I. Pojęcie funkcji personalnej - przedmiot i uwarunkowania zarządzania kadrami
Sukces przedsiębiorstwa zależy głównie od:
Stopnia dopasowania oferty rynkowej do oczekiwań klientów,
Efektywnego wykorzystania zasobów.
Jednym z głównych zasobów decydujących o sprawnym działaniu przedsiębiorstwa są zatrudnieni w nim pracownicy. Wraz z docenianiem znaczenia tego zasobu, są rozwijane różnorodne teoretyczne i praktyczne modele, koncepcje i szczegółowe narzędzia wspomagające realizację funkcji personalnej w organizacji.
1. 1.Funkcja personalna jako funkcja zarządzania*
Funkcjonalna koncepcja zarządzania postrzega zarządzanie jako siłę sprawczą, która kieruje użyciem zasobów i koordynowaniem funkcji rzeczowych. Funkcje zarządzania są realizowane na każdym szczeblu hierarchii, ale ich rodzaj i zakres są inne.
W nauce o zarządzaniu występują różne specyfikacje funkcji zarządzania. Do dość powszechnie akceptowanego należy układ zaproponowany przez H.Koontza i C. O'Donella :
planowanie (planning) - wyznaczanie celów, określanie programów działania służących do ich osiągnięcia w skali całej organizacji lub poszczególnych jej części z uwzględnieniem horyzontu czasowego,
organizowanie (organizing) - zbudowanie formalnej struktury jednostek zadaniowych (stanowisk, działów), przyznanie im odpowiednich kompetencji (uprawnień dyspozycyjnych) oraz hierarchiczne i komunikacyjne ich powiązanie z punktu widzenia realizacji celów,
zapewnianie kadr (staffing) dysponowanie pracownikami tj - pozyskanie i alokacja kadr, ich bieżąca ocena i rozwój oraz zagwarantowanie odpowiednich warunków pracy w tym także wynagradzanie odpowiednio do wyników pracy,
kierowanie (directing) w wąskim sensie - powodowanie wykonania pracy odpowiednio do wytyczonego celu, czyli bieżące podejmowanie poszczególnych decyzji, instruowanie i komunikowanie,
kontrolowanie (controlling) - rejestrowanie osiągniętych wyników, porównywanie ze stanem pożądanym, wnioskowanie i inicjowanie planowania.
Funkcja zarządzania zdefiniowana jako "zapewnianie kadr", nie zawsze była zaliczana do funkcji podstawowych. Pierwotnie czynności kierownicze dotyczące pracowników były pomijane. W okresie późniejszym rozwój wiedzy o postawach i zachowaniach człowieka, doprowadził do podniesienia znaczenia pracownika i dostrzeżenia podmiotowego jego charakteru w organizacji. Wraz ze wzrostem zainteresowania problematyką personalną teoretyków zarządzania, grupę czynności kierowniczych związanych z czynnikiem ludzkim zaczęto wyodrębniać jako jedną z podstawowych funkcji zarządzania określając ją jako " doskonalenie personelu", "ocenianie pracy", "dobór ludzi", "kształtowanie kadr", "zapewnienie kadr" itp.
Funkcja zarządzania "zapewnienie kadr" obejmuje wszystkie czynności, jakie kierownik musi podjąć, aby zapewnić wykwalifikowany i zaangażowany personel do skutecznego i efektywnego realizowania rzeczowych zadań organizacji. Funkcja ta powinna być, zatem spełniana przez każdego przełożonego na równi z planowaniem, organizowaniem, kierowaniem i kontrolą.
Traktowanie "zapewnienia kadr" jako funkcji zarządzania sprowadza się do uznania, że działania składające się na tę funkcję:
należą do podstawowych zadań i obowiązków kadry kierowniczej,
zmierzają do osiągnięcia celów organizacji, dążąc jednocześnie do integracji tych celów z celami pracowników,
muszą być realizowane w taki sposób, aby przyczyniały się do osiągnięcia grupowych i indywidualnych celów pracowników i motywowały ich do realizacji zadań organizacji.
Skuteczność i efektywność organizacji wymaga ścisłej korelacji pomiędzy funkcjami zarządzania, a funkcjami rzeczowymi organizacji.
1.2. Funkcja personalna jako funkcja rzeczowa
Pojęcie funkcji rzeczowej ma ścisły związek z najbardziej znaną chyba (obok specjalizacji według sposobów wykonania) formą organizatorskiego podziału pracy, jaką jest organizacja funkcjonalna. Ma ona miejsce wówczas, gdy drugi od góry szczebel hierarchii przewiduje specjalizację według funkcji rzeczowych.
