MAŁGORZATA GRZEWKA |
PORADNIK |
TAJNIKI KORESPONDENCJI |
Pojęcie pisma i jego rodzaje
Pismo w ścisłym tego słowa znaczeniu to myśl lub zespół myśli, wyrażonych za pomocą znaków pisarskich.
Słowo korespondencja pochodzi od wyrazu łacińskiego correspondentio, co oznacza porozumiewanie się listowne, czyli pisanie listów i odpowiadanie na nie.
Dlatego też przez korespondencję rozumiemy czynności związane ze sporządzaniem pism, jak również efekt tych prac, to znaczy pisma będące formą komunikowania się, wymiany myśli, ustalania bądź uzgadniania stanowisk.
Pisma można podzielić ze względu na:
- treść,
- formę,
- miejsce powstania,
- stopień pilności,
- stopień zapewnienia tajemnicy,
- sposób przesyłania.
Ze względu na treść pisma dzielimy na:
a) pisma informacyjne, które dostarczają adresatowi pełnych i obiektywnych danych
dotyczących określonej sprawy, np. faktura, zawiadomienie, zaświadczenie, protokół, awizo; wspólną cechą pism informacyjnych jest brak czynnika nakłaniającego odbiorcę pisma do podjęcia decyzji zgodnie z intencją autora pisma;
b) pisma przekonujące - celem ich jest skłonienie adresata do zajęcia stanowiska zgodnego
ze stanowiskiem autora, np. podanie, skarga, odwołanie, reklamacja.
Ze względu na formę pisma dzielimy na:
a) pisma sporządzane na blankietach specjalnych - są to blankiety reprezentacyjne,
np. blankiety ministra, blankiety drukowane z okazji świąt, rocznic itp.,
b) pisma sporządzane na blankietach korespondencyjnych tzw. firmówkach,
c) pisma sporządzane na formularzach, czyli odpowiednio opracowanych drukach zawierających tekst stały i niezadrukowane pola przeznaczone do wypełnienia
(np. zamówienia, protokoły przesłuchania),
d) pisma sporządzane na papierze bez nadruków w formie nieokreślonej przez PN lub przepisy.
Ze względu na miejsce powstania pisma dzielimy na:
a) zewnętrzne, powstające poza firmą (np. listy urzędowe, które przysyłają inne firmy, zawiadomienia, zaproszenia przychodzące od nadawców spoza firmy);
b) wewnętrzne, powstające w firmie (np. notatki służbowe, protokoły, okólniki).
Ze względu na stopień pilności spraw wyróżniamy:
a) pisma zwykłe, które załatwiane są w zwyczajowo lub przepisowo ustalonych terminach,
b) pisma pilne i bardzo pilne, które muszą być załatwione w pierwszej kolejności, nie później niż w ciągu trzech dni od momentu ich otrzymania; sprawy bardzo pilne można załatwiać telefonicznie wysyłając jednocześnie pismo; możliwe jest zastosowanie telefaksu,
c) pisma terminowe, w których wskazano konkretny termin załatwienia sprawy.
Ze względu na stopień zabezpieczenia tajemnicy rozróżnia się:
a) pisma tajne - zawierające wiadomości objęte tajemnicą państwową: ich obieg oraz przechowywanie regulują odrębne przepisy, które znają wyłącznie osoby zajmujące się pismami tajnymi; przechowywane są w kancelarii tajnej w szafach pancernych; dostęp do nich ma dyrektor i upoważnieni pracownicy firmy,
b) pisma poufne - zawierające wiadomości objęte tajemnicą służbową; dostęp do nich mają wyłącznie osoby upoważnione,
c) pisma jawne nie chroniące żadnej tajemnicy,
d) pisma do użytku wewnętrznego - pisma jawne tylko w obrębie zakładu pracy.
Części składowe pisma wychodzącego na zewnątrz
Układ pism wychodzących na zewnątrz ustalony jest Polską Normą. W wielu instytucjach wchodzi styl zachodni, tj. wg norm ustalonych w krajach Europy Zachodniej. Nadal jednak
w Polsce obowiązuje PN, która wyodrębnia następujące części składowe pisma:
1. Nagłówek.
2. Nazwa (imię i nazwisko) i adres odbiorcy pisma.
3. Znaki powoławcze:
- Wasze pismo z dnia,
- Znak,
- Nasz znak,
- Data.
