Aby skutecznie wdrażać zmiany, warto uwzględnić wszystkie elementy wyodrębnione przez Johna Kottera. Pominięcie któregokolwiek z czynników znacząco wpływa na ryzyko niepowodzenia wdrożenia zmiany. Kotter wyróżnił 8 kroków wprowadzania zmian:
Wytworzenie przekonania dotyczącego konieczności zmian.
Jak wynika z przeprowadzonych badań, czynnikiem, który ma największy wpływ na osiągniecie sukcesu w procesie zmian, jest zrozumienie potrzeby zmian. Pracownicy dostrzegając potrzebę zmian, wykazują dużą gotowość do uczestniczenia w tym procesie, i rozwijania w tym kierunku. Wiedza na temat wdrażania zmiany, jest dla nich ciekawa, ale również pomaga zrozumieć szanse, które daje. Każda zmiana wiąże się z oporem ze strony pracowników, gdyż ludzie boją się zmian, są przywiązani do starych rozwiązań. Aby przezwyciężyć opór, i przekonać ludzi do tego, ze zmiany są konieczne, należy w miarę możliwości jak najwcześniej włączyć pracowników w proces zmian. Pracownicy powinni wiedzieć, czemu dana zmiana ma służyć, w jakim stopniu to zmieni ich pozycje, obowiązki. Należy intensywnie informować pracowników o przebiegu procesu zmian, oraz wyjaśniać im problemy, które mogą się pojawić. Stałe potwierdzanie woli kierownictwa w doprowadzeniu zmian do pomyślnego zakończenia, wytworzy w pracownikach przekonanie, że proces ten przyniesie korzyści dla całej organizacji. Jeśli chcemy bowiem „naprawić” organizację, musimy uświadomić sobie co jest źle robione, ludzie natomiast mają tendencję do omijania problemu. Należy patrzeć w sposób całościowy, a nie tylko na pewną część, koncentrując się na małych odcinkach, nie otrzymujemy prawdziwego obrazu, gdyż sukces jednej części nie stanowi o sukcesie całej organizacji.
Ustanowienie zespołu / koalicji prowadzącej.
Kotter rekomenduje utworzenie zespołu, który przewodniczyłby procesowi zmian, wspólnie opracowywałby nową wizję i strategię funkcjonowania danej instytucji po zmianie. Zespół powinien składać się z kilkunastu osób, które mają dostateczną władzę, i są osobami wpływowymi. Osoby wchodzące w skład zespołu, powinny reprezentować różne szczeble i środowiska, a także powinny być zróżnicowane ze względu na wiek. Przedstawicielami koalicji powinny być zarówno kobiety jak i mężczyźni, powinny to być osoby, które są darzone szacunkiem i sympatią w firmie. Zespół, zanim przystąpi do merytorycznej pracy, powinien nawiązać relacje z pozostałym personelem organizacji, spróbować zbudować zaufanie, aby proces przeprowadzania zmian, przebiegał w partnerskiej i szczerej atmosferze, wówczas można uniknąć konfliktów. W zespole, nie powinny znaleźć się osoby, które w sposób jawny lub tez niejawny negują wizję wprowadzenia zmian. Zespół kierujący powinien nadzorować cały proces zmian, i w razie potrzeby zasięgać opinii ekspertów z zewnątrz, bądź tworzyć dodatkowe grupy zadaniowe do realizacji konkretnych zadań.
Określenie wizji i strategii.
Należy wyjaśnić na czym będzie polegała wprowadzona zmiana i w jaki sposób wpłynie ona na funkcjonowanie organizacji. Aby pracownicy właściwie zrozumieli efekty zmiany, trzeba przedstawić im różnicę pomiędzy przyszłością a przeszłością (przed zmianą), a także pokazać w jaki sposób urzeczywistnić wizję przyszłości. Jeżeli wiemy co chcemy osiągnąć i w jaki sposób, to łatwiej nam do tego dążyć i wspierać osoby zaangażowane w proces zmian. Określona wizja, nie powinna być zbyt skomplikowana, powinna być zrozumiała przez wszystkich pracowników, a także realna i osiągalna przez daną organizację. Biorąc pod uwagę zmieniające się warunki, wizja powinna być elastyczna, tak, aby móc reagować na nie.
Komunikowanie wizji dotyczącej zmian.
Ważnym działaniem mającym na celu powodzenie procesu wprowadzania zmian, jest wielokrotne komunikowanie nowej wizji i strategii an każdym etapie. Stałe potwierdzanie woli pomyślnego zakończenia procesu zmian, motywuje do działania, a także utwierdza, że podjęte działania mają nadal sens.
Mobilizowanie do działania/ aktywności.
Każda zmiana, nawet ta dobrze wprowadzana, w której wyżej wymienione warunki są spełnione, napotyka na swojej drodze bariery, które utrudniają przeprowadzenie procesu. Czasem owe trudności, są ciężkie do przewidzenia, jednak, łatwo przewidzieć, że w ogóle wystąpią. Problemy, mogą spowolnić proces zmian, lub spowodować jego zupełne zatrzymanie. Aby zaplanowana zmiana miała szansę powodzenia, ważnym jest, aby szybko podejmować decyzje na każdym szczeblu organizacyjnym i umożliwić osobom podejmującym decyzję, na branie odpowiedzialności za powodzenie całego przedsięwzięcia. Przekłada się to na poczucie przynależności i wpływu na końcowy wynik, co zwiększa wydajność i zaangażowanie w pracę, ponieważ pracownik ma przeświadczenie, że coś zależy od niego, że jest współodpowiedzialny, co za tym idzie nie chce ponieść porażki.
Generowanie krótkoterminowych osiągnięć oraz nagradzanie ich.
Aby pracownicy mieli poczucie, że ich wkład w przeprowadzane zmiany przynosi efekty, ważne jest, aby dokonywać oceny wysiłków i efektów na każdym etapie procesu. Identyfikacja sukcesów, a także nagradzanie ich poprzez wyrazy uznania, zarówno ze strony kolegów jak i przełożonych, czy też zespołu prowadzącego, oraz inne formy nagradzania, motywują do dalszego działania, co zwiększa szanse powodzenia całego projektu.
Konsolidacja sukcesów zmiany.
Stworzenie nowej kultury/ zakotwiczenie zmian w kulturze organizacyjnej.
2