W przypadku przedsiębiorstw jako pierwotne funkcje rzeczowe wyróżniano w literaturze: zakup, produkcję, sprzedaż. Wzrost skali i złożoności działalności gospodarczej oraz dążenie do poprawy skuteczności i efektywności działania wraz z systematycznie zmieniającymi się w czasie warunkami w otoczeniu przedsiębiorstwa spowodowało, że liczba funkcji rzeczowych ulegała zwiększeniu. Obecnie, pomimo systematycznego odchodzenia od klasycznej organizacji funkcjonalnej, wyróżnia się najczęściej w literaturze następujące funkcje rzeczowe:
|
|
|
|
|
|
|
|
Wielość, złożoność i rosnąca ranga zadań cząstkowych dotyczących zagadnień personalnych spowodowały konieczność ich zgrupowania w samodzielnej - personalnej funkcji rzeczowej, dla której przyjęto rożne określenia miedzy innymi: "gospodarka kadrami".
Funkcja ta dotyczy wszystkich pracowników i obejmuje zadania spełniane zwykle przez dział kadr (dział spraw osobowych itp.). Polegają one na regulowaniu wszystkich podstawowych problemów dotyczących pracowników oraz projektowaniu i realizacji polityki personalnej w interesie skutecznego i efektywnego kierowania organizacją. W ramach niej mieszczą się także zadania dotyczące wspierania wiedzą ekspercką kierowników realizujących funkcję zarządzania "zabezpieczenie kadr" (np. w kwestii prawa pracy, ergonomii, socjotechniki itp.).
1.3. Proces zarządzania kadrami
Analizując, w ujęciu historycznym, prezentowane w literaturze poglądy na temat usytuowania problematyki kadrowej (personalnej) w układzie funkcji rzeczowych organizacji i w układzie funkcji zarządzania można zauważyć, że problematyka ta mniej więcej w tym samym okresie przez jednych autorów sytuowana była jako funkcja rzeczowa, a przez innych autorów jako funkcja zarządzania. Żaden z "prekursorów" nie identyfikował jej w obu tych układach funkcji. Kwalifikowanie zagadnień personalnych jednocześnie do obu układów funkcji i wskazywanie na merytoryczną ich odmienność nastąpiło w okresie, gdy zarówno teoretycy jak i praktycy uznali rolę i znaczenie tych zagadnień w zarządzaniu i funkcjonowaniu organizacji. Od tej pory podkreśla się często, że „personalnej” funkcji rzeczowej nie można mylić ani utożsamiać z „personalną” funkcją zarządzania.
Relacje pomiędzy funkcjami zarządzania i funkcjami rzeczowymi organizacji mają charakter komplementarny, oznacza to, że sprawność organizacji uzależniona od ich współdziałania i wzajemnego zharmonizowania.
Analizując relacje pomiędzy funkcją rzeczową "gospodarka kadrami" i funkcją zarządzania "zapewnienie kadr" można dostrzec (rysunek 1. 1), że relacje te grupują się w dwóch obszarach.
F. ZARZĄDZANIA F.RZECZOWE |
PLANOWANIE |
ORGANIZOWANIE |
ZAPEWNIENIE KADR |
KIEROWANIE |
KONTROLOWANIE |
BADANIA I ROZWÓJ |
|
|
|
|
|
PRODUKCJA |
|
|
|
|
|
SPRZEDAŻ I MARKETING |
|
|
|
|
|
GOSPODARKA KADRAMI |
|
|
|
|
|
GOSPODARKA FINANSOWA |
|
|
|
|
|
GOSPODARKA MATERIAŁOWA |
|
|
|
|
|
GOSPODARKA ŚRODKAMI TRWAŁYMI |
|
|
|
|
|
Rys.1.1 Obszar funkcjonalno-rzeczowy zarządzania kadrami
Pierwszy obejmuje spełnianie wszystkich funkcji zarządzania w stosunku do zadań mieszczących się w funkcji rzeczowej "gospodarka kadrowa", drugi natomiast obejmuje spełnianie tylko jednej funkcji zarządzania - "zapewnianie kadr", ale w stosunku do wszystkich funkcji rzeczowych organizacji.
Można zatem przyjąć, że proces zarządzanie kadrami obejmuje:
realizację wszystkich funkcji zarządzania w stosunku do rzeczowej funkcji "gospodarka kadrami" tj. rodzaje wykonywanych czynności, sekwencje działań, procesy
spełnianie funkcji zarządzania "zapewnienie kadr" w stosunku do każdej funkcji rzeczowej organizacji tj. realizacja funkcji zarządzania w ramach poszczególnych podmiotów - realizatorów funkcji rzeczowej.
dobór i zastosowanie odpowiednich narzędzi służących do realizacji celów zarządzania kadrami - aspekt instrumentalny.