4. Określenie przedmiotu sprawy.
5. Treść.
6. Podpis.
7. Elementy dodatkowe.
Nagłówek zawiera nazwę i adres nadawcy. Nagłówek może być umieszczony po lewej lub prawej stronie pola nagłówkowego lub na całym polu nagłówkowym.
Zamawiając blankiet korespondencyjny, firma uzgadnia z wykonawcą tekst, rodzaj
i wielkość czcionek, grubość linii, znak firmowy, elementy reklamowe, informacje dodatkowe. Nagłówek powinien być czytelny i estetycznie wykonany.
Nazwę i adres odbiorcy umieszcza się na polu adresowym blankietu korespondencyjnego
w oznaczonym kreskami prostokącie.
Każdy składnik nazwy i adresu odbiorcy należy pisać w osobnym wierszu, w układzie blokowym, w odpowiedniej kolejności oraz zawsze w pierwszym przypadku.
Pisząc nazwę i adres odbiorcy pisma stosuje się skok pojedynczy.
Nazwę ulicy i numer domu pisze się z odsunięciem o dodatkowy skok. Oznaczenia kodowe
i nazwę miejscowości pisze się pismem wyróżnionym. W adresie odbiorcy nie stosuje się skrótów, wyjątki to: ul. - ulica, m. - mieszkanie oraz skróty stopni i tytułów zawodowych
i naukowych - mgr, inż., dr, prof.
Oznaczenia pocztowe w piśmie typu polecony, ekspres pisze się nad nazwą, np.:
P O L E C O N Y
Przedsiębiorstwo Robót Drogowych
Dział Organizacji
ul. Wiśniowa 126
00-950 W A R S Z A W A
Jeżeli nazwa odbiorcy jest długa i nie można jej zmieścić w jednym wierszu, to pisze się ją
w dwóch a nawet trzech wierszach.
Jeżeli pismo jest przeznaczone dla określonego pracownika lub osoby fizycznej to poszczególne składniki adresu pisze się w następującej kolejności:
Pan
Mgr Antoni Nowacki
Prezes Zarządu Spółdzielni „Znak”
ul. Kilińskiego 16
20-078 L U B L I N
Poprzedzenie imienia i nazwiska w adresie wyrazami Pan, Pani w pełnym brzmieniu jest wyrazem szacunku. Umieszczenie nazwiska przed imieniem jest dopuszczalne tylko
w spisach.
W korespondencji urzędowej spotyka się różne podejście do znaków powoławczych, do których zalicza się:
- znak i datę pisma, na które odpowiadamy,
- znak własny nadawcy i datę wysłania pisma.
W praktyce na blankietach korespondencyjnych spotyka się nadruki:
Wasze pismo z dnia Znak Nasz znak Data
Odpowiednie informacje dotyczące poszczególnych elementów wpisuje się blokowo pod określonymi nadrukami, np.
Wasze pismo z dnia Znak Nasz znak Data
15.04.2002 r. OH-23/02 HZ-011/02 30.04.2002 r.
Elementy te umieszczone są poniżej pola adresowego.
Na papierze bez nadruku stosuje się też uproszczoną formę umieszczania znaków powoławczych zawierających znak pisma i datę sporządzenia.
Elementy te umieszczane są pod polem nagłówkowym.
Zapis taki powinien wyglądać w następujący sposób:
Zespół Szkół Ekonomicznych Piła, dnia 15.04.2002 r.
ul. Sikorskiego 18
64-920 Piła
SZ I-4102/12/02
Należy zwrócić uwagę na różny sposób pisania dat w wysyłanej korespondencji.
Spotykamy następujące formy pisania dat:
Piła, dnia 15 kwietnia 2002 r.
Piła, dnia 15.04.2002 r.
