Metoda ABC opiera się na regule Pareto i jej fundamentalnym założeniem jest podział zadań według ważności w trzech etapach:

1. W pierwszej kolejności należy przygotować pisemną listę wszystkich zadań, które chcemy wykonać w określonym czasie.

2. Następnie należy każdemu z opisanych zadań nadać odpowiedni priorytet A, B, lub C (w konsekwencji powstaną trzy odrębne grupy zadań o określonej wadze która  będzie determinowała kolejność ich wykonywania):

1. Grupa A - to bardzo ważne czynności, których nie możesz delegować innym osobom. Stanowią one około 15% wszystkich działań, jednak wpływają aż na 65% wydajności.

2. Grupa B - to zadania ważne, ale nie priorytetowe, których wykonanie częściowo, jeśli istnieje taka możliwość, możesz zlecić komuś innemu (np. podwładnemu, członkowi zespołu, którego jesteś liderem)

3. Grupa C - to zadania mało ważne, których realizację możesz odłożyć na później lub bez obawy delegować innej osobie (np. potwierdzenie rezerwacji sali konferencyjnej, śmiało można to zadanie zlecić sekretarce, asystentce, a nawet stażyście czy praktykantowi).

3. Ostatnim krokiem jest zaplanowanie dnia pracy. W tym celu możesz posłużyć się dostępnymi narzędziami do zarządzania czasem, jak np. elektroniczny terminarz, gdzie rozpiszesz w godzinach plan dnia. Najlepiej wykonać kilkudniowy plan pracy, który warto, z uwagi na różne nieprzewidziane okoliczności, codziennie monitorować i dokonywać w nim drobnych korekt (np. możesz wypracować w sobie nawyk kończenia dnia pracy na weryfikacji planu na następny dzień).

Jak analizować koszty procesów zarządzania bezpieczeństwem i

higieną pracy w przedsiębiorstwie?

Metodą, która umożliwia analizę ekonomiczną procesów zarządzania w przedsiębiorstwie jest metoda Activity-based Costing (ABC) czyli rachunek kosztów działań.

Rachunek kosztów działań w odróżnieniu od tradycyjnych metod liczenia kosztów w

przedsiębiorstwach, które pozwalają określić koszty według wydziałów oraz w ujęciu

rodzajowym, koncentruje się na działaniach jako przyczynie powstawania kosztów. W

pierwszej kolejności należy policzyć jakie będą koszty realizacji poszczególnych działań, a

następnie ile razy każde działanie jest powtarzane w jednym procesie, no i wreszcie ile razy

taki proces jest realizowany w ciągu roku

Rozliczanie kosztów procesu przy pomocy metody ABC

Przystępując zatem do analizy kosztów tą metodą musimy najpierw zidentyfikować

wszystkie działania realizowane w danym procesie, oraz przypisać do tych działań wszystkie

jednostki (osoby i/lub komórki organizacyjne), które generują koszty tych działań. Nie

zawsze te osoby czy komórki muszą pokrywać się z komórkami organizacyjnymi

funkcjonującymi w formalnej strukturze organizacyjnej. Przykładowo Zespół Oceny Ryzyka

Zawodowego nie jest przewidziany w strukturze organizacyjnej (może mieć zarówno stały skład lub być powoływany doraźne, za każdym razem, gdy pojawia się potrzeba

przeprowadzenia oceny ryzyka), jest natomiast jednostką odpowiedzialną za powstawanie kosztów działań w procesie oceny ryzyka zawodowego. Należy tutaj zaznaczyć, że w kosztach poszczególnych działań może partycypować więcej niż jedna jednostka.

Następnie trzeba się zastanowić, jakie kategorie kosztów będą brane pod uwagę. W przypadku analizy procesów zarządzania BHP (czyli tych związanych obiegiem informacji i podejmowaniem decyzji) największe obciążenie dla przedsiębiorstwa będą stanowiły tutaj koszty czasu poświęconego przez poszczególne jednostki na realizację procesu. Można zatem przy kalkulacji kosztów procesów zarządzania BHP skoncentrować się dla uproszczenia jedynie na kosztach realnie wykonywanej pracy w oparciu o stawkę roboczogodziny.