Nie należy, zatem stosować tego terminu w rozumieniu ani samodzielnie występującej funkcji zarządzania, ani samodzielnie występującej funkcji rzeczowej.
1.4. Cele zarządzania kadrami*
W zarządzaniu kadrami należy akcentować interesy dwóch podmiotów: organizacji i pracowników.
Integrowanie celów pracowników z celami organizacji jest główną wytyczną zarządzania kadrami i umożliwia osiągnięcie tzw. celów systemowych.
Zarządzanie kadrami (proces integracji celów pracowników z celami organizacji)
|
|
CELE BEZPOŚREDNIE: 1)ukształtowanie sprawnej kadry 2)"uruchomienie" potencjału kadrowego |
|
CELE SYSTEMOWE: 1) realizacja celów i zadań organizacji 2) zaspokojenie potrzeb pracowników |
Rys. 1.2. Cele zarządzania kadrami
Źródło: Listwan T., Kształtowanie kadry menedżerskiej firmy, Wyd. Mimex, Wrocław 1993.s. 29
Odbywać się to powinno poprzez realizację tzw. celów bezpośrednich, tj. ukształtowanie sprawnej kadry (odpowiednia do potrzeb w określonym czasie: liczba pracowników, struktura zatrudnienia, kompetencje, predyspozycje) oraz pobudzenie jej do działania i wykorzystanie tkwiących w niej możliwości.
W literaturze przedmiotu spotyka się różne ujęcia, określenia i definicje nawiązujące do zarządzania kadrami:
T. Listwan używa określenia „zarządzanie kadrami” definiując je jako: „ zbiór działań związanych z ludźmi, ukierunkowanych na osiąganie celów organizacji i zaspokojenie potrzeb (rozwój) pracowników”.
(T. Listwan „Zarządzanie kadrami ”2006, s.2.)
J.A.F. Stoner i Ch. Wankel posługują się określeniem „procesu kadrowego”, który „można traktować jako systematyczną procedurę służącą zapewnieniu organizacji właściwych ludzi na właściwych stanowiskach we właściwym czasie.”
( J.A.F. Stoner, Ch. Wankel „Kierowanie”, s. 278.)
M. Kostera wskazuje, iż realizacja funkcji personalnej odbywa się poprzez zarządzanie potencjałem społecznym organizacji polegające na „planowym i celowym doborze poszczególnych elementów systemu personalnego oraz na ich dopasowaniu do siebie i do strategii organizacji.”
(M. Kostera „Zarządzanie personelem”, s. 31.)
1.5. Ewolucja zarządzania kadrami
Wzrost znaczenia zarządzania kadrami jest związane ze zmianami, jakie zaszły w XX wieku w jej ocenie i znaczeniu dla przedsiębiorstw. Pierwotnie, zadania cząstkowe w sferze personalnej obejmowały jedynie administrowanie kadrami ( obliczanie płac, ewidencja osobowa, statystyka personalna) nie były one grupowane. Z początkiem lat sześćdziesiątych XX wieku można zaobserwować systematyczne zwiększanie się znaczenia, zakresu, złożoności i liczby zadań cząstkowych dotyczących pracowników. Szczególną rolę w realizacji funkcji personalnej odgrywała kadra kierownicza przedsiębiorstw, pracownicy natomiast byli traktowani dość przedmiotowo. Lata osiemdziesiąte XX wieku to rodzenie się nowego bardziej podmiotowego podejścia do pracowników.
W tabeli 1.1 przedstawiono ogólną charakterystykę podstawowych - historycznie ukształtowanych, modeli zarządzania kadrami.
Tabela 1.1 Modele zarządzania personelem, a motywowanie.
MOD-EL |
AUTOR |
ŹRÓDŁO |
OGÓLNA FILOZOFIA |
CHARAKTERYSTYCZNE CECHY |
STOSUNEK DO MOTYWOWANIA |
Tradycyjny |
F. W. Taylor |
J. Sikora, „Motywowanie Pracowników”, Bydgoszcz 2000 r. |
Wiąże się z Taylorem i szkołą naukowej organizacji. Szkoła ta utrzymywała, że ważnym elementem pracy kierownika jest zapewnienie, by robotnicy wykonywali swoje powtarzalne zadania możliwie sprawnie i szybko Zakłada, że dla większości ludzi praca jest czymś nieprzyjemnym i że dochód pieniężny jest dla pracowników ważniejszy od charakteru samej pracy. |
Stosowanie bodźcowego systemu płac. Brak wykonywania pracy wymagającej twórczości, samokierowania i samokontroli. Uznawanie autorytetu kierowników w zamian za wysokie płace. Pracownicy są niechętnie nastawieni do pracy, niesamodzielni o niskich kwalifikacjach, których poziom motywacji jest mały |
Uznawanie pieniądza jako główną powszechną siłę motywacyjną. Brak dostrzeganie innych czynników motywacyjnych.