Piła, dnia 2002-04-15
Należy pamiętać, by miesiąc pisać cyframi arabskimi lub słownie i na drukach urzędowych wpisywać zero w miejsce brakujących dziesiątek. Miesiąca nie należy pisać cyfrą rzymską, gdyż umożliwia to przerabianie daty, jej fałszowanie.
Określenie przedmiotu sprawy redaguje się zwięźle, zawsze w pierwszym przypadku. Po nadruku „Sprawa” należy postawić dwukropek. Po dwukropku wpisuje się właściwe określenie sprawy, które zawsze pisze się z małej litery i w pierwszym przypadku. Po treści zawierającej określenie przedmiotu sprawy nie stawia się kropki, gdyż odrębność tej treści pod względem graficznym jest dostateczna, np.:
Sprawa: reklamacja jakościowa
Jeżeli określenie przedmiotu sprawy nie mieści się w jednym wierszu, to ciąg dalszy należy przenieść do następnego wiersza w ten sposób, by drugi wiersz tworzył blok z początkiem tekstu maszynowego pierwszego wiersza.
W praktyce biurowej spotykamy również inny zapis zwięzłego określenia treści pisma:
Dotyczy: reklamacji jakościowej
Określenie sprawy powinno być wyróżnione przez podkreślenie, pogrubienie lub kursywę.
Pisanie treści pisma należy zaczynać w odległości od 2 do 4 skoków poniżej wyrazu „Sprawa” lub „Dotyczy”.
Treść pisze się w układzie blokowym lub w układzie z wcięciem.
Układ blokowy charakteryzuje się tym, że pierwsze znaki zaczynamy pisać od linii lewego marginesu. Stosuje się skok pojedynczy, a tylko wyjątkowo zwiększony. Nagłówki i tytuły umieszcza się również po lewej stronie.W układzie tym stosuje się dodatkowe odstępy wierszowe - interlinie, które oddzielają poszczególne myśli treści pisma.
W układzie blokowym sporządza się obecnie większość pism.
W układzie z wcięciem stosuje się skok większy od pojedynczego. Pierwsze znaki zaczynamy pisać nie od linii lewego marginesu tylko o kilka odstępów głębiej (akapit wynosi do 5 znaków od lewego marginesu).
Nagłówki i tytuły rozmieszczamy na środku kolumny tekstu.
Należy pamiętać, że w jednym tekście obowiązuje akapit tej samej wielkości.
Układ a linea, tzw. układ z wcięciem stosowany jest w treści pisma do osoby fizycznej oraz przy redagowaniu tekstów specjalnych, jak referaty czy przemówienia.
Przed pisaniem treści umieszczamy zwrot grzecznościowy rozpoczynający list. Po tym zwrocie można postawić przecinek i wówczas treść pisma rozpoczynamy pisać w odległości 1-2 dodatkowych odstępów, małą literą, bo zawsze po przecinku należy tak pisać, np.
Szanowny Panie,
odpowiadając na Pana list z 15 kwietnia br., uprzejmie informuję, że........................................
Jeżeli po zwrocie grzecznościowym, który rozpoczyna list, nie stawiamy żadnego znaku, to treść listu zaczynamy pisać wielką literą, np.
Szanowny Panie Dyrektorze
Jestem absolwentem Akademii Ekonomicznej w Poznaniu, którą ukończyłem .........................
Treść pisma powinna być zredagowana w myśl zasad pisowni polskiej i interpunkcji.
W odległości 2-3 odstępów po treści pisma, przed podpisami umieszczamy, po którym nie stawiamy żadnego znaku, np.:
......................................................................
Z wyrazami szacunku
Podpis
Oczekując na odpowiedź, pozostaję z poważaniem
Podpis
W pismach urzędowych należy unikać pozostawiania spójnika lub przyimka na końcu wiersza oraz kończenia wiersza myślnikiem.
Nie zaleca się też dzielenia wyrazów. Redagując pisma przy pomocy komputera należy używać prostych czcionek i wielkości liter 10-12 przy pisaniu treści oraz 14-16 przy pisaniu tytułów. Zaleca się też używanie funkcji justowania.
Jeżeli treść pisma nie mieści się na jednej stronie należy jej część przenieść na następną. Wówczas na poprzedniej stronie w miejscu podpisu (w prawym dolnym rogu) stawia się znak przeniesienia (./.).
