Temat: Protokół

Protokół jest dokumentem stwier­dzającym określone fakty, stany, zdarzenia. Służy różnym celom i jest często podstawą do podejmowania decyzji. Protokoły na ogół są sporządzane na potrzeby wewnętrzne jednostek i po­winny zawierać informacje obiektywne i dokładne.

Protokół to pismo informacyjne, które:

• dokładnie rejestruje przebieg obrad, posie­dzeń, kontroli;

• opisuje treść przemówień, wniosków i uchwał zebrania, sesji, komisji;

• opisuje działania, czynności i fakty stwier­dzone przez pracownika lub grupę pracow­ników np. w czasie kontroli, przekazywania składników majątkowych innym osobom czy podmiotom,

• stwierdzające okoliczności zajścia zdarzeń, np. zniszczeń, wypadków, przesłuchań.

Każdy protokół, bez względu na jego rodzaj i szczegółowe elementy, składa się z trzech głów­nych części: wstępnej, zasadniczej i końcowej.

Część wstępna protokołu obejmuje:

• tytuł - umieszczony pośrodku kolumny tekstu zawierający tytuł zawiera słowo protokół, określe­nie jego rodzaju, zwięzłe podanie rodzaju zdarzenia, stanu, określenie miejscowości(miejsca, lokalu), daty oraz godziny;

• wstęp - umieszcza się po podwójnym odstępie po tytule i wymienia się w nim osoby biorące udział w protokolarnych czynnościach (jeśli nie, to załącza się listy obecności) i osoby nieobecne (z podaniem, czy ich nieobecność została usprawiedliwiona, czy też nie); wstęp zawiera także porządek dzienny (porządek obrad), tj. wykaz spraw, które mają być rozpatrywane, oraz ich kolejność.

Część zasadnicza protokołu zawiera:

• opis czynno­ści lub zdarzeń. Jest to dokładne przed­stawienie tego, co protokół ma stwierdzić. Przedstawienie przebiegu czynności, zdarzeń i stwierdzenie faktów. W przypadku np. protokołu zebrania jest to opis sposobu realizacji poszczególnych punktów porządku obrad w formie pełnej bądź skróconej relacji z przebiegu, Je­śli np. protokół ma stwierdzić przebieg i wynik zebrania, to powinien dać opis sposobu reali­zacji poszczególnych jego punktów.

• okoliczności towarzyszące — opis np. sposobu podejmowania uchwał

• wnioski i uchwały — zapisuje się wnioski, a uchwały, które zostały podjęte, często tylko się wymienienia, zaś ich treści w pełnym brzmie­niu dołącza się w postaci załączników do protokołu.

Treść części zasadniczej protokołu może być przedstawiona w jednej z trzech form: do­słownej, streszczonej, uproszczonej.

Protokół w formie dosłownej stanowi wier­ne, prawie dosłowne przytoczenie poszczegól­nych przemówień (wystąpień) bez znaczniej­szych skrótów, głównie na podstawie zapisu na­grań, stenogramów lub tekstów wypowiedzi do­starczonych protokolantowi przez uczestników zebrania, czyli tekstów autoryzowanych. Po­szczególne części przygotowanego projektu protokołu uzgadnia się z uczestnikami zebrania,

referującymi sprawy objęte porządkiem obrad i zabierającymi głos w dyskusji. Tego rodzaju protokół jest bardzo długi, np. z obrad sejmu, rozpraw sądowych.

Protokół w formie streszczonej polega na zwięzłym streszczeniu poszczególnych wypo­wiedzi oraz łączeniu wypowiedzi na jeden temat. Jest to skrótowy opis wystąpień, przemówień czy zdarzeń, eliminujący wszystko co zbędne. Skró­tom nie podlega tylko treść uchwał.

Protokół w formie uproszczonej redukuje do minimum część dyskusyjną, ograniczając się do wzmianek o charakterze syntetycznym. W tej formie powstaje tzw. proto­kół uchwałowy, w którym wymienia się najważniejsze tematy wystą­pień i kto zabrał głos. Charakteryzuje się zwięzłością, sformułowania są syntetyczne i krótkie, np. W dyskusji wszyscy poparli stanowisko refe­renta i zapadła uchwała.... Wnioski i uchwały zapisane są w pełnym brzmieniu.

