Tomasz Jojczyk

Adam Puczkowski

Sylwia Puc

ZARZĄDZANIE CZASEM DLA SIEBIE I FIRMY

Zarządzanie czasem (ang. time management) - podnoszenie skuteczności działania poprzez efektywniejsze wykorzystywanie czasu. Terminu `zarządzanie czasem' najczęściej używa się w kontekście pracy i kariery, choć odnosić się może do wszystkich sfer życia.

Głównym założeniem zarządzania czasem jest to, że dobrze wykorzystując czas, można więcej zrobić, a więc wzrasta szansa na sukces.

Zarządzanie czasem to, obok teoretycznych założeń, w dużej mierze zbiór technik mających pomóc lepiej wykorzystywać czas. Ponieważ niemożliwe jest osiągnięcie celu, dopóki nie zostanie on wyznaczony, rzeczą mającą decydujące znaczenie dla poprawy skuteczności działania, jest właśnie dobre formułowanie celów. Planowane wydaje się powszechne, wykazano jednak, że tylko 3% ludzi wyznacza sobie cele jasne i wyraźne - oni też odnoszą największe sukcesy.

Wyznaczanie celów zgodnie z zasadą SMARTER

Cechy dobrze sformułowanego celu określa zasada SMARTER nazwana tak od pierwszych liter angielskich słów określających te cechy:

S - specific / konkretny

M - measurable / mierzalny

A - ambitious /ambitny

R - realistic / realistyczny

T - time orientem / określony w czasie

E - exciting / ekscytujący

R - recorded / zapisany

konkretny - opisany jak najbardziej szczegółowo.

mierzalny - potrafiący określić czy został osiągnięty, jakie będą następstwa.

ambitny - dający motywację do działania.

realistyczny - będący możliwy do osiągnięcia.

określony w czasie - mający termin realizacji.

ekscytujący - budzący emocje.

zapisany - koniecznie go zapisz, wielokrotnie zwiększysz prawdopodobieństwo że go osiągniesz.

Dobrze sformułowany cel powinien być zatem bardzo konkretny, tak aby było doskonale wiadomo, do czego się dąży (np. być szczęśliwym może dla jednych znaczyć bogatym, dla innych bezpiecznym lub tez otoczonym wianuszkiem dzieci itd.), powinien być także mierzalny, tj. powinien być sposób, aby jednoznacznie określić, kiedy cel zostanie osiągnięty, czyli, na przykład, po czym poznam, że jestem szczęśliwy? Precyzyjne określenie celów umożliwia skoncentrowanie się na właściwych zadaniach, pokazuje, co trzeba usprawnić i jakie są przeszkody. Cele muszą być jednak realistyczne i dopasowane do twoich możliwości. Nie wyznaczaj zbyt wielu celów w krótkim czasie. Bardzo ważne jest, aby stawiać sobie cele, które nie są wygórowane (ale i nie za niskie) i które jesteś w stanie osiągnąć. Doceń przeszkody, które mogą pojawić się na twojej drodze i weź pod uwagę, jakie musisz mieć umiejętności konieczne do osiągnięcia celu. Upewnij się, że odnoszą się do konkretnych zadań. Powinny to być cele, których wykonanie będziesz potrafił kontrolować. Stawiaj precyzyjne cele i wyznaczaj terminy realizacji celu, gdyż wskazane jest też narzucić sobie pewne ramy czasowe, określi termin (np. nie `kiedyś w przyszłości', ale `do 30 roku życia'.). W formułowaniu celu zwraca się także uwagę na to, aby cel był ambitny i ekscytujący, co będzie zwiększało motywację do jego osiągnięcia, ale jednocześnie musi być realistyczny, czyli możliwy do osiągnięcia. Ważnym krokiem w kierunku dobrego formułowania celów jest ich zapisywanie.

Rodzaje celów

W zależności od poszczególnych wymiarów, cele można przyporządkować do różnych kategorii.