Na następnej stronie powinny zawsze znaleźć się minimum 3-4 wiersze tekstu i podpisy.
Nie wolno nigdy przenosić na następna stronę samych podpisów lub tylko podpisów
z informacjami dodatkowymi (do wiadomości, załączniki).
Podpis powinien zawierać stanowisko służbowe podpisującego oraz jego imię i nazwisko. Stanowisko służbowe umieszcza się po prawej stronie blankietu w odległości od 2 do 3 skoków od ostatniego wiersza. W odległości od 2 do 3 skoków poniżej stanowiska służbowego umieszcza się w nawiasie imię i nazwisko podpisującego. Tytuł naukowy piszemy w skrócie małą literą.
Niektóre pisma podpisywane są przez dwie osoby, najczęściej przez dyrektora i głównego księgowego. Podpisy ich rozmieszczane są symetrycznie po obu stronach pisma. Podpis księgowego znajduje się z lewej strony, natomiast podpis osoby kierującej instytucją lub osoby upoważnionej przez nią do podpisywania z prawej strony.
Podpis musi być własnoręczny. Wykonuje się go piórem lub długopisem. Podpis powinien być pełny. Za pełny podpis przyjmuje się pierwszą literę imienia i nazwisko. Tylko na kopiach dopuszcza się stosowanie podpisu skróconego, czyli parafy.
Przy wysyłaniu korespondencji masowej (zamówień, wezwań, zaproszeń) często używa się pieczątek naśladujących podpis. Pieczątki takie to faksymile. Stosowanie ich w innych przypadkach jest niedopuszczalne.
Elementy dodatkowe to informacje o liczbie załączników oraz informacje jakim firmom lub osobom przesyłamy pismo do wiadomości.
Informacje o występujących przy piśmie załącznikach umieszcza się przy lewym marginesie na wysokości stanowiska osoby podpisującej, a przy dwóch podpisach pod podpisami. Przed wyrazem załącznik podaje się liczbę załączników, bądź po napisaniu wyrazu załącznik wymienia się poniżej jego rodzaje.
Przykładowe zapisy będą wyglądały następująco:
Załączniki: 3 D y r e k t o r
(mgr Jan Nowacki)
Główny Księgowy Dyrektor
(Anna Pawłowska) (mgr Andrzej Piotrowski)
Załączniki: katalog
Czasami stosuje się określenie „plik”. Stosuje się je wówczas, gdy załączników jest więcej
niż 5. Informacja o załącznikach przybiera wówczas postać:
Załączniki: plik Dyrektor
(inż. Tomasz Kwiatkowski)
Przy lewym marginesie umieszcza się również rozdzielnik. Występuje to wówczas, gdy pismo tej samej treści kierowane jest do kilku adresatów.
Wtedy w okienku adresowym zamiast adresu odbiorcy umieszcza się wyrazy „Według rozdzielnika” a po napisaniu wyrazu „Otrzymują” wymieniamy pod nim adresy wg porządku alfabetycznego lub stopnia służbowego.
Podobnie postępuje się w przypadku przesłania listu poza adresem figurującym w okienku adresowym, także adresatom dodatkowym wymienionym pod wyrazami „Do wiadomości”. Adresy pisze się tak, by nie przekraczały połowy pola pisania. Przykład:
Do wiadomości:
1. Firma Produkcyjno-Handlowa
„ASTA”
ul. Przemysłowa 87
64-920 Piła
2. Przedsiębiorstwo Handlowe
„Marco”
ul. Lipowa 34
64-920 Piła
Styl urzędowy
Przy sporządzaniu pism stosuje się styl urzędowy. Charakterystyczne dla tego stylu są następujące cechy:
- przewaga zdań pojedynczych,
- dążenie do ujęć zwięzłych, ścisłych, jednoznacznych (nie dopuszczających różnej interpretacji),
- brak pierwiastków emocjonalnych i obrazowych,
- używanie specjalistycznej terminologii,
- uprzejma forma,
- zwroty grzecznościowe,
- stosowanie powszechnie znanych skrótów i skrótowców,
- ujmowanie treści w formie punktów,
- unikanie w pismach wyrazów w językach obcych, jeżeli występują ich odpowiedniki polskie,
- posługiwanie się stroną bierną,
- posługiwanie się formami nieosobowymi.
