chyba że w wyniku złożenia odwołania zmienił swoją decyzję, wówczas powinien wydać decyzję o zmienionej treści i przesłać ją nam. (art.133 Kodeksu postępowania administracyjnego).

Z reguły odwołanie wnosi się w ciągu 14 dni od dnia otrzymania decyzji (art.129 §2 Kodeksu postępowania administracyjnego).

Wniesienie odwołania w terminie wstrzymuje wykonanie decyzji.

Uwaga:

Wyjątek stanowi sytuacja, gdy decyzji nadano tzw. rygor natychmiastowej wykonalności lub gdy decyzja podlega natychmiastowemu wykonaniu z mocy ustawy (art.130 Kodeksu postępowania administracyjnego). Wtedy, jeśli chcemy odwołać się od decyzji powinniśmy wnieść odwołanie jednocześnie z wnioskiem o zawieszenie rygoru natychmiastowej wykonalności.

O tym, że odwołanie zostało przez którąś ze stron wniesione, organ, który decyzje wydał zawiadamia drugą stronę (art.131 Kodeksu postępowania administracyjnego).

Organ odwoławczy może:

0. utrzymać w mocy dotychczasową decyzję lub

1. uchylić ją w całości lub części i np. wydać nową decyzję lub

2. uchylić decyzję i przekazać sprawę do ponownego rozpoznania,

3. umorzyć postępowanie odwoławcze (z reguły wtedy gdy odwołanie wniosła osoba nieuprawniona)

Każdorazowo stanowisko organu odwoławczego jest wyrażane w formie decyzji (art.138 Kodeksu postępowania administracyjnego).

Trzeba pamiętać, że w wyniku odwołania, wydana decyzja nie może być zmieniona na niekorzyść osoby wnoszącej odwołanie tzn. decyzja, którą dana osoba zaskarża może zostać zmieniona jedynie na korzyść wnoszącego lub może pozostać bez zmian. (art.139 Kodeksu postępowania administracyjnego).

Skarga do sądu administracyjnego

Decyzję organu drugiego stopnia można zaskarżyć do wojewódzkiego sądu administracyjnego. O takiej możliwości powinniśmy zostać pouczeni na decyzji organu rozpatrującego nasze odwołanie.

Skargę składamy do miejscowo właściwego Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego za pośrednictwem urzędu, który wydał postanowienie lub decyzję. Skargę taką składamy w ciągu 30 dni od dnia doręczenia rozstrzygnięcia o naszym odwołaniu lub zażaleniu.

Skarga powinna zawierać:
- oznaczenie sądu, do którego kierowana jest skarga,
- imię, nazwisko lub nazwę oraz adres skarżącego albo przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika,

- wskazanie zaskarżonej decyzji lub postanowienia,

- oznaczenie organu, którego działania skarga dotyczy,

- określenie naruszenia prawa lub interesu prawnego (określenie konkretnych przepisów prawa, które zostały naruszone w decyzji na którą się skarżymy)

- podpis wnoszącego skargę, albo jego przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika,

- listę załączników do skargi

Wniesienie skargi do sądu administracyjnego co do zasady nie powoduje wstrzymania wykonania decyzji, jednakże wnosząc skargę możemy jednocześnie złożyć wniosek do sądu o wstrzymanie wykonania decyzji.

Sąd może skargi nie uwzględnić i wówczas oddala skargę.

W razie uwzględnienia skargi sąd:

- uchyla decyzję lub postanowienie w całości albo w części,
- stwierdza nieważność decyzji lub postanowienia,
- stwierdza wydanie decyzji lub postanowienia z naruszeniem prawa.

Podstawa prawna:

Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000, Nr 98, poz. 1071 z późn. zm., tekst jednolity dostępny na http://www.lex.com.pl/kodeksy/?akt=00.98.1071.htm)

Ustawa Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2002 r., Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.)

Inne poradniki / strony www

Obywatel w urzędzie – poradnik stowarzyszenia KLON / JAWOR http://pomocspoleczna.ngo.pl/x/1941

Orzecznictwo sądów administracyjnych, wzory formularzy w postępowaniu przed sądami administracyjnymi - strona Naczelnego Sądu Administracyjnego www.nsa.gov.pl

Wzory pism i pełnomocnictw znajdują się na stronie www.codziennikprawny.pl/strona/wzory_pism oraz www.codziennikprawny.pl/strona/sprawy_administracyjne_i_mieszkaniowe