Ze względu na zasięg czasowy, wyróżnić można cele:

• życiowe i długoterminowe (3-5 lat)

• średnioterminowe (1 rok)

• krótkoterminowe (1-3 miesięcy)

• bieżące (tydzień)

Ze względu na obszar wyróżniamy cele:

• osobiste

• zawodowe

Cele długoterminowe (strategiczne), wyznaczają kierunek działania, krótkoterminowe (taktyczne), proponują jakieś rozwiązania, natomiast bieżące (operacyjne) na najbliższy tydzień, dają konkretne zadania.

Planowanie czasu za pomocą metody ALPEN

Po wyznaczeniu celów (oczywiście zgodnie z zasadami SMARTER), należy zaplanować swoje działania (najlepiej na piśmie). Najpierw większe zadania rozbija się na mniejsze i zaczyna się wyznaczać plany pięcioletnie, roczne, półroczne i miesięczne. Planowanie codziennej pracy oraz działań średnio- i długoterminowych pozwala oszczędzić czas i daje więcej swobody w realizacji codziennych zadań. Następnie te podzielone na mniejsze części zadania porządkuje się według hierarchii ważności, trzyma się ich, przygląda się im i uaktualnia swoją dzienną listę. Co jakiś czas należy przyglądać się też i modyfikować swoje długoterminowe plany, uwzględniając zmianę swoich priorytetów i doświadczeń. Należy również sprawdzać co udało się zrealizować, a z czego trzeba było zrezygnować.

Planując następny dzień należy pamiętać, aby na zajęcia zaplanowane przeznaczyć ok. 60 proc. czasu, ok. 20 proc. zarezerwować na sprawy nieoczekiwane, różnego rodzaju zakłócenia i złodziei czasu, pozostałe ok. 20 proc. wykorzystać na działania spontaniczne.

Zastosowanie metody ALPEN przy planowaniu przynosi przy niewielkim nakładzie czasu (10 - 20 minut dziennie) zwielokrotniony zysk.

Wyróżnia się pięć etapów metody ALPEN

1. Zestawienie zadań

2. Ocena czasu trwania czynności

3. Rezerwacja czasu na czynności nieprzewidziane

4. Ustalanie priorytetów, skracanie i delegowanie czynności

5. Kontrola realizacji zadań - przeniesienie spraw niezałatwionych

Dzielenie zadań według zasady Eisenhowera

Dobre zarządzanie czasem wymaga hierarchizacji celów i zadań. Jeśli mamy bardzo dużo zadań do wykonania, to ich lista staje się długa, a wiec nieczytelna i bezużyteczna. Dobrym wyjściem jest wtedy zastosowanie podziału zadań na grupy, czyli wykorzystanie tzw. Macierzy Eisenhowera (ten amerykański generał i prezydent bardzo skutecznie zarządzał swoim czasem). Na czym to polega?

Dzielimy zadania ze względu na ważność i pilność ich wykonania na cztery kategorie, z których każda ma określony priorytet. Chodzi o to, aby możliwie najmniej skupiać się na polach C i D, a więcej uwagi poświęcić A i B.

A - ważne i pilne - sprawy naglące, których termin właśnie upływa, zadania, które musisz wykonać natychmiast lub w najbliższej przyszłości np. cieknący kaloryfer.

B - ważne i mało pilne - działania istotne, ale takie, które możemy odłożyć na później, czyli doskonalenie się, dokształcanie, szukanie nowych możliwości rozwoju, np. nauka języka.

C - nieważne i pilne - czynności mniej ważne, ale które musisz wykonać nawet kosztem działań ważnych, ponieważ upływa wyznaczony termin np. ostatni termin mało ważnego spotkania.

D - nieważne i mało pilne (rutynowe) - np. oglądanie telewizji, słuchanie muzyki nie są rzeczami ani ważnymi, ani pilnymi. Lecz ze względu na charakter poświęcamy na te czynności swój czas.