Przykład : W procesie identyfikacji zagrożeń na stanowisku pracy, którą przeprowadza trzyosobowy zespół ds. oceny ryzyka zawodowego mamy do czynienia z następującymi działaniami

(1) przegląd stanowiska pracy

(2) obserwacja pracy wykonywanej przez pracowników

(3) rozmowy z pracownikami

(4) analiza czynności i sposobu ich wykonywania

(5) analiza dokumentacji i literatury fachowej

(6) sporządzenie wykazu zagrożeń

Jak widać z powyższych działań proces identyfikacji zagrożeń jest procesem zbierania i przetwarzania informacji a więc możemy dla uproszczenia przyjąć że jedynymi zasobami

zużywanymi w realizacji tych działań jest czas pracy poświęcony zaangażowanych w nie

pracowników. Przyjmijmy na potrzeby niniejszego przykładu następujące założenia:

• wszyscy członkowie zespołu ds. oceny ryzyka zawodowego mają takie same stawki - 80 zł za roboczogodzinę

• pracownicy na stanowiskach robotniczych, na których jest przeprowadzana identyfikacja zagrożeń mają stawkę - 50 zł za roboczogodzinę

• identyfikacja zagrożeń przeprowadzana jest dla 20 stanowisk robotniczych

Trzeba przy tym pamiętać, że koszt procesu to też koszt oddelegowania pracownika do innych zadań, a więc również koszt poświęcony przez pracowników na udzielenie wywiadu członkom zespołu ds. oceny ryzyka zawodowego. A zatem mamy:

Działania	Jednostki generujące koszty	Czas poświęcony na jedno działanie	Koszt realizacji jednego działania	Liczba powtórzeń jednego działania w całym procesie	Koszt całkowity procesu realizowanego jednokrotnie w ciągu roku
przegląd stanowiska pracy	Członek zespołu ds. oceny ryzyka zawodowego	3 x 0,1 h	24 zł	20	480zł
obserwacja pracy wykonywanej przez pracowników	Członek zespołu ds. oceny ryzyka zawodowego	3 x 0,05 h	12zł	20	240zł
rozmowy z pracownikami	Członek zespołu ds. oceny ryzyka zawodowego Pracownik	3 x 0,1 h 0,1 h	29zł	20	580zł
analiza czynności i sposobu ich wykonywania	Członek zespołu ds. oceny ryzyka zawodowego	3 x 0,1 h	24 zł	20	480 zł
analiza dokumentacji i literatury fachowej	Członek zespołu ds. oceny ryzyka zawodowego	3 x 2 h	480 zł	1	480 zł
sporządzenie wykazu zagrożeń	Członek zespołu ds. oceny ryzyka zawodowego	3 x 1 h	240 zł	1	240 zł
					2 500 zł

Opisana powyżej metoda analizy kosztów procesów organizacyjnych pozwala

precyzyjnie określić:

• ile kosztują poszczególne działania,

• jakie zasoby są w największym stopniu zużywane do realizacji działań,

• jaki jest udział poszczególnych jednostek organizacyjnych w kosztach działań,

• jakie działania generują najwyższe koszty,

• które jednostki organizacyjne generują najwyższe koszty,

• ile kosztuje cały proces,

• jaki jest udział poszczególnych jednostek organizacyjnych w kosztach całego procesu,

• jakie zasoby są w największym stopniu zużywane do realizacji całego procesu.

Metoda ABC może być narzędziem wspomagającym procesy decyzyjne związane z

obniżaniem lub eliminowaniem kosztów na poziomie całej organizacji oraz na poziomie

komórek organizacyjnych i stanowisk pracy.

Powyższy przykład analizy kosztów procesu dotyczy procesu zoptymalizowanego.

Jednak podczas identyfikacji procesów i dokładnym opisaniu tych procesów okazuje się, że

niektóre czynności w procesie są realizowane niepotrzebnie. Często zdarza się tak, że samo

opisanie procesu już wskazuje, jakie kroki należy podjąć, aby poprawić jego efektywność.