|
Stosunków współdziałania |
E. Mayo |
Z.Sekuła,” Motywacyjne kształtowanie płac”, Bydgoszcz 1997 r. |
Powstał na bazie human relations, który przywiązuje znaczącą rolę do stosunków międzyludzkich i kontaktów pracowników w procesie pracy. Zakłada, że dla ludzi potrzeby użyteczności i uznania są ważniejsze od pieniędzy |
Ludzie pragną przynależności Ważne są nieformalne, towarzyskie kontakty pracowników w trakcie pracy, swoboda podejmowania decyzji, większy i lepszy przepływ informacji o zamiarach kierownictwa oraz o funkcjonowaniu zakładu pracy. |
Możliwość wykorzystywania swoich kwalifikacji, umiejętności i predyspozycji oraz wykazywanie twórczego zaangażowania. Motywacja poprzez dobre stosunki i miłą atmosferę w pracy między personelem, samodzielne podejmowanie decyzji. |
Zasobów ludzkich |
D. McGregor |
|
Zakłada, że ludzie pragną przyczyniać się do realizacji ważnych celów, które wspólnie ustalali.
.
|
Ludzie w większości są bardziej twórczy, mogą sami sobą kierować i sprawować samokontrolę w stopniu większym, niż tego wymaga ich obecna praca. Pracownik uzyskuje zadowolenie z dobrej pracy, gdy ma odpowiedni zakres odpowiedzialności, |
Dzielenie się odpowiedzialnością z pracownikami za osiąganie celów organizacyjnych i indywidualnych wzbudza motywację.
|
Główne przyczyny, pod wpływem których następowała ewolucja funkcji personalnej, miały charakter: polityczny, ekonomiczny i społeczny:
Przyczyny polityczne: związki zawodowe i bliskie im siły polityczne skoncentrowały się w swych organizacyjno-politycznych żądaniach szczególnie na sprawach pracowniczych;
Przyczyny ekonomiczne: dostrzeżenie jakościowego, ilościowego i motywacyjnego potencjału pracowników oraz jego wagi dla sukcesu przedsiębiorstwa. W szybko zmieniającym się otoczeniu rośnie znaczenie pracy i jej innowacyjności. Symptomatyczny był zwłaszcza szybko postępujący rozwój techniki oraz związane z nim zmiany wymagań i kwalifikacji oraz ilości i szybkość przepływu informacji. Kolejny impuls do wzrostu rangi pracownika wynikał z planowania strategicznego i uświadomionej konieczności realizowania z powodzeniem nowych strategii;
socjalnym: zmiana systemu wartości w krajach wysoko-uprzemysłowionych oraz zmieniony styl życia wymusiły nowe postawy menedżerów wobec funkcji osobowej. Personel nie mógł być już traktowany jako czynnik produkcyjny, którego użycie musi być optymalizowane, lecz jako zespół ludzi o własnych potrzebach i celach, które chcą urzeczywistniać w swym świecie pracy. Ten, kto ignorował te zmienione oczekiwania pracowników, nie mógł stworzyć umotywowanej i wysokokwalifikowanej kadry. Wpływ miały także problemy etyczne, jak uwzględnienie "godności człowieka" w przedsiębiorstwie, sprawiedliwość albo dyskryminacji z uwagi na rasę lub płeć nabrały istotnego znaczenia i konieczna stała się realizacja w przedsiębiorstwie zadań cząstkowych także w tym zakresie.
1.5. Pytania kontrolne
Funkcja personalna traktowana jako funkcja zarządzania jest realizowana w przedsiębiorstwie przez ....
Funkcja personalna traktowana jako funkcja rzeczowa jest realizowana w przedsiębiorstwie przez ....
Ewolucja funkcji personalnej w czasie polegała na...
Aspekt instrumentalny zarządzania kadrami polega na....
Cele bezpośrednie zarządzania kadrami to...
Cele systemowe zarządzania kadrami to:...
* Opracowano na podstawie Steinmann Horst, Schreyogg Georg Zarządzanie. Podstawy kierowania przedsiębiorstwem. Koncepcje, funkcje, przykłady Oficyna Wydawnicza Politechniki Wrocławskiej Wrocław 1995.
* Opracowano na podstawie: Listwan T., Kształtowanie kadry menedżerskiej firmy, Wyd. Mimex, Wrocław 1993.
1
7
8