DOKUMENTACJA OPERACJI GOSPODARCZYCH

Każde zdarzenie ujmowane w księgach musi być odpowiednio udokumentowane. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające wystąpienie zdarzenia.

Dowodem księgowym (dokumentem księgowym) - nazywa się pisemne stwierdzenie fakty wystąpienia operacji gospodarczej. Zbiór dowodów księgowych stanowiących podstawę rejestracji operacji gospodarczych składa się na dokumentację księgową.

Dowód księgowy musi odpowiadać pewnym, ściśle określonym, wymaganiom co do treści i formy. Powinien on zawierać co najmniej:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3. opis operacji oraz jej wartość, a jeżeli jest to możliwe, to również jej określenie w jednostkach naturalnych,

4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

KLASYFIKACJA DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH

Ze względu na różnorodność zjawisk i procesów gospodarczych występujących w jednostkach istnieje konieczność stosowania wielu rodzajów dokumentów, różniących się formą i treścią. Z różnorodności dokumentów wynika zatem potrzeba przeprowadzenia ich klasyfikacji według określonych kryteriów.

Dokumenty dzielimy na:

1. podział ze względu na obowiązek księgowania:

• podlegające księgowaniu a więc np. dowody księgowe,

• nie podlegające księgowaniu;

2. podział według jednostek wystawiających dokumenty:

• własne np. faktury sprzedaży, asygnaty kasowe, kwity magazynowe, polecenia księgowania,

• obce np. faktury zakupu, wyciągi bankowe;

3. podział ze względu na podstawy sporządzania:

• pierwotne (źródłowe) np. asygnaty księgowe, kwity magazynowe, karty pracy,

• wtórne (zbiorcze) np. takie, które są wystawiane na podstawie dokumentów pierwotnych czyli raporty kasowe, rozdzielniki zużycia materiałów, listy płac;

4. podział ze względu na cel ich wystawienia:

• dyspozycyjne np. dokumentują polecenie dokonania określonych operacji gospodarczych,

• wykonawcze np. stwierdzają fakt dokonania określonych operacji podlegających księgowaniu,

• dyspozycyjno-wykonawcze np. jednocześnie są dowodami dyspozycyjnymi i wykonawczymi.

Przygotowanie dokumentów do księgowania obejmuje następujące czynności:

1. kontrolowanie dokumentów,

2. dekretowanie dokumentów,

3. segregowanie dokumentów.

KONTROLA I PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW

Przed zaksięgowaniem dokumenty muszą zostać poddane kontroli. Tylko dokumenty poddane wymaganej kontroli nabierają charakteru dowodów księgowych i mogą być podstawą dokonywania zapisów księgowych.

Sprawdzanie dokumentów księgowych obejmuje trzy rodzaje kontroli:

Kontrola formalna - polega na sprawdzeniu czy dokument został wystawiony zgodnie z obowiązującymi przepisami tzn. czy jest kompletny i zawiera wszystkie potrzebne dane oraz czy został wystawiony na właściwym formularzu.

Kontrola merytoryczna - polega na sprawdzeniu czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości.

Kontrola rachunkowa - polega na sprawdzeniu prawidłowości obliczeń danych zawartych w dokumencie.

Po przeprowadzeniu kontroli następuje dekretacja dokumentów tj. wskazanie sposobu ich księgowania. Dział księgowości nadaje dowodowi księgowemu numer i datę pod którym jest on księgowany i przechowywany.

Po zaksięgowaniu dokumenty księgowe są przechowywane przez okres 5 lat. Natomiast dokumenty związane z płacami muszą być przechowywane dłużej. Niektóre dokumenty takie jak rachunek wyników, bilans przechowywane są wieczyście.

1

---