Czynność związana z dokładnym opisaniem procesu może okazać się prozaiczna, jednak spojrzenie na cały proces z tzw. „lotu ptaka”, uwidacznia możliwości doskonalenia i obniżania kosztów. Dopiero kiedy są spisane wszystkie dane wejściowe, wyjściowe, czynności, zasoby, odpowiedzialności, przepływ informacji i dokumentacji w procesie, można zidentyfikować te elementy, które można poddać innemu procesowi - dokonaniu.

Metoda różnicowania składki ubezpieczeniowej w zależności od przyczyn i skutków zagrożeń zawodowych

Praca zawiera propozycje narzędzi niezbędnych do weryfikacji opracowanego w Centralnym Instytucie Ochrony Pracy modelu zróżnicowanej składki ubezpieczeniowej w zależności od przyczyn i skutków zagrożeń zawodowych. Narzędzia te obejmują klasyfikację działalności dla potrzeb ubezpieczenia wypadkowego oraz opracowanie systemu pozyskiwania danych dla potrzeb zróżnicowanej składki na ubezpieczenia wypadkowe. Na podstawie opracowanych narzędzi  dokonano weryfikacji modelu zróżnicowanej składki na ubezpieczenie wypadkowe w formie symulacji przeprowadzonej na próbie 765 przedsiębiorstw, losowo dobranych ze zbiorowości zakładów pracy, które sporządzają dla GUS roczne sprawozdanie o symbolu Z-10, dotyczące warunków pracy. W pracy przedstawiono także wyniki bezpośrednich badań w 10 przedsiębiorstwach dotyczących wiarygodności danych dla potrzeb obliczenia zróżnicowanej składki ubezpieczeniowej.

Opracowanie metody zbierania danych i obliczania skutków wypadków przy pracy z wykorzystaniem doświadczeń zagranicznych

Praca obejmuje projekt metody zbierania, rejestracji i obliczania kosztów wypadków przy pracy na poziomie przedsiębiorstwa opracowany na podstawie przeglądu i analizy zagranicznych metod obliczania kosztów wypadków przy pracy.  Opracowana metoda została eksperymentalnie sprawdzona w 10 przedsiębiorstwach sektora publicznego i prywatnego o różnicowanym profilu działalności. Badaniami objęto 573 wypadki  zaistniałe w roku 1996 i w trzech kwartałach 1997r. Na dwóch wydziałach jednego z przedsiębiorstw przeprowadzono ponadto okresowe badanie wypadków bezurazowych.

System analizy danych o przyczynach i skutkach zagrożeń zawodowych dla potrzeb ubezpieczenia od następstw wypadków i chorób zawodowych.

Przedstawiono zasady rejestracji i analizy danych o przyczynach i skutkach zagrożeń zawodowych dla potrzeb ubezpieczenia wypadkowego oraz projekt zinformatyzowanej wersji deklaracji zagrożeń i ich skutków (ZUS DZS), którą płatnicy składek powinni wypełniać dla potrzeb ubezpieczenia wypadkowego. Praca zawiera również propozycję systemu kontroli danych dostarczanych przez płatników składek, w którym są oni typowani do kontroli na podstawie rozbieżności danych zawartych w deklaracji i w innych bazach danych znajdujących się w ZUS oraz na podstawie istotnych statystycznie różnic między wartościami poszczególnych wskaźników częstości (wypadków przy pracy, w tym wypadków śmiertelnych i ciężkich, chorób zawodowych oraz pracujących w warunkach zagrożenia) dla płatników składek i wskaźników przeciętnych dla działalności. Przedstawiona jest także wstępna wersja programu komputerowego RZZ (Rejestracja Zagrożeń Zawodowych) służącego do obsługi bazy danych zawartych w deklaracjach dla celów ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe oraz do wyliczania kategorii ryzyka i jednostki taryfowej. Program ten generuje raporty zawierające listy przedsiębiorstw typowanych do kontroli na podstawie rozbieżności informacji zawartych w druku deklaracji z danymi w zewnętrznych bazach danych oraz raport na temat odchyłek wartości wskaźników częstości dla płatników składek od przeciętnej wartości wskaźników częstości dla działalności.

Opracowanie modelu analizy kosztów - korzyści dla potrzeb zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy w przedsiębiorstwie.

W pracy opracowano wspomagany komputerowo model analizy kosztów i korzyści BHP przedsiębiorstwie (model AKK v.2.0), odpowiadający zaleceniom i praktycznym wskazówkom zawartym w PN-N-18004:2001, dotyczącym analizy kosztów i korzyści w systemach zarządzania BHP. Model obejmuje następujące grupy kosztów: koszt składki na ubezpieczenie wypadkowe ZUS, koszty wypadków przy pracy i wydarzeń wypadkowych bezurazowych, koszty chorób zawodowych, koszty absencji spowodowanej warunkami pracy, koszty nadgodzin spowodowanych warunkami pracy, koszty świadczeń z tytułu pracy w warunkach szkodliwych lub uciążliwych, koszty profilaktyki oraz koszty ogółem i korzyści. Model umożliwia prognozowanie poszczególnych składników kosztów BHP poprzez przemnożenie odpowiednich składników kosztów BHP dla okresu bazowego przez współczynnik szacowany okresu następnego oraz porównywanie dokonywanych prognoz z późniejszymi rzeczywistymi kosztami BHP. Korzyści z działalności profilaktycznej można prognozować lub obliczać jako różnicę między ogólnymi kosztami BHP po przeprowadzeniu określonych działań a ogólnymi kosztami BHP dla okresu bazowego (przed realizacją tych działań).

Analiza procesów zarządzania w zintegrowanych systemach zarządzania jakością, środowiskiem i  BHP (VI-03)

Podstawowym celem proponowanego projektu jest oszacowanie korzyści ekonomicznych wynikających z integracji systemów zarządzania jakością, środowiskiem oraz bezpieczeństwem i higieną pracy. Do szacowania kosztów procesów zarządzania w tych systemach jest wykorzystywana metoda Activity-based Costing (rachunek kosztów działań). Obecnie metodę ABC wykorzystuje się przede wszystkim do analizy kosztów procesów operacyjnych i strategicznych, a więc tworzących wartość dodaną w przedsiębiorstwie, między innymi do analizy procesów związanych z zapewnieniem jakości w przedsiębiorstwie. W mniejszym stopniu zwraca się uwagę na potrzebę analizy kosztów procesów wspierających, do których należą m.in. procesy związane z ochroną środowiska czy zapewnieniem bezpieczeństwa i higieny pracy. 
W ramach realizowanego projektu są identyfikowane i modelowane typowe procesy zarządzania jakością, środowiskiem oraz BHP w systemach zarządzania wdrażanych oddzielnie oraz w zintegrowanych systemach zarządzania. Koszty dla zamodelowanych procesów są szacowane przed i po integracji systemów zarządzania. Oszacowania te są podstawą do oceny korzyści ekonomicznych, jakie może przynieść przedsiębiorstwu integracja systemów zarządzania.

Opracowanie zasad analizy ekonomicznej procesów zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy w przedsiębiorstwach (8.3)

Podstawowym celem projektu jest opracowanie zasad zarządzania procesowego w obszarze bezpieczeństwa i higieny pracy w przedsiębiorstwach, w tym opracowanie zasad kalkulacji kosztów procesów BHP. Zastosowanie takiego podejścia powinno pomóc osobom bezpośrednio odpowiedzialnym za warunki pracy w przedsiębiorstwie oraz kadrze kierowniczej lepiej zrozumieć funkcjonowanie całego obszaru zarządzania bezpieczeństwem i higieny pracą oraz wskazać powiązania tego obszaru z innymi obszarami funkcjonalnymi przedsiębiorstwa. Zatem zastosowanie podejścia procesowego do zarządzania bezpieczeństwem i higiena pracy powinno umożliwić sprawniejsze zarządzanie tym obszarem i ułatwić podejmowanie strategicznych decyzji w tym zakresie.

no działani Ile zużywanych jest zasobów przez

jedno działanie? e?

Ile razy proces jest powtarzany w

ciągu roku?

Ile razy i jakie działania są

realizowane w jednym procesie?

Ile zużywanych jest zasobów przez

jedno działanie?

---