Zmiany zachodzące w naszej gospodarce coraz częściej powodują zmiany w sposobie redagowania pism. Coraz częściej używana jest w pismach forma osobowa. Nie zmieniają się jedynie cechy pisma.
Każde pismo powinno być:
- sformułowane w sposób jasny i zrozumiały,
- przejrzyste,
- opracowane ze szczególną starannością,
- zredagowane zgodnie z obowiązującymi zasadami pisowni,
- utrzymane w uprzejmej formie,
- sformułowane w sposób ścisły i zwięzły,
- powinno dotyczyć w zasadzie jednej sprawy.
Elementy składowe treści pisma
Każde pismo powinno być odpowiednio rozplanowane.
Rozróżnia się następujące części składowe treści pisma:
- wprowadzenie - ma na celu zorientowanie adresata pisma w sprawie, którą zamierza się omówić w piśmie; jeżeli sprawa była już przedmiotem wymiany pism wystarczy powołać się na poprzednią korespondencję;
- przedstawienie zagadnienia - zawiera treść wyjaśniającą, przedstawia problem, który jest przedmiotem sprawy;
- uzasadnienie - powinno przekonać adresata o słuszności stanowiska zajmowanego przez nadawcę pisma; powinno konsekwentnie podbudowywać argumentami przedmiot sprawy;
- wnioski - stanowią część końcową treści pisma; należy je formułować wtedy, gdy po przedstawieniu i uzasadnieniu sprawy prosimy o decyzję lub opinię; mają one na celu spowodowanie określonego działania adresata, wywarcie odpowiedniego wrażenia lub zajęcie przez niego stanowiska w sprawie; w tej części pisma należy podać krótkie podsumowanie wcześniejszych rozważań.
Nie każde pismo musi zawierać wszystkie wyżej wymienione części. W zależności od długości, rodzaju i przedmiotu sprawy, może zawierać ich mniej. Zawsze jednak należy
w nim umieścić przedstawienie zagadnienia i uzasadnienie.
Redagując pismo zwraca się głównie uwagę na jego treść, często zaś zapomina o formie, która odgrywa bardzo ważną role. Forma pisma to odpowiedni jego układ graficzny, właściwy układ treści, bezbłędna pisownia i czystość maszynopisu.
Właśnie forma pisma, to coś na co adresat zwraca uwagę jeszcze przed jego przeczytaniem, coś co wywiera na adresacie pierwsze wrażenie, a jest ono bardzo trwałe. Forma może więc przekonać adresata do nadawcy, pozytywnie go do niego nastawić lub też wręcz odwrotnie. Niewłaściwa forma pisma może zniechęcać adresata do nadawcy, co utrudni lub nawet uniemożliwi pozytywne załatwienie sprawy. Forma pisma niesie też w sobie informację
o „solidności firmy”. Bardzo często na podstawie formy pisma wysuwa się sądy w tym zakresie. Zła forma pisma może zniechęcać potencjalnego partnera w interesach do nawiązania z nadawcą współpracy. Przeciwnie zaś prawidłowa forma budzi zaufanie
u nadawcy.
Skróty i skrótowce
W korespondencji biurowej często używa się skrótów i skrótowców. Stosując je ograniczamy się jednak tylko do tych, które są powszechnie znane, co do których mamy pewność, że zostaną zrozumiane przez czytającego.
Częstym problemem jest stawianie kropki w skrótach. Stawia się ją wtedy, gdy skrót jest utworzony z początkowych liter wyrazu skracanego, np.
inż. - inżynier
prof. - profesor
doc. - docent
kpt. - kapitan
ul. - ulica
np. - na przykład
poz. - pozycja
godz. - godzina
Nie stawia się kropki, jeżeli skrót zawiera pierwszą i ostatnią literę wyrazu, np.
dr - doktor
mgr - magister
nr - numer
pkt - punkt
wg - według
Kropki nie stawia się po skrótach miar, wag i monetarnych, np.
cm - centymetr
m - metr
kg - kilogram
t - tona
zł - złoty
W pismach stosuje się również skrótowce. Pisane są wielką lub mała literą.