Część końcowa protokołu — zaczyna się po podwójnym odstępie po części zasadni­czej i zawiera:

• formułę stwier­dzającą zakończenie czynności. Jest to krótkie zdanie, w którym można podać godzinę ukończenia czyn­ności czy też zastosować często używane sformułowanie brzmiące: Na tym protokół zakończono i po przeczytaniu podpisano. Jeżeli w protokole pomijana jest ta formuła, to część końcowa zaczyna się od podpisu;

• podpisy — protokół pod­pisują przewodniczący zebrania i protokolant. Pod treścią protokołu z lewej strony arkusza wy­mienia się osoby, które otrzymują protokół do wykonania zawartych w nim zadań lub do wia­domości.

Skreślenia i poprawki można nanosić wyłącznie tak, aby wyrazy skreślone i poprawione były czytelne. Po podpisaniu protokołu nie wolno wprowadzać do niego żadnych zmian. Zauważone po podpisaniu niedopatrzenie można sprostować przez spo­rządzenie aneksu, który muszą podpisać te same osoby, które podpisy­wały protokół;

• załączniki — stanowią różne materiały uzupełniające treść protokołu, np.: lista obecności, pisemne wypowiedzi, tzw. głosy do protokołu, treść postanowień, uchwał.

Najczęściej są spotykane protokoły:

1. protokoły zebrań, narad, posiedzeń, które rejestrują ich przebieg. Są sporządzane w celu utrwalenia oraz zapewnienia możliwości odtworzenia ich przebiegu i zarejestrowania powziętych uchwał;

2. protokoły rozpraw (dyscyplinarnych, sądowych), które są podobne do protokołów zebrań i sporządzane według określonych schematów lub na formularzach, np. protokoły z rozpraw administracyjnych;

3. protokoły kontroli, sporzą­dza się w celu stwierdzenia istniejącego w mo­mencie kontroli stanu faktycznego oraz ujaw­nienia wszelkiego rodzaju niedociągnięć i nie­dokładności

Protokoły kontroli powinny za­wierać:

• tytuł protokołu (określenie rodzaju protoko­łu, miejsce i datę jego sporządzenia, przed­ miot kontroli),

• nazwisko i stanowisko służbowe prowadzą­cego kontrolę i przedstawiciela jednostki kontrolowanej,

• stwierdzone niedociągnięcia lub ich brak,

• ewentualne zalecenia po przeprowadzeniu kontroli,

• formułę o zakończeniu kontroli, podpisy kontrolującego i przedstawiciela jednostki kontrolowanej.
  

Protokół kontroli jest przesyłany do jedno­stek: kontrolowanej i kontrolującej. Przedstawi­ciel jednostki kontrolowanej może zgłosić zastrzeżenia co do treści zapisów.

4. protokoły zdarzeń, (np. zniszczenia, zajścia itp.) które opisują określone fakty i towarzyszące im okoli­czności. Są sporządzane w celu dokładnego ustalenia okoliczności zajścia danego zdarzenia;

Stałe elementy to:

• tytuł protokołu (określenie rodzaju protoko­łu, określenie rodzaju zdarzenia, miejsce i data sporządzenia protokołu),

• nazwiska i stanowiska służbowe osób sporzą­dzających protokół,

• opis zdarzenia i towarzyszących im okolicz­ności,

• podpisy sporządzających protokół.

5. protokoły zdawczo-odbiorcze, sporządza się w celu ścisłego stwierdzenia stanu faktycznego, istniejącego w czasie prze­kazywania przez jedną stronę drugiej osobie lub przedsiębiorstwu określonych wartości mate­rialnych: pieniędzy, dokumentów, ruchomości oraz nieruchomości, a także stanowisk. Proto­koły te sporządza się indywidualnie lub na for­mularzu.

Powinny one zawierać:

• tytuł protokołu (określenie rodzaju protoko­łu, określenie miejsca i daty czynności zdawczo-odbiorczej),

• nazwy (lub nazwiska) przekazującego i od­bierającego,

• podstawę przekazania,

• nazwę rzeczy przekazanych,

• podpisy osób upoważnionych.

