Techniki Zarządzania

Technika zarządzania to całość przepisów i reguł działania służących do kształtowania procesu zarządzania. Należy, więc przyjąć, że techniki zarządzania stanowią strategie i procedury działalności kierownictwa.

Poszczególne techniki zarządzania powinny, zatem spełnić następujące szczegółowe wymogi:

- ustalenie i ścisłe formułowanie celów w procesie zarządzania,

- opracowanie procedur roboczych działalności kierownictwa,

- określenie, odpowiednio do założonych celów i procedur w procesie zarządzania, spójnego zbioru przepisów i reguł działania kierownictwa,

- dostosowanie ustalonych przepisów i reguł działania do sytuacji, w jakiej znajduje się lub może się znaleźć dany system organizacyjny.

Zarządzanie przez określanie celów

Zarządzanie przez określanie celów (zarządzanie przez cele) to dynamiczny system, który integruje działalność przedsiębiorstwa ukierunkowaną na wzrost i zysk z oczekiwaniami sił kierowniczych i ich dążeniem do samorozwoju.

Zgodnie z nazwą tej techniki główny ciężar działań dotyczy procedur tworzenia celów. Wprowadzając technikę zarządzania przez cele należy się kierować poniższymi zasadami:

I. Zasada określania celów

Realizację tej zasady można sprowadzić do następujących wskazań:

a) uzgadnianie celów indywidualnych z celami jednostkowymi wyodrębnionego zbioru celów,

b) konieczność jasnego i dokładnego wyznaczania celów,

c) realizm wyznaczanych celów,

d) motywująca funkcja wyznaczonych celów,

e) analiza odchyleń od celu (porównywanie wielkości założonych z osiągniętymi),

f) elastyczność celów (regularne dopasowywanie celów do zmiennych warunków zewnętrznych).

II. Stopień współudziału

Przy formułowaniu celów należy ustalić stopień udziału pracowników w kształtowaniu celów i ich kontroli.

III. Jednoosobowa współodpowiedzialność

Jednoznaczne określenie i przyporządkowanie celów każdemu kierownikowi powinno w konsekwencji prowadzić do zapewnienia niezbędnych uprawnień do ich realizacji. Następuje tu praktyczna zgodność pomiędzy zadaniami, odpowiedzialnością i uprawnieniami.

Procedurę postępowania w technice zarządzania przez cele przedstawia poniższy rysunek.

Rys. Schemat techniki zarządzania przez określanie celów

Zarządzanie przez delegację

Pod pojęciem delegacji rozumie się przekazywanie zadań lub kompetencji na niższe stanowiska hierarchiczne.

W technice zarządzania przez delegację wykorzystuje się jedną z powszechniej stosowanych zasad organizacji - zasadę delegacji. Ta technika zarządzania ujmuje relacje zachodzące między przełożonym, a pracownikiem, starając się wskazać ogólne przepisy warunkujące ich poprawność.

Zasady stosowane w tej technice są następujące:

1. Zasada delegowania kompetencji odpowiednio do możliwości pracownika,

2. Zasada trwałego przekazywania zadań tego samego rodzaju tym samym współpracownikom,

3. Zasada delegacji całościowych zadań,

4. Zasada pełnej informacji o przekazywanym zadaniu,

5. Zasada jasnego określenia zakresu zadań i przydzielonych kompetencji.

Podstawowe elementy składowe techniki zarządzania przez delegację przedstawia poniższy rysunek.

Rys. Schemat techniki zarządzania przez delegację

Zarządzanie systemowe

Cechą charakterystyczną tej techniki zarządzania jest uwzględnienie elementów zewnętrznych (otoczenia) przedsiębiorstwa, celów oraz elementów wewnętrznych i stosunków zachodzących między nimi, traktowanych jako system.

Najczęściej, charakteryzując tą technikę, wskazuje się na jej następujące założenia:

- organizacja traktowana jako system składa się z wielu wzajemnie sprzężonych elementów,

- organizacja sprzężona jest również z elementami otoczenia, takimi jak nadsystem i organizacje kooperujące,

- celem tworzenia i funkcjonowania organizacji jest przetwarzanie materiałów, energii i informacji; dokonują tego ludzie i aparatura, co pozwala na wyodrębnienie dwóch podsystemów: społecznego i technicznego,

- w podsystemie społecznym wyróżnia się zespoły: kierowniczy i wykonawczy, a podział ten jest dokonywany wyłącznie na podstawie funkcji, jakie dana osoba pełni,

- cele tworzą system i mogą być osiągane w różny sposób, pozwalając na tworzenie nowych rozwiązań i ulepszeń organizacyjnych,

- zmiany odnoszą się w głównej mierze do potencjału ludzkiego, ale także obejmują ulepszenia istniejącej aparatury; są one wynikiem oddziaływania otoczenia i nadsystemu,

- organizacja w swym rozwoju stanowi wypadkową działania dwóch przeciwstawnych czynników - z jednej strony jest to dążenie do ekspansywności, z drugiej zaś do inercji,

- dążność do maksymalizacji stopnia zorganizowania powoduje, że w technice tej wykorzystywane są (w zależności od potrzeb) wszystkie techniki zarządzania.