Skrótowce pisane wielkimi literami składają się z początkowych liter poszczególnych wyrazów stanowiących nazwę firmy, organizacji, stowarzyszenia itp.:
NBP - Narodowy Bank Polski
PAN - Polska Akademia Nauk
PCK - Polski Czerwony Krzyż
PTE - Polskie Towarzystwo Ekonomiczne
MENiS - Ministerstwo Edukacji Narodowej i Sportu
WSiP - Wydawnictwa Szkolne i Pedagogiczne
Skrótowce pisane małymi literami są to łącznie pisane połączenia kilku skrótów, np.:
bhp. - bezpieczeństwo i higiena pracy
itd. - i tak dalej
itp. - i temu podobne
ww. - wyżej wymieniony
cdn. - ciąg dalszy nastąpi
tzn. - to znaczy
Czasami spotykamy też skróty wyrazów obcych, np.:
aa. - ad acta (odłożyć do akt)
ca - circa (około, prawie)
etc. - et cetera (itd.)
P.T. - pleno titulo (pełnym tytułem)
Adresowanie kopert
Placówki pocztowe wyposażone są w nowoczesne urządzenia sortujące korespondencję. Dla zapewnienia szybkiego segregowania listów istotne jest prawidłowe adresowanie kopert.
Adres odbiorcy na kopercie piszemy równolegle do jej dłuższego boku, w prawej dolnej części strony adresowanej przesyłki, w polu prostokątnym, nie bliżej niż 5 mm od prawego brzegu i nie niżej niż 20 mm od dolnego brzegu.
Budowa adresu odbiorcy listu:
1. Nazwa lub imię i nazwisko odbiorcy listu.
2. Nazwa ulicy i numer domu.
3. Dodatkowy odstęp.
4. Kod pocztowy i nazwa miejscowości; piszemy ją wielkimi literami i nie podkreślamy.
Wszelkie określenia dotyczące charakteru przesyłki, np. polecony umieszczamy nad adresem.
Informacje o nadawcy przesyłki umieszczamy w lewym górnym rogu koperty. Może to być nadruk stały, pieczęć lub naklejka.
Podstawowe zasady adresowania kopert:
1. Do adresowania używamy koloru niebieskiego lub czarnego.
2. Unikamy adresowania kopert przy pomocy drukarek igłowych, ponieważ nanoszone przez nie znaki są nieczytelne dla maszyn sortujących korespondencję.
3. Logo, napisy reklamowe umieszczamy w odległości co najmniej 15 mm z lewej strony bloku adresowego.
4. Przy adresowaniu stosujemy czcionkę nie mniejszą niż 2,5 mm i nie większą niż 4,7 mm.
5. Rozmieszczając adresy na kopercie czy też w okienku adresowym nie dzielimy wyrazów
i nie przenosimy ich części.
6. W adresie można wyodrębnić nazwę odbiorcy pisma i jego siedzibę. Należy go napisać
z odstępem wierszowym 1, blokowo.
7. Nazwę odbiorcy dzielimy zgodnie z podziałem logicznym.
Przykład poprawnego adresowania kopert.
Zespół Szkół Ekonomicznych miejsce na znaczek
ul. Sikorskiego 18
64-920 Piła
POLECONY
Akademia Ekonomiczna
Katedra Mikroekonomii
Al. Niepodległości 10
61-130 POZNAŃ
Bibliografia:
1. Komosa A.: Technika biurowa, Wydawnictwo Ekonomik, 1996 r.
2. Łazarska T.: Pisanie na maszynie mechanicznej i elektronicznej,
First Business College, 1994 r.
3. Więckiewicz U.: Technika biurowa, Wydawnictwo CATHERINE, 1993 r.
4. Wiśniewska M.: Technika biurowa, Wydawnictwo eMPi2, 1997 r.
5. Zasoby Internetu
opracowanie Cassie Sunstar