Pojęcie, zadania i cechy dowodów księgowych

Istota dokumentacji księgowej polega na utrwalaniu na piśmie wyników obserwacji i pomiaru procesów gospodarczych, które są przedmiotem ewi­dencji księgowej. Dokumentacja księgowa składa się zatem z odpowiednio sporządzonych dokumentów, wyrażających przebieg lub skutek wykonywa­nych operacji gospodarczych.

Od jakości dokumentów, tj. od ich prawidłowości i wiarygodności, zależy również i jakość informacji dostarczonych przez rachunkowość. Dlatego też

dokumentacji księgowej przypisuje się tak wielkie znaczenie. Dokumenty księgowe są nie tylko podstawą zapisów księgowych, lecz także spełniają ważne zadanie w razie wystąpienia sporu z innymi przedsiębiorstwami, insty­tucjami lub osobami, a ponadto stanowią ważne narzędzie w zakresie ochrony majątku (rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych). Dokumenty księ­gowe odgrywają także istotną rolę jako podstawa dokonywanej co roku kontroli sprawozdania finansowego oraz jako źródło analizy ekonomicznej. Aby dokumentaq'a księgowa stanowiła wiarygodny dowód przeprowa­dzenia operacji gospodarczych, musi spełniać ściśle sprecyzowane wymaga­nia. Są one określone w obowiązujących przepisach (Ustawa o rachunkowo­ści z 29 września 1994 r.). Zgodnie z tą ustawą za prawidłowy uznaje się dokument (dowód księgowy):

1. Stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.

2. Zawierający co najmniej następujące dane:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3. opis operacji oraz jej wartości, a jeżeli to możliwe — określenie także w jednostkach naturalnych;

4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą — również datę sporządzenia dowodu;

5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe;

6. stwierdzenie faktu sprawdzenia zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania oraz sposo­bu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, wraz z podpisem osoby od­powiedzialnej za te wskazania.

Ilustracją tego może być podany wzór dowodu księgowego „Zw" (zwrot materiałów; tablica 3.1).

Jeśli nie ma możliwości uzyskania — z przyczyn uzasadnionych — ob­cych dowodów księgowych, kierownik jednostki gospodarczej może uznać za właściwe do udokumentowania operacji gospodarczych dowody wystawione przez pracowników dokonujących operacji w imieniu jednostki. Dowody te powinny zawierać: datę przeprowadzenia operacji gospodarczej, miejsce i da­tę wystawienia dokumentu, przedmiot i wartość operacji oraz podpis osoby, która bezpośrednio dokonała wydatku. Powinny one także określić:

1. przy zakupie — rodzaj nabytych składników majątku, ich ilość i cenę jednostkową;

2. w pozostałych przypadkach — cel dokonania wydatku obciążającego jednostkę.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami za dowody księgowe uważa się również:

1. zestawienie dowodów księgowych, sporządzane w celu zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;

2. polecenie księgowania, sporządzane w celu ujęcia operacji gospodar­czej w księgach rachunkowych jednostki;

3. noty księgowe, sporządzane w celu skorygowania operacji gospodar­czej wynikającej z dowodu obcego, przekazywane kontrahentom jednostki.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równo­ważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, kom­puterowych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach. Musi jednak istnieć pewność, że podczas rejestrowania tych zapisów spełnione są co najmniej następujące warunki:

1. uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;

2. możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;

3. stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworze­nia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;

4. dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do prze­chowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Podział dokumentów księgowych

Wobec dużej różnorodności dokumentów istnieje konieczność przeprowa­dzenia odpowiedniej ich klasyfikacji. Jest ona potrzebna z wielu względów (np. zróżnicowane są zasady poprawiania poszczególnych grup dowodów, a ponadto może być różny ich obieg wewnętrzny).

Klasyfikacji dokumentów, będących dowodami księgowymi, można do­konać według różnych kryteriów. Ze względu na jednostkę wystawiającą dowody księgowe dzieli się je na:

• dowody obce;

• dowody własne.

Dowody obce są to dowody sporządzone przez obce jednostki i przekaza­ne tej jednostce gospodarczej, w której staną się przedmiotem ewidencji, np. faktury dostawców za zakupione materiały. Dowody własne są to wszystkie dowody sporządzone przez tę jednostkę, w której podlegają zaewidencjo­nowaniu bez względu na ich przeznaczenie, np. faktury wystawiane dla odbiorców za sprzedane towary.