6. Protokoły przesłuchań sporządza się tak, aby wynikało z nich jasno kto, kiedy, gdzie i ja­kich czynności dokonał, kto i w jakim charak­terze był obecny, co ustalono i jakie uwagi zgło­szono do protokołu. Odczytuje się go uczestni­kom przesłuchania, którzy następnie protokół ten powinni podpisać. Przyczynę odmowy pod­pisania protokołu lub braku podpisu należy wy­jaśnić w protokole. Skreślenia i poprawki po­winny być wykonane w taki sposób, aby wyrazy skreślone były czytelne. Protokoły te sporządza się najczęściej na odpowiednich formularzach.

Przykład Protokół posiedzenia zarządu, zawierający wszystkie elementy charakterystyczne dla protokołu zebrania sporządzonego w formie uproszczonej

PROTOKÓŁ POSIEDZENIA

Zarządu Powiatu w Pionkach

odbytego 25 kwietnia 2005 roku

w siedzibie Urzędu Powiatu w Pionkach, ul. Miła 8

Obecni:

według załączonej listy obecności (zał. 1)

Porządek obrad:

1. Otwarcie posiedzenia i przyjęcie porządku obrad.

2. Przyjęcie protokołu z poprzedniego posiedzenia Zarządu.

3. Podjęcie uchwały w sprawie zmian w szczegółowym podziale wydatków powiatu w 2005 r.

4. Wydanie postanowień Zarządu w sprawie uzgodnienia projektów decyzji ustalających warunki zabudowy dla inwestycji.

5. Sprawy różne.

6. Zamknięcie obrad.

Ad 1.

Posiedzenie otworzył przewodniczący obrad, Starosta Pionek — Pan A. Mech, witając członków Zarządu.

W głosowaniu jawnym (przez podniesienie ręki) zaproponowany porządek obrad przyjęto jednomyślnie.

Ad 2.

Przedstawiony projekt protokołu z poprzedniego posiedzenia Zarządu został przyjęty jedno­myślnie, bez uwag, w głosowaniu jawnym.

Ad 3.

Skarbnik - Pan T. Buczek, przedstawił projekt uchwały w sprawie zmian w szczegółowym podziale wydatków powiatu w 2005 r. Zmiany następują w działach: 801 Oświata i wychowanie — § 80120 Licea Ogólnokształcące, 854 Edukacyjna opieka wychowawcza — § 85410 Internaty i bursy szkolne.

Zarząd przyjął Uchwałę Nr 27/2005 w powyższej sprawie.

Ad 4.

Naczelnik Wydziału Organizacyjnego — Pan P. Mrozik, poinformował o projektach decyzji, jakie wpłynęły do Zarządu celem ustalenia warunków zabudowy dla inwestycji polegających na:

1. budowie budynku mieszkalnego jednorodzinnego wraz z przyłączami, budynku gospodarczo-garażowego w Guzach gm. Pilskie,

2. budowie budynku mieszkalnego jednorodzinnego z garażem na samochód osobowy wraz z urządzeniami technicznymi oraz budynku gospodarczego w Prasnej gm. Porków,

3. budowie budynku inwentarskiego — owczarni wraz z urządzeniami technicznymi w Piaskach Królewieckich gm. Smyków,

4. budowie zbiornika na ścieki sanitarne wraz z przyłączami w Porkowie,

5. budowie budynku mieszkalnego jednorodzinnego wraz z przyłączami w Pionkach,

6. budowie budynku mieszkalnego jednorodzinnego wraz z przyłączami oraz zjazdu indywidualnego w Centowie, gm. Pionki,

7. nadbudowie budynku gospodarczego na cele mieszkalne wraz z rozbudową wewnętrznych instalacji w Pionkach,

8. budowie budynku mieszkalnego jednorodzinnego wraz z przyłączami w Mosznej gm. Pionki,

9. rozbudowie istniejącego budynku mieszkalnego o taras i nadbudowie poddasza mieszkalnego w Pionkach,

10. rozbudowie istniejącego budynku mieszkalnego wraz z budową przyłącza gazu ziemnego i rozbudową wewnętrznych instalacji w Pionkach,

11. budowie budynku mieszkalnego jednorodzinnego w Rytkowie gm. Gowary,

12. budowie budynku mieszkalnego jednorodzinnego w Rogówku gm. Gowary

Zarząd Powiatu postanowieniami od Nr 101/05 do Nr 113/05 dokonał uzgodnień projektów decyzji w zakresie ustalenia warunków zabudowy dla ww. inwestycji.