Analizując tą zasadę widzimy, że w pierwszej kolejności należy zająć się oczywiście rzeczami ważnymi i pilnymi, w drugiej jednak kolejności czas należy poświęcić, wbrew intuicji, na rzeczy ważne choć mniej pilne. Istotnym elementem dobrego wykorzystywania czasu i efektywnego działania jest planowanie - więc po wyznaczeniu celu (oczywiście zgodnie z zasadami Smarter) należy większe zadania (cele długoterminowe lub też złożone projekty) rozbić na zadania mniejsze, tak, aby nawet w przypadku odległych planów, już dziś móc zacząć działać w kierunku ich realizacji. Zarządzanie czasem podaje źródła niepowodzeń w osiąganiu celów oraz sposoby przezwyciężania trudności. Są to nie tylko ogólne zasady, jak w powyższym omówieniu, ale też bardzo szczegółowe rady i wskazówki, które mogą stanowić bardzo skuteczne narzędzie zwiększania efektywności działania, pod warunkiem jednak, że lepszego zarządzania czasem rzeczywiście się chce. Na drodze do zmiany mogą stać nasze własne poglądy, tzw. `bariery mentalne'. Mogą to być obawy dotyczące rzekomego ograniczenia naturalności i spontaniczności, ponieważ wielu osobom, dobre zorganizowanie kojarzy się ze sztywnością i drętwością, choć w rzeczywistości właśnie lepsze panowanie nad swoim czasem daje swobodę i możliwość odprężenia. Przeszkadzać może także negatywna samoocena której skutkiem bywa niewiara w możliwość zmiany i uogólniona opinia o własnej niekompetencji, oraz ograniczające poglądy, że takie cechy jak spóźnianie czy roztargnienie są stałą i nie podlegającą zmianie właściwością danej osoby. To także nie jest prawdą, ponieważ wiadomo, że człowiek jest w stanie zmieniać swoje nawyki, pod warunkiem, że tego bardzo chce. Tymczasem, wydaje się, że głównym źródłem nieefektywności jest opór przed zmianą swoich nawyków, jako że zawsze wymaga to dyscypliny i wysiłku.

Ustalanie priorytetów według zasady Pareto

Żaden człowiek nie jest w stanie zrobić wszystkiego. Dlatego trzeba wybierać te czynności i zadania, które przynoszą najwięcej efektów. Zawsze należy pamiętać o hierarchii ważności zadań i wykonywać je w odpowiedniej kolejności. Wtedy robisz tylko to, co rzeczywiście jest potrzebne. Bardzo pomocna jest przy tym zasada odkryta w 1897 r. przez włoskiego ekonomistę Vilfreda Pareto, zwana inaczej "20-80”. Według niej 20 proc. nakładu czasu przynosi aż 80 proc. wydajności i odwrotnie - 80 proc. nakładu czasu daje tylko 20 proc. wydajności. Np.: 80 proc. podjętych decyzji wynika z 20 proc. spotkań, a 80 proc. potrzebnych w pracy informacji uzyskuje się dzięki 20 proc. dokumentów, które się czyta. Najważniejsze jest to, że 20 proc. czasu pracy danej osoby decyduje w 80 proc. o sukcesie tej osoby. Powinno się więc skupić się na rzeczach, które dadzą największe efekty - np. na klientach, którzy przyniosą największe obroty, celach, które sprawią największą satysfakcję. Należy zrezygnować z działań, które zabiorą nieproporcjonalnie dużo czasu w stosunku do wyników. Zasada Pareto sprawdza się idealnie, gdy mamy bardzo długą listę spraw do załatwienia.

Jak lepiej gospodarować czasem?

- walcz z przeszkadzaczami i pożeraczami czasu

W efektywnym zarządzaniu czasem mogą przeszkadzać ci bariery wewnętrzne i zewnętrzne. Niektórzy np. uważają, że organizowanie czasu usztywnia, ogranicza naturalność i spontaniczność. Przeszkadzać może także negatywna samoocena (uważasz, że nie jesteś kompetentny, nie wierzysz, że potrafisz się zmienić). Jeśli jesteś zbyt pedantyczny, skupiasz się na zbędnych szczegółach, a nie na celu i działaniu, możesz mieć kłopoty z zarządzaniem czasem. Bardzo trudno przezwyciężyć swoje złe nawyki. Istnieją też przeszkody zewnętrzne, takie jak np. hałas za oknem, inni ludzie, telefony.

Pierwszym krokiem jest uświadomienie sobie tego co ci kradnie czas, np. surfowanie w internecie bez określonego celu, wpadanie w częste i długie dyskusje telefoniczne, niezaplanowane wizyty gości, wykonywanie wszystkiego samemu za wszelką cenę, przyjmowanie na siebie zadań, które nie są naszymi obowiązkami itd.