Reasumując, technikę systemową można uważać za metodę realizowania skomplikowanego procesu zarządzania, zapewniającą połączenie wszystkich elementów (odrębnych technik) w jednolity logiczny system, pozwalający najracjonalniej osiągnąć cel.

Podstawowe elementy tej techniki przedstawia poniższy rysunek.

Rys. Schemat systemowej techniki zarządzania

Zarządzanie przez wyjątki

Technika zarządzania przez wyjątki stanowi próbę wykorzystania w organizacji procesu zarządzania znanej zasady wyjątków.

Technika ta jest charakteryzowana jako system komunikacji i identyfikacji problemu, który sygnalizuje, że włączenie kierownika jest niezbędne i który nie reaguje, gdy włączenie tego kierownika nie jest konieczne. Technika ta stanowi, zatem selektor działań kierownika. Ma ona stworzyć warunki do przywrócenia działalności kierowniczej wcześniejszego znaczenia poprzez nakłonienie kierownictwa do bardziej efektywnej pracy i zwiększenia zarazem jego zadowolenia z wykonywanych obowiązków.

Wymagania stawiane tej technice można ująć w trzech grupach zasad:

1. Zasada kontroli (zasada informacji o wyjątkach).

W myśl tej zasady podwładni powinni informować swojego przełożonego tylko o wyjątkowych wydarzeniach w pracy.

2. Zasada delegowania wszystkiego, co nie jest wyjątkiem.

Przełożeni powinni wykonywać tylko to, czego nie potrafią wykonać podwładni. Niższym szczeblom hierarchicznym powinno się przekazywać nie pojedyncze zadania i sposoby ich wykonania, lecz delegować wszystkie wielkości dotyczące tego zadania.

3. Zasada współudziału.

Zasada ta jest oparta na przekonaniu, że pozostawienie dostatecznej przestrzeni do współudziału spowoduje, że pracownicy zaakceptują liczne i całościowo dokonywane czynności kontrolne. Oznacza to, że jak długo osiągane przez podwładnych wyniki mieszczą się w przyjętych granicach tolerancji, tak długo występować powinna samokontrola.

Postępowanie przy zastosowaniu techniki zarządzania przez wyjątki przedstawiono na poniższy rysunku.

Rys. 4. Schemat postępowania w technice zarządzania przez wyjątki

1

1

Zadania przedsiębiorstwa

Cele przedsiębiorstwa

Analiza sytuacyjna

Obszary kluczowe

Cele zespołu

Realizacja

Wycena

Zadania

Zadania główne pracowników

Cele pracowników

Uzgodnienia celów

Realizacja

Funkcje zarządzania

Metody zarządzania

Ustalanie celów

Decydowanie

Realizacja

Komunikowanie

Kontrola

Metody kreatywne

Decydowanie

Centra

Rozwój w warunkach niepewności

Samokontrola zysku

CEL

STRUKTURA I PROCES ORGANIZOWANIA

CELE

ZADANIA

KOMPETENCJE

ODPOWIEDZIALNOŚĆ

Odpowiedzialność

za działanie:

Odpowiedzialność

za kierowanie:

Doradztwo

Decyzje

Wykonanie

Przełożonego

Pracowników

Opis stanowiska:

• Instrukcje kierowania

• Rozporządzenia

• Przebiegi organizacyjne

• Plany

• Wskazówki

Samokontrola

Kontrola

Przebieg

Wykonanie

Wskaźniki

Ocena

Wskaźniki

Środki (stosowane sporadycznie)

RZECZOWE

OSOBOWE

• Zmiana celów

• Zmiana rozporządzeń

• Zmiana stanowiska pracy

• Pozostałe zmiany

• Uznanie

• Krytyka

• Przeniesienie

• Zablokowanie premii

Sprawozdanie okresowe

ocena pracownika

ZARZĄDZANIE (URZĄDZENIA REGULUJĄCE)

ZARZĄDZANIE PRZEZ OKREŚLANIE CELÓW

ZARZĄDZANIE PRZEZ WYJĄTKI

INFORMACJE ZWROTNE PORÓWNYWANIE STANÓW FAKTYCZNYCH

Z ZAMIERZONYMI

ZARZĄDZANIE PRZEZ WYJĄTKI

ZARZĄDZANIE SYSTEMOWE

INFORMACJE DOTYCZĄCE

PLANÓW

ZARZĄDZANIE PRZEZ DELEGOWANIE UPRAWNIEŃ

PODSYSTEM WYKONAWCZY (WYKONAWCZE UKŁADY REGULACJI)

1. Mierzenie

2. projektowanie i tworzenie standardów

3. WYBÓR

3A. IMPULSY ZEWNĘTRZNE

6. DECYDOWANIE

7. POZOSTAWIENIE BEZ ZMIAN

4. OBSERWACJA ZACHOWANIA

5. PORÓWNYWANIE ZE STANDARDAMI

---