Organizacja imprezy turystycznej :

Etap 1 - przygotowanie

Etap 2 - sprzedaż

Etap 3 - realizacja

Etap 4 - rozliczenie

Organizacja imprezy turystycznej - etap 1 przygotowanie.

Etap 1 : przygotowanie :

1. Przegląd wytwórców usług

2. Wybór kontrahentów i usług

3. Programowanie

4. Kalkulowanie

5. Zamawianie świadczeń

Produkt turystyczny

Impreza turystyczna - co najmniej 2 usługi turystyczne tworzące jednolity program i objęte wspólną ceną, jeżeli usługi te obejmują nocleg lub trwają ponad 24 godziny albo jeżeli przewiduje zmianę miejsca pobytu

Wycieczka - rodzaj imprezy turystycznej, której program obejmuje zmianę miejsca pobytu jej uczestników.

Ad. 1 i 2

1. Samodzielny kontakt touroperatora z wytwórcami usług.

2. Wykorzystanie własnego lokalnego agenta.

3. Touroperator może nawiązać współpracę z biurem podróży działającym na danym obszarze i zlecić mu podwykonawstwo w :

- przygotowaniu

- obsłudze

- realizacji imprezy

4. Touroperator może samodzielnie zrealizować całość imprezy i być niezależnym od wszelkich dostawców.

Forma ta (D) stosowana jest wówczas, gdy:

1. albo firma touroperatorska jest holdingiem skupiającym w jednym ręku wiecej element ów składowych produktu

2. albo proponowana przez touroperatora impreza jest imprezą specjalistyczną, podczas której grupa korzysta z minimalnego zestawu usług

Ad 3 Zasady programowania imprez turystycznych

Elementy które należy określić:

1. cel imprezy

2. segment docelowy

3. termin imprezy

4. rodzaj wykorzystanego środka transportu

5. miejsce docelowe lub trasę

6. rodzaj, ilość i standard usług (noclegowych, żywieniowych)

7. program pobytu i zwiedzania

Cel imprezy :

• impreza objazdowa

• pobytowa o charakterze wypoczynkowym

• pobytowo-objazdowa

• specjalistyczna

Typ turystyki: krajoznawcza, kwalifikowana, inna ze względu na motyw.

Segment docelowy: młodzież, emeryci, rodziny, pojedyncze osoby -single, rodziny z dziecmi w roznym wieku.

Termin imprezy:

• miejscowe warunki (optymalne pory roku, sezonowe atrakcje)

• tradycyjne terminy wakacji w kraju terminy feri zimowych, świeta

• dni wolne w miejscu przeznaczenia - (nieczynne muzea, zamknięte obiekty sklepy banki)

Imprezy objazdowe czy pobytowe powinny zaczynać się w takich terminach aby można było wykorzystać jak najwięcej dni wolnych (soboty, niedziele, wydłużone weekendy).

Początek turnusów wypoczynkowych - dostosowany do terminu zakończenia roku szkolnego, podobnie w zimie (ferie).

Wycieczki szkolne nie powinno się wyłączać dni wolnych.

Imprezy świąteczne - powinny zaczynać się 1-2 dni przed głównymi świętami, ale dostosowane do kalendarza.

W okresie świąteczno-noworocznym częste dwa terminy : świąteczny i sylwester.

Rodzaj wykorzystywanego środka transportu

• Autokar

• Pociąg

• Samolot

• Prom/statek

1. Jako podstawowy środek transportu.

2. Jako atrakcja turystyczna

Tour operator może mieć tutaj do dyspozycji:

• Własne środki transportu (najczęściej autokary)

• Może czarterować samoloty, statki, rezerwować wagony itp.

• W przypadku imprez odbywających się w Europie, tour operatorzy dość często proponują imprezy z tzw. własnym dojazdem

Autokar jako środek transportu:

Zalety : Najtańszy, możliwość dowolnego kształtowania/ korygowania imprezy, bezpośredni dojazd do atrakcji/ hotelu ( dowóz bagażu), możliwość poznania krajobrazów

Wady : wydłużony czas imprezy, niedogodności długiej podróży, możliwość awarii, ograniczenie związane z czasem pracy kierowcy.

Samolot jako środek transportu:

Zalety: Szybkość podróży, duże bezpieczeństwo

Wady: Wysoka cena, konieczność dostosowania się do rozkładów lotu, uciążliwość dojazdu na lotnisko, transferów

Pociąg jako środek transportu:

Zalety: dość wysoki komfort, możliwość poznania krajobrazów, możliwość skorzystania z wyżywienia, wygoda podróżowania w nocy

Wady: ograniczenia wynikające z rozkładu, konieczność transferów (przenoszenia bagażu)

Statek/prom jako środek transportu:

Zalety : dodatkowe walory krajobrazowe, wysoki komfort, możliwość wyżywenia

Wady : długi czas podróży, ograniczenia rozkładu rejsów, konieczność dojazdu/ transferów, czas podróży

Miejsce docelowe lub trasa w przypadku wycieczek objazdowych

Określona miejscowość, kurort nadmorski czy stacja narciarska, w której przebywać będą turyści lub też określona trasa, po której poruszać się będą zwiedzający dany region, kraj, kontynent.

Można tutaj zaplanować kilka wariantów miejsc docelowych w zależności odp.. terminu, pory roku, rodzaju turystów itp.

Rodzaj, ilość i standard usług (noclegowych, żywieniowych)

Zakres świadczeń:

• Z pełnymi świadczeniami podstawowymi ( noclegi i 3 posiłki)

• Czy z ograniczoną liczbą świadczeń

BB - nocleg ze śniadaniem

HB - śniadanie i obiadokolacja

FP - pełne 3 posiłki

All inclusive - wszystko

• Ultra all inclusive - z alkoholem

Zakres i standard świadczeń musi stworzyć logiczną całość z celem imprezy oraz cechami i potrzebami segmentu docelowego.

Każdy element programu musi być dostosowany do cech i potrzeb ujawnianych przez segment np. dla rodziców z małymi dziećmi proponuje się miedzy innymi:

• Ciche, bezpieczne hotele (ogrodzone, z dala od ruchliwych ulic, z przestronnymi pokojami, wyposażone w plac zabaw, brodziki itp.)

• Opiekę i animacje dla dzieci ( miniprzedszkole, gry, zabawy, odciążenie rodziców przez wykwalifikowane kadry)

• Zniżka dla dzieci

• Możliwość wykupienia połowy wyżywienia itp.

Katalogi zagranicznych touroperatorów , proponują osobom w starszym wieku:

• Wysoki komfort podróżowania i zakwaterowania (samolot lub wagony sypialne, budynki niskokondygnacyjne, otoczone zielenią, z dala od hałasu, dyskotek itp.)

• Atrakcyjny, ale nie przeładowany program zwiedzania

• Liczne i urozmaicone formy aktywnego wypoczynku stosowanego dla osób w starszym wielu i o ograniczonych możliwościach ruchowych, kondygnacyjnych, czy też z problemami w układzie naczyniowo-sercowym, pod opieką wykwalifikowanych instruktorów.

• Termin poza sezonem

Program imprezy

1. W imprezach pobytowych podstawowym celem jest wypoczynek, dlatego program powinien być ograniczony do minimum, ale klienci powinni mieć możliwość kupienia imprez fakultatywnych - oferowanych do sprzedaży przez organizatora jako uzupełnienie programu wliczonego w cenę.

Zasady w imprezach objazdowych :

• Program nie powinien być przeładowany. Nawet największe atrakcje nie przyciągną uwagi zwiedzających, jeśli będą oni zmęczeni.

• Uczestnik jest w stanie skoncentrować się na zwiedzaniu maksymalnie 5-6 godzin

• Po tym czasie należy zrobić przerwę na posiłek, który jest wliczony w cenę wycieczki lub spożywamy samodzielnie.

• Przeciętne zwiedzanie miasta z przewodnikiem trwa 3-4 godziny

• Muzeum - 1-3 godziny

• Obiekty turystyczne dostępne są do zwiedzania w różnych godzinach i dniach

• W trakcie zwiedzania należy przewidzieć czas na zdjęcia i zakup pamiątek ( czas zwiedzania powinien uwzględniać tzw. CZAS WOLNY

• W grupie mogą być osoby o różnej kondycji fizycznej o różnym wieku

• Czas potrzebny na spożycie : śniadania, obiadu/kolacji

• Przerwa zrobiona w trakcie jazdy autokarem nie trwa krócej niż 20-30 minut

• Racjonalnie zaplanowany dzień w wycieczce objazdowej nie powinien trwać dłużej niż 10 godzin

• Wypoczynek nocny- krócej niż 8 godzin

• W przypadku imprez specjalistycznych nie jest ujmą korzystanie z wiedzy specjalistów w danej dziedzinie

• W przypadku imprez dla młodzieży:

- wymogi formalne dotyczące organizacji wycieczek szkolnych

- ważne jest również dostosowanie obiektów i atrakcji do prgramu nauczania, wiedzy uczniów i ich możliwości percepcji

Zgodnie z regulacjami UE :

• Czas pracy kierowcy wyznacza planowanie dnia i postojów

Czas jazdy dziennej:

• Norma - 9 godzin

• Wydłużony dozwolone aż do 10 godzin, dwa razy w tygodniu

Dopuszczalny czas jazdy:

• W tygodniu - dozwolone aż do 56 godzin , w odniesieniu do 6 okresów jazdy dziennej

• W czasie dwóch kolejnych dni - 90 godzin

Maksymalny czas trwania nieprzerwanej jazdy : 4 godziny 30 minut

Przerwy: co najmniej 45 min lub 15+30 lub 20+25

Odpoczynek dzienny (1 kierowca):

• Norma - 11 kolejnych godzin/24 godziny

• Skrócenie - 9 kolejnych godzin 3 razy w tygodniu

• Podzielenie - dozwolone : długość trwania odpoczynku jest zwiększona do 12 godzin w przypadku podzielenia na dwa okresy, z czego jeden składający się z 9 kolejnych godzin. Długość trwania drugiej musi wynosić 3 godziny.

Odpoczynek dzienny dla załogi 2 osobowej : 8 kolejnych godzin w okresie 30 godzin.

Odpoczynek dzienny pociągiem lub promem - dozwolona pojedyncza przerwa w odpoczynku pod pewnymi warunkami - w tym wypadku długość odpoczynku powiększa się o 2 godziny

W przypadku gdy praca jest wykonywana w porze nocnej, czas pracy kierowcy nie może przekraczać 10 godzin w danej dobie. Od 01.01.2010 kierowcy będą mogli pracować przez 12 kolejnych dni.

Nie jest dopuszczalny odbiór odpoczynku przez jednego z kierowców, gdy pojazd jest prowadzony przez drugiego kierowcę. Za odpoczynek uznaje się tylko ten czas gdy pojazd znajduje się na postoju.

Kalkulacja ceny imprezy

Elementy składowe kalkulacji:

1. Koszt zamówionych świadczeń

2. Marża biura podróży

3. Stawka akwizycyjna dla agenta

4. Podatki

Ad. 1

Koszt świadczeń - jest to kwota netto, jaką musimy zapłacić dostawcy usługi lub usług.

Często ceny towarów i usług podawane są jako ceny brutto (wraz z naliczonym podatkiem).

Osoba sporządzająca kalkulację powinna znać zasady wyliczania ceny netto:

VAT 22%: Cenę brutto dzielimy przez 122 i mnożymy przez 100: np. 120 zł: 120/100*100= 98,36 zł.

VAT 7% : np. 120zł : 120/107*100 = 112,15

Ustawa o podatku VAT dopuszcza uproszczony sposób wyliczania naleznego podatku VAT od ceny brutto: mnożąc cenę brutto przez:

6,54% przy 7%

18,08% przy 22%

Formy nabywania usług przez organizatora.

Allotment - forma umowy z dostawcą usług stanowiącą, iż zamawiający przez określony czas posiada w swojej dyspozycji uzgodnioną ilość usług, w określonej cenie i standardzie.

Umowa określa, w jakim terminie zamawiający ma prawo zrezygnować z całości lub części zamówionych usług bez ponoszenia żadnych kosztów.

Stosowany dla imprez pobytowych dotyczy usług najczęściej noclegowych, ale także żywieniowych czy transportowych.

Touroperator zobowiązany jest do potwierdzenia tzw. Zamkniętego zakupu ( ostatecznego zdecydowania o liczbie potrzebnych usług). Najpóźniej na 30 dni przed rozpoczęciem imprezy.

Natomiast usługi, z których TO zrezygnowal (np. niepotrzebne pokoje), „wracają” do usługodawcy bez żadnej opłaty ze strony TO.

Okres ten może być dłuższy w przypadku miejsc o wysokiej renomie i w szczycie sezonu turystycznego.

• Niektórzy hotelarze lub przewoźnicy żądają wcześniejszych zaliczek.

• Ceny przy zakupie dużego allotmentu są niższe o około 30% od ceny właściwej, a mogą dojść nawet do 50% ceny właściwej.

Czarter - forma zawierania umowy z dostawcą usług. Świadczy ona, że zamawiający zakupił u sprzedającego określoną ilość usług w określonym terminie i standardzie za z góry uzgodnioną kwotę.

Forma umowy uniemożliwia dokonywanie jakichkolwiek zwrotów zamówionych usług.

Ceny przy umowie czarterowej powinny być niższe przy innej formie zamówienia. Umowa czarterowa powinna mieć formę pisemną.

Powody kupowania usług w czarterze:

Zależne od nas :

• Możliwość dysponowania usługą - prowadzenia sprzedaży do ostatniej chwili

• Niższa cena usługi

• Możliwość prowadzenia polityki cenowej zależnej od popytu

• Łatwość tworzenia oferty- możliwość dostosowania oferty do oczekiwań klientów pod względem terminu, czasu trwania.

Nie zależne od nas :

• Wymóg stawiany przez usługodawcę

• Jedyna możliwość zakupu usługi - dotyczy to szczególnie przewozów lotniczych przy braku lotniczych połączeń rejsowych bądź małej liczby takich połączeń czy autokaru.

Wpływ czarteru na cenę.

Np. zamawiający kupuje 50 miejsc w hotelu na cztery miesiące i z góry ustala cenę jednego miejsca na 10 zł. Załóżmy że miesiąc ma 30 dni, wówczas:

• (50 miejsc * 4 miesiące * 30 dni) * 10 zł = 6000 osobonoclegów * 10 zł = 60 000 zł

Zasady kupowania świadczeń w czarterze nie przewidują możliwości zmniejszenia lub anulowania zamówionej liczby miejsc.

W przykładzie kupujący powinien sprzedć 6000 osobonoclegów. Nawet jedno nie sprzedane miejsce oznacza stratę. Żeby się przed tym uchronić, biuro z góry zakłada, że pewna liczba miejsc zostanie nie sprzedana. Określa się ją w %. Nazywamy ją RYZYKIEM CZARTERU.

Określenie wysokości ryzyka jest cały czas grą pomiędzy koniecznością zabezpieczenia się przed stratą spowodowaną przez nie sprzedanie wyczarterowanych miejsc ( skłonność do zakładania wysokiego ryzyka) a obawą spowodowaną tym, że wysoka cena która będzie konsekwencją wysoko założonego ryzyka czarteru będzie barierą w sprzedaży.

100% sprzedazy - cena jedn. 10 zł - 60 000 zł/ 6000 os = 10 zł

10% ryzyka - 60 000/ 5 400 os = 11,11 zł

20% ryzyka - 60 000/ 4 800 os = 12,50 zł

Np. impreza wolnej akwizycji zakładamy 20% ryzyka czyli dla autokaru 45 miejscowego dzielimy koszty stałe przez 36 ( koszty pilota, przewodnika czy transport)

Wielkość założonego ryzyka czarteru ma wpływ na cenę jednostkową świadczenia i na całość wpływów ze sprzedaży imprezy.

Oznacza to ze najkorzystniej jest kiedy założone ryzyko czarteru gwarantuje stworzenie oferty w cenach konkurencyjnych oraz zabezpiecza pełną sprzedaż, a jednocześnie daje możliwość oczekiwania większej sprzedaży.

Koszty stałe :

• Koszty pilota

• Koszty przewodnika

• Opłaty rezerwacyjne

• Usługi w czarterze

• Transport autokarowy

Koszty zmienne :

• Koszt noclegów nie w czarterze

• Koszty wyżywienia

• Bilet wstępu

• Bilety komunikacyjne indywidualne

Miejsce bezpłatne :

• W imprezach zleconych przeznaczone dla zlecającego

• W imprezach wolnej akwizycji na cele promocyjne

• Przy korzystaniu z usług transportowych innego biura pokrywany jest koszt wyżywienia i zakwaterowania kierowcy

---