Tomasz Mikuła
Zip rok 2008
BUDOWANIE ZESPOŁU
W paru słowach można powiedzieć, że budowanie zespołu, to nic innego, jak proces udzielania zespołowi pomocy w zwiększaniu efektywności funkcjonowania i przyczyniania się do większych jego osiągnięć. Pracując w grupie można osiągnąć więcej niż pracując indywidualnie, gdyż łącząc umiejętności i doświadczenia stwarzamy większy potencjał możliwości.
Do osiągnięcia takiej efektywności potrzeba :
- skupienia uwagi na uzupełniających się zdolnościach,
- wyszukiwania i wprowadzania wydajnych i sprawnych metod współpracy nad
zadaniami,
- rozwijania wzajemnych stosunków w pracy.
Wiemy natomiast, że ludzie są istotami złożonymi, zmiennymi i emocjonalnymi, a to bezpośrednio wpływa bowiem na to, co dzieje się w grupach i zespołach roboczych.
W grupach, które przez jakiś okres żyją i pracują ze sobą zawsze pojawiają się emocje, napięcia , konfrontacje , zderzenia osobowości, niezdrowe przymierza i walki o władzę. Praca poświęcona na zrozumienie takich problemów i wyszukanie sposobów ich rozwiązania pomaga zespołowi utrzymać koncentrację i efektywnie działać .
Do dyspozycji mamy wiele technik doskonalenia zespołów - od czynników wykonywanych samodzielnie do wyspecjalizowanych programów .Wszystkie są przydatne i trzeba je mądrze dobierać.
Często kierownikom jest ciężko zdecydować, co i jak należy zrobić z danym zespołem. Zbyt wielu kierowników wybiera tę pierwszą technikę bez przemyśleń, czego tak naprawdę potrzeba i co będzie najskuteczniejsze.
W dalszej części przedstawię proces mogący pomóc podjąć decyzje w takich sprawach, a także czynności, które możemy sami organizować.
W procesie budowania zespołu musimy dokładnie ustalić czym powinniśmy się zająć i czy wybrane metody będą przydatne, dlatego w pierwszej kolejności powinniśmy zdefiniować zamierzenia i cele.
Pierwszym etapem jest rozważanie pokrótce potrzebnych celów lub wyników, inaczej, co zespół powinien robić w celu jego budowania lub doskonalenia. Następnie musimy ocenić obecny stan zespołu , przeanalizować i podsumować główne cechy najtrafniej je opisując. Możemy także zrobić sobie opis zespołu: kiedy i jak powstał , znaczące osiągnięcia , negatywne doświadczenia i istotne zmiany. Musimy określić, jakie mamy silne strony i jaki mamy potencjał zespołu, a następnie skupić się na ograniczeniach i trudnościach z jakimi ma do czynienia nasz zespół.
Kolejnym etapem będzie przemyślenie tego, co zespół robi obecnie, a tego co powinien robić. Musimy zdefiniować, co będzie robił w jakimś określonym czasie , co będzie się musiało zmienić, żeby właśnie w tym czasie pracował znakomicie. Aby tak się stało, to na podstawie wcześniejszej analizy musimy zapisać konkretne cele budowania lub doskonalenia zespołu. Wszystkie te czynności przygotowawcze mogą być także wykonywane przez sam zespół lub z jego udziałem - ma to zachęcić członków do uczestnictwa i poczucia własności. Przed przystąpieniem do działania dobrze jest podyskutować z zespołem tak, aby ten nie uważał, iż pewne doskonalenia przeprowadza się na nim. Powinni poczuć, iż wszystkie kroki doskonalenia są dla nich. Należy wybrać metody i czynności oraz opracować program.
Podczas budowania zespołu dobrze jest uzyskać informacje w jaki sposób funkcjonują efektywne zespoły. Znajomość dynamiki procesów pracy i etapów rozwoju umożliwia zespołowi ocenić ich efektywność, a także rozpoznawanie własnych silnych i słabych stron.
Należy rozpatrzeć zagadnienia praktyczne, na przykład: czas będący do dyspozycji, finansowe możliwości płacenia za pomoc, pomieszczenia , materiały i środki utrzymania. Konkretne metody do zastosowania lub czynności będą zależeć od zdefiniowanych celów i zamierzeń. Powinno się przeanalizować te cele , wyszukując lub obmyślając czynności, które pomogą zespołowi osiągnąć każdy z nich , a następnie przetworzyć wykaz takich czynności w zwarty program.
Zawsze dokonujmy oceny skuteczności każdego wydarzenia służącego doskonaleniu zespołu. Można to robić np. w taki sposób, żeby początkowo sprawdzić czy wydarzenie było przyjemne i pożyteczne, czy w opinii członków zespołu stawiało im wyzwanie i było im pomocne, czy umożliwiło im pójście do przodu, następnie kilka miesięcy później: czy w zespole nastąpiły trwałe zmiany, jakie osiągnął postępy, czy nadal się doskonali, a także jakie są obecne potrzeby.