Ad 5.

Starosta - Pan A. Mech, poinformował o piśmie dyrektora ZOZ w Pionkach z prośbą o udział Zarządu Powiatu w spotkaniu z Zarządem Oddziału Świętokrzyskiego Narodowego Funduszu Zdrowia. Stwierdził, że w powyższych konsultacjach powinni uczestniczyć wszyscy członkowie Zarządu.

Wicestarosta — Pan B. Snopek, poparł stanowisko Starosty w tej sprawie i przypomniał, że wcześniej Zarząd brał udział w tego rodzaju spotkaniach.

Ad 6.

W związku z wyczerpaniem porządku obrad Starosta podziękował zebranym za udział i zamknął posiedzenie.

Na tym protokół zakończono.

Protokołowała Przewodniczył

Ann a Norek Adam Mech

Załączniki:

1. Lista obecności.

2. Uchwała w sprawie zmian w szczegółowym podziale wydatków powiatu w 2005 r.

3. Postanowienia od Nr 101/05 do Nr 113/05.

Przykład Protokół kontroli sporządzony na papierze bez nadruków

PROTOKÓŁ KONTROLI

Kasy Urzędu Gminy Mrozy, ul. Mickiewicza 35

przeprowadzonej 12 grudnia 2005 roku

Przeprowadzający kontrolę:

1. Jan Kita — starszy rewident,

2. Jolanta Staś — księgowa.

Kontrolę przeprowadzono w obecności kasjerki Anny Szkot, po złożonym przez nią pisemnym oświadczeniu, że wszystkie wpłaty i wypłaty pieniężne zostały ujęte w raporcie kasowym.

Komisja po przeliczeniu gotówki znajdującej się w kasie ustaliła, że stan środków pieniężnych wg spisanej specyfikacji wynosi 1525,00 zł (jeden tysiąc pięćset dwadzieścia pięć złotych). W stosunku do salda wynikającego z raportu kasowego 1524,00 zł (jeden tysiąc pięćset dwa­dzieścia cztery złote) wykazano nadwyżkę w wysokości 1 zł (jeden złoty).

Ujawnioną nadwyżkę należy zaprzychodować.

Na tym protokół zakończono i po przeczytaniu podpisano.

KONTROLUJĄCY KASJERKA

Jan Kita Anna Szkot

Jolanta Staś

Przykład Protokół zdawczo-odbiorczy sporządzony na papierze bez nadruków

PROTOKÓŁ ZDAWCZO-ODBIORCZY

sporządzony 31 maja 2006 roku z czynności przekazania dokumentacji finansowo-księgowej, dokonanej w firmie WIRR sp. z o.o. w Radomiu, ul. Równa 8

Przekazująca: Janina Pawelska, Kierownik Działu Finansowego Przejmująca: Anna Kobiel, Kierownik Archiwum Zakładowego

Stosownie do obowiązujących w spółce zasad archiwizowania dokumentów (Instrukcja kancelaryjno-archiwalna, Rozdział IX) przekazuje się z Działu Finansowego do Archiwum Zakładowego następujące dokumenty z okresu 01.01 - 30.06.2005 r.:

1. Faktury VAT zakupu towarów i usług — 5 segregatorów.

2. Wyciągi bankowe — 3 segregatory.

3. Miesięczne zestawienia obrotów i sald — 1 segregator.

4. Rejestry VAT — 1 segregator.

Protokół po odczytaniu podpisano.

KIEROWNIK KIEROWNIK

DZIAŁU ARCHIWUM

FINANSOWEGO ZAKŁADOWEGO

mgr Janina Pawelska mgr Anna Kobiel

---