Ze względu na przeznaczenie dowody księgowe dzieli się na:

• dowody zewnętrzne (wystawione przez daną jednostkę z przezna­czeniem dla swych kontrahentów i im przekazywane, np. faktury dla od­biorców);

• dowody wewnętrzne (wystawiane przez daną jednostkę na własne po­trzeby, np. karty pracy, dowody wydania materiałów).

Dowody księgowe można też podzielić ze względu na etapy sporządzania. Wyróżnia się wówczas:

• dowody źródłowe (zwane pierwotnymi, stanowiące pierwsze pisemne stwierdzenie faktu dokonania operacji gospodarczej, np. dowody wpłaty i wypłaty gotówki);

• dowody wtórne (sporządzane na podstawie kilku dowodów źródło­wych, np. raport kasowy, rozdzielniki zużytych materiałów).

Oprócz przytoczonej podstawowej klasyfikacji dowodów księgowych w literaturze przedmiotu można spotkać również inne przekroje klasyfikacyj­ne. Można do nich zaliczyć między innymi podział dowodów według celu wystawienia oraz według treści (rodzajów) operacji gospodarczych¹. Według pierwszego kryterium dzieli się dowody na:

1. dowody dyspozycyjne, tj. zawierające jedynie dyspozycję (polecenie) dokonania operacji gospodarczej (przykładem może tu być wezwanie do zapłaty, polecenie wyjazdu służbowego)²;

2. dowody wykonawcze, tj. stwierdzające fakt dokonania operacji gospo­darczej (np. faktury, listy płac);

3. dowody dyspozycyjno-wykonawcze, tj. takie, które mają cechy zarówno dowodów dyspozycyjnych, jak i wykonawczych (przykładem tego typu do­wodów mogą być asygnaty kasowe i materiałowe, polecenia przelewu).

Według drugiego kryterium dowody dzieli się na:

1. gotówkowe;

2. bezgotówkowe (memoriałowe).

Z kolei mogą się one dalej dzielić na:

• dowody materiałowe;

• dowody płacowe;

• dowody kosztowe itd.

3.5

Zasady sporządzania, kontroli i przechowywania dowodów księgowych

Duże znaczenie, jakie przypisuje się dowodom księgowym, znajduje pełne odzwierciedlenie w obowiązujących zasadach ich wystawiania, opracowywa­nia, kontroli i przechowywania.

Zgodnie z tymi zasadami dowody księgowe powinny być wystawiane w sposób staranny, czytelny i trwały. Podpisy na dowodach księgowych składa się odręcznie. Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Może on być wystawiony w języku obcym, jeżeli dotyczy operacji gospodarczej z kontrahentem zagranicznym lub gdy podmiot gospodarczy uzyskał zezwolenie na prowadzenie ksiąg rachunkowych w języku obcym. Treść dowodów powinna być pełna i zrozumiała. Dopuszczalne jest stosowa­nie ogólnie przyjętych skrótów.

Treść i wszelkie dane liczbowe dowodów księgowych nie mogą być zamazywane, przerabiane, wycierane, wyskrobywane lub usuwane innymi środkami. Błędy w dowodach księgowych można poprawiać wyłącznie przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub liczby w sposób pozwalający odczytać tekst lub liczbę pierwotną i wpisanie tekstu lub liczby właściwej.

² Dokumenty te, jako nie podlegające księgowaniu, nie są w ścisłym tego słowa znaczeniu dokumentami księgowymi.

Poprawka powinna być zaopatrzona w podpis lub skrót podpisu osoby upo­ważnionej do dokonywania zmian. Zasady te stosuje się wyłącznie do dowodów księgowych, dla których nie istnieje (ustalony odrębnymi przepi­sami) zakaz dokonywania poprawek. Natomiast zasad tych nie stosuje się do dowodów obcych, które mogą być poprawione jedynie przez wystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego. Dowody własne zewnętrz­ne przesłane uprzednio kontrahentowi mogą być poprawiane tylko przez wystawienie dowodu korygującego.

Dowody księgowe, przed ich zaewidencjonowaniem, muszą być odpo­wiednio opracowane. Na opracowanie dowodów składają się czynności:

1. sprawdzenie dokumentów (pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym);

2. dekretowanie dokumentów;

3. segregowanie i numeracja dokumentów.

Kontrola formalna i rachunkowa polega na stwierdzeniu, czy dokument zawiera wszystkie wymagane cechy oraz czy w danych liczbowych nie wystę­pują błędy arytmetyczne. Kontrola merytoryczna obejmuje badanie prawid­łowości danych zawartych w dokumentach oraz stwierdzenie, czy wyrażona w dokumencie operacja gospodarcza była zgodna z obowiązującymi przepi­sami. Fakt dokonania kontroli dokumentu musi być odpowiednio uwidocz­niony. W adnotacji na ten temat należy umieścić datę oraz podpis osoby sprawdzającej dokument.