- nie rób wszystkiego sam

Jeśli jesteś szefem, musisz skoncentrować się na sprawach priorytetowych, zadaniach, które tylko ty jesteś w stanie wykonać. Pozostałe możesz zlecić pracownikom, a niektórych upoważnić nawet do podejmowania decyzji w twoim imieniu. Wtedy ty będziesz mógł swobodnie myśleć, planować i skutecznie działać, a twoi podwładni poczują się docenieni i będą bardziej zmotywowani.

Korzyści z lepszego zarządzania czasem

1. Realizacja tych samych zadań, ale mniejszym nakładem sił

2. Lepsza organizacja własnej pracy

3. Lepsze wyniki pracy

4. Mniej chaosu i stresu

5. Większe zadowolenie z pracy

6. Większa motywacja

7. Czas na realizację zadań „wyższego" rzędu

8. Mniejsza presja w pracy i nacisk na wydajność

9. Mniej błędów popełnianych podczas realizacji zadań

10. Szybsze osiąganie celów zawodowych i prywatnych

Siedem Kroków do skutecznego zarządzania sobą w czasie

1. Określ swoje cele i potrzeby

Jeśli nie wiesz jak to zrobić - zacznij od tego, czego nie chcesz... Potem przejdź do rzeczy, których pożądasz, chcesz, musisz mieć (potrzeba) i tych, do których zmierzasz lub zmierzać będziesz (cele).

2. Zdefiniuj sytuację obecną:

- co mam

- co umiem

- gdzie jestem

3. Określ kierunek, czas i sposób dotarcia do celu

- napisz plan

- ustal punkty kontrolne

- uzyskaj wsparcie

4. Działaj

Ludzi sukcesu wyróżnia w życiu to, że potrafią oni po podjęciu decyzji podjąć także działania.

5. Działaj konsekwentnie!

- chroń swoją najlepszą porę dnia dla realizacji zadań najważniejszych

- pamiętaj o wyznaczaniu terminów zakończenia zadań

- rób wyłącznie jedną rzecz w określonym czasie

- grupuj zadania, stwórz własne, niepowtarzalne grupy albo skorzystaj z doświadczeń innych

6. Zaplanuj i zrealizuj

Na czym polega dobra realizacja planu?

- nie odkładaj zadań na potem

- duże zadania dziel na mniejsze i realizuj etapami

- uwzględnij swój indywidualny rytm aktywności i najlepszą porę dnia (każdy z nas wie, kiedy jest najbardziej aktywny i najbardziej efektywny - przydatnym tu może być podział na Sowy i Skowronki).

7. Wykonuj właściwe działania we właściwym czasie!

Praktyczne wskazówki, jak lepiej gospodarować czasem:

- Kiedy masz coś powiedzieć, zastanów się najpierw, CO masz do powiedzenia, a dopiero potem to powiedz. Oszczędzisz czas swój i innych.

- Poszerz obszary działania, na które masz wpływ.

- Ustalaj rozsądne, osiągalne i - przede wszystkim - WŁASNE cele.

- Staraj się być elastyczny wobec przypadkowych zdarzeń, pamiętając o tym, że duża okazja czasami puka bardzo cicho...

- Bądź asertywny - odmawiaj, gdy ktoś chce bez twej zgody wykorzystać twój czas!

- Eliminuj złodziei czasu i uważaj na "pułapki czasowe”.

- Przestań robić rzeczy niepotrzebne i "na wszelki wypadek”.

Co jakiś czas zadaj sobie pytania o twój czas:

- Czy rzeczywiście 20 proc. moich działań prowadzi do 80 proc. wyników i efektów?

- Czy nadal są to te same cele co kiedyś?

- Ile czasu dziennie/tygodniowo poświęcam Rzeczom Najważniejszym?

- Ile czasu działam w kierunku Moich Celów Życiowych?

- Czy mam czas na to, by poczuć, że właśnie "MAM CZAS dla siebie”?

- Co mogę zrobić, aby zmienić dotychczasowe przyzwyczajenia i nawyki?

---