INFORMACJA O SPOSOBACH PRZYJMOWANIA I ZAŁATWIANIA SPRAW

Podstawowym aktem prawnym określającym tryb przyjmowania i załatwiania spraw przez organy administracji publicznej jest ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.). Sposób przyjmowania i załatwiania spraw dotyczących skarg i wniosków reguluje dodatkowo Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46).
Skargi i wnioski dotyczące pracy sądu rozpatruje Prezes Sądu.
Sprawy osób realizujących prawo dostępu do informacji publicznej rozpatrywane są zgodnie z przepisami ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198).
Sposoby przyjmowania i załatwiania spraw regulują między innymi: Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 października 2002 roku w sprawie trybu nadzoru nad działalnością administracyjną sądów (Dz. U. Nr 187, poz. 1564 z późn. zm.), Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007 r. Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz. U. Nr 38, poz. 249), Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz. Urz. Min. Spr. Nr 5, poz. 22 z późn. zm.).

Pisma do Sądu Rejonowego w Łowiczu sądu można składać osobiście albo za pośrednictwem urzędu pocztowego.
Składając dane pismo osobiście należy je złożyć w Biurze Podawczym sądu – pokój 201 lub we właściwym sekretariacie.
Biuro Podawcze jest komórką organizacyjną, która zajmuje się obsługą wejścia i wyjścia korespondencji dla całego sądu.
Na każdym piśmie bezpośrednio wpływającym do Biura Podawczego zamieszcza się adnotację zawierającą nazwę sądu, datę i godzinę wpływu pisma, liczbę załączników i podpis przyjmującego pismo. Na żądanie osoby wnoszącej pismo pracownik Biura Podawczego poświadcza jego przyjęcie na kopii pisma lub w książce doręczeń.
Sprawy wpływające do Biura Podawczego sądu są ewidencjonowane, a następnie dane pismo jest niezwłocznie przekazywane kierownikowi sekretariatu odpowiedniego wydziału, zaś pisma adresowane imiennie do Prezesa Sądu doręcza się Prezesowi Sądu bez otwierania koperty.
Kierownik sekretariatu przedstawia wpływające pisma przewodniczącemu wydziału, który niezwłocznie wydaje pisemne zarządzenia o sposobie załatwienia poszczególnego pisma. Po określeniu trybu załatwienia danego pisma przewodniczący wydziału, jeżeli zachodzi taka potrzeba, przekazuje je odpowiedniemu sędziemu.
W trakcie rozpoznawania danej sprawy sędzia referent wyznacza kolejne terminy rozpraw, wydaje stosowne zarządzenia, kontroluje terminowe i należyte wykonywane zarządzeń przez sekretariat, wydaje orzeczenia kończące sprawę, informuje uczestników postępowania o ich prawach i obowiązkach. Po zakończeniu postępowania sądowego przewodniczący rozprawy lub posiedzenia zalicza akta do odpowiedniej kategorii i wskazuje ich okres przechowywania. Prezes Sądu wydaje zarządzenia o przekazaniu akt do właściwego archiwum lub do zniszczenia.

W toku postępowania interesanci są przyjmowani w sekretariacie danego wydziału. W celu usprawnienia załatwienia danej sprawy interesanci powinni się powoływać na sygnaturę akt sprawy, o ile została ona nadana. Sygnatura akt sprawy (np. I C 123/07, II K 234/07) składa się z następujących elementów: cyfra rzymska oznaczająca dany wydział (np. I, II, III), symbol księgi, w której zapisano sprawę, wskazujący na rodzaj sprawy (np. C – sprawa cywilna, K – sprawa karna), numer wpływu sprawy do sądu w danym roku łamany przez dwie ostatnie cyfry roku.

Wszelkie pisma i przesyłki sądowe z Sądu Rejonowego w Łowiczu wysyłane są przez Biuro Podawcze. Pisma wysyłane przez sąd doręcza się adresatowi za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. W pismach wysyłanych z sekretariatów oprócz nazwy sądu podaje się sygnaturę akt, datę podpisania pisma, stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko podpisującego. W odpowiedzi na otrzymane pismo uczestnicy postępowania winni powoływać się w piśmie na datę i sygnaturę pisma, którego odpowiedź dotyczy.

Poszczególne wydziały udzielają informacji również telefonicznie. Kierownik sekretariatu lub inny upoważniony przez niego pracownik sekretariatu mogą udzielać telefonicznie informacji o sprawie rozpoznawanej w wydziale, po uprzednim podaniu danych osobowych strony lub uczestnika postępowania albo sygnatury akt sprawy.
Przedmiotem informacji udzielanych telefonicznie mogą być w szczególności:
1) sygnatura akt sprawy;
2) terminy posiedzeń i rozpraw;
3) data rozstrzygnięcia, którego dotyczy zapytanie;
4) czynności dotyczące postępowania międzyinstancyjnego.