Następną czynnością związaną z opracowaniem dokumentów jest dekre­towanie, zwane również kwalifikowaniem. Polega ono na ustaleniu i oznacze­niu na dokumencie sposobu jego ewidencji w odpowiednich urządzeniach księgowych, czyli na podaniu tzw. korespondencji kont, oraz na zaakcep­towaniu dokumentu do księgowania.

Segregowanie dowodów polega na ułożeniu ich albo według grup rodza­jowych (np. dokumenty kasowe, bankowe, materiałowe), albo według urzą­dzeń księgowych. Podział dokumentów na właściwe grupy ma duże znacze­nie dla sprawnego przebiegu prac księgowych.

Wymienione wyżej czynności wykonują upoważnieni do nich pracownicy jednostek gospodarczych.

Jeżeli określone operacje gospodarcze są udokumentowane dwoma lub więcej dowodami albo egzemplarzami tego samego dowodu, kierownik jed­nostki ustala na stałe, który z dowodów (egzemplarzy dowodu) ma stanowić podstawę zapisów w księgach.

Dowody księgowe zawierają zazwyczaj informacje, którymi są zaintereso­wane różne komórki organizacyjne jednostki gospodarczej, dlatego też jesz­cze przed zaewidencjonowaniem tych dowodów są one przez te komórki kontrolowane i odbywają określoną drogę obiegu wewnętrznego.

Przez obieg dokumentów należy rozumieć przechodzenie ich przez różne komórki organizacyjne od momentu wpływu tych dokumentów do jednostki gospodarczej (dotyczy to dowodów obcych) lub od momentu ich sporządzenia (dotyczy dowodów własnych), aż do momentu ich zarejestrowania i złożenia w archiwum. Obieg dowodów powinien być sprawny, a droga obiegu możliwie jak najkrótsza. Powinien on być tak zorganizowany, aby:

• odpowiadał wymaganiom organizacji księgowości i strukturze organi­zacyjnej jednostki gospodarczej, co stwarza możliwości eliminacji zbędnych dróg obiegu i w rezultacie przyczynia się do oszczędności czasu i środków;

• zapewniał terminowe i równomierne docieranie kompletnej dokumen­tacji do komórek księgowości, dzięki czemu możliwe jest bieżące prowadze­nie ewidencji księgowej;

• umożliwiał łatwe odszukanie dokumentu na każdym etapie jego obie­gu i podczas jego przechowywania.

Dowody księgowe mają swoją moc dowodową nie tylko w okresie ich księgowania — jako uzasadnienie zapisów księgowych, lecz także w okresach późniejszych — jako podstawa kontroli działalności gospodarczej jednostki, a także jako podstawa dochodzenia praw. Dlatego dowody te należy starannie przechowywać w odpowiednio zorganizowanych archiwach.

Dowody księgowe powinny być przechowywane w siedzibie podmiotu gospodarczego lub jego zakładów. Przejściowo mogą się znajdować w innej jednostce, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Po zakoń­czeniu księgowań dotyczących okresu sprawozdawczego wszelkie dowody i ich zestawienia należy układać w porządku i kolejności dostosowanych do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz przechowywać w sposób zapewniający nienaruszalność i łatwe odszukanie.

Wydanie dowodów księgowych ze zbiorów może nastąpić wyłącznie za pisemną zgodą kierownika jednostki gospodarczej.

Podmioty gospodarcze przekazują do archiwów państwowych tę część dokumentacji, która stanowi materiały archiwalne trwale przechowywane według ściśle określonych zasad. Przechowuje się natomiast poniższe dowody pozostające w jednostce gospodarczej:

1. odcinki paragonowe lub inne dowody kasowe — co najmniej przez okres, jaki upłynie do chwili rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;

2. listy płac lub inne dowody potrzebne do ustalenia rent i emerytur — przez okres ustalony w przepisach określających zasady wymiaru rent i emerytur (nie krócej niż 5 lat);

3. wszelkie inne dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne, księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe za okresy nie kończące roku oraz inne akta — 5 lat;

4. dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, po­życzek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w po­stępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatko­wym — przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowania zostały ostatecznie zakoń­czone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;

5. dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji — 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczenia reklamacji;

6. dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości — przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności.

Okresy przechowywania dokumentów oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zawarto w aktach księgo­wych.

---