CZYNNOŚCI ZWĄZANE Z KIEROWANIEM ZESPOŁEM
Skuteczny zespół posługuje się systematycznymi metodami pracy i sposobami podejmowania decyzji, wykorzystuje też delegowanie , monitoruje postępy .
Zespół o wysokim rozwoju wyróżnia się jakością wzajemnych stosunków między jego członkami. Zespół taki dzieli się ze sobą informacjami, uczuciami, potrafi słuchać i konstruktywnie prowadzić spory.
Zespół o wysokiej efektywności składa się z ludzi, którzy nawzajem się uzupełniają, znają własne i cudze zadania, występują w zespole w różnych rolach, potrafią wykorzystać swoje wewnętrzne silne strony.
Utalentowany zespół dba o samodoskonalenie ,potrafi to robić na dwa sposoby:
potrafi analizować własne doświadczenia, dzięki czemu członkowie zespołu potrafią zmienić swoje zachowania i sposób postępowania tak, aby zwiększyć efektywność indywidualną i grupową,
aktywnie rozwija swoje umiejętności stawia czoło nowym wyzwaniom i wymaganiom.
W doskonałym zespole członkowie mają wspólny , jasny pogląd na główne cele i zamierzenia.
Dobry zespół potrzebuje dobrych przywódców. Przywódca powinien reagować na zadania oraz potrzeby grupowe i indywidualne, nagradzać członków zespołu, przywództwo może być sprawowane przez jedną osobę lub może być zbiorowe.
ETAPY ROZWOJU ZESPOŁU
Podobnie jak ludzie, zespoły przechodzą przez kolejne etapy rozwoju:
Etap pierwszy nazwany ROZRUCHEM, to początek utworzenia zespołu, którego charakteryzuje niepewność i niejasność, członkowie o sobie niewiele wiedzą, nie znają zadań, a komunikacja jest powierzchowna.
Etap drugi, to etap eksperymentów nad rozmaitymi sposobami działania i wzajemnymi stosunkami poświęcając temu wiele energii i entuzjazmu. Na tym etapie często rzuca się wyzwanie przywództwu lub ignoruje się je.
Etap trzeci to etap kiedy zespół osiąga postępy, zaczyna tworzyć silne stosunki robocze i zaczyna bardziej się skupiać nad osiągnięciem wyników.
Etap czwarty, to etap, kiedy zespół umie już skutecznie działać, lecz nadal dostrzega potrzebę zwracania uwagi na swoją dynamikę i zachodzące w nim procesy.
Na efektywność zespołu mają wpływ stosunki i zachowania między ludźmi . Na zachowania w zespołach bardzo oddziałują własne potrzeby i pragnienia , te osobiste czynniki mogą niekiedy rzutować na czynniki zespołowe prowadząc do napięć. Jeżeli członkowie nie są przyzwyczajeni do uznawania i odczuwania silnych emocji , naciski w zespole mogą prowadzić do wrogich wypowiedzi, albo do zajmowania szkodliwej postaci defensywnej.
Wybór czynności prowadzących do doskonalenia zespołu:
Dokonaj początkowej oceny: czy wydarzenie było przyjemne i pożyteczne? Czy w opinii członków zespołu stawiało im wyzwanie i było pomocne? Czy umożliwiło zespołowi pójście do przodu?
Kilka miesięcy później: czy w zespole nastąpiły trwałe zmiany? Jakie osiągnął postępy? Czy nadal się doskonali? I ponownie, jakie są obecne potrzeby?
Skuteczny zespół posługuje się systematycznymi metodami pracy i sposobami podejmowania decyzji , które można odpowiednio dostosować , uwzględniając przy tym inne możliwości. Wykorzystując też delegowanie , monitoruje postępy i zapewnia pełną realizację swoich zamierzeń. Zespół o wysokim stopniu rozwoju wyróżnia się : pozytywnym sposobem odnoszenia się do siebie, dzieleniem się informacjami i uczuciami, członkowie słuchają, współpracują i konstruktywnie prowadzą spory, wzajemnie się cenią, wspierają oraz wkładają wiele wysiłku w utrzymanie znakomitych stosunków wzajemnych w pracy.
Zespół utalentowany dba o samodoskonalenie. Robi to na dwa sposoby:
potrafi analizować własne doświadczenia, gdzie poszczególni członkowie zmieniają swoje zachowania i sposoby postępowania tak, aby zwiększyć efektywność indywidualną i zespołową oraz potrafi aktywnie rozwijać swoje umiejętności, stawia czoła nowym wyzwaniom i wymaganiom , podwyższa kompetencje zdobywając je. W doskonałym zespole członkowie mają wspólny , jasny pogląd na główne cele i zamierzenia, czynnie dążą do ich osiągnięcia. Główne zamierzenia wpływają na wszystkie podejmowane decyzje i działania, ceni się i omawia postępy i osiągnięcia. Dobre zespoły potrzebują dobrych przywódców, którzy pobudzają członków do wysokiej efektywności w realizacji zamierzeń zespołu. Przywódcy reagują na potrzeby grupowe i indywidualne. Przywództwo może być indywidualne lub zbiorowe.
- 4 -