Siedem paradoksów outsourcingu, Studia, Zarządzanie, Procesy informacyjne w zarządzaniu

Outsourcing budzi duży opór. Co najmniej część czynników postrzeganych powszechnie jako jego wady paradoksalnie okazuje się największymi zaletami outsourcingu.

Mimo wielu lat historii i przykładów udanych projektów outsourcing IT napotyka opór ze strony potencjalnych klientów. Czasem ma uzasadnione podstawy biznesowe, wynikające z rachunku strat i zysków. Czasem jest związany z czynnikami społecznymi, np. niechęcią do restrukturyzacji dużych zespołów. Dostawcy usług IT skarżą się jednak, że często opór ma zupełnie irracjonalny i paradoksalny charakter. Oto największe paradoksy dotyczące outsourcingu.

1 Sędziowie we własnej sprawie

Outsourcing IT wciąż bywa postrzegany jako domena informatyków. Zwłaszcza w mniejszych przedsiębiorstwach zarządy podczas podejmowania decyzji tego typu zrzucają odpowiedzialność za nią na szefa IT.

Tymczasem uruchomienie procesu outsourcingu bez wsparcia i w oderwaniu od strategii zarządu może doprowadzić do sytuacji, w której menedżer IT pozostanie odizolowany od informacji o krytycznym znaczeniu dla biznesu. Mniej doświadczony menedżer może wręcz ulec pokusie, by kierować się nie tyle dobrem firmy, ile korzyściami, jakie może uzyskać w ten sposób on i jego zespół.

Czasem oznacza to odrzucenie z góry nawet potencjalnie atrakcyjnych ofert. Czasem oznacza sprowadzenie dyskusji do drugorzędnych z punktu widzenia strategii tematów, takich jak koszt wsparcia stacji roboczej.

2 Za drogo lub za tanio

Postrzeganie ofert outsourcingowych przede wszystkim przez pryzmat ceny, a nie wartości wnoszonej dzięki strategicznej współpracy to błąd. Traci się w ten sposób z oczu korzyści biznesowe związane z doskonaleniem procesów, czy komfortem skupienia się na operacjach naprawdę kluczowych z punktu widzenia przedsiębiorstwa.

Oczywiście sprowadzenie propozycji outsourcingowych różnych dostawców do wspólnego mianownika jest niezwykle trudne. Oceniając zwykle nieporównywalne w innych parametrach oferty poprzez pryzmat wyłącznie ceny powoduje, że każda oferta wyda nam się albo za droga, albo... podejrzanie tania. A i tak na pewno będzie ona miała niewiele wspólnego z realnym kosztem zakupu usługi. Ten jest możliwy do oszacowania dopiero w trakcie trwania kontraktu.

Wiele przedsiębiorstw świadomych pułapek związanych z oceną ofert przez pryzmat ceny pomija koszty aż do ostatniego etapu postępowania. Pozwala to na zachowanie obiektywizmu przy ocenie proponowanych rozwiązań. I daje możliwość właściwej oceny ich wartości w odniesieniu do zaproponowanej ceny.

3 Na outsourcingu tracą pracownicy

Opór przed outsourcingiem w dziale IT wynika przede wszystkim z lęku przed przyszłością. Outsourcing kojarzy się z redukcją personelu lub przeniesieniem pracowników do dostawcy usług IT. To może oznaczać spadek wynagrodzeń i pogorszenie się warunków pracy. Trudno się dziwić tym postawom, będącym dziedzictwem niezbyt chlubnej historii, w której jest wiele przykładów projektów, w których outsourcing był jedynie pretekstem do dokonania cięć kadrowych.

W ciągu kilku lat sytuacja na rynku pracy zmieniła się jednak diametralnie i dziś przedsiębiorstwa nie szukają sposobu na cięcia w zespołach, a raczej zachęcają pracowników do pomocy w rekrutacji.

Zmieniły się także perspektywy, jakie stawia przed pracownikami outsourcing IT. Projekt tego typu to zwykle rok, dwa lata wytężonej pracy nad strategią, w którą po części zaangażowani są wszyscy pracownicy działu IT. Nawet całkowity outsourcing rzadko dziś oznacza zwolnienia pracowników działu. W dobrze poprowadzonym projekcie zwykle zmienia się zakres ich zadań. Stają się oni odpowiedzialni za odbiór usług i zarządzanie relacjami z dostawcą lub dostawcami.

Dla szefa IT outsourcing może otworzyć perspektywy, których nie miał jako osoba kierująca działem informatyki. Z dyrektora działu technologii może zostać odpowiedzialnym za zarządzanie relacjami z dostawcami, a więc przejść na stanowisko po części strategiczne, które w dzisiejszych realiach daje znacznie większą możliwość kariery i awansu.

Niepotrzebnie demonizowana jest także przyszłość pracowników działu IT przejętych w wyniku umowy przez dostawcę usług. Oczywiście charakter ich pracy zmienia się znacząco. Niekoniecznie jednak na gorsze. Zwykle przy okazji zyskują dostęp do naprawdę najnowszych technologii. Poszerza się także ścieżka ich kariery.

4 Outsourcing ogranicza ilość obowiązków

Jednym z argumentów, który skłania firmy do outsourcingu, jest chęć pozbycia się części obowiązków związanych z IT. Zgodnie z prawem ciągłego wzrostu złożoności systemów IT w praktyce okazuje się, że liczba nowych obowiązków cały czas rośnie. Zmienia się także ich charakter.

Zamiast żmudnych prac związanych z utrzymaniem kompetencje działu IT, przesuwają się w kierunku zadań związanych z optymalizacją portfolio usług, a także projektami rozwoju.

Uwolnienie się od uciążliwych zadań operacyjnych związanych ze wsparciem IT może przyczynić się do rozwoju kompetencji wynikających chociażby z zaangażowania pracowników IT w przygotowanie projektów realizowanych przez działy biznesowe. A te są zdecydowanie bardziej poszukiwane i lepiej wynagradzane przez rynek.

5 Dostawcy zawsze są za mali lub za duzi

Jedną z barier w rozwoju usług outsourcingowych jest lęk przed zdominowaniem klienta przez znacznie większego dostawcę usług. Jest to wynikiem negatywnych doświadczeń, jakie z eskalacją żądań wyżej mieli niektórzy klienci światowych firm IT. Równocześnie jednak potencjalni klienci z niechęcią myślą o współpracy z firmami o zbliżonych czy wręcz mniejszych niż oni sami rozmiarach. Uzasadniają to ryzykiem związanym z ewentualnymi problemami dostawcy.

Przyjmując ten punkt widzenia, trudno będzie jednak znaleźć dostawcę o odpowiedniej pozycji rynkowej. Doradcy z zakresu outsourcingu radzą, by zamiast potencjału brać pod uwagę przede wszystkim stopień rozwoju organizacyjnego, czy spójność strategiczną i na dostawcę usług wybierać firmy, od których firma jako klient może się czegoś nauczyć.