Dokumentacja kredytowa i jej weryfikacja
Aby uzyskać kredyt przyszły kredytobiorca musi wypełnić wniosek kredytowy i złożyć go w wybranym przez siebie banku wraz z informacjami (dokumentami) dodatkowymi. Wniosek kredytowy jest więc pisemnym wystąpieniem kredytobiorcy do banku o przyznanie kredytu. Formę wniosku kredytowego, zakres niezbędnych informacji i wymagane załączniki banki określają samodzielnie. Jego treść i objętość zależy od rodzaju i wielkości kredytu, oraz wielkości i rodzaju podmiotu ubiegającego się o kredyt.
Wniosek kredytowy zawiera ekonomicznie uzasadnienia rodzaju i kwoty potrzebnego kredytu oraz okresu jego trwania, ewentualnych rat spłaty itp. Wniosek stanowi przedmiot negocjacji, mających na celu uzgodnieni szczegółowych warunków przyszłej umowy kredytowej.
Wniosek kredytowy zawiera podstawowe informacje dotyczące:
Klienta (nazwa, adres firmy, jej status i podstawy prawne działalności, rodzaj działalności, dane o władzach czy osobach które mogą podejmować zobowiązania). Są to informacje podstawowe, formalne, mówiące czy ta firma ma podstawę prawną do funkcjonowania i jakie są zasady jej funkcjonowania,
Jego dotychczasowej działalności, majątku (informacje o dotychczasowej działalności dotyczą: rodzaju działalności, czasu jej prowadzenia, wielkości, głównych kontrahentów i form współpracy z nimi, zaś informacje o majątku dotyczą: składników finansowych materialnych i niematerialnych, zużycia majątku trwałego, poziomu nowoczesności),
Kredytu, możliwości i form spłat (rodzaj kredytu, jednoznacznie określony cel, wysokość kredytu, okres na jaki jest udzielony, terminy spłaty kwoty kredytu i odsetek, waluta, termin i forma udostępnienia środków),
Zobowiązań (zobowiązania krótko i długoterminowe, przeterminowane, zobowiązania dotyczące urzędów publiczno-prawnych, udzielone poręczenia),
Współpracy z innymi bankami (rachunki, kredyty i terminy ich spłaty, gwarancje),
Proponowanych zabezpieczeń (opis formy prawnej przy zabezpieczeniach prawnych, wycena wartości np. przy nieruchomości i wypis z księgi hipotecznej, przy poręczeniach - informacje o poręczycielach)
Wniosek powinien być podpisany przez osoby, które są upoważnione do zaciągania zobowiązań majątkowych w imieniu firmy, tj. w przedsiębiorstwie państwowym - dyrektor, główny księgowy, w spółce akcyjnej i z o.o. - zarząd spółki, w zakładach prywatnych - właściciel lub przez pełnomocnika (ważne pełnomocnictwo).
Do sporządzenia oceny zdolności kredytowej oprócz wniosku niezbędne jest złożenie załączników w postaci: dokumentów, sprawozdań, informacji itp., których ilości i zakres uzależnione są od wielkości kredytu, wielkości i rodzaju firmy (czy podmiot sporządza sprawozdawczość finansową), wcześniejszej współpracy z klientem. W załączonych informacjach dodatkowych wymagane są wszelkiego rodzaju dokumenty potwierdzające oświadczenia złożone we wniosku:
Dokumenty założycielskie firmy,
Zezwolenie na prowadzenie działalności,
Zaświadczenie o uregulowanych zobowiązaniach podatkowych i in.,
Dokumenty potwierdzające własność obiektów na których ma być ustanowione zabezpieczenie.
Informacje o dotychczasowej działalności i działalności zamierzonej co najmniej w okresie kredytowym:
Sprawozdania finansowe z opiniami rzeczoznawców,
Spodziewane z przyszłej działalności przychody i koszty.
Opinie banków współpracujących z podmiotem który składa wniosek o kredyt.
Osoby prawne o dużym zatrudnieniu i dużej wartości aktywów i przychodów netto do wniosku kredytowego załączają sprawozdanie finansowe składające się z bilansu, rachunku wyników, informacji dodatkowej ze sprawozdaniem z przepływów pieniężnych.
W przypadku kredytów inwestycyjnych poza wymienionymi informacjami wniosek kredytowy powinien zawierać dane poparte dokumentacją i opracowaniami, których rodzaj i zakres są uzależnione od przedsięwzięcia które zamierza realizować podmiot ze środków kredytowych. Oprócz tego musi dostarczyć dodatkowe informacje dotyczące charakterystyki inwestycji (przyszła działalność, finansowy zakres inwestycji i in.), bussines plan (informacje o dotychczasowej działalności - wyniki - i przewidywania co do przyszłej działalności i jej efektywności), studium wykonalności - przy dużych inwestycjach ( mające postać jakby rozszerzonego bussines planu).
Po złożeniu wniosku kredytowego wraz z załącznikami przez klienta, inspektor kredytowy rozpoczyna prace weryfikacyjne tj.:
Sprawdzenie kompletności i wiarygodności dokumentów i informacji:
Sprawdzenie dotychczasowej działalności poprzez kontakt ze współpracującymi podmiotami, bankami, urzędami: skarbowym, ZUS, przeprowadzenie wywiadów środowiskowych, sprawdzenie czy kredytobiorca nie figuruje w spisach niesolidnych klientów banków ZBP
Inspekcje u klienta,
Wizyty u poręczycieli,
Sprawdzenie stanu nieruchomości i innych przedmiotów, które mają stanowić zabezpieczenie, jak również sprawdzenie stanu prawnego własności
Analizę sprawozdań finansowych
Analizę struktur organizacyjnych firmy, systemów kontroli
Analizę pozycji rynkowej przedsiębiorstwa
Analizę czynników makroekonomicznych na przykład koniunkturę gospodarczą całego kraju, perspektywy rozwoju danej branży.
Zakończenie prac weryfikacyjnych oznacza wyjaśnienie wszystkich niejasności i wątpliwości dotyczących wniosku i załączników oraz skompletowanie niezbędnych informacji i dokumentów. Stanowi to warunek przygotowania materiałów do kwalifikacji wniosku kredytowego i oceny zdolności kredytowej podmiotu ubiegającego się o kredyt.
Dokumentacja kredytowa dodatkowo zabezpiecza bank przed ryzykiem kredytowym i umożliwia podjęcie działań prawnych w przypadku gdy kredytobiorca nie dotrzymuje warunków umowy lub nie przestrzega harmonogramu spłat. Umowa kredytowa jest rodzajem kontraktu między bankiem a kredytobiorcą, określająca wzajemne prawa i obowiązki stron w odniesieniu do danej pożyczki czy kredytu. Umowa kredytowa nie zapewnia kredytodawcy całkowitej kontroli nad źródłem spłaty kredytu. Zawiera jednak określone warunki i zasady oraz ograniczenia wprowadzone w celu zapewnienia i poprawy sytuacji finansowej kredytobiorcy, jego dochodów i jego cash flow, czyli chroni interesy banku.
Właściwie sporządzona umowa, oparta na wiarygodnych podstawach prawnych daje kredytodawcom znaczną siłę w dochodzeniu swoich praw w przypadku pogarszania się jakości kredytów. Wszelkie dokumenty prawne muszą być skontrolowane przez wyspecjalizowaną komórkę wewnętrzną przed podpisaniem umowy kredytowej z klientem. Fachowcy powinni również dokładnie skontrolować dokumentację dotyczącą zastawionych aktywów oraz innych prawnych zabezpieczeń i dokonać oceny ich wartości. Ważne jest aby dokumentacja kredytowa zawierała niezbędne informacje i była zgodna z regulacjami ostrożnościowymi. Właściwie prowadzona analiza dokumentacji stanowi ważny aspekt kontroli wewnętrznej. Pożyczka czy kredyt nie powinny być wypłacone przed zgromadzeniem kompletnej i wymaganej od klienta dokumentacji. Zespół analizujący dokumentację powinien ją zweryfikować oraz należycie przechowywać.