Ćwiczenie nr 7
Temat: Tworzenie i modyfikacja raportu; etykiety adresowe, wykresy.
Pojęcia podstawowe.
raport, typy raportów, nagłówek i stopka raportu, dodawanie wykresu, tworzenie etykiet adresowych
Wstęp
raport
Raporty wykorzystywane są do podsumowań i odpowiedniej organizacji danych w celu późniejszego ich analizowania i drukowania. W raporcie przedstawić możemy w dowolnej kolejności wybrane pola, posortować i pogrupować rekordy, dokonać różnorodnych obliczeń, zmienić format danych oraz dodać tytuły, nagłówki, komentarze i elementy graficzne np. zdjęcia pracowników. Tworzenie raportu podobnie jak i formularza lub kwerendy odbywa się z wykorzystaniem kreatora lub samodzielnie w widoku projektu. Kreator raportów umożliwia grupowanie danych dla wybranej tabeli (lub tabel powiązanych), wybranych pól i wybór opcji sumowania. Wprowadza elementy graficzne, nagłówek raportu (nazwa tabeli) i formatuje etykiety według własnego uznania.
grupy, sumy oraz raporty podsumowujące
Raporty grupujące oraz podsumowujące przedstawiają dane w postaci tabelarycznej. Raporty podsumowujące są bardzo podobne do raportów grupujących, z tym, że nie przedstawiają wszystkich danych rekordów w poszczególnych grupach.
tworzenie etykiet adresowych
Access daje możliwość tworzenia etykiet adresowych, które można następnie wydrukować. Kreator etykiet dostępny jest w głównym oknie bazy danych.
dodawanie wykresów
Access tworzy wykresy podobnie jak etykiety adresowe. Potrzebna jest tabela lub kwerenda zawierająca dane, które mają znaleźć na wykresie. Kreator wykresów wybiera się w ten sam sposób jak kreator etykiet.
e) grupowanie i sortowanie danych
Grupowanie, podobnie jak w kwerendzie umożliwi zliczanie wartości grupy np. wartość książek jednego autora. Pole w pierwszym wierszu określa pierwszy (najwyższy) poziom grupowania i sortowania. Wiersz drugi określa drugi poziom grupowania itd. W raporcie można grupować rekordy maksymalnie według 10 pól lub wyrażeń.
Dla każdego grupowanego pola można określić własności:
Nagłówek grupy. Wstawia lub usuwa nagłówek grupy dla pola lub wyrażenia.
Stopka grupy. Wstawia lub usuwa stopkę grupy dla pola lub wyrażenia.
Grupuj według. Określa sposób grupowania wartości. Dostępne opcje zależą od typu pola, według którego grupujesz. Jeśli grupujesz według wyrażenia, wyświetlane są wszystkie opcje dla wszelkich typów danych.
Przedział grupowania. Określa dowolny przedział, który jest prawidłowy dla wartości pola lub wyrażenia, według którego grupujesz.
Trzymaj razem. Określa, czy drukowana ma być na jednej stronie cała grupa, czy tylko jej część.
Grupować rekordy w raporcie można również według wartości tekstowych np. według pierwszych liter. Gdy grupowane są rekordy według pola, w którym przechowywane są wartości tekstowe, właściwość Grupuj według należy ustawić na zakresy wymienione w poniższej tabeli.
Ustaw "Grupuj według" na |
Aby zgrupować rekordy |
Każda wartość |
Zawierające tę samą wartość w polu lub wyrażeniu. |
Pierwsze znaki |
Zawierające n takich samych pierwszych znaków w polu lub wyrażeniu. |
Najbardziej skomplikowaną czynnością dla początkującego użytkownika raportów jest właściwe rozmieszczenie formantów, głównie pól tekstowych, określenie formatu i wpisanie wyrażeń obliczających. Czynności te wykonuje się dokładnie tak samo jak przy tworzeniu formularza. Należy zwracać szczególną uwagę na sekcje, w których umieszczane są formanty.
Przeznaczeniem sekcji jest:
Sekcja |
Przeznaczenie |
Nagłówek raportu |
Tytuł raportu drukowany tylko na pierwszej stronie, czcionka pogrubiona. Jest to też miejsce na elementy graficzne np. logo firmy. |
Nagłówek strony |
Tekst drukowany pod nagłówkiem raportu i na górze każdej następnej strony. |
Nagłówek pola - pierwsze pole w oknie Sortowanie i Grupowanie |
Nagłówek grupy posortowanych rekordów. W pole można wstawić nazwę lub zawartość pola charakterystyczną dla grupy. Wiersz ten nadaje się do umieszczania treści pola, co pokaże bez powtórzeń ich zawartość. Można też umieszczać w polach tekstowych wyrażenia, które obliczą wartość dla grupy. Np. =Suma([Ilość]*[Cena]*1,22), =Policz([Autor]). Drukowany raz na początku grupy. |
Nagłówek pola - drugie pole w oknie Sortowanie i Grupowanie |
Dokładnie jak wyżej, dla pola drugiego w kolejności Sortowanie i Grupowanie. |
Szczegóły |
Sekcja, w której można wstawić nazwę lub zawartość pola charakterystyczną dla pojedynczego rekordu. Można też umieszczać w polach tekstowych wyrażenia, które obliczą wartość dla rekordu np. =([Ilość]*[Cena])*1,22. |
Stopka grupy |
Miejsce na umieszczenie danych statystycznych dla każdej grupy posortowanych rekordów. Obliczenia identyczne jak Nagłówku pola. Drukowane na końcu grupy. |
Stopka strony |
Miejsce na numer strony i datę. Informacje drukowane na końcu każdej strony. |
Stopka raportu |
Miejsce na umieszczenie danych statystycznych dla całego raportu. Informacje drukowane tylko raz na koniec raportu. |
Ćwiczenia do samodzielnego wykonania
Ćwiczenie 3.1.
Utwórz raport zawierający wszystkie pola z tabeli Książki (przyjmij domyślne ustawienia raportu). Zamknij i zapisz raport.
Ćwiczenie 3.2.
Otwórz projekt raportu Książki. Zmodyfikuj nagłówek raportu wstawiając tekst "Wykaz książek" w miejsce istniejącego tekstu. Tekst powinien być w kolorze niebieskim a rozmiar czcionki 14. Wstaw w stopce raportu tekst "Raport sporządził:" i tu wpisz swoje imię i nazwisko. Zmień położenie daty tak, by była wyświetlana w nagłówku strony raportu.
Ćwiczenie 3.3.
Utwórz raport prezentujący dane z tabeli Książki pogrupowane według pola Wydanie. Raport powinien zawierać informację o całkowitej wartości książek w każdym wydaniu. Zapisz raport pod nazwą Książki1.
Ćwiczenie 3.4.
Utwórz raport prezentujący dane z kwerendy Zestawienie pogrupowane według pola Nazwisko. Raport powinien zawierać informacje o wszystkich zarejestrowanych i pokazanych przez kwerendę wypożyczeniach. Dane wyświetlane w raporcie należy posortować rosnąco według Tytułu książki. W raporcie zmodyfikuj nagłówek raportu tak, by zawierał on tekst "Rejestr wypożyczonych książek". Dobierz wielkość czcionki tak, aby cały tekst był widoczny w nagłówku bez zawijania wierszy. Zamykając projekt raportu zapisz go pod nazwą Czytelnicy.
Ćwiczenie 3.5.
Utwórz raport prezentujący dane z kwerendy Zestawienie pogrupowane według pola Nazwisko. Raport powinien zawierać informacje o najdroższej zarejestrowanej i pokazanej przez kwerendę książce. Zapisz raport jako Czytelnicy1.
Ćwiczenie 3.6.
Utwórz raport prezentujący dane z tabeli Książki pogrupowane według pola Autor. Raport powinien zawierać informację o najtańszej książce każdego z autorów. Zamykając raport zapisz jako Książki.
Ćwiczenie 3.7.
Utwórz etykiety adresowe w formie kart bibliotecznych lub naklejek na książki. Etykiety powinny zawierać podstawowe dane dotyczące ksiązki, czyli autor tytuł itd.
Ćwiczenie 3.8.
Utwórz wykres przedstawiający ceny poszczególnych książek
Instrukcja do ćwiczeń laboratoryjnych BAZY DANYCH
7
Temat: ACCESS 2000 - Podstawy tworzenia relacyjnych